Gutschrift

Mit plentymarkets können Sie Gutschriften anlegen und z.B. für Ihre Buchhaltung im Format DATEV exportieren. Gutschriften erzeugen Sie unter Aufträge » Aufträge bearbeiten aus einem Auftrag.

 

Grundeinstellung für Gutschriften

Bevor Sie eine Gutschrift anlegen, prüfen Sie den Standard-Status für Gutschriften im Menü Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen passen diesen bei Bedarf an und speichern die Einstellungen.

Grundeinstellungen speichern

Die Grundeinstellungen unter Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen müssen bei Inbetriebnahme des Systems gespeichert werden, da die Einstellungen dieses Menüs nur dann wirksam werden. Speichern Sie daher das Menü auch, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben.

Eine Gutschrift anlegen

Soll zu einem bestehenden Auftrag eine Gutschrift angelegt werden, muss zunächst der Auftrag im Menü Aufträge geöffnet werden.

Auftrag suchen:
  1. Suchen Sie den gewünschten Auftrag z.B. durch Eingabe der ID oder der Kundendaten in der Auftragssuche.
  2. Öffnen Sie anschließend den Auftrag durch Klick in der Zeile in der Auftragsübersicht.
    → Der Auftrag wird in einem eigenen Tab geöffnet (Bild 1).

Durch Wahl der Option Gutschrift / anlegen im Tab Übersicht (Bild 1) wird ein neuer Gutschriftauftrag in plentymarkets erzeugt. Hierbei handelt es sich um einen speziellen Auftrag mit allen Artikeln und Preisen des verknüpften Originalauftrags.

Gutschrift anlegen:
  1. Klicken Sie auf das Tab Übersicht des Auftrags, zu dem Sie eine Gutschrift anlegen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gutschrift und dort auf die Einstellung anlegen.
    → Die Gutschrift wird in einem eigenen Tab geöffnet.

Bild 1: Eine Gutschrift anlegen

Sie können die Optionen der Artikel einer Gutschrift im Tab Bearbeiten ändern oder auch nicht zutreffende Artikel aus der Artikelauflistung der Gutschrift löschen. Dabei ist es auch möglich, die Menge eines Artikels in der Gutschrift zu ändern. Sie erkennen änderbare Optionen an den Textfeldern, Dropdown-Menüs oder Textlinks. Weiterhin finden Sie rechts Icons zu den Bereichen Warenbestand und Nachbestellung anlegen. Das Löschen-Icon entfernt den Artikel aus der Gutschrift.

Tipp: Optionen vor Anlegen prüfen

Nicht in einer Gutschrift änderbare Optionen, wie z.B. das Lager müssen Sie ggf. im Auftrag vor Anlegen der Gutschrift ändern, sollte dies nötig bzw. von Ihnen gewünscht sein.

Im Tab Übersicht des Auftrags steht rechts der Hinweis Gutschrift verfügbar, wenn eine Gutschrift zu dem Auftrag angelegt wurde.

Bild 2: Gutschrift verfügbar

Wurde zu einem Auftrag eine Gutschrift erzeugt, ist diese im Tab Übersicht über das Dropdown-Menü Gutschrift / suchen verlinkt.

Bild 3: Gutschrift suchen

Tipp: mehrere Gutschriften pro Auftrag möglich

Zu einem Auftrag können mehrere Gutschriften angelegt werden.

Sammelgutschrift

Eine Sammelgutschrift erzeugen Sie unter Aufträge » Sammelaufträge.

Es werden alle Gutschriften der Kundenklasse gesammelt in einer Sammelgutschrift abgelegt. Je nach Anforderung empfiehlt es sich, eigene Kundenklassen für Sammelgutschriften anzulegen.

Sammelgutschrift für eine Kundenklasse generieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Sammelaufträge.
  2. Öffnen Sie das Untermenü Sammelgutschriften generieren.
  3. Wählen Sie die Kundenklasse und einen Zeitraum (optional).
    → Der Zeitraum bezieht sich auf das Datum des Gutschrifteingangs.
  4. Klicken Sie auf das Zahnrad, um eine Sammelgutschrift zu generieren.

Gutschriftbeleg erstellen

Prüfen Sie die Artikelpositionen und ändern Sie bei Bedarf die Optionen, bevor Sie einen Beleg der Gutschrift im Tab Belege erzeugen.

Beleg für Gutschrift erstellen:
  1. Wählen Sie die Option Gutschrift aus dem Dropdown-Menü unter Beleg / erstellen.
  2. Klicken Sie auf den Link Beleg erstellen.

Bevor Gutschriftenbelege erzeugt werden können, muss die Dokumentenvorlage Gutschrift im Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente eingerichtet werden.

Warenbestand zurückbuchen

Wenn beim Hauptauftrag der Warenausgang bereits gebucht wurde und die Waren wieder in das Lager zurückgebucht werden sollen, kann dies in der Gutschrift im Tab Einstellungen vorgenommen werden.

Bild 4: Gutschrift; Optionen der Rückbuchung des Warenbestandes

Warenbestand zurückbuchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den Auftrag.
  3. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen.
  4. Klicken Sie bei der Option Warenausgang auf den Link zurücksetzen.
  5. Wählen Sie im angezeigten Fenster die gewünschte Option gemäß den Erläuterungen in Tabelle 1.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang auszuführen.
Einstellung Erläuterung
Warenausgang komplett zurücksetzen Setzt den Warenausgang vollständig zurück. Auch das Datum des Warenausgangs wird gelöscht.
Warenbestand zurückbuchen In diesem Bereich werden die Artikel vollständig oder teilweise zurückgebucht.
Komplette Menge wählen Trägt die komplette Menge des Artikels im Auftrag in das Feld Rückbuchen ein.
Komplette Menge abwählen Setzt die Artikelmengen unter Rückbuchen auf Null.
Rückbuchen Die Artikelmenge(n) eintragen, die zurückgebucht werden soll(en), wenn Teilmengen zurückgebucht werden sollen.
Lager Das Lager wählen, in das die Artikel zurückgebucht werden sollen.
Lagerort Den Lagerort wählen, zu dem die Rückbuchung erfolgen soll.
Menge im Auftrag Zeigt die Menge der Artikel an, die im Auftrag enthalten sind.
Zurückgebucht Zeigt bereits zurückgebuchte Artikelmengen an.
ID ID des Artikels
Artikel Name des Artikels

Tab. 1: Gutschrift; Optionen zur Rückbuchung des Warenbestandes

Tipp: Status des Auftrags prüfen

Wurde beim Hauptauftrag noch kein Warenausgang gebucht, erfolgte für die Artikelpositionen auch noch keine Reduzierung des physischen Warenbestands. Befindet sich der Hauptauftrag in einem Auftragsstatus kleiner 7, werden die Artikelmengen im Warenbestand weiterhin reserviert / geblockt. Es empfiehlt sich in diesem Fall, für die Rückbuchung den Auftragsstatus des Hauptauftrags auf 8 (Storniert) zu ändern.

Rückzahlungen

Sie können Rückzahlungen direkt in einer Gutschrift ausführen, entweder im Tab Einstellungen über das Icon Rückzahlung oder alternativ im Tab Zahlung.

Rückzahlungen im Tab: Einstellungen

Die Option Rückzahlung an Kunden (Bild 6) wird nur bei den Zahlungsarten PayPal, ClickandBuy und heidelpay angezeigt.

Bild 5: Rückzahlung in Gutschrifteinstellungen

Rückzahlung ausführen:
  1. Klicken Sie in der Gutschrift im Tab Einstellungen bei der Option Rückzahlung auf das Zahlungs-Icon (Bild 5).
  2. Prüfen Sie den Betrag der Rückzahlung und passen Sie diesen ggf. an.
  3. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Rückzahlung auszuführen (Bild 6).

Bild 6: Rückzahlung im Tab Einstellungen einer Gutschrift

Bedingung bei PayPal

Bei PayPal ist es nicht möglich, höhere Beträge einzusetzen als mit der ursprünglichen Paypal-Transaktion bezahlt wurden.

Rückzahlungen im Tab: Zahlung

Im Tab Zahlung sehen Sie alle Zahlungen und Teilzahlungen, die zum Auftrag gehören. Über Filter suchen Sie außerdem nach einzelnen Zahlungen des Auftrags. Im Tab Zahlungsverkehr werden in der obersten Leiste der Rechnungsbetrag, der bereits bezahlte Rechnungsbetrag und der noch offene Rechnungsbetrag angezeigt. So haben Sie anhand dieser Zahlen direkt einen Überblick. Rückzahlungen buchen Sie in diesem Tab manuell über den Button Zahlung buchen.

Eine Gutschrift suchen

In der Auftragsübersicht kann auch nach Gutschriften gesucht werden. Um alle Gutschriften anzuzeigen, wählen Sie unter Status die Auswahl ALLE und unter Typ die Option Gutschrift. In der Auftragsübersicht wird bei Gutschriften neben der Auftrags-ID der Gutschrift noch ein Hinweistext angezeigt: die Information Gutschrift sowie die Auftrags-ID des Auftrags, aus dem die Gutschrift stammt.

Bild 7: Gutschrift-Info: Auftrags-ID

Eine Gutschrift löschen

Sie können eine Gutschrift, auch direkt nachdem Sie diese angelegt haben, durch Klicken auf das Löschen-Icon im oberen Bereich der Gutschrift wieder löschen.

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