Erfolgreich Mahnen mit plentymarkets

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27.05.2008 23:36
von Jan Griesel

Mit plentymarkets bieten wir Ihnen alle Möglichkeiten voll automatisiert einen erfolgreichen Mahnprozess abzubilden. Gerade für Händler ist ein durchdachtes Mahnverfahren besonders wichtig, schließlich wird durch offene Bestellungen unnötig Kapital in Ware gebunden und der Warenumschlag verzögert. Viele Händler im Onlinehandel wirken diesem entgegen, indem teilweise die Waren erst dann eingekauft werden, wenn tatsächlich die Zahlung eintrifft. Für bestimmte ständig verfügbare Waren mag dies problemlos funktionieren, schließlich versenden die meisten Großhändler binnen 24 Stunden. Anders stellt sich die Situation bei Direktimporteuren oder beim Handel mit Restmengen dar. Hierbei ist ein straffes und effektives Mahnverfahren überlebenswichtig.

Ich möchte Ihnen nun die kompletten Möglichkeiten von plentymarkets vorstellen. Entscheiden Sie am Ende selbst, welche Sie für sich realisieren möchten.

Mahnen per E-Mail

Wie im Onlinehandel typisch, erfolgt die erste Mahnung per E-Mail. Rein rechtlich ist eine E-Mail einer klassischen Mahnung per Brief oder Fax gleichgestellt. Der automatische Versand von E-Mails ist in plentymarkets über den Aktionsmanager möglich. Hier können einfache Filter definiert werden, welche dann täglich ausgeführt werden. Ein Beispiel zeigt das folgende Bild. Alle Aufträge im Status 3, welche seit genau 8 Tagen in diesem Status sind, erhalten eine E-Mail und es wird zudem die Mahnstufe auf 1 gesetzt. In plentymarkets können im Bereich Einstellungen > Aktionsmanager beliebig viele solcher Aktionen definiert werden. So könnte der Kunde wiederum in 8 Tagen eine weitere E-Mail erhalten oder der Auftrag direkt an den Inkasso Dienstleister atriga (Inkasso) übergeben werden. atriga bietet mit deren Konzept des personalisierten Inkasso eine sehr hohe Erfolgsquote und schütten zudem den vollen Rechnungsbetrag an den Händler aus.

Mahnen per E-Mail

 

Mahnen per Brief

Eine Mahnung per E-Mail wird von manchen Käufern nicht so intensiv wahrgenommen, wie ein postalisch zugestellter Brief. Auch wenn hierbei durch Druck und Versand Kosten entstehen, kann ein Mahnungsversand lohend sein. Entscheiden ist der durchschnittliche Wert des Warenkorbs und ein möglichst voll automatisierter Prozess der Mahnungsgenerierung. plentymarkets bietet hierzu über den Bereich Aufträge > Fulfillment eine einfache Möglichkeit schnell viele Mahnungen mit nur einem Mausklick zu generieren. Zuerst muss einmalig eine Dokumentenvorlage hinterlegt werden. Das Verfahren der Einrichtung ist gleich der Rechnung. Speziell für die Mahnung stehen weitere Platzhalter zur Verfügung. So kann beispielsweise die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum mit ausgegeben werden. Wurde vorher keine Rechnung generiert, kann auch das Kaufdatum als Platzhalter genutzt werden.

Um Mahnungen zu erzeugen muss einfach ein bestimmter Auftragsstatus oder ein Auftragszeitraum definiert werden, worauf plentymarkets alle Mahnungen in Form eines PDF-Dokuments erzeugt. Genau wie auch bei anderen Dokumenten wird bei der Generierung einer Mahnung ein Ereignis ausgelöst, wozu wiederum eine Aktion definieren werden kann. So könnten Sie über den Bereich Einstellungen > Ereignisaktionen eine Aktion für das Ereignis Mahnungsdruck erzeugen, um beispielsweise die Mahnstufe des Auftrages auf 2 setzen zu lassen.

In der Auftragssuche kann auch nach der Mahnstufe gefiltert werden. Somit können Sie sich alle Aufträge in der Mahnstufe 2 anzeigen lassen und wissen nun, dass hierfür bereits eine Mahnung gedruckt wurde.

Die Mahnstufe kann auch als Filter für den Aktionsmanager verwendet werden, so können Sie alle Aufträge in einem bestimmten Status und einer bestimmten Mahnstufe per Aktionsmanager automatisch an den atriga (Inkasso) übergeben lassen.

Beim Generieren einer Mahnung kann eine Artikel Id eingegeben werden. Ist dies der Fall, wird der Auftrag um diesen Artikel erweitert und darauf die Mahnung erzeugt. Legen Sie also einen Artikel mit dem Titel Mahngebühr an und geben Sie dessen Id beim Druck der Mahnung an. Die Mahnung ist ähnlich aufgebaut, wie eine Rechnung. Wir empfehlen den Aufbau so zu gestalten, dass vor der Auflistung der Artikel ein Einleitungstext erscheint, welcher mit Platzhaltern versehen werden muss. Ein Beispiel finden Sie weiter unten.

Das besondere der Mahnung ist, dass alle Artikel genauso aufgelistet werden, wie auf der Rechnung. Dies mag ungewöhnlich sein, doch der Erfolg in der Praxis unterstreicht die Wichtigkeit dieses Ansatzes. Ein zahlungssäumiger Kunde erhält allzu oft mehrere Mahnungen parallel und weiss bei einer schlichten Mahnung ohne Benennung der Artikel nicht, wofür diese Mahnung ausgestellt wurde. Durch die von plentymarkets generierten Mahnungen besteht dieses Problem nicht. Der Käufer kann direkt die Mahnung zuordnen und sofort reagieren.

 

Beispiel für eine Anrede

Sehr geehrte(r) $Company $Name,

Sie haben am $OrderDate folgenden Artikel bei uns erworben. Leider konnten wir nach zwei Zahlungserinnerungen immer noch keinen Zahlungseingang feststellen. Somit fordern wir mit diesem Schreiben den offenen Betrag ein. Sollten wir bis zur unten gesetzten Frist keinen Zahlungseingang erhalten, wird unsere Forderung unverzüglich an ein Inkassounternehmen weitergeleitet, wodurch Ihnen weitere Kosten entstehen.

 

Die hier beschriebenen Vorgänge sind ab plentymarkets in der Version 3.400 realisierbar.

 



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