Benutzerkonten verwalten

In der Benutzerverwaltung erstellen Sie neue Benutzer und bearbeiten bestehende Benutzerkonten. Darüber hinaus verknüpfen Sie Benutzer mit Rollen und Klassen, die je nach Workflow an weiteren Stellen im System von Bedeutung sind. Mit Rollen gruppieren Sie Benutzer und vereinfachen die Zuordnung gleicher Berechtigungen zu mehreren Benutzerkonten. Mit Klassen wiederum verteilen Sie Berechtigungen an Benutzer und Schnittstellen. Einem Benutzer der Klasse API z.B. weisen Sie individuell API-Calls zu.

In jedem plentymarkets System sind fünf Benutzer kostenfrei enthalten. Weitere Benutzerkonten buchen Sie im Konfigurator hinzu.

Eine Einführung in das Menü Benutzer erhalten Sie im folgenden Videotutorial:

 

Benutzer erstellen

Bei der Erstverwendung Ihres Systems ist bereits ein Standardbenutzer der Klasse Admin, also mit Administratorrechten, vorhanden. Sie benötigen mindestens einen Admin-Benutzer, erstellen Sie deshalb entweder einen neuen Benutzer der Klasse Admin und löschen Sie danach den Standardbenutzer oder bearbeiten Sie das vorhandene Benutzerkonto. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Benutzer einer beliebigen Klasse erstellen.

Neuen Benutzer erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Fenster Neuen Benutzer anlegen wird geöffnet.
  3. Geben Sie den Benutzernamen, den realen Namen und das Passwort ein.
  4. Wiederholen Sie das Passwort.
  5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, damit er Benachrichtigungen des Systems empfängt.
  6. Wählen Sie eine Benutzerklasse. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
  7. Speichern Sie die Einstellungen.

Der Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten und muss mindestens 5 Zeichen lang sein.

Mit einen Klick auf Mein Konto gelangen Sie direkt in Ihr Benutzerkonto.

Die Benutzerklassen sind vorgegeben und die Einstellungen der Klassen sind nicht änderbar. Welche Berechtigungen bei Klassen voreingestellt sind und welche Sie noch individuell am Benutzer einstellen können, finden Sie in dieser Tabelle:

Übersicht der verfügbaren Benutzerklassen
Klasse Erläuterung
Admin Klasse, die über alle Berechtigungen ohne Einschränkung verfügt und mindestens einem Benutzer zugeordnet werden muss, da nur ein Admin weitere Benutzer uneingeschränkt erstellen, verwalten und bearbeiten kann. Bei Verwendung mehrerer Admin-Konten sind diese gleichberechtigt.
Variabel Klasse, für die im Benutzerkonto unter Tab: Berechtigung Bereiche und Funktionen freigeschaltet werden.
Callcenter

Klasse mit Berechtigungen für folgende Bereiche:

  • Startseite
  • Kalender
  • Ticketsystem (Tickets öffnen, eBay-Nachrichten synchronisieren)
  • Aufträge suchen und bearbeiten
  • Neue Aufträge erstellen
  • Kunden bearbeiten
  • Kundenkarten
API Klasse, für die im Benutzerkonto API-Calls freigeschaltet werden. Die API-Calls werden dann einzeln aktiviert. Es werden dem Benutzer also nicht pauschal alle API-Calls freigeschaltet.
Logistik

Klasse mit Berechtigungen für folgende Bereiche:

  • Startseite
  • Kalender
  • Warenbestände suchen und bearbeiten
  • Wareneingänge suchen und bearbeiten
  • Warenberechnung
  • Datenimport und -export
  • Lagerort-Verwaltung
  • Aufträge suchen und bearbeiten
  • Fulfillment
Blog

Klasse mit Berechtigungen für folgende Bereiche:

  • Startseite
  • Kalender
  • Blog
Newsletter2Go Klasse, die automatisch für die Einrichtung einer Newsletter2Go-Schnittstelle verwendet wird.

Benutzer bearbeiten

Nachdem ein Benutzer erstellt wurde, wird das Konto in der Benutzerübersicht hinzugefügt. Benutzer werden dort alphabetisch aufgelistet. Wählen Sie einen Benutzer aus, um Einstellungen an dessen Konto vorzunehmen. Die Anzahl der Einstellungen hängt zum einen von Ihrer Benutzerklasse und zum anderen von der Benutzerklasse des zu bearbeitenden Benutzers ab. Mehrere Benutzer gleichzeitig bearbeiten Sie per Gruppenfunktion.

Benutzerkonto bearbeiten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Klicken Sie auf Benutzer öffnen.
    → Der Benutzer wird in einem neuen Tab geöffnet.
  3. Nehmen Sie Änderungen und Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.
Passwort ist gespeichert

Das beim Erstellen des Benutzers eingegebene Passwort ist im Bearbeitungsmodus nicht sichtbar, ist aber gespeichert. Sie müssen es beim Bearbeiten des Benutzers nicht erneut eingeben.

Stammdaten pflegen

Im Tab Stammdaten nehmen Sie Änderungen und Einstellungen an den Benutzerdaten eines Kontos vor. Benutzername, IP-Beschränkung, Benutzerklasse und Rollen können nur von Benutzern mit Administratorrechten geändert werden. Alle anderen Stammdaten kann auch ein Benutzer in seinem eigenen Konto anpassen. Zudem ist das Sperren eines Benutzerkontos in diesem Tab möglich.

Tab Stammdaten eines Benutzers
Einstellung Erläuterung
Titelzeile In der Titelzeile werden Benutzer-ID, Benutzername sowie Datum und Uhrzeit der letzten Änderung an dem Benutzerkonto angezeigt.
Die Benutzer-ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer des Benutzers, die vom System vergeben wird und nicht änderbar ist.
Benutzername Name für den Benutzer ohne Leerzeichen eingeben. Der Name ist ein Pflichteintrag, der für den Login benötigt wird. Der Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten und muss mindestens 5 Zeichen lang sein.
Realer Name Realer Name des Benutzers, der in der Kopfzeile des plentymarkets Administrationsbereichs angezeigt wird.
E-Mail E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben. Diese ist u.a. für Benachrichtigungen des Systems, Benachrichtigungen aus Ereignisaktionen und auch für die Gruppenkommunikation innerhalb des Systems wichtig.
Google Mail Bei Verwendung von Gmail, hier die Gmail-Adresse des Benutzers eingeben.
Skype-Name Bei Verwendung von Skype, hier den Skypenamen des Benutzers eingeben.
Farbe Im Bearbeitungsfenster eine Farbe durch Verschieben der Farbauswahl festlegen, einen Hexadezimalwert oder RGB-Werte eingeben. Die Farbe erleichtert die Identifikation des Benutzers in anderen Bereichen, z.B. im Kalender.
Zeitzone Zeitzone des Benutzers wählen.
Bild-URL Bild-URL eingeben, um z.B. einen Platzhalter für ein Foto für Blogbeiträge zu hinterlegen.
UI-Sprache Sprache für den Admin-Bereich. Diese Sprache wird als Standard beim Login verwendet.
IP-Beschränkung IP-Adresse des Benutzerrechners eingeben, damit sich dieser nur über diese IP-Adresse in das plentymarkets System einloggt.
Benutzerklasse Benutzerklasse des Benutzers wählen. Es stehen die Klassen Admin, Variabel, Callcenter, API, Logistik, Blog und Newsletter2Go zur Verfügung.
Rollen Rollen des Benutzers wählen. Damit Rollen zur Auswahl stehen, müssen zuvor Rollen erstellt werden.
Neues Passwort Neues Passwort eingeben, um dem Benutzer ein neues Passwort zu erteilen.
Passwort wiederholen Passwort noch einmal eingeben.
Gesperrt Aktivieren, um den Benutzer zu sperren. Der Benutzer kann sich dann nicht mehr in das System einloggen.
Sperrung des Kontos bzw. Systems

Die maximale Anzahl der Login-Versuche beträgt 5 pro Benutzer oder 25 pro IP-Adresse. Wenn die maximale Anzahl der Login-Versuche überschritten wurde, erscheint folgende Meldung: Die Anzahl der fehlerhaften Login-Versuche wurde überschritten. Ihr Konto wurde vorübergehend gesperrt. In diesem Fall ist ein erneuter Login-Versuch erst nach 24 Stunden wieder möglich.

Eigner aktivieren

Sie legen im Tab Eigner fest, in welchen Bereichen der Benutzer als Eigner verfügbar sein soll. Wenn Sie z.B. einen Kalender erstellen, müssen Sie für den Kalender Eigner einrichten. Aktivieren Sie den Bereich Kalender im Tab Eigner.

Benutzer als Eigner aktivieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Öffnen Sie einen Benutzer.
  3. Öffnen Sie das Tab Eigner.
  4. Aktivieren Sie die Bereiche, in denen der Benutzer als Eigner verfügbar sein soll.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.

E-Mail-Postfächer verwalten

Wenn Sie Ihre Domains von plentymarkets verwalten lassen, können Sie als Benutzer mit Admin-Rechten im Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten » Tab: E-Mail E-Mail-Postfächer für Systembenutzer erstellen und verwalten. Diese E-Mail-Postfächer werden bei einem Drittanbieter, dem externen E-Mail-Provider mailbox.org, angelegt und von diesem Drittanbieter gehostet. Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie E-Mail-Postfächer und zusätzliche E-Mail-Adressen pro Postfach (Alias) erstellen.

E-Mail-Postfächer anderer Provider

Die hier beschriebene Einrichtung gilt nur für plentymarkets Kunden, die ihre Domains von plentymarkets verwalten lassen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Konten über einen anderen Provider verwalten und darüber E-Mails durch Ihr plentymarkets System versenden möchten, beachten Sie das Kapitel E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern auf der Handbuchseite E-Mails versenden.

Postfach erstellen

Legen Sie für Benutzer, die ein eigenes Postfach erhalten sollen, wie unten beschrieben ein Postfach an. Sie benötigen Admin-Rechte, um Postfächer und Alias anzulegen.

Neues Postfach erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Klicken Sie auf Mein Konto.
  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail.
  4. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Fenster Postfach erstellen wird angezeigt.
  5. Wählen Sie als E-Mail-Adresstyp Postfach.
  6. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor. Beachten Sie dazu Tabelle 3.
  7. Klicken Sie auf Postfach erstellen.
    → Das E-Mail-Postfach wird erstellt.
Postfach erstellen
Einstellung Erläuterung
E-Mail-Adresstyp E-Mail-Adresstyp Postfach wählen.
Postfach = Legt ein neues E-Mail-Postfach an.
Alias = Legt eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Postfach an. Die Auswahl des Postfachs erfolgt über die Option Zielpostfach.
E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse eingeben, die dem Postfach zugeordnet werden soll. Lokalen Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eingeben. Domain-Teil aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Für Testdomains, z.B. @plenty-test-drive, sowie für externe Domains, die nicht über plentymarkets verwaltet werden, können keine Postfächer angelegt werden.
Hinweis: Nach dem Löschen einer E-Mail-Adresse ist diese Adresse 48 Stunden gesperrt. Erst nach Ablauf dieser Frist kann diese E-Mail-Adresse erneut vergeben werden.
Vorname
Nachname
Vornamen und Nachnamen des Benutzers eingeben. Dieser Name wird mit der E-Mail-Adresse als Absender angezeigt.
Systembenutzer Systembenutzer wählen, dem das Postfach zugewiesen werden soll.
Weiterleitungen Wenn E-Mails, die an dieses Postfach gesendet werden, an ein anderes Postfach weitergeleitet werden sollen, eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen durch Komma getrennt hinterlegen, z.B. kunde@ihredomain.de,consultant@ihredomain.de.
E-Mails in Postfach speichern Option wird wählbar, wenn eine Weiterleitung eingerichtet wird.
Aktiviert = E-Mails werden an die Ziel-E-Mail-Adressen weitergeleitet. Kopien der weitergeleiteten E-Mails werden auch in diesem Postfach gespeichert.
Nicht aktiviert = E-Mails werden direkt an die Ziel-E-Mail-Adressen weitergeleitet. In diesem Postfach werden keine E-Mails gespeichert.
Passwort;
Passwort wiederholen
Passwort eingeben und durch erneute Eingabe bestätigen.
Hinweis: Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen und einer Kombination aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben und Zahlen bestehen.
Tarif Tarif wählen. Preise gelten zzgl. MwSt. Ihr plentymarkets Vertrag wird nach dem Anlegen des Postfachs angepasst.

Zugangsdaten für mailbox.org-Server in plentymarkets hinterlegen

Damit plentymarkets E-Mails, z.B. Auftragsbestätigungen, für Sie versenden kann, hinterlegen Sie im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Zugangsdaten die Zugangsdaten zu dem mailbox.org-Postfach, über das Sie diese E-Mails versenden möchten.

Zusätzliche E-Mail-Adresse (Alias) für ein Postfach erstellen

Wenn ein Postfach über mehr als eine E-Mail-Adresse erreichbar sein soll, erstellen Sie ein Alias für das Postfach. Die Anzahl der möglichen E-Mail-Adressen pro Postfach sind vom gewählten Tarif abhängig. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach zu erstellen.

Zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Klicken Sie auf Mein Konto.
  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail.
  4. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Fenster Postfach erstellen wird angezeigt.
  5. Wählen Sie als E-Mail-Adresstyp Alias.
  6. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor. Beachten Sie dazu Tabelle 4.
  7. Klicken Sie auf Postfach erstellen.
    → Die zusätzliche E-Mail-Adresse wird erstellt.
Zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach erstellen
Einstellung Erläuterung
E-Mail-Adresstyp E-Mail-Adresstyp Alias wählen.
Postfach = Legt ein neues E-Mail-Postfach an.
Alias = Legt eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Postfach an. Die Auswahl des Postfachs erfolgt über die Option Zielpostfach.
E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse eingeben, die dem Postfach zugeordnet werden soll: Lokalen Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eingeben. Den Domain-Teil aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Nach dem Löschen einer E-Mail-Adresse ist diese Adresse 48 Stunden gesperrt. Erst nach Ablauf dieser Frist kann diese E-Mail-Adresse erneut vergeben werden.
Zielpostfach Das Postfach wählen, in das E-Mails an diese Alias-Adresse eingehen sollen.

Grundtarif ändern

Standardmäßig gilt für das Hosting von Postfächern bei mailbox.org über plentymarkets der mailbox.org-Grundtarif Business Reseller. Dieser Grundtarif ist für Sie kostenlos, umfasst jedoch keinen Support von mailbox.org. Den Grundtarif können Sie jederzeit anpassen. Wenn Sie Support von mailbox.org wünschen oder den Leistungsumfang erweitern möchten, passen Sie Ihren Grundtarif an. Der gewählte Grundtarif gilt für alle Postfächer Ihres gesamtes plentymarkets Systems inklusive aller Mandaten.

Grundtarif ändern:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Klicken Sie auf Mein Konto.
  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail.
  4. Klicken Sie auf Grundtarif ändern.
    → Das Fenster Grundtarif wählen wird angezeigt.
  5. Prüfen Sie den Leistungsumfang der angebotenen Grundtarife.
  6. Wählen Sie den gewünschten Grundtarif.
  7. Klicken Sie auf Grundtarif ändern.
    → Der Tarif wird übernommen und Ihr plentymarkets Vertrag wird angepasst. Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit weiteren Informationen von mailbox.org.

Postfach löschen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um ein Postfach zu löschen. Sie benötigen Admin-Rechte, um Postfächer/Alias zu löschen. Nach dem Löschen eines Postfachs/Alias können Sie erst nach 48 Stunden wieder ein neues Postfach/Alias mit der gelöschten E-Mail-Adresse anlegen.

E-Mails nach dem Löschen des Postfachs nicht mehr zugänglich

Nach dem Löschen eines Postfachs können Sie über mailbox.org nicht mehr auf die in diesem Postfach gespeicherten E-Mails zugreifen. Stellen Sie sicher, dass von allen benötigten E-Mails eine lokale Kopie vorhanden ist.

Postfach löschen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Klicken Sie auf Mein Konto.
  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail.
    → Eine Liste der Postfächer wird angezeigt.
  4. Klicken Sie in der Liste auf das Postfach, das Sie löschen möchten.
  5. Klicken Sie auf Löschen.
    → Das Postfach und alle damit verbundenen Alias werden bei mailbox.org gelöscht.
    → Ihr plentymarkets Vertrag wird angepasst.

Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Postfächern im folgenden Videotutorial:

E-Mail-Provider wechseln

Ab 2017 überträgt plentymarkets das Hosting von E-Mail-Konten vollständig an mailbox.org. Wenn Sie von plentymarkets gehostete E-Mail-Konten verwenden, müssen Sie Ihre Postfächer daher bis Ende 2016 zu mailbox.org migrieren. Wie Sie Ihre von plentymarkets gehosteten Postfächer zu mailbox.org migrieren, erfahren Sie auf der Handbuchseite mailbox.org-Migration.

Weitere Tabs

Im Bearbeitungsfenster eines Benutzers finden Sie neben den bereits erwähnten noch weitere Tabs. Diese Tabs und ihre Einstellungsmöglichkeiten sind in anderen Themenbereichen erklärt. Zu den Erklärungen gelangen Sie über die Links in der rechten Tabellenspalte.

Weitere Tabs im Bearbeitungsfenster eines Benutzers
Tab Erläuterung
Grußformel In diesem Tab geben Sie einen Text ein, der Ihren Nachrichten und Kommentaren im Ticketsystem automatisch als Grußformel angefügt wird.
Signatur In diesem Tab geben Sie einen Text ein, der Ihren Nachrichten und Kommentaren im Ticketsystem automatisch als Signatur angefügt wird.
Berechtigung Dieses Tab wird im Kapitel Berechtigungen zuordnen detailliert beschrieben.
Persönliche Einstellungen Hier nehmen Sie Einstellungen vor, die nur für den im System angemeldeten Benutzer gelten. Deshalb ist das Tab für Sie auch nur in Ihrem eigenen Benutzerkonto sichtbar. Das Tab unterteilt sich in die Tabs Allgemein, Shortcuts und Favoriten, die nur Sie persönlich betreffen.
Kalender Hier werden Einstellungen für den Kalender vorgenommen.

Mehrere Benutzer bearbeiten

Mehrere Benutzer bearbeiten Sie per Gruppenfunktion im Menü Benutzer. Bei der Gruppenfunktion werden zuvor gewählte Benutzer bearbeitet.

Gruppenfunktion ausführen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Benutzerkonten.
  2. Wählen Sie die zu bearbeitenden Benutzer.
  3. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird geöffnet.
  4. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 6 vor.
  5. Klicken Sie auf Anwenden, um die Einstellungen an den Benutzern vorzunehmen.
Benutzer per Gruppenfunktion bearbeiten
Einstellung Erläuterung
Löschen Aktivieren, um gewählte Benutzer zu löschen.
E-Mail senden Aktivieren, um E-Mail an die gewählten Benutzer zu senden. Das E-Mail-Programm wird geöffnet. Die Benutzer sind als Empfänger eingetragen.
Skype Aktivieren und Sofortnachricht, Anruf oder Video-Anruf wählen, um die Benutzer über Skype zu kontaktieren.
Rollen Aktivieren und eine, mehrere oder ALLE Rollen aktivieren, um die gewählten Benutzern mit diesen Rollen zu verknüpfen.

Berechtigungen zuordnen

Mithilfe von Berechtigungen legen Sie fest, was ein Benutzer in plentymarkets sieht und was er bearbeiten kann. Sie können Berechtigungen für jeden Benutzer einzeln festlegen oder mithilfe von Rollen für mehrere Benutzer. Was genau Sie mit Berechtigungen einstellen können, wird in diesem Kapitel erläutert. Anschließend erfahren Sie, wie Sie Rollen erstellen. Die Menüstruktur ist beim Benutzer und bei Rollen gleich aufgebaut. Im Benutzerkonto eines Benutzers finden Sie das Tab Berechtigung. Das Tab gliedert sich in mehrere Tabs, in denen die Berechtigungen festgelegt werden. Welche Tabs angezeigt werden und welche Berechtigungen Sie einstellen können, hängt von der Benutzerklasse des Benutzers ab. Die meisten Einstellungsmöglichkeiten bieten Benutzer der Klasse Variabel.

Sichtbarkeiten festlegen

Im Tab Sichtbarkeiten legen Sie fest, was der Benutzer sehen kann, wenn er ein Menü öffnet. Bei fehlender Berechtigung ist z.B. ein Lager oder sind Aufträge in einem Status für den Benutzer nicht sichtbar.

Tab Berechtigung; Tab Sichtbarkeiten eines variablen Benutzers
Einstellung Erläuterung
Vertriebslager;
Reparaturlager;
Vorratslager;
Umschlagslager;
Verteilerlager;
Sonderlager
Benutzerberechtigungen für Lager erteilen. Nur erstellte Lagertypen stehen zur Verfügung. Weitere Details zu Lagertypen sind auf der Handbuchseite Einstellungen beschrieben.



Ein Sonderlager ist ein Lager des Lagertyps Sonstiges.
Sichtbare Auftragsstatus Auftragsstatus festlegen, die für den Benutzer sichtbar sein sollen. Der Benutzer sieht nur die Aufträge, die in diesen Status sind.
Setzbare Auftragsstatus Auftragsstatus festlegen, die der Benutzer setzen darf.
Mandanten (Shops) Einzelne, mehrere oder alle Mandanten (Shops) festlegen, die der Benutzer sehen darf. Der Benutzer hat nur auf die hier festgelegten Bereiche Zugriff. Wenn kein Mandant gewählt wurde, greifen auch weitere Berechtigungen nicht, z.B. im Tab Menü, da der Benutzer generell keinen Mandanten sieht.
Alle = Der Benutzer hat Zugriff auf alle Mandanten.
Standard = Der Benutzer hat Zugriff auf den Standard-Webshop.
Ticketstatus Ticketstatus wählen, um festzulegen, welche Tickets mit welchem Status der Benutzer ansehen und bearbeiten darf.
Unsichtbar = Der Benutzer sieht kein Ticket, das in diesem Status ist.
Sichtbar = Der Benutzer sieht jedes Ticket, das in diesem Status ist.
Nur eigene = Der Benutzer sieht nur Tickets, die in diesem Status sind und von denen er Eigner ist.
In der Ticketübersicht werden alle Tickets aufgeführt, d.h. auch für den Benutzer unsichtbare Tickets. Der Benutzer kann unsichtbare Tickets jedoch nicht öffnen.
plentymarkets Shipping Bereiche aktivieren, um dem Benutzer Zugriff auf diese Bereiche von plentymarkets Shipping zu geben.

Menüs freischalten

Im Tab Menü orientiert sich die Struktur der Berechtigungen an der Menüstruktur von plentymarkets, was die Suche nach Funktionen erleichtert. Das Markieren eines übergeordneten Menüs aktiviert auch die untergeordneten Menüs. Wenn Sie nur einzelne Untermenüs aktivieren möchten, müssen Sie dies in der jeweils untersten Ebene vornehmen.

Ordnen Sie jedem Benutzer der Klasse Variabel nur die Berechtigungen zu, die dieser für seinen Aufgabenbereich benötigt. Dies erhöht die Sicherheit und beugt Fehlern in Ihrem plentymarkets System vor.

Menüberechtigungen aktivieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Öffnen Sie einen Benutzer.
  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.
  4. Öffnen Sie das Tab Menü.
  5. Aktivieren Sie die Menüs, die dem Benutzer zur Verfügung stehen sollen.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.

REST API-Berechtigungen aktivieren

Im Tab REST API legen Sie fest, welche Berechtigungen ein Benutzer der Klasse Variabel für die REST API erhält. In der Standardeinstellung sind keine REST API-Berechtigungen vergeben. Benutzer der Klasse Admin verfügen über alle Berechtigungen. Berechtigungen werden für die verschiedenen Module und Submodule der REST API separat vergeben. Unter Authorisierung legen Sie zum Beispiel fest, ob der REST API-Benutzer Berechtigungen anzeigen bzw. Benutzerrollen anzeigen, erstellen und löschen darf.

REST API-Bereiche freischalten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Öffnen Sie einen Benutzer.
  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.
  4. Öffnen Sie das Tab REST API.
  5. Aktivieren Sie komplette Bereiche oder klappen Sie Bereiche auf, um einzelne Berechtigungen zu aktivieren, die dem Benutzer zur Verfügung stehen sollen.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Nachträglich ergänzte, untergeordnete Berechtigungen eines Hauptmoduls werden automatisch aktiviert für einen Benutzer aktiviert, wenn das Hauptmodul aktiviert ist. Sie können diese Funktion deaktivieren und neue, untergeordnete Berechtigungen manuell aktivieren.

Neue, untergeordnete Berechtigungen manuell aktivieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Öffnen Sie einen Benutzer.
  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.
  4. Öffnen Sie das Tab REST API.
  5. Klicken Sie auf Neue, untergeordnete Berechtigungen manuell aktivieren.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.

SOAP API-Calls aktivieren

Im Tab SOAP API legen Sie fest, welche Calls der SOAP API der Benutzer bearbeiten darf. In der Standardeinstellung sind keine API-Berechtigungen vergeben, auch nicht für Benutzer der Klasse API.

SOAP API-Bereiche freischalten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Öffnen Sie einen Benutzer.
  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.
  4. Öffnen Sie das Tab SOAP API.
  5. Aktivieren Sie komplette Bereiche oder klappen Sie Bereiche auf, um einzelne Calls zu aktivieren, die dem Benutzer zur Verfügung stehen sollen.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Berechtigungen übertragen

Das Tab Transfer dient der Übertragung von Berechtigungen eines Benutzers auf einen anderen Benutzer der Klasse Variabel oder Admin. Dabei werden die Einstellungen unter Berechtigungen 1 zu 1 auf den gewählten Benutzer übertragen. Die für einen Transfer verfügbaren Benutzer werden angezeigt.

Berechtigungen übertragen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Öffnen Sie einen Benutzer.
  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.
  4. Öffnen Sie das Tab Transfer.
  5. Aktivieren Sie die Bereiche, die übertragen werden sollen.
  6. Aktivieren Sie die Benutzer, auf die übertragen werden soll.
  7. Klicken Sie auf Ausgewählte Berechtigungen auf ausgewählte Benutzer übertragen.

App-Berechtigungen aktivieren

Im Tab Mobile legen Sie fest, welche Bereiche und Kennzahlen für Benutzer in der plentymarkets App sichtbar sein sollen.

App-Berechtigungen aktivieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Öffnen Sie einen Benutzer.
  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.
  4. Öffnen Sie das Tab Mobile.
  5. Aktivieren Sie Funktionen oder Kennzahlen, die dem Benutzer in der App zur Verfügung stehen sollen.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Login entsperren

Wurde das Passwort beim Login mehrmals hintereinander falsch eingegeben, wird der Benutzer für das Login eine gewisse Zeit gesperrt. Über den Button Login entsperren im Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten » Benutzer öffnen kann der Login durch einen Administrator frühzeitig entsperrt werden.

Rollen erstellen

Mit Rollen gruppieren Sie Benutzer und erteilen mehreren Benutzern die gleichen Berechtigungen, ohne jeden Benutzer einzeln bearbeiten zu müssen.

Neue Rolle erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Rollen.
  2. Klicken Sie auf Neue Rolle.
    → Das Fenster Neue Rolle wird geöffnet.
  3. Geben Sie einen Namen für die Rolle ein.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Rolle wird in einem neuen Tab zur Bearbeitung geöffnet.

Erst beim Bearbeiten der Rolle legen Sie die Berechtigungen fest, die Benutzer mit dieser Rolle haben. Bearbeiten Sie deshalb nach dem Erstellen die Rolle.

Rollen bearbeiten

Nachdem Sie eine Rolle erstellt haben, wird Sie zur Bearbeitung geöffnet und der Rollenübersicht hinzugefügt, so dass Sie sie auch später wieder öffnen und bearbeiten können. Rollen werden in der Übersicht alphabetisch gelistet. Jede Rolle gliedert sich in drei Tabs. Im Tab Einstellungen lässt sich der Name der Rolle ändern. Im Tab Benutzer verknüpfen Sie Benutzer mit der Rolle. Im Tab Berechtigungen ordnen Sie der Rolle Berechtigungen zu. Für Rollen stehen Ihnen die gleichen Berechtigungseinstellungen wie für Benutzer der Klasse Variabel zur Verfügung. Details zu den Berechtigungen finden Sie hier auf der Seite im Kapitel Berechtigungen zuordnen.

Rollen können von Benutzern der Klasse Admin oder Klasse Variabel erstellt werden. Benutzer der Klasse Variabel benötigen dafür die Berechtigungen.

Benutzer mit einer Rolle verknüpfen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Rollen.
  2. Öffnen Sie eine Rolle.
  3. Öffnen Sie das Tab Benutzer.
  4. Wählen Sie Benutzer unter Verfügbare Benutzer.
  5. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um Benutzer in die Spalte Zugeordnete Benutzer zu übertragen.
  6. Alternativ: Ziehen Sie einen Benutzer per Drag & Drop in die Spalte Zugeordnete Benutzer.
  7. Speichern Sie die Einstellungen.
Mehrere Benutzer gleichzeitig verschieben

Mit Strg oder cmd und linker Maustaste markieren Sie mehrere Benutzer, um diese dann zusammen zu verschieben. Mit den unteren Pfeil-Schaltflächen bewegen Sie alle Benutzer.

Den Benutzern unter Zugeordnete Benutzer wird die betreffende Rolle zugeordnet. Diese Zuordnung wird auch automatisch im Konto der Benutzer im Tab Stammdaten unter Rollen eingestellt. Die Zuordnung kann an beiden Stellen im System angepasst werden.

Rollen mit Benutzer verknüpfen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Öffnen Sie ein Benutzerkonto.
  3. Wählen Sie eine, mehrere oder alle Rollen unter Rollen.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.
Verknüpfung von Benutzerrollen mit Benutzern der Klasse Admin

Für Administratoren gelten alle Berechtigungen, trotzdem ist es für einige Vorgänge wichtig, dass Administratoren auch Rollen zugeordnet werden. So erhalten sie z.B. rollenbezogene E-Mails nur dann, wenn sie mit der betreffenden Rolle verknüpft wurden.

Anwendungsbeispiel

Der Administrator der Firma MeinShop erstellt verschiedene Rollen. Die Rolle Mitarbeiter ist für alle Benutzer gedacht und enthält sämtliche Berechtigungen, die jedem Benutzer zugeordnet werden. Die individuelle Zuordnung dieser Berechtigungen entfällt. Auch Änderungen an den Berechtigungen, die alle Benutzer betreffen, werden zentral in dieser Rolle vorgenommen. Zusätzlich zur Rolle Mitarbeiter erstellt der Administrator die spezifischen Rollen Lagerist und Buchhaltung mit weiteren Berechtigungen, die nur eine kleine Benutzergruppe benötigt.

Beispiel für Rollen
Rolle Berechtigungen: Sichtbarkeit Berechtigungen: Menü
Mitarbeiter Mandanten (Shops) » Standard Start » Webmail
Start » plentymarkets Konto » Forum
Lagerist Lager Einstellungen » Waren » Lager
Waren
Aufträge » Fulfillment
Buchhaltung   Start » Urlaubsverwaltung
Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » Buchhaltung

Herr Mustermann ist Logistiker bei MeinShop und erhält die Benutzerrollen Mitarbeiter und Lagerist. Wenn einem Benutzer mehrere Rollen zugeordnet werden, addieren sich die Berechtigungen. Herr Mustermann erhält also die Berechtigungen Mandanten (Shops), Webmail und Forum der Rolle Mitarbeiter sowie die Berechtigungen Lager, Waren und Fulfillment der Rolle Lagerist. Er verfügt aber nicht über die Berechtigungen Urlaubsverwaltung und Buchhaltung, da ihm die Rolle Buchhaltung nicht zugeordnet wurde.

Rollen kopieren

Wenn Sie eine weitere Rolle benötigen, die sich von einer bestehenden Rolle nur minimal unterscheidet, dann kopieren Sie die bestehende Rolle und nehmen an der Kopie die Änderungen im Tab Berechtigungen vor.

Rolle kopieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Rollen.
  2. Wählen Sie eine Rolle.
  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kopieren.
    → Das Fenster Rolle kopieren wird geöffnet.
  4. Geben Sie einen Namen ein.
  5. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
    → Die Rolle wird kopiert und geöffnet.

E-Mail an alle Benutzer einer Rolle senden

Rollen ermöglichen es Ihnen, E-Mails an alle Benutzer zu senden, die über diese Rolle verfügen und eine E-Mail-Adresse in ihrem Benutzerkonto eingegeben haben.

E-Mail an alle Benutzer einer Rolle senden:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Rollen.
  2. Wählen Sie eine Rolle.
  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf E-Mail senden.
    → Das E-Mail-Programm wird geöffnet. Die Benutzer dieser Rolle sind als Empfänger eingetragen.

Benutzer suchen

Filter helfen Ihnen bei der Suche nach Benutzerkonten. Mit dem Filter Klasse zeigen Sie beispielsweise nur Benutzer der Klasse Variabel an. Ohne Filter werden in der Übersicht alle Benutzer angezeigt. Folgende Elemente und Funktionen sind im Menü Benutzer verfügbar.

Filteroptionen für Benutzer
Einstellung Erläuterung
Suchen Suche ausführen. Zuvor Filteroptionen zur Suche eingeben oder wählen.
Reset Filtereinstellungen auf Standardwerte zurücksetzen.
ID ID eingeben, um gezielt nach einem Benutzer mit dieser ID zu suchen.
Name Name eingeben, um gezielt nach Benutzern mit diesem Namen zu suchen.
Klasse Klasse wählen, um gezielt nach Benutzern mit dieser Klasse zu suchen.
Rollen Eine, mehrere oder alle Rollen wählen, um gezielt nach Benutzern mit diesen Rollen zu suchen.

Rollen und Prozesse verknüpfen

Verwenden Sie Rollen z.B. auch bei Prozessen im plentymarkets Client. Rollenbezogene Prozesse erstellen und verknüpfen Sie im plentymarkets Client.

Bild 1: Neuen Prozess für Rolle erstellen

Rollen und Prozesse verknüpfen:
  1. Öffnen Sie den plentymarkets Client.
  2. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Prozesse » Prozesse pro Rolle.
  3. Klicken Sie in der Zeile einer Rolle auf den Pfeil und dann auf Neuer Prozess (Bild 1).
  4. Geben Sie einen Namen für die Rolle ein.
  5. Wählen Sie für die Sichtbarkeit die Einstellung Rolle.
    → Die Option Rolle wird eingeblendet.
  6. Wählen Sie eine Rolle aus dem Dropdown-Menü.
  7. Wählen Sie, ob die Einstellungen durch einen Eigner mit dieser Rolle änderbar sein sollen.
  8. Wählen Sie das Lager für den Prozess und eine Farbe.
  9. Speichern Sie die Einstellungen.

Die Prozesse werden für die gewählte Rolle angezeigt. Aufgrund der Sichtbarkeit sieht nur ein Benutzer mit passender Rolle den Prozess.

Konto für das plentymarkets Forum erstellen

Das plentymarkets Forum ist eine ständig wachsende Wissensdatenbank, die viele Antworten auf bereits gestellte Support-Fragen enthält. Im Forum helfen Ihnen unsere Entwickler und andere plentymarkets Kunden bei technischen Fragen gern weiter. Außerdem finden Sie dort Tipps für das Arbeiten mit plentymarkets und tauschen sich mit anderen plentymarkets Kunden aus. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um ein Konto für das plentymarkets Forum zu erstellen. Benutzer der Klasse Admin erstellen so auch Forumkonten für andere Benutzer.

Konto für plentymarkets Forum erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten.
  2. Klicken Sie auf Benutzer öffnen.
    → Der Benutzer wird in einem neuen Tab geöffnet.
  3. Klicken Sie im Bereich plentymarkets Forum auf Konto erstellen
    → Das Forenkonto wird erstellt.
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