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EDIFACT
Für den elektronischen Datenaustausch in geschäftlichen Prozessen wird ein einheitliches Format benötigt. EDIFACT bietet dazu einen Standard, der länderübergreifend akzeptiert ist. Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine lassen sich so auf automatisierte Weise übertragen.
EDIFACT bezeichnet ein Datenformat, das die elektronische Übertragung geschäftlicher Daten und Dokumente in automatisierten Abläufen erlaubt. Dabei handelt es sich um einen internationalen und branchenübergreifenden Standard unter Koordination durch die UN. Das Format ist somit auch länderübergreifend für den Versand von Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheinen geeignet. Es bietet sich besonders für die Abwicklung großer Mengen an und ist daher vor allem für größere Unternehmen interessant.
Das Übertragungsformat basiert auf dem EDI-Standard, der auch für weitere Anwendungen eingesetzt wird. EDI steht für Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch) und zielt auf die automatisierte Weiterverarbeitung übertragener Informationen durch den Empfänger ohne zusätzliche manuelle Eingriffe im System. Dazu wird die Nachricht in ein vorstrukturiertes Format konvertiert, das den automatisierten Austausch sicherstellt. Das EDI-System des Empfängers wandelt die übertragenen Daten zurück und verarbeitet sie weiter in die beim Empfänger erwünschte Datenform. Im besten Falle lassen sich so regelmäßig wiederkehrende Vorgänge auf vollautomatisierte Art und Weise durchführen. Das Verfahren bietet neben der Vereinfachung auch den Vorteil höherer Geschwindigkeit beim Datenaustausch sowie der Reduzierung von Erfassungsfehlern. Allerdings ist dazu neben der Erfüllung der technischen Anforderungen auch die oft aufwändige Umstellung der Geschäftsvorgänge auf die neuen Übertragungswege vonnöten. Zudem ist die Einrichtung mit vergleichsweise hohen Installationskosten verbunden.
Für kleinere und mittlere Unternehmen stellt sich daher die Frage, ob statt einem EDI-Verfahren wie EDI-FACT (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport) alternative Verfahren in Frage kommen, die dieselben oder ähnliche Funktionen erfüllen, aber einfacher zu realisieren sind. Hier bieten sich mit dem Einsatz von XML (eXtensible Markup Language) oder Web-EDI zwei weitere etablierte Lösungen an. XML ermöglicht als Auszeichnungssprache, die auf der Trennung von Inhalt und Struktur beruht, die formalisierte Datenübertragung ohne die hohen Voraussetzungen der EDI-Standards. Web-EDI hingegen nutzt zwar die vorgegebenen EDI-Strukturen, stellt diese aber auf leichter zugängliche Weise im Internet über den Web-Browser zur Verfügung. Die verschiedenen Standards und Typen bestehen derzeit gleichwertig nebeneinander. Anwender stehen damit je nach ihren spezifischen Erfordernissen vor der Wahl des für ihre Zwecke am besten geeigneten Instruments oder deren parallelen Nutzung.
Die Verwaltung und Koordination des EDIFACT-Standards ist beim Centre pour la facilitation des procédures et des pratiques dans l'administration, le commerce et les transports (UN/CEFACT) angesiedelt (Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterungen und elektronische Geschäftsprozesse), das seinerseits der UN/ECE (Economic Commission for Europe) zugeordnet ist. Von hier aus werden die Anpassungen und Aktualisierungen des Formats gesteuert und begleitet. In einzelnen Branchen haben sich Unterformen des Standards ausgebildet, die als Subsets bezeichnet werden. Somit stellt EDIFACT für viele Unternehmensbereiche eine praktikable und effiziente Möglichkeit für den elektronischen Datenaustausch dar.
