+49 561 50656 300
+49 561 50656 100
Mit Groupware werden aus Firmen Cyberfirmen
Früher gab es Luftpost Systeme, mit denen in Firmen effektiv Unterlagen ausgetauscht werden sollten. Das war oft eine teure Eisenbahn. Heute gibt es das virtuell in Form von Groupware Lösungen
Groupware ist eine Bezeichnung für eine Software, die Menschen über E-Mail miteinander vernetzt. Groupware bedeutet Gruppenorientierte Software. Der Begriff wurde von der ehemals selbständigen Firma Lotus Notes. Das besondere an der Software, die heute von der Firma IBM vertrieben wird ist, dass die Hierarchien in den Firmen besonders gut darin abgebildet werden können. Man kann in Lotus Notes das aber heute längst nicht mehr das einzige Groupware Programm ist hinterlegen, wer wann wo mit wem kommunizieren soll. Vor allem lässt sich auch bei einer Groupware nachweisen, ob jemand eine Mail bekommen hat oder nicht. Funktionen einer Groupware. Kernfunktion der Groupware ist die Mailfunktion. Normale Mailprogramme arbeiten über die im Internet verbreiteten Protokolle POP3 oder IMAP. Lotus Notes spielt eine Sonderrolle, Lotus Notes hat eine eigene Mailsprache entwickelt. Lotus Notes ist deswegen recht abgeschlossen. Zu der Senden und Empfangen von Mail gesellen sich Funktionen wie Terminkalender, Verabredungen, Benachrichtigungen. In Groupware Programmen kann der Verlauf eine Mail in kleinen Programmen, die Agenten genannt werden, hinterlegt werden. Man kann ein Mail weiterleiten, automatisch Beantworten oder auch den Weg der Mail verfolgen. Die Mail kann mit einem Schlüsselverfahren gesichert werden. Die Urheberschaft der Mail kann so festgestellt werden und die Unversehrtheit ist gewährleistet. Das sind wichtige Punkte für eine Firma. Mail wird dann zu einem wesentlichen Punkt der Kommunikation innerhalb einer Firma, auf die man sich dann auch verlassen kann. Das Adressbuch ist ein weiterer wesentlicher Punkt innerhalb einer Groupware. Hier sind die Mailadressen aber auch die Abteilungen, in denen die Mitarbeiter arbeiten hinterlegt. Als Format wird oft das LDAP Format gewählt, das allgemeine Adressbuch Format. Groupware Programme helfen aber auch, wenn sich Menschen zusammen finden sollen. Es existiert ein Gruppenkalender. Hier können gemeinsame Termine für eine Besprechung gefunden werden. Im Gruppenkalender finden sich dann auch Urlaube der Mitarbeiter, Fortbildungen und Abwesenheiten wieder. Der Kalender kann ebenfalls mit Agenten versehen werden, es werden dann durch diese Agenten Nachrichten an die Gruppenmitglieder verschickt. Die Mail kann archiviert und per Volltextsuche durchsucht werden. Damit kann man sich ein Bild über abgeschlossene Vorgänge machen. Bevor man einen Kollegen oder einen Kunden anruft, kann man sich so über den ganzen Vorgang kundig machen. Chatprogramme sind zu Teil auch in die Groupware integriert. Mit Chat Programmen ist es dann möglich, Informationen ad hoc auszutauschen. Die Laufzeiten von Mailprogrammen entfallen. Andere Kommunikationsmittel wie Telefon oder Fax können genauso wie Mail in das Informationskonzept der Groupware Programme eingebunden werden. Damit hat man dann eine einheitliche Umgebung für die Firmeninformationen. Groupware Programme sind nicht nur auf einen Standort bezogen vielmehr kann ein ganzer Konzern, der eventuell auch über Kontinente verbreitet ist über Groupware Programme miteinander vernetzt werden. Groupware Programme sind somit Cyberspace Räume für Unternehmen. Alternativen zu Lotus Notes. Als kommerzielle Alternative bietet sich der Exchange Server von Microsoft an. Dieser funktioniert über Standard Protokolle wie IMAP und POP3. Die Bedienung erfolgt im Unternehmen über Outlook, eine Umschulung der Mitarbeiter ist nicht nötig, die meisten Mitarbeiter kennen Outlook aus dem privaten Bereich. Es gibt aber auch freie, offene Programme wie Open Groupware. Der Funktionsumfang ähnelt dem von Lotus, allerdings sind alle diese Systeme weniger geschlossen als das von IBM.
