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Signatur
Die E-Mail Signatur ist wie eine persönliche Visitenkarte. Sie gibt Auskunft über Anschrift und Kontaktdaten und empfiehlt den Aussteller weiter. Für die gewerbliche E-Mail gibt es dafür sogar Formvorschriften. Der kurze Abschluss am E-Mail-Ende eignet sich auch als Marketinginstrument.
Die Unterschrift unter einem Dokument gilt als rechtsverbindliche Willensbekundung. Im Bereich der elektronischen Kommunikation erfüllen Signaturen, aus dem Lateinischen für Unterschrift, auch die gesetzliche Auskunftspflicht. E-Mail Signaturen in der Geschäftskorrespondenz unterliegen gesetzlichen Normen, die bei Nichtbeachtung sogar zu Abmahnungen Anlass geben können. Die Angaben in der Fußzeile der E-Mail lassen sich aber auch anderweitig ergänzen und als Marketing-Instrument einsetzen.
Mit dem 'Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister' (EHUG) gelten seit 1.1.2007 bestimmte formale Richtlinien für die Gestaltung einer E-Mail Signatur. Sie stellen den Versand elektronischer Post dem konventionellen Geschäftsbrief gleich und legen die Ausführungsbestimmungen der sogenannten Publizitätspflicht fest. Demgemäß müssen gewerbliche E-Mails Angaben enthalten wie die Firmenbezeichnung mit vollständiger Postadresse, Sitz des Unternehmens, Rechtsform und zuständiges Gericht, Handelsregister-Nummer, sowie die vertretungsberechtigen Personen. Betroffen sind etwa Einzelkaufleute und Unternehmen mit Eintrag im Handelsregister. Ausgenommen sind hingegen Freiberufler, gemeinnützige Vereine oder Gemeinschaften bürgerlichen Rechts GbR. Wo die Pflichtangaben in der E-Mail untergebracht werden, ist nicht vorgeschrieben, die Platzierung als Abschluss der Mailnachricht bietet sich aber aus unterschiedlichen Gründen an.
Die gängigen E-Mail-Programme unterstützen die automatische Anfügung einer solchen Adresszeile, die man dann nur einmalig erstellen muss und beim Versenden der E-Mail selbsttätig vom Programm eingefügt wird. Für größere Unternehmen gibt es auch automatisierte Angebote kommerzieller Dienstleister, die die Einrichtung einheitlicher, aber personalisierter Signaturen für alle Mitarbeiter erlauben. So bleibt nach außen hin die 'Corporate Identity' gewahrt und sichert, dass auf allen Ebenen des Geschäftsverkehrs den rechtlichen Vorgaben Genüge getan wird. Grundsätzlich gelten die Regelungen für alle Arten gewerblicher Korrespondenz wie Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Quittungen. Bei Geschäftspost, die die Formvorschriften nicht erfüllt, sind prinzipiell Mahnungen bis zu 5.000 Euro möglich.
Über solche Pflichtangaben in der E-Mail hinaus, werden Signaturen auch als Werbeträger in eigener Sache verwendet. Durch den Einbau des Firmenslogans oder aktuelle Hinweise auf Veranstaltungen kann die Fußzeile dann ein dezentes Marketinginstrument darstellen, das den Empfänger auf weitere Angebote des Absenders aufmerksam macht. So können auch Newsletter oder die neuesten Produkte vorgestellt werden. Mit der Einfügung eines Links werden Interessierte direkt auf das weiterführende Webangebot geführt. Die Botschaft lässt sich variabel abändern und stetig auf die letzten Neuigkeiten aktualisieren.
Als elektronische oder digitale Signaturen werden ferner Verschlüsselungs-Verfahren zur abgesicherten und zertifizierten Übermittlung elektronischer Daten und Nachrichten bezeichnet. Damit wird der Absender der Nachricht eindeutig und nachprüfbar identifiziert. Die gesetzlichen Bestimmungen hierüber sind für den deutschen Raum im Signaturgesetz und in der Signaturverordnung festgelegt. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die durch eine Zertifizierungsstelle (Trust-Center) beglaubigt wurde, verleiht dem so unterzeichneten Dokument rechtsverbindliche Gültigkeit.
