Standard-Fulfillment im Detail

Dieses Kapitel beschreibt eine mögliche Konfiguration der wichtigsten Untermenüs im Menü Aufträge » Fulfillment und umfasst die Schritte, die ab der Freigabe zum Warenversand bis zum tatsächlichen Warenausgang nötig sind. Die folgende Beschreibung ist ein Beispiel, wie Sie den kompletten Vorgang sinnvoll konfigurieren und einfach und schnell abarbeiten können.

Erfasst werden Aufträge ab dem Status 5. Bei diesen Aufträgen wurde bereits ein Zahlungseingang gebucht (Wechsel von Statusbereich 3 in 4) und außerdem ist die Ware verfügbar (Wechsel von Statusbereich 4 in 5).

Sie haben alternativ die Möglichkeit, diese Schritte weiter zu automatisieren indem Sie für bestimmte Schritte Ereignisaktionen einrichten. Diese Seite enthält Beispiele dazu. Weiterhin können Sie das Fulfillment über einen Versanddienstleister, z.B. DHL Intraship, oder z.B. mit dem plentymarkets Client automatisieren.

 

Vorbereitung

Legen Sie zunächst im Menü Einstellungen » Aufträge » Auftragsstatus für jeden Schritt einen Unterstatus an, in den Aufträge dann jeweils geändert werden (Tabelle 1). Wir verwenden im Beispiel in Bild 1 die Standardbezeichnungen des Systems. Sie können diese Bezeichnungen auch ändern.

Bild 1: Status 5 und Unterstatus

Beispiel

Wenn für einen Auftrag im Status 5 Freigabe Versand die Rechnung erzeugt wurde, sollte dieser in den Status Rechnung erzeugt geändert werden, in unserem Beispiel (s. Bild 1) ist das Status 5.2.
Das gewährleistet, dass der Bearbeitungsstand eines Auftrags jeweils am Status zu erkennen ist. Außerdem ist das die Voraussetzung dafür, dass Aufträge eindeutig vom System für den jeweils nächsten Schritt erfasst werden können. Bild 1 und Tabelle 1 zeigen ein Beispiel für eine Standard-Konfiguration.

Die folgende Tabelle erläutert die Statuseinstellungen im Menü Aufträge » Fulfillment:

Untermenü Auftragsstatus Ändere Auftragsstatus Ereignisaktion
Rechnungen erzeugen Freigabe Versand Rechnung erzeugt Automatische Rechnungserzeugung
Automatischer Rechnungsversand per E-Mail
Lieferscheine erzeugen Rechnung erzeugt Lieferschein erzeugt  
Pickliste Lieferschein erzeugt Pickliste erzeugt  
Packliste Pickliste erzeugt Packliste erzeugt  
Lieferanschriftenliste Packliste erzeugt Warenausgang gebucht Automatische Buchung des Warenausgangs bei Statuswechsel auf Status 7 Warenausgang gebucht
Adressetiketten Packliste erzeugt Warenausgang gebucht Automatische Buchung des Warenausgangs durch gleiche Ereignisaktion wie Lieferanschriftenliste
Import Paketnummern     Automatischer Versand der E-Mail-Vorlage Versandbestätigung zur Bestellung bei Statuswechsel auf Status Auftragseingabe Paketnummer

Tab. 1: Status

Tipp: Zeitsparende Vorgehensweise

In der Grundeinstellung werden alle Aufträge eines gewählten Status bearbeitet. Wenn Sie keine weitere Filterung benötigen, wählen Sie die Status in den Untermenüs gemäß Tabelle 1 sowie die Anzahl der Aufträge unter Limit und starten nacheinander die Prozesse. So durchlaufen Sie den gesamten hier beschriebenen Fulfillment-Prozess in kürzester Zeit.

Die Optionen in Tabelle 2 kommen in allen Untermenüs aus Tabelle 1 vor und werden daher nur an dieser Stelle erläutert. Besondere Optionen eines Untermenüs werden direkt im entsprechenden Kapitel erläutert.

Die folgende Tabelle erläutert die gemeinsamen Einstellungen der Untermenüs im Menü Aufträge » Fulfillment:

Einstellung Erläuterung
Auftragsstatus Jeweils den Status der Aufträge wählen, die im jeweiligen Menü bearbeitet werden sollen, siehe auch Tabelle 1.
Diese Einstellung ist wichtig, weil die zu bearbeitenden Aufträge jeweils anhand des Status ausgewählt werden.
Eigner Einen Eigner wählen, für dessen Aufträge Fulfillment-Dokumente erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Dokumente erzeugt werden sollen.
Mandant (Shop) Standard = nur Standard-Webshop
ALLE = Webshop und Mandanten
Lager Ein Lager oder die Option ALLE wählen.
Zahlungsart Eine Zahlungsart oder die Option ALLE wählen.
Sortierung Option wählen, nach der die erzeugten Fulfillment-Dokumente sortiert werden sollen.
Limit Wählen, wie viele Aufträge pro Durchgang bearbeitet werden sollen.
Es kann pro Durchgang höchstens das maximal einstellbare Limit an Aufträgen bearbeitet werden. Wenn die Anzahl der Aufträge, die bearbeitet werden sollen, größer ist, als das höchste einstellbare Limit, muss der Prozess entsprechend oft wiederholt werden. In der Grundeinstellung ist in manchen der Untermenüs das geringste Limit eingestellt, um eine optimale Systemleistung zu gewährleisten.
Ändere Auftragsstatus Jeweils den Status wählen, in den die Aufträge nach dem jeweiligen Schritt wechseln sollen, siehe auch Tabelle 1.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Tab. 2: Optionen

Layout

Sie können das Layout der Dokumente oder z.B. Etiketten individuell anpassen. Sie finden dazu jeweils einen Link im entsprechenden Untermenü.

Ereignisaktion

Wenn Sie z.B. zum automatischen Versand einer E-Mail-Vorlage mit Anhang eines Dokumentes eine Ereignisaktion anlegen möchten, finden Sie im jeweiligen Untermenü einen direkten Link zum Menü Ereignisaktionen.

Rechnungen erzeugen

In diesem Menü werden Rechnungen erzeugt, um diese zu drucken oder einer Sendung beizulegen.
Zusätzlich haben Sie nach der Rechnungserzeugung die Möglichkeit, die Rechnungen automatisch per E-Mail als PDF-Anhang an den Käufer zu verschicken.

Nach den Erläuterungen zur Rechnungserzeugung in diesem Menü finden Sie Informationen zur Erstellung von entsprechenden Ereignis-Aktionen.

Bild 2: Rechnungen erzeugen

Rechnungen erzeugen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Rechnungen erzeugen.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen für den Suchfilter gemäß Tabelle 1, 2 und 3 vor.
  3. Wählen Sie unter Aktion einen neuen Auftragsstatus, der den gewählten Aufträgen nach erfolgreicher Rechnungserstellung zugewiesen werden soll.
  4. Klicken Sie nach Auswahl aller Optionen auf das Zahnrad.
    → Sie erhalten eine PDF-Datei, welche die Rechnungen aller von Ihnen durch die Filteroptionen bestimmten Aufträge beinhaltet.

Die folgende Tabelle erläutert ergänzend zu Tabelle 2 die Einstellungen im Untermenü Rechnungen erzeugen:

Einstellung Erläuterung
Auftragsstatus Den Status Freigabe Versand wählen.
Rechnungsdatum Das Datum wählen, das in den erzeugten Rechnungen als Rechnungsdatum stehen soll.
Ändere Auftragsstatus Den Status Rechnung erzeugt wählen.

Tab. 3: Rechnungen erzeugen

Um entsprechend der Erzeugung im Menü die Rechnungen per Ereignisaktion zu erzeugen, legen Sie diese wie folgt beschrieben an. 

  • Ereignisaktion für die automatische Rechnungserzeugung einrichten
    1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
    2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
      → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.
    3. Tragen Sie einen Namen ein, z.B. Rechnungserzeugung.
    4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 4.
    5. Speichern Sie die Einstellungen.
    6. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 4 vor.
    7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
    8. Speichern Sie die Einstellungen.
Einstellung Option Auswahl
Ereignis Auftragsänderung > Statuswechsel [5] Freigabe Versand
Filter Auftrag > Auftragstyp Auftrag
Aktion 1 Dokumente > Rechnung erzeugen Wenn gewünscht Zahlungsziel und Skonto sowie einen Kommentar hinterlegen.
Aktion 2 Auftrag > Status ändern [5.2] Rechnung erzeugt

Tab. 4: Ereignisaktion für die automatische Rechnungserzeugung

Nun richten Sie eine Ereignisaktion für den automatischen Rechnungsversand per E-Mail ein. Die entsprechenden Aufträge werden anhand des Status Rechnung erzeugt ausgewählt, in den die Aufträge nach der Rechnungserzeugung versetzt wurden (Tabelle 3 und 4).

  • Ereignisaktion für den automatischen Rechnungsversand per E-Mail einrichten
    1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
    2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
      → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.
    3. Tragen Sie einen Namen ein, z.B. Rechnungsversand per E-Mail.
    4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 5.
    5. Speichern Sie die Einstellungen.
    6. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen gemäß Tabelle 5 vor.
    7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
    8. Speichern Sie die Einstellungen.
Einstellung Option Auswahl
Ereignis Dokumente > Rechnung erzeugt  
Filter Auftrag > Auftragstyp Auftrag
Aktion Kunde > E-Mail versenden Weitere Vorlagen > Rechnung PDF-Anhang
Empfänger: E-Mail-Adresse wählen

Tab. 5: Ereignisaktion für den automatischen Rechnungsversand per E-Mail

Rechnung per E-Mail

Der Versand der Rechnung ausschließlich per E-Mail oder die Verfügbarkeitsstellung per Download-Link ist rechtlich umstritten, wird allerdings inzwischen von immer mehr Händlern so praktiziert. Holen Sie sich dazu ggf. eine Rechtsberatung bei Ihrem Steuerberater ein.

Lieferscheine erzeugen

Für die Erstellung der Lieferscheine konfigurieren Sie das Menü so, dass alle Aufträge erfasst werden, für die bereits Rechnungen erzeugt wurden und die sich im Status Rechnungen erzeugt befinden.

Tipp: Keine Lieferscheine?

Wenn Sie keine Lieferscheine benötigen oder z.B. aus Kostengründen darauf verzichten möchten, lassen Sie diesen Schritt aus. Holen Sie diesbezüglich ggf. rechtlichen Rat ein.

Bild 3: Lieferscheine erzeugen

Lieferscheine erzeugen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Lieferscheine erzeugen.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen für den Suchfilter gemäß Tabelle 1, 2 und 6 vor.
  3. Wählen Sie unter Aktion einen neuen Auftragsstatus, der den gewählten Aufträgen nach erfolgreicher Lieferscheinerstellung zugewiesen werden soll und geben Sie, wenn gewünscht, einen Kommentar ein.
  4. Klicken Sie nach Auswahl aller Optionen auf das Zahnrad.
    → Sie erhalten eine PDF-Datei, welche die zugehörigen Lieferscheine aller von Ihnen durch die Filteroptionen bestimmten Aufträge beinhaltet.

Die folgende Tabelle erläutert ergänzend zu Tabelle 2 die Einstellungen im Untermenü Lieferscheine erzeugen:

Einstellung Erläuterung
Auftragsstatus Den Status Rechnung erzeugt wählen.
Ausdruck Wählen, ob für ALLE Aufträge Lieferscheine gedruckt werden sollen oder nur dann, wenn die Lieferanschrift vorhanden ist.
Warenausgangsdatum Das Warenausgangsdatum wählen, das auf den Lieferscheinen hinterlegt werden soll.
Sortierung Bestimmen, nach welcher Option die erzeugten Lieferscheine sortiert werden sollen. Optionen: Rechnungsnummer, Auftrags-ID, Kunden-ID, Artikel-ID.
Bei der Sortierungsoption Artikel-ID werden die Lieferscheine automatisch auch nach der Auftrags-ID sortiert.
Ändere Auftragsstatus Den Status Lieferschein erzeugt wählen.
Kommentar Einen Kommentar für den Käufer eintragen. Der Kommentar wird unter den Textelemente in den Lieferschein eingefügt.

Tab. 6: Lieferscheine erzeugen

Pickliste erzeugen

Die Pickliste dient der Vorkommissionierung. Die Pickliste enthält die Informationen der Artikel, die Sie für den jeweiligen Fulfillment-Prozess benötigen mit Angabe der Menge sowie des Lagerortes, damit die Artikel im Lager unmittelbar gefunden werden. Die nach der Pickliste im Lager entnommenen Artikel werden dann zentral, z.B. am Packtisch, auftragsweise gesammelt und verpackt.

Bild 4: Pickliste erzeugen

Tipp: Layout

Öffnen Sie über den Link PDF-Pickliste ändern die Pickliste und stellen Sie einen oberen Seitenrand von mindestens 25 mm ein.

Pickliste erzeugen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Pickliste.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen für den Suchfilter gemäß Tabelle 1, 2 und 7 vor.
  3. Wählen Sie unter Aktion einen neuen Auftragsstatus, der den gewählten Aufträgen nach erfolgreicher Erstellung der Pickliste zugewiesen werden soll.
  4. Klicken Sie nach Auswahl aller Optionen auf das Zahnrad.
    → Sie erhalten eine PDF-Datei, welche die Pickliste aller von Ihnen durch die Filteroptionen bestimmten Aufträge enthält.

Die folgende Tabelle erläutert ergänzend zu Tabelle 2 die Einstellungen im Untermenü Pickliste:

Einstellung Erläuterung
Auftragsstatus Den Status Lieferschein erzeugt wählen.
Sortierung Wählen zwischen Artikel-ID, Artikelnummer, Position Lagerort und Kategoriename der Standardkategorie aus dem Hauptshop (nur erste Ebene)
Sortierung Position Lagerort = Es wird nach der Positionsnummer des Lagerortes sortiert.
Ausgabeformat Wählen Sie das Ausgabeformat:
PDF = Erzeugt eine PDF-Datei
CSV = Erzeugt eine CSV-Datei
Ändere Auftragsstatus Den Status Pickliste erzeugt wählen.

Tab. 7: Pickliste erzeugen

Packliste erzeugen

Die Packliste enthält u.a. Informationen zur Versandart, damit Sie die Aufträge entsprechend verpacken können. Wenn Sie z.B. Aufträge haben, die als Warensendung verschickt werden sollen, sehen Sie das in der Packliste auf einen Blick. Damit das gewährleistet ist, muss das entsprechende Versandprofil so konfiguriert sein, dass aus der Bezeichnung bzw. dem Namen hervorgeht, dass es dazu verwendet werden soll, Warensendungen zu verschicken.

Bild 5: Packliste; Beispiel

Dieses Versandprofil müssen Sie dann bei den Artikeln, die per Warensendung verschickt werden sollen im Tab Base unter Versandprofile verknüpfen.
Das Versandprofil wird auf der Packliste unter Versender angezeigt und Sie sehen dann sofort, welche Aufträge z.B. als Paket und welche als Warensendung verschickt werden sollen.

Bild 6: Packliste erzeugen

Tipp: Layout

Öffnen Sie über den Link Packliste ändern die Packliste und stellen Sie einen oberen Seitenrand von mindestens 25 mm ein.

Packliste erzeugen:
  1. Öffnen Sie das Menü Auftträge » Fulfillment » Packliste.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen für den Suchfilter gemäß Tabelle 1, 2 und 8 vor.
  3. Wählen Sie unter Aktion einen neuen Auftragsstatus, der den gewählten Aufträgen nach erfolgreicher Erstellung der Packliste zugewiesen werden soll.
  4. Klicken Sie nach Auswahl aller Optionen auf das Zahnrad.
    → Sie erhalten eine PDF-Datei, welche die Packliste aller von Ihnen durch die Filteroptionen bestimmten Aufträge enthält.

Die folgende Tabelle erläutert ergänzend zu Tabelle 2 die Einstellungen im Untermenü Packliste:

Einstellung Erläuterung
Auftragsstatus Den Status Pickliste erzeugt wählen.
Ausgabeformat Das Ausgabeformat wählen:
PDF = Erzeugt eine PDF-Datei
CSV = Erzeugt eine CSV-Datei
Sortierung Bestimmen, nach welcher Option die erzeugten Packliste sortiert werden sollen. Optionen: Rechnungsnummer, Auftrags-ID, Artikel-ID.
Bei der Sortierungsoption Artikel-ID werden die Positionen automatisch auch nach der Auftrags-ID sortiert.
Ändere Auftragsstatus Den Status Packliste erzeugt wählen.

Tab. 8: Packliste erzeugen

Lieferanschriftenliste

Wenn Sie Pakete über einen Versanddienstleister versenden, benötigen Sie eine Lieferanschriftenliste. Es handelt sich dabei um einen Export mit Sendungsinformationen, den Sie dem jeweiligen Versanddienstleister anschließend bereitstellen, so dass dieser Ihnen wiederum gültige Versandetiketten für Ihre Pakete zur Verfügung stellen kann.

In diesem Menü exportieren Sie die Lieferanschriften Ihrer Aufträge in eine Datei, die Sie für die Software Ihres Versanddienstleisters benötigen.

Bereiten Sie die im Folgenden beschriebene Ereignisaktion vor, diese greift automatisch nach den in Kapitel 7 und 8 durchzuführenden Schritten.

Ereignisaktion für das automatische Buchen des Warenausgangs erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Warenausgang automatisch buchen und wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsänderung > Statuswechsel und als Status [7] Warenausgang gebucht.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.
  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Warenausgang buchen hinzu.
  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  8. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 7: Lieferanschriftenliste exportieren; Wahl des Datenformats

Lieferanschriftenliste exportieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Lieferanschriftenliste.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen für den Suchfilter gemäß Tabelle 1, 2 und 9 vor.
  3. Wählen Sie das Datenformat und das Trennzeichen.
    → Beachten Sie dazu den Hinweis in Tabelle 7.
  4. Klicken Sie nach Auswahl aller Optionen auf das Zahnrad.
    → Sie erhalten eine Datei, die Sie für den Import in die Software Ihres Versanddienstleisters auf Ihrem Rechner speichern.
  5. Importieren Sie die Datei dann mit der Software Ihres Versanddienstleisters.
Für alle Versandarten wiederholen

Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für alle Versandarten der zu bearbeitenden Aufträge.

Die folgende Tabelle erläutert ergänzend zu Tabelle 2 die Einstellungen im Untermenü Lieferanschriftenliste:

Einstellung Erläuterung
Auftragsstatus Den Status Packliste erzeugt wählen.
Datenformat Das Datenformat der Software Ihres Versanddienstleisters wählen.
Wenn für die bearbeiteten Aufträge mehrere Versanddienstleister relevant sind, den Exportprozess nacheinander für alle diesbezüglichen Datenformate durchführen.
Trennzeichen Das zutreffende Trennzeichen wählen.
Dieses Trennzeichen auch beim Import der Datei in die Software Ihres Versanddienstleisters wählen.
Ändere Auftragsstatus Den Status Warenausgang gebucht wählen.

Tab. 9: Lieferanschriftenliste erzeugen

Adressetiketten

Im Gegensatz zu Versandetiketten können Sie für Adressetiketten in plentymarkets genau festlegen, welche Informationen an welcher Stelle enthalten sein sollen. Da Sie Adressetiketten nicht vorgefertigt von einem Versanddienstleister erhalten, ist hier weder das Porto bereits abgerechnet, noch eine Sendungsnummer enthalten. Die Verwendung von Adressetiketten eignet sich besonders für Warensendungen, z.B. den Versand von Büchern, die Sie durch den individuellen Aufdruck Büchersendung u.U. günstiger versenden können als über das Gewicht des Pakets. Sie können in plentymarkets die benötigten Adressetiketten konfigurieren, eine PDF-Datei erzeugen und mit dieser dann Etiketten ausdrucken.

Ereignisaktion zum automatischen Buchen des Warenausgangs

Verwenden Sie hier die in Kapitel 7 beschriebene Ereignisaktion zum automatischen Buchen des Warenausgangs.

Bild 8: Adressetiketten generieren

Adressetiketten generieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Adressetiketten.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen für den Suchfilter gemäß Tabelle 1, 2 und 10 vor.
  3. Klicken Sie nach Auswahl aller Optionen auf das Zahnrad.
    → Sie erhalten eine PDF-Datei mit der Sie nun Adressetiketten auf Etikettenpapier drucken können.

Die folgende Tabelle erläutert ergänzend zu Tabelle 2 die Einstellungen im Untermenü Adressetiketten:

Einstellung Erläuterung
Etiketten-Vorlage Die Etiketten-Vorlage wählen.
Etiketten-Vorlagen erstellen: Auf den Link Etiketten-Layout bearbeiten klicken.
Mindestens eine Etiketten-Vorlage erstellen, um diese Auswahl verfügbar zu haben.
Auftragsstatus Den Status Packliste erzeugt wählen.
Auftrags-ID Wenn die Etiketten nur für bestimmte Aufträge gedruckt werden sollen, hier die Auftrags-IDs eingeben, jeweils getrennt durch ein Komma.
Artikel Wenn die Etiketten nur für bestimmte Artikel gedruckt werden sollen, hier die Artikel-IDs eingeben, jeweils getrennt durch ein Komma.
Typ Den Auftragstyp Auftrag oder die Option Alle wählen, wenn alle Auftragstypen berücksichtigt werden sollen.
Starten ab Zeile Für den Druck ab einer bestimmten Zeile hier eintragen, mit welcher Zeile der Druck starten soll.
In Kombination mit der Option Limit den Etikettendruck steuern: z.B. den ersten Druck auf 50 begrenzen (Limit) und dann für den folgenden Druck hier den Startwert 51 eingeben.
Gruppierung Wählen, ob ein Etikett pro Auftrag, pro Auftragsposition, pro Artikel oder pro Versandpaket erzeugt werden soll.
Ändere Auftragsstatus Den Status Warenausgang gebucht wählen.

Tab. 10: Adressetiketten generieren

Paketnummern importieren

Mit einem Paketnummernimport per CSV-Datei im Menü Aufträge » Fulfillment » Tab: Import Paketnummern können Sie auch größere Mengen an Paketnummern komfortabel in Ihrem plentymarkets System bearbeiten. Außerdem ist über eine Ereignisaktion eine Information des Empfängers und über eine Tracking-URL eine Sendungsverfolgung im Internet möglich.

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