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Ein Kunde bestellt in deinem Online-Shop, du verschickst die Ware und kurz darauf geht der Rechnungsbetrag auf deinem Konto ein. So einfach, wie das theoretisch klingt, ist es in der Praxis nicht immer. Denn Online-Händler müssen oft sehr lange auf ihr Geld warten und ihren Kunden eine Mahnung schreiben – das gilt zwar auch für den Kauf per Kreditkarte oder PayPal, besonders aber für den Rechnungskauf. Was gilt es dabei zu beachten? Was können Shop-Betreiber tun, um verspätete Zahlungen oder Zahlungsausfälle zu reduzieren? In diesem Beitrag geben wir dir einige Tipps.
Richtige Rechnung, makellose Mahnung
In der Regel steckt keine böse Absicht dahinter, wenn Kunden eine Rechnung nicht bezahlen: Meist denken sie einfach nicht daran oder sie verlieren das Rechnungsschreiben. Dann solltest du als Online-Händler eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung versenden. Manche Händler schrecken vor dem Schritt zurück, weil sie fürchten, ihre Kunden dadurch zu vergraulen. Diese Sorge ist unbegründet: Ein funktionierendes Mahnwesen zeugt von Professionalität – und schließlich willst du auch nicht auf dem offenen Betrag sitzen bleiben.
Voraussetzung für eine korrekte Mahnung ist aber eine richtige Rechnung. Beide Schreiben, Mahnung und Rechnung, müssen folgende Punkte enthalten:
- Richtige Anschrift (Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort) deiner Firma und deines Kunden
- Bei Firmen: korrekte Firmenbezeichnung (GmbH, GbR etc.) mit Angabe des Inhabers bzw. gesetzlichen Vertreters
- Ganz wichtig: Zahlungsziel mit konkretem Datum. Nicht: „14 Tage nach Erhalt“ – sonst gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen. Wähle stattdessen ein festes Datum.
- Rechnungsbetrag
- Bei der Mahnung: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angeben, ebenfalls konkretes Datum für die Begleichung der Rechnung inkl. Mahngebühren
Mahnungen müssen übrigens nicht zwangsläufig per Post, sondern können auch per E-Mail versendet werden. Damit sparst du Zeit und Ressourcen und erhältst dein Geld – hoffentlich – auch schneller.
Erste Mahnung selbst verschicken, dann übernehmen die Profis
Das Lästige an unbeglichenen Rechnungen ist nicht nur das ausbleibende Geld, sondern auch dein zusätzlicher Zeitaufwand. Außerdem kann es leicht passieren, dass du als Online-Händler den Überblick über die ausstehenden Forderungen verlierst – und am Ende leer ausgehst. Ratsam ist es daher, ein Inkasso-Büro für dein Mahnwesen zu beauftragen. Professionelle Dienstleister kennen sich auch mit Formalien wie gesetzlichen Fristen besser aus als Laien. Dein E-Commerce ERP bietet im Optimalfall bereits Zugriff auf professionelle Inkasso-Dienstleister per Schnittstelle an, um das Vorgehen zu erleichtern.
Hüten solltest du dich allerdings vor überstürzten Aktionen: Wenn einer deiner Kunden mal eine Rechnung nicht bezahlt, solltest du die erste Mahnung noch selber schicken. Mehr als drei Mahnungen führen Experten zufolge aber nur selten dazu, dass Kunden ihre Rechnungen tatsächlich bezahlen.
Wäre es also ratsam, den Rechnungskauf gar nicht erst anzubieten? Schließlich ist diese Methode für Käufer besonders bequem, für Händler aber im Vergleich zu anderen Zahlungsarten besonders gefährlich. Die Antwort lautet klar: nein! Denn der Kauf auf Rechnung ist nach wie vor die beliebteste Zahlungsart. Sie reduziert die Quote der Kaufabbrüche um bis zu 80 Prozent. Als Online-Händler solltest du zudem verschiedene Zahlungsarten anbieten, um deine Warenkorb-Konversion zu steigern – wer nur nach Vorkasse liefert, hat im E-Commerce wenig Chancen.
Beitragsfoto: Please pay this amount von miguelb, CC BY 2.0