Aufträge: Auftrag ändern

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten werden Ihre Aufträge in einer Übersicht angezeigt. Klicken Sie auf einen Auftrag, um ihn zu öffnen und seine Einstellungen zu ändern. Die Konfiguration ist in verschiedene Tabs unterteilt, die auf dieser Handbuchseite erläutert werden.

 

Infos und Aktionen in der Auftragsübersicht

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten werden alle Aufträge mit den wichtigsten Informationen zu jedem Auftrag angezeigt. Neben Informationen zum Kunden, dem Auftragsstatus, dem Zahlungsstatus sowie den Artikeln des Auftrags erkennen Sie z.B. auf einen Blick, ob der Warenausgang gebucht und ob eine Rechnung erzeugt wurde. So haben Sie die wichtigsten Vorgänge im Blick, ohne den Auftrag zu öffnen. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Symbole und Angaben, um Tooltips mit weiteren Informationen anzuzeigen.

Durch Klick auf ein Icon öffnen Sie außerdem bestimmte Bereiche des Auftrags. Klicken Sie z.B. auf Warenbestand (Bild 1, grüner Pfeil), um den aktuellen Warenbestand der Artikel abzufragen und ggf. Nachbestellungen auszulösen.

In der Auftragsübersicht passen Sie außerdem bei Bedarf den Status, das Porto, die Artikeldaten oder den Rabatt an. Unten wird beispielhaft das Vorgehen bei einer Statusänderung beschrieben.

Auftragsstatus in der Auftragsübersicht anpassen:
  1. Klicken Sie auf den Button Status (Bild 1, Pos. 1).
    → Eine Liste mit den verfügbaren Status wird angezeigt.
  2. Wählen Sie den gewünschten Status (Bild 1, Pos. 2).
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung zu sichern (Bild 1, Pos. 3).
    → Der Status wird aktualisiert.
Tipp: Tooltip schließen, ohne Änderungen vorzunehmen

Sie haben zwei Möglichkeiten, den Tooltip zu schließen, ohne Änderungen vorzunehmen bzw. ohne vorgenommene Änderungen zu speichern. Klicken Sie entweder auf Abbrechen oder klicken Sie mit der Maus auf eine beliebige Stelle außerhalb des Tooltips.

Bild 1: Symbole und Änderungsmöglichkeiten in der Auftragsübersicht

Auftrag öffnen und bearbeiten

Das Bearbeitungsmenü des Auftrags öffnen Sie, indem Sie auf die Titelzeile in der Auftragsliste klicken (Bild 1, blauer Pfeil). Der Auftrag wird dann in einem eigenen Tab geöffnet. Die verschiedenen Bereiche sind in weitere Tabs unterteilt, die auf dieser Handbuchseite beschrieben werden. Ein geöffneter Auftrag ist an der ID im Titel des Tabs erkennbar.

Einstellungen bzw. Änderungen speichern

Die meisten Tabs eines Auftrags enthalten kein Speichern-Symbol. In diesen Tabs werden die vorgenommenen Einstellungen automatisch gespeichert, z.B. beim Ändern der Markierung oder Mahnstufe im Tab Übersicht. Sie können das Tab wechseln oder den Auftrag gänzlich schließen und erneut öffnen, ohne dass die vorgenommenen Einstellungen verloren gehen. Einige Tabs enthalten jedoch ein Speichern-Symbol, z.B. das Tab Einstellungen. Hier können Sie das Tab wechseln, ohne Ihre vorgenommene Einstellungen zu verlieren. Sie müssen jedoch Ihre Änderungen speichern, bevor sie den Auftrag schließen.

Grundeinstellungen zur Auftragsbearbeitung durch variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge öffnen können, müssen im Menü Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen die Standard-Status für Retouren und Gutschriften gespeichert werden. In der Grundeinstellung ist dort kein Status voreingestellt. Außerdem müssen variable Benutzer in ihrem Benutzerprofil unter Berechtigung » Tab: Menü » Bereich: Aufträge für die Bearbeitung von Aufträgen berechtigt sein.

Aufträge über POS (Kasse) sind nur eingeschränkt bearbeitbar

Aufträge, die über POS (Kasse) in das System gelangen, sind aus Gründen der Rechtssicherheit zur Bearbeitung gesperrt. Nur wenige Einstellungen lassen sich bearbeiten.

Tab: Übersicht

Im Tab Übersicht eines Auftrags finden Sie die wichtigsten Parameter zu einem Auftrag. Sie erhalten auf einen Blick Informationen zu Preis, Versandkosten, Mehrwertsteuer, Status etc.

Tipp: Werte ändern

Änderbare Werte erkennen Sie an einem Dropdown-Menü oder an einem Stift. Klicken Sie auf einen Stift, um den betreffenden Parameter zu ändern (z.B. Bild 2, links oben unter Gewicht).

Bild 2: Tab Übersicht eines Auftrags

Einstellung Erläuterung
Auftrag-ID ID des Auftrags. Diese wird automatisch vergeben und ist nicht änderbar.
Kunden-ID ID des Kunden. Klicken, um den Kundendatensatz im Menü Kunden » Kunden bearbeiten zu öffnen und zu bearbeiten.
Kaufabwicklung Öffnet den Auftrag im Bereich Mein Konto des Webshops.
Eingabe Datum des Auftragseingangs, d.h. wann der Auftrag angelegt wurde bzw. im System eingegangen ist.
IP-Adresse Zeigt optional die IP-Adresse des Kunden an.
Die Option IP-Adresse des Käufers wird im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » Bestellvorgang » Grundeinstellungen aktiviert bzw. deaktiviert.
Markierung Auf Wunsch dem Auftrag eine Markierung zuweisen. Mit Markierungen können Aufträge kategorisiert und so z.B. mit dem Suchfilter gesucht oder für automatische Funktionen, z.B. Ereignisaktionen, verwendet werden.
Mahnstufe Wenn ein Kunde den Auftrag nicht bezahlt, werden hier verschiedene Mahnstufen eingestellt. Diese Mahnstufen werden für automatische Prozesse im Mahnvorgang verwendet.
Ein Beispiel für den Einsatz von Mahnstufen finden Sie auf der Handbuchseite mediafinanz.
Voraussichtlicher Versand Dieses Datum wird aus dem Datum ermittelt, das bei einer Nachbestellung als Liefertermin hinterlegt wurde. Damit der voraussichtliche Versand angezeigt wird, müssen die Nachbestellung sowie der Liefertermin des Artikels bestätigt sein und der Auftrag muss sich in Status 4 befinden.
Wichtig: Die weitere Option Versanddatum im Tab Einstellungen hat eine andere Funktion, siehe Tabelle 2.
Kopieren Kopiert den Auftrag und legt ihn mit einer neuen Auftrags-ID in einem separaten Auftrags-Tab an.
Löschen Löscht den Auftrag. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Das Löschen-Icon wird in folgenden Fällen nicht angezeigt:
- Wenn der Benutzer nicht berechtigt ist, Aufträge zu löschen
- Nach dem Buchen des Warenausgangs
- Wenn ein Lieferauftrag angelegt wurde
Generell sollten Aufträge nicht gelöscht werden. Durch die Verknüpfung mit Artikeln, Versandeinstellungen und weiteren Funktionen, wie Stornierungen und Retouren, kann es nach dem Löschen zu Fehlern an den Verknüpfungspunkten kommen. Neu angelegte Aufträge können jedoch problemlos gelöscht werden.
Teilen Teilt den Auftrag. Es erfolgt eine Abfrage, welche Artikel in den Teilauftrag übernommen werden sollen.
Retoure; Gutschrift; Gewährleistung Auf das Dropdown-Menü klicken, um das Auftragsdokument anzulegen oder zu suchen.
Neuer Auftrag Legt einen neuen Auftrag für den Kunden an. Darin werden automatisch Standardeinstellungen vorgenommen, die ggf. angepasst werden müssen.
Rechnungsanschrift Auf das kleine Plus klicken, um die Rechnungsanschrift einzublenden. Auch Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. eBay-Kontoname des Kunden werden angezeigt.
Lieferanschrift Auf das kleine Plus klicken, um die Lieferanschrift einzublenden. Ist die Lieferanschrift mit der Rechnungsanschrift identisch, wird Lieferanschrift durchgestrichen angezeigt.
Bei Bedarf auf Neue Lieferanschrift klicken, um eine neue Lieferanschrift anzulegen, oder auf Alle Lieferanschriften auflisten, um eine Lieferanschrift zu wählen.
Lieferanschrift exportieren = Exportiert die Lieferanschrift im für den gewünschten Versanddienstleister ausgewählten Export-Format.
Bankdaten Auf das kleine Plus klicken, um die Bankdaten des Kunden einzublenden und bei Bedarf zu bearbeiten.
Kundennotizen Zeigt die zu diesem Kunden gespeicherten Kundennotizen an. Auf Neue Notiz klicken, um eine Kundennotiz anzulegen. Im Bearbeitungsfenster werden unten die bisherigen Notizen in Gelb angezeigt. Neue Notizen werden mit den üblichen Editor-Funktionen formatiert. Hier gespeicherte Notizen werden sowohl in weiteren Aufträgen des Kunden als auch im Tab Notizen der Kundendaten angezeigt.
Auftragsnotiz Zeigt die zu diesem Kunden gespeicherten Auftragsnotizen an. Auf Neue Notiz klicken, um eine Auftragsnotiz anzulegen. Neue Notizen werden mit den üblichen Editor-Funktionen formatiert.
Statushistorie Zeigt eine Liste aller Statusänderungen des Auftrags an.
Zahlungshistorie Zeigt Details zu Zahlungen wie Zahlungsart, Währung, Zahlungs-ID oder Datum.
Artikelpositionen Zeigt Informationen zu den Artikelpositionen des Auftrags an.
Bearbeiten Bei Bedarf die Artikeldaten bearbeiten, d.h. Artikelmenge, Artikeldetails, Preise, Rabatte und Mehrwertsteuer-Sätze.
Hinzufügen Über die integrierte Artikelsuche bei Bedarf weitere Artikel zum Auftrag hinzufügen.
Lagerort zuordnen Ordnet der Auftragsposition einen Lagerort zu. Ist für einen Artikel mehr als ein Lagerort hinterlegt, werden die Lagerorte anhand ihrer Position priorisiert. Wurde kein Lagerort hinterlegt, wird der Standard-Lagerort zugeordnet.
Die Zuordnung des Lagerorts ist für Pick-/Packlisten relevant.
Tipp: Lagerorte können Artikeln auch per Ereignisaktion zugeordnet werden.
Zuordnung lösen Hebt die aktuelle Zuordnung des Lagerorts auf. Durch erneutes Klicken auf Lagerort zuordnen (siehe oben) kann eine neue Zuordnung vorgenommen und diese so an aktuelle Lagergegebenheiten angepasst werden.

Tab. 1: Optionen im Tab Übersicht eines Auftrags

Tab: Einstellungen

Im Tab Einstellungen sind die grundlegenden Parameter eines Auftrags hinterlegt, wie Status, Herkunft oder Zahlungsart.

Bild 3: Tab Einstellungen eines Auftrags

Einstellung Erläuterung
Status;
Auftragstyp;
Eigner;
Herkunft;
Mandant (Shop)


Diese Optionen werden je nach Zustand bzw. Gegebenheiten angezeigt, können jedoch geändert werden.
Lager Lager des Artikels des Auftrags bzw. das Hauptlager. Bei Bedarf auf Lagerkorrektur klicken, um das Lager zu ändern.
Status Der Auftragsstatus [7] Warenausgang gebucht kann nicht in einen niedrigeren Status geändert werden. Grund ist, dass die Ware bereits verschickt wurde. Sollte dies trotzdem gewünscht sein, muss die Buchung des Warenausgangs vorher zurückgesetzt werden. Danach ist die Änderung in einen niedrigeren Auftragsstatus möglich.
Warenausgang Zeigt an, ob der Warenausgang gebucht wurde und ggf. das Buchungsdatum.
Bei Bedarf auf Warenausgang klicken, um den Warenausgang manuell zu buchen.
Versanddatum Das Versanddatum wird vom Artikel aus der Option Erscheinungsdatum übernommen und ist damit eine Funktion für Vorbestellungen. Sind mehrere vorbestellte Artikel im Auftrag vorhanden, wird das am weitesten in der Zukunft liegende Datum hier übernommen. Das Datum ist manuell änderbar.
Rückgabedatum Das Datum einer Retoure hinterlegen, wenn Artikel des Auftrags zurückgegeben wurden. Dient als Information zu einer Retoure, damit diese nicht extra geöffnet werden muss.
Währung Die Währung des Auftrags.
Zahlungsart;
Versanddienstleister;
Versandprofil & Porto
Diese Optionen werden je nach Zustand bzw. Gegebenheiten angezeigt, können jedoch geändert werden.
Um Änderungen vorzunehmen, eine Zahlungsart aus dem Dropdown-Menü wählen bzw. auf den Stift klicken, um die Versandoptionen zu ändern.
Zahlungsziel Die Werte für Valuta (Tage), Skonto (Tage) bzw. Skonto (%) werden einzeln oder kombiniert hinterlegt und damit die Zahlungsbedingungen gestaltet. Wenn die Werte in den Kundendaten hinterlegt sind, werden sie vom System automatisch übernommen und hier eingesetzt, können jedoch geändert werden.
Versanddienstleister Der Versanddienstleister, über den die Artikel des Auftrags versendet werden.
Versandprofil & Porto Das Versandprofil und die Portokosten des Auftrags.
Ext. Auftragsnummer Bei Aufträgen, die z.B. aus einem externen System kommen, die externe Auftragsnummer eintragen.
Zeichen Kunde Zeigt ein Zeichen bzw. einen Text an, den der Kunde bei der Bestellung hinterlegen kann, wenn das Feld Ihr Zeichen für den Bestellvorgang sichtbar ist. Dazu die Hinweise in Tabelle 1 der Handbuchseite Kaufabwicklung beachten.
Pakete Anzahl der zum Auftrag gehörenden Pakete.
Wichtig: Dieser Eintrag ist unabhängig von der im Versand-Center eingestellten Paketanzahl. Wenn Sie die Anzahl der Pakete verändern möchten, passen Sie dies im Versand-Center an.
Paketnummer Paketnummer des Versandpakets
Wenn eine Paketnummer hinterlegt wurde, kann das Paket über Vorschau verfolgt werden. Allerdings nur, wenn unter Einstellungen » Aufträge » Versand » Versandoptionen » Versanddienstleister ein entsprechender Tracking-Code hinterlegt wurde. Sonst wird das Vorschau-Symbol nicht angezeigt.

Tab. 2: Optionen im Tab Einstellungen eines Auftrags

Tab: Mail

Im Tab Mail sind alle E-Mail-Vorlagen verfügbar, die Sie unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen konfiguriert haben und die gemäß des Template-Typs für Aufträge sichtbar sind. Sie können diese Vorlagen per manueller Aktion an den Kunden schicken, wenn z.B. eine außerplanmäßige E-Mail nötig ist bzw. eine, die nicht durch eine automatische Aktion erfolgt. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage zu verschicken.

E-Mail-Vorlage verschicken:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den Auftrag.
  3. Klicken Sie auf das Tab Mail.
  4. Wählen Sie ggf. die Sprache.
  5. Wählen Sie im Tab E-Mail-Vorlagen das Tab, das die gewünschte E-Mail-Vorlage enthält.
  6. Markieren Sie die Vorlage.
  7. Klicken Sie auf Direkter E-Mail-Versand.
    → Die E-Mail wird versendet.
  8. Warten Sie, bis der Versand durch eine Meldung bestätigt wird.

Bei nicht erfolgreichem E-Mail-Versand prüfen Sie die Zugangsdaten. Im Menü Datenaustausch » API-Log werden die Fehlermeldungen zum Vorgang E-Mail gespeichert.

Kunden ein neues Passwort senden

Die E-Mail-Vorlage Sende Kunde neues Passwort ist für den Versand aus einem Auftrag nicht verwendbar. Diese E-Mail-Vorlage versenden Sie im Datensatz des Kunden. Dort ist im Tab Einstellungen das Tab Passwort verfügbar, wenn sich ein Kunde im Webshop registriert hat. Hier ist der Versand dieser E-Mail-Vorlage vorgesehen.

Das Tab Gesendete E-Mails bietet eine Übersicht der gesendeten E-Mail-Vorlagen. Dort werden Datum, Empfänger, die Bezeichnung der Vorlage sowie die Auftrags-ID aufgeführt. Es werden alle an den Kunden gesendeten E-Mails aufgelistet, auch die von anderen Aufträgen.

Tab: Zahlung

Im Tab Zahlung sehen Sie alle Zahlungen und Teilzahlungen, die zum Auftrag gehören. Über Filter suchen Sie außerdem nach einzelnen Zahlungen des Auftrags. Im Tab Zahlungsverkehr werden in der obersten Leiste der Rechnungsbetrag, der bereits bezahlte Rechnungsbetrag sowie der noch offene Rechnungsbetrag angezeigt. So haben Sie anhand dieser Zahlen direkt einen Überblick. Außerdem buchen Sie in diesem Tab Zahlungen manuell über den Button Zahlung buchen (Bild 4, Pfeil).

Fehlende Zahlungseingänge

Wenn nicht alle Zahlungen des Auftrags angezeigt werden, ändern Sie den Filter Eingangsdatum von, um den Zeitraum, ab dem gesucht wird, anzupassen.

Bild 4: Tab Zahlung eines Auftrags

Details zur manuellen Buchung von Zahlungen finden Sie auf der Handbuchseite Zahlungen bearbeiten.

Tab: Belege

Im Tab Belege erzeugen Sie Belege, d.h. z.B. eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung. Die Dokumente werden anhand von Dokumentenvorlagen erstellt, die im Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente hinterlegt wurden. Prüfen Sie daher vor der Erstellung der Belege bzw. auch bei einer Fehlermeldung, ob Sie die Dokumentenvorlagen erstellt haben.

Tipp: Dokumentenvorlagen kopieren

Wenn Sie bei der Einrichtung der Dokumentenvorlagen Zeit sparen möchten, kopieren Sie sie von einer bereits konfigurierten Dokumentenvorlage und passen sie nach Bedarf an.

Bild 5: Erstellte Dokumente im Tab Belege eines Auftrags

Die Belege werden jeweils vor der Erstellung konfiguriert. Sie können je nach Beleg verschiedene Parameter anpassen, z.B. bei einer Rechnung das Datum, das Zahlungsziel, ob Skonto angerechnet werden soll und ob der Warenausgang gebucht werden soll. Außerdem kann ein Statuswechsel bei Erzeugung des Belegs veranlasst werden.

Bild 6: Konfiguration des Belegs Rechnung eines Auftrags

Tab: Kunde

Im Tab Kunde werden Informationen zum Kunden angezeigt. Sie können diese Informationen direkt bearbeiten, ohne in den Datensatz des Kunden zu wechseln.

Tab: Tickets

Im Tab Tickets werden Tickets des Kunden angezeigt. Sie können diese Tickets direkt bearbeiten, ohne ins Ticketsystem zu wechseln.

Tab: Aufträge

Im Tab Aufträge finden Sie die weiteren Aufträge des Kunden des betreffenden Auftrags. Sie können die Aufträge dieses Kunden dort auch bearbeiten.

Tab: Waren

Im Tab Waren werden die Warenbestandsdaten der Artikel angezeigt, die in dem Auftrag enthalten sind. Das Tab bietet die volle Funktionalität des Menüs Warenbestand mit Ausnahme der Filterfunktionen. Sie können Warenbestände einsehen und bei Bedarf konfigurieren.

Tab: Nachbestellung

Im Tab Nachbestellung wählen Sie Auftragspositionen für eine Nachbestellung (Bild 7). Dabei wählen Sie, ob eine Nachbestellung nur für den Auftrag erzeugt werden soll oder ob eine Nachbestellung erzeugt werden soll, der auch nachbestellte Auftragspositionen aus anderen Aufträgen hinzugefügt werden.
Eine Bedingung in beiden Fällen ist, dass der Lieferant (Kunde) und das Lager bei allen Positionen gleich sind. Ist das nicht der Fall, wird für jede Lieferanten-/Lager-Konstellation eine separate Nachbestellung erzeugt.

Lieferanten hinterlegen!

Damit eine Bestellung möglich ist, muss für jeden Artikel ein Lieferant hinterlegt sein.

Auftragspositionen wählen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einzelne Positionen bzw. alle Positionen eines Auftrags für die Nachbestellung zu wählen.

Bild 7: Markierte Positionen für Nachbestellung wählen

Einzelne Positionen für die Nachbestellung wählen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.
  3. Klicken Sie auf das Tab Nachbestellung.
  4. Wählen Sie die Varianten, die Sie nachbestellen möchten (Häkchen setzen, Bild 7, Pos. 1).
  5. Klicken Sie auf Markierte Positionen nachbestellen (Bild 7, Pos. 2).
    → Eine allgemeine, offene Nachbestellung wird erzeugt, in die neben den markierten Positionen auch Auftragspositionen aus anderen Aufträgen überführt werden, wenn diese über diesen Button gewählt wurden. Die Teilmengen werden unter Menge angezeigt.

Wenn Sie bestimmte Artikelpositionen für die Nachbestellung gewählt haben (Bild 7), wird Alle Positionen nachbestellen deaktiviert und ist nicht mehr wählbar.

Alle Positionen für eine Nachbestellung wählen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.
  3. Klicken Sie auf das Tab Nachbestellung.
  4. Klicken Sie auf Alle Positionen nachbestellen.
    → Es wird nur für diesen Auftrag eine Nachbestellung erzeugt, die alle Positionen des Auftrags enthält. Die Teilmengen werden unter Menge angezeigt.

Nachbestellung ausführen (bestellen)

Bild 8: Auftragspositionen nachbestellen

Bedeutung der Angaben unter Menge (Bild 8, blauer Pfeil)

In der Spalte Menge sehen Sie auf einen Blick die gelieferte Menge (grüne Zahl), die offene Menge (rote Zahl) und die bestellte Menge (weiße Zahl).
Unter geliefert werden Teilmengen angezeigt, wenn diese als Teillieferung in der Nachbestellung unter Status gebucht werden.
Im Auftrag in Bild 8 wurde z.B. eine Menge von 0 Artikeln geliefert. 100 Artikel stehen noch aus. Insgesamt wurden 100 Artikel bestellt.

Nachdem Sie die Auftragspositionen gewählt haben, führen Sie nun die eigentliche Nachbestellung aus. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Nachbestellung ausführen:
  1. Klicken Sie im Tab Nachbestellung des Auftrags auf einen Warenkorb (Bild 8, roter Pfeil).
    → Das Menü Nachbestellung wird geöffnet. Im Tab Base der Nachbestellung werden die bestellten Artikel im Bereich Artikeldaten angezeigt.
  2. Klicken Sie im Bereich Grunddaten bei der Option Bestellen auf das Zahnrad (Bild 9, roter Pfeil).
    → Die Bestellung wird ausgeführt. Die Bestelldaten werden auch im Auftrag im Tab Nachbestellung angezeigt.

Bild 9: Nachbestellung ausführen

Tipp: EK und Menge anpassen

Sie können im Bereich Artikeldaten des Tabs Base die Optionen EK und Menge anpassen, bevor die Nachbestellung ausgeführt wird.

Weitere Details zur Bearbeitung der Nachbestellung und wie Sie z.B. Teilmengen buchen finden Sie auf der Handbuchseite Nachbestellungen.

Variantenmengen einer Nachbestellung erhöhen

Bei noch offenen Nachbestellungen können Sie die Mengen für Varianten erhöhen. Dies ist für Werte möglich, für die bei der Mengenverteilung prozentuale Anteile hinterlegt wurden. Gehen Sie wie folgt vor, um die Menge für Varianten zu erhöhen.

Bild 10: Variantenmengen bei Nachbestellungen erhöhen

Menge für Variante erhöhen:
  1. Klicken Sie auf Mengen für Varianten erhöhen (Bild 10, Pos. 1).
  2. Wählen Sie die ID der Nachbestellung und den Artikel aus den Dropdown-Menüs.
  3. Wählen Sie das Attribut und den Wert.
  4. Tragen Sie die Menge ein.
  5. Klicken Sie auf Menge erhöhen (Bild 10, Pos. 2).
  6. Wiederholen Sie diese Schritte für jede Variante, deren Menge Sie erhöhen möchten.

Tab: Lief

Im Tab Lief werden Lieferaufträge erstellt. Sie sehen dort die Artikelpositionen des Auftrags, die noch nicht in Lieferaufträge überführt wurden.

Bild 11: Artikelpositionen im Tab Lieferaufträge

Lieferaufträge manuell anlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.
  3. Klicken Sie auf das Tab Lief.
  4. Tragen Sie in das Feld LiefAufMenge (Menge für den Lieferauftrag) die Menge ein, die in den Lieferauftrag überführt werden soll (Bild 11, Pos. 1).
    → Die eingetragene Menge darf nicht größer sein als die unter NZMenge (nicht zugeordnete Menge) angezeigte Menge.
  5. Klicken Sie auf das Zahnrad (Bild 11, Pos. 2), um den Lieferauftrag anzulegen.
Lieferaufträge automatisch anlegen

Klicken Sie auf Lieferauftrag automatisch anlegen (Bild 11, blauer Pfeil), um die Aufträge entsprechend der unter Einstellungen » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag im Feld Aufträge in Lieferaufträge splitten nach gewählten Einstellung anzulegen. Es werden alle Auftragspositionen in Lieferaufträge geteilt. Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn noch kein Lieferauftrag zu dem Auftrag besteht.

Für die in einem Lieferauftrag enthaltene Menge wird die Bestandsreservierung beim Anlegen eines Lieferauftrags vom Hauptauftrag auf den Lieferauftrag übertragen. Werden Lieferaufträge einzeln angelegt und im Hauptauftrag sind noch Artikel vorhanden, werden diese Artikel ebenfalls reserviert.

Tipp: Auftragspositionen im Hauptauftrag bearbeiten

Auftragspositionen können zum Hauptauftrag hinzugefügt oder daraus gelöscht werden. Allerdings können nur Auftragspositionen, die nicht in Lieferaufträgen enthalten sind, aus dem Hauptauftrag gelöscht werden. Die Menge der Artikel im Hauptauftrag lässt sich erhöhen oder verringern. Sie sollten jedoch nur nicht zugeordnete Mengen löschen. Technisch möglich ist auch das Löschen von Positionen, die bereits in einem Lieferauftrag enthalten sind. Dies sollten Sie jedoch vermeiden.

Gruppenfunktion

Mit der Gruppenfunktion ist es möglich, Prozesse für eine größere Menge an Aufträgen gleichzeitig auszuführen. Damit werden Vorgänge, z.B. eine Statusänderung oder ein E-Mail-Service, auf alle markierten Aufträge angewendet. Sie können auch bestimmte Aufträge per Gruppenfunktion löschen. Die Gruppenfunktion ist besonders zu empfehlen, wenn viele Aufträge bearbeitet werden müssen und die individuelle Bearbeitung sehr zeitaufwändig wäre. Bild 12 zeigt das Bearbeitungsfenster mit den verfügbaren Optionen.

Alternativ Datenaustausch nutzen

Mit der Gruppenfunktion werden nur die Aufträge erfasst, die in der Übersicht angezeigt werden. Das sind bis zu 400 Aufträge. Sollen größere Auftragsmengen oder alle Aufträge gleichzeitig bearbeitet werden, verwenden Sie den dynamischen Datenaustausch.

Bild 12: Anwendung der Gruppenfunktion

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Verwendung der Gruppenfunktion.

Beispiel Warenausgang per Gruppenfunktion buchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Markieren Sie die Aufträge, für die Warenausgang per Gruppenfunktion gebucht werden soll.
  3. Klicken Sie auf Gruppenfunktion (Bild 12, Pos. 1).
  4. Markieren Sie die Option Warenausgang buchen (Bild 12, Pos. 2).
  5. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit (Bild 12, Pos. 3).
    → Für das Datum wird automatisch das aktuelle Datum gewählt, dies ist jedoch änderbar. Die Wahl des Datums ist bei dieser Gruppenfunktion Pflicht.
  6. Klicken Sie auf Anwenden, um die Aktion auszuführen (Bild 12, Pos. 4).

Ein weiteres Beispiel für die Verwendung der Gruppenfunktion finden Sie auf der Handbuchseite Auftragssuche.

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