Wie du jetzt mit plentymarkets deine Rechnungen noch einfacher korrigierst

Foto Sina Rieseberg
08.03.2017 15:00
von Sina Rieseberg

Bei der richtigen Vorgehensweise zur Korrektur von Rechnungen, vor allem im Hinblick auf rechtssicheres Handeln, besteht bei vielen Händlern Unsicherheit. Ab dem 15. März ist die Rechnungskorrektur mit plentymarkets 7 Stable richtig einfach. Ab heute ist die Funktion in unserer Beta-Version verfügbar. In diesem Blog zeigen wir dir, wie die neue Rechnungskorrektur funktioniert.

Rechnungskorrektur

Was musst du beachten, wenn du eine Rechnung korrigierst?

Du musst dem Kunden sowohl die Korrektur als auch eine neue Rechnung zustellen. Für die Korrektur sind hier verschiedene Benennungen wie z.B. Korrekturrechnung oder Stornorechnung im Umlauf. Bei uns gibt es dafür das Dokument Stornobeleg.

Beispiel

Nehmen wir einfach mal folgendes Szenario: Der Auftrag ist fertig für den Versand und die Rechnung wurde dem Kunden schon per E-Mail zugestellt. Nun meldet sich der Kunde, weil er festgestellt hat, dass statt seiner Firmenadresse seine private Adresse auf der Rechnung steht und dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fehlt.

Der Lösungsweg in plentymarkets

Du kannst jetzt alles in einem Auftrag abbilden: Über die Rechnungserzeugung wird der Auftrag nun vom plentymarkets System gesperrt. Du öffnest den zunächst noch gesperrten Auftrag im Tab Belege und erzeugst einen Stornobeleg. Wie der Name schon sagt storniert der Stornobeleg die Rechnung und hebt sie damit komplett auf. Der Auftrag lässt sich wieder bearbeiten. Jetzt fügst du einfach alle neuen Informationen ein und erzeugst eine neue Rechnung, die natürlich auch eine neue Rechnungsnummer hat. Wichtig ist, dass du dem Kunden nicht nur die neue Rechnung zustellst, sondern unbedingt auch den Stornobeleg.

Die komplette Stornierung und Neuzustellung ist der übersichtlichste Nachweis für eine ungültige Rechnung.

Weitere Vorteile des neuen Stornobelegs

Wir geben auf dem Dokument Stornobeleg aus welche Rechnung (Rechnungsnummer) storniert wird. So ist auch auf dem Papier alles auf den ersten Blick klar. Du kannst Stornobelege im Dokumentenarchiv exportieren. Welchen Namen du auf dem Dokument tatsächlich druckst, bleibt dir überlassen. Stornobeleg ist zunächst nur der Menüpunkt unter dem du es in plentymarkets findest.

Zum Vergleich noch einmal die bisherige Vorgehensweise

Falls du denkst, dass die bisherige Lösung einfacher war: Ja, bisher wurden Aufträge nicht gesperrt, wenn bereits eine Rechnung erzeugt war. Dadurch war es möglich, den Auftrag zu verändern und eine neue Rechnung zum Auftrag mit der identischen Rechnungsnummer der zuvor generierten Rechnung zu erzeugen. Diese Vorgehensweise ist aber nicht zulässig. Denn sobald ein Kunde die Rechnung erhalten hat, muss er auch eine Korrektur und eine neue Rechnung erhalten.

Bisher musstest du also zum Originalauftrag einen Auftrag vom Typ Gutschrift anlegen. In der Gutschrift musstest du einen Korrekturbeleg erzeugen. Den Originalauftrag hast du anschließend storniert und einen neuen Auftrag mit den geänderten Informationen angelegt. In diesem neuen Auftrag konntest du dann eine neue Rechnung erzeugen. Den Korrekturbeleg und die neue Rechnung hast du dem Kunden zugestellt.

Dieser Weg steht dir natürlich immer noch zur Verfügung, so dass du dich nicht sofort umgewöhnen musst.

Wichtig für plentymarkets 7 stable User:

Prüfe bitte vor dem Stable-Release am 15.03.2017, ob die neue Vorgehensweise Konflikte mit deinen individuell eingestellten Ereignisaktionen hervorrufen kann. Bitte passe deine Prozesse und gegebenenfalls deine Arbeitsschritte an - so dass du dir künftig über einen Stolperstein weniger Gedanken machen musst.


Tags Rechnung Recht  

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