Lieferauftrag

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Lieferauftrag

Der Auftragstyp Lieferauftrag ermöglicht es Ihnen, aus einem Hauptauftrag jeweils Lieferaufträge für die in diesem Auftrag enthaltenen Artikel zu generieren, so dass Sie diese einzeln bw. in Teilen verschicken können. Sie können somit z. B. Artikel, die Sie auf Lager haben, sofort losschicken und Artikel, die Sie erst noch geliefert bekommen, später nachsenden. Dies können Sie mit unterschiedlichen Dienstleistern oder auch mit nur einem Dienstleister durchführen.
Lieferaufträge können per Ereignisaktion, manuell oder automatisch erstellt werden.

Bei "normalen" Aufträgen würde es zu Problemen führen, wenn die jeweiligen Logistiker denselben Auftrag bearbeiten würden, weil die Statusänderung durch einen Logistiker den Abruf des Auftrags für die anderen Logistiker blockieren würde. Mit der hier beschriebenen Funktion bearbeitet jeder Logistiker nun seinen eigenen Lieferauftrag.

Grundeinstellungen

Die Funktion Lieferaufträge ist zum einen anwendbar, wenn die Artikel eines Auftrags verschiedenen Lagern zugeordnet sind und in den Grundeinstellungen zu Lagern im Menü Einstellungen > Aufträge > Grundeinstellungen folgende Optionen gewählt sind:

Bild 1: Lager-Optionen b) und b) als Voraussetzung für Lieferaufträge

Zum anderen ist auch die Variante mit der Option in Abhängigkeit des Warenbestandes möglich.

Bild 2: Lager-Optionen b) und c) als Voraussetzung für Lieferaufträge

Pflichteinstellungen
Diese Grundeinstellungen müssen vorgenommen werden, um die Funktion Lieferaufträge zu nutzen. Außerdem müssen Sie Logistik-Dienstleister im System eingerichtet haben.

Beachten Sie dazu die Handbuchseite Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, Lieferaufträge nach folgenden Kriterien zu splitten: Lager, Versandprofil, Lager und Versandprofil, oder Lager- und Netto-Warenbestand.

Lieferaufträge splitten
Diese Einstellung nehmen Sie im Menü Einstellungen » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag vor.

Bild 3: Optionen im Menü Lieferaufträge

Eigenschaften eines Lieferauftrags

Ein Lieferauftrag besitzt folgende Eigenschaften:

  • Eine Anpassung ist nach Erzeugung nicht mehr möglich
  • Der Bestand wird vom Hauptauftrag übernommen
  • Der Preis und das Gewicht eines Artikels wird übernommen
  • Die Erzeugung eines Lieferscheins ist möglich
  • Die Erzeugung eines Adressetiketts ist möglich
  • Weitere PDF-Dokumente können nicht generiert werden

Daraus folgt:

Konsequenzen für die Auftragsbearbeitung

  • Sie dürfen keine Artikelpositionen im Hauptauftrag löschen, die sich in einem Lieferauftrag befinden
  • Die Menge, die für eine Artikelposition im Hauptauftrag hinterlegt ist, darf nicht in eine Menge geändert werden, die die Artikelmengen unterschreitet, die in Lieferaufträgen verteilt sind
  • Die nötigen PDF-Dokumente (z. B. Rechnung) werden im Hauptauftrag erzeugt

Lieferaufträge anlegen

Zuerst legen Sie den eigentlichen Auftrag unter Beachtung der in Abschnitt 1 genannten Punkte an. Die zugehörigen Lieferaufträge werden idealerweise über eine Ereignisaktion generiert. Sie als Händler können somit bestimmen, wann und wie die Lieferaufträge zu einem Auftrag generiert und von dem jeweiligen Logistik-Dienstleister abgerufen werden können. In einem weiteren Beispiel erläutern wir dann die manuelle Erzeugung von Lieferaufträgen.

Erfahren Sie mehr zum Anlegen von Lieferaufträgen im folgenden Videotutorial:

Lieferaufträge per Ereignisaktion anlegen

Nachfolgend drei Beispiele zur Generierung von Lieferaufträgen zu einem Auftrag per Ereignisaktion.

Erzeugen Sie folgende neue Ereignisaktionen bzw. die von Ihnen benötigten und nehmen Sie darin die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vor.

Tipp
Wählen Sie für die Generierung von Lieferaufträgen Beispiel A, B oder C, wobei C wegen der Generierung nach dem Rechnungsdruck Vorteile hat.

Beispiel A: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang"

Wenn Sie möchten, dass schon beim Eingang eines Auftrages die zugehörigen Lieferaufträge generiert werden sollen, nutzen Sie folgende Einstellungen.

Der Nachteil ist, dass der Status nicht beachtet wird und somit auch Lieferaufträge von Aufträgen in Status 3.0 (oder 1.0 wenn Sie mit Auktionsplattformen wie eBay arbeiten) generiert werden. Diese nehmen dann den Status des Hauptauftrages an.

Ereignisaktion Beispiel A erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen > Aufträge > Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang und wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsanlage > Neuer Auftrag.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.
  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragslager hinzu, markieren Sie im Filter die Option Mehrere Lager pro Auftrag.
  7. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Lieferaufträge generieren hinzu.
  8. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  9. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 4: Ereignisaktion Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang

Beispiel B: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5"

Wenn Sie möchten, dass zu einem Auftrag, der in den Status 5.0 gelangt, die zugehörigen Lieferaufträge generiert werden, nutzen Sie folgende Einstellungen.

Der Nachteil ist, dass Sie nach der Generierung der Lieferaufträge den Hauptauftrag nicht mehr verändern dürfen, damit die Summe der Artikel der Lieferaufträge der des Hauptauftrags entspricht.

Ereignisaktion Beispiel B erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen > Aufträge > Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5 und wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsänderung > Statuswechsel und als Status [5] Freigabe Versand.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.
  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragslager hinzu, markieren Sie im Filter die Option Mehrere Lager pro Auftrag.
  7. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Lieferaufträge generieren hinzu.
  8. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  9. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 5: Ereignisaktion Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5

Beispiel C: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Rechnungsdruck"

Dieses dritte Beispiel bietet die meisten Vorteile. Die Lieferaufträge zu einem Auftrag werden erst mit dem Rechnungsdruck des Hauptauftrags generiert. Somit können Sie den Hauptauftrag solange offen lassen und Änderungen vornehmen bis Sie ihn durch den Rechnungsdruck zum Versand freigeben. Folgende Einstellungen sind nötig:

Ereignisaktion Beispiel C erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen > Aufträge > Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Lieferauftrag generieren bei Rechnungsdruck und wählen Sie unter Ereignis die Option Dokumente > Rechnung generiert.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.
  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragslager hinzu, markieren Sie im Filter die Option Mehrere Lager pro Auftrag.
  7. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Lieferaufträge generieren hinzu.
  8. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  9. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 6: Ereignisaktion Lieferauftrag generieren bei Rechnungsdruck

In Kapitel 2.2 folgt ein Beispiel zur manuellen Generierung von Lieferaufträgen direkt in einem Auftrag.

Lieferaufträge im Auftrag anlegen

In der Auftragsbearbeitung finden Sie im Tab Lief die Optionen Lieferaufträge automatisch anlegen und Lieferauftrag anlegen.

Bild 7: Lieferaufträge im Tab Lief anlegen

Lieferaufträge automatisch anlegen

Klicken Sie auf den Button Lieferauftrag automatisch anlegen (s. Bild 7, blauer Pfeil), um die Aufträge entsprechend der im Feld Aufträge in Lieferaufträge splitten nach gewählten Einstellung unter Einstellungen > Aufträge > Auftragstypen > Lieferauftrag anzulegen. Es werden alle Auftragspositionen in Lieferaufträge geteilt.

Lieferaufträge automatisch anlegen
Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn noch kein Lieferauftrag zu dem Auftrag besteht.
Lieferaufträge manuell anlegen
  1. Tragen Sie in das Feld LiefAufMenge (Menge für den Lieferauftrag), die Menge ein, die Sie in den Lieferauftrag überführen wollen.
  2. Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad (s. Bild 7, grüner Pfeil), um den Lieferauftrag anzulegen.
    → Auf diese Weise können Sie Lieferaufträge einzeln anlegen.
NZMenge
Die Menge, die Sie unter LiefAufMenge eintragen, darf nicht größer sein, als die unter NZMenge (nicht zugeordnete Menge) angezeigte Menge.
Bestandsreservierung
Für die in einem Lieferauftrag enthaltene Menge wird die Bestandsreservierung beim Anlegen eines Lieferauftrags vom Hauptauftrag auf den Lieferauftrag übertragen. Werden Lieferaufträge einzeln angelegt und im Hauptauftrag sind noch Artikel vorhanden, werden diese ebenfalls reserviert.
Tipp: Lieferaufträge löschen
Lieferaufträge können einzeln oder über die Gruppenfunktion in der Auftragssuche gelöscht werden.
Tipp: Auftragspositionen im Hauptauftrag bearbeiten
Es können weitere Auftragspositionen, auch andere Artikel, zum Hauptauftrag hinzugefügt oder daraus gelöscht werden. Allerdings können nur Auftragspositionen, die nicht in Lieferaufträgen enthalten sind, aus dem Hauptauftrag gelöscht werden. Die Menge der Artikel im Hauptauftrag lässt sich erhöhen oder verringern. Löschen sollten Sie jedoch nur nicht zu Lieferaufträgen zugeordnete Mengen.
Löschen von Positionen vermeiden
Technisch möglich ist zwar auch das Löschen von Positionen, die bereits in einem Lieferauftrag enthalten sind. Dies sollten Sie jedoch vermeiden, um Fehlfunktionen zu verhindern.

Lieferaufträge suchen

Lieferaufträge in der Auftragsübersicht suchen

Lieferaufträge in der Auftragsübersicht suchen:
  1. Öffnen Sie die Auftragsübersicht.
  2. Wählen Sie im Bereich Filter aus dem Dropdown-Menü Typ die Option Lieferauftrag und wählen Sie die Option suchen.
    → In der Auftragsübersicht werden nur Lieferaufträge angezeigt. Hier sehen Sie die Nummer des entsprechenden Lieferauftrags und das Datum, an dem dieser Lieferauftrag angelegt wurde.
  3. Klicken Sie auf eine Nummer, um den entsprechenden Lieferauftrag zu öffnen.
Tipp: Lieferaufträge filtern
Mit Hilfe der Datumsauswahl und anderer Einstellungen im Bereich Filter können Sie die Genauigkeit Ihrer Suche erhöhen und die Anzahl der angezeigten Lieferaufträge verringern.

Lieferaufträge im Auftrag selbst suchen

Ob Lieferaufträge zu einem Auftrag bestehen, sehen Sie im Tab Übersicht des betreffenden Auftrags.

Bild 8: Lieferauftragshinweis im Hauptauftrag

Lieferaufträge im Tab Aufträge eines Auftrags
Eine weitere Möglichkeit, sich die Lieferaufträge anzusehen, besteht im Tab Aufträge des Auftrags. Hier sehen Sie alle Aufträge des Kunden aufgeführt und somit auch die Lieferaufträge, die Sie dort auch suchen können.

Bild 9: Lieferaufträge im Tab Aufträge eines Auftrags suchen

Hauptaufträge aktuell halten

Der Status des Hauptauftrags wird automatisch auf den niedrigsten gemeinsamen Status aller Lieferaufträge des jeweiligen Hauptauftrags angepasst.

Gemeinsamer Status
Wenn z. B. ein Auftrag (in Status 5.0) zwei Lieferaufträge hat (je in Status 5.0) und der eine Lieferauftrag wechselt in den Status 6.5 (am Beispiel bedeutet 6.5 "Beim Logistiker im Versand", also vom Logistik-Dienstleister abgerufen), ändert sich am Status des Hauptauftrages zunächst nichts. Wenn der zweite Lieferauftrag in den Status 6.5 wechselt, wird automatisch auch der Status des Hauptauftrages zu 6.5 geändert.
Tipp
Bei Fehlfunktionen in Ihrem System können Sie den Statuswechsel auch per Ereignisaktion einrichten.
Ereignisaktion für das Anpassen eines Status Hauptauftrag an Lieferaufträge erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen > Aufträge > Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Status Hauptautrag an Lieferauftrag anpassen und wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsänderung > Statuswechsel und als Status [6.5] Beim Logistiker im Versand.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.
  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Lieferauftrag.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Status des Hauptauftrags ändern hinzu. In der Aktion die Option Niedrigster Status aller Lieferaufträge wählen.
  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  8. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 10: Ereignisaktion Status Hauptauftrag an Lieferaufträge anpassen; Statuswechsel zu 6.5

Der Status 6.5 bedeutet in unserem Beispiel Beim Logistiker im Versand. Analog dazu wäre die Erstellung einer Ereignisaktion bei Wechsel zu Status 7.0 Warenausgang gebucht möglich, wenn der Logistiker den Warenausgang gemeldet hat.

Hauptauftrag eines Lieferauftrags bearbeiten
Variable Benutzer müssen über die Berechtigung für alle Läger der Lieferaufträge eines Hauptauftrags verfügen, um den Hauptauftrag öffnen zu dürfen. Prüfen Sie ggf. die Einstellungen im Benutzerprofil.
Hauptauftrag bzw. Lieferaufträge löschen
Wenn Sie einen Hauptauftrag löschen möchten, müssen zuerst die Lieferaufträge gelöscht werden und dann erst kann der Hauptauftrag gelöscht werden.

Warenbestand und Warenausgang

Der Warenbestand bei den Lieferaufträgen wird reserviert und bei deren Warenausgang werden die Bestände entsprechend reduziert. Der Hauptauftrag erhält dann auch automatisch den niedrigsten Status seiner Lieferaufträge, also auch die Information, dass der Warenausgang gebucht wurde, wenn alle Lieferaufträge des Hauptauftrags den Warenausgang gebucht haben.

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