Vorgänge automatisieren

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Vorgänge automatisieren

Ein nicht unerheblicher Teil des Tagesgeschäfts entfällt auf einfache Routineaufgaben, die Sie weitgehend durch Ihr plentymarkets-System erledigen lassen können. Beispielsweise der Versand von E-Mails an Ihre Kunden oder Mitarbeiter ist eine sehr zeitaufwendige Aufgabe, die für Ihr Geschäft aber unverzichtbar ist. plentymarkets bietet Ihnen verschiedene ebenso einfache wie effektive Werkzeuge an, mit denen Sie solche Routineaufgaben automatisch erledigen können. Diese Werkzeuge sind z.B. Ereignisaktionen oder automatische Abläufe, die über den Aktionsmanager gesteuert werden. Zunächst stellen wir Ihnen grundlegende Funktionen der Ereignisaktionen und des Aktionsmanagers anhand von praktischen Beispielen vor.

Voraussetzungen

Bestimmte Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um manche Automatismen durchführen zu können. Beispielsweise müssen Sie eine E-Mail-Vorlage erstellt haben, bevor Sie diese per Ereignisaktion verschicken können. Die Voraussetzungen werden für die Praxisbeispiele auf dieser Handbuchseite jeweils genannt.

Ereignisaktionen

Das Grundprinzip ist leicht verständlich: Bestimmte Ereignisse im Webshop lösen, gesteuert mit einer Ereignisaktion, durch eine Art Schalter-Funktion bestimmte Aktionen aus. Das einfachste Beispiel ist die Bestellbestätigung, bei dem auf das Ereignis: Neuer Auftrag immer die Aktion: E-Mail-Versand folgt. Die zu versendende E-Mail wird ebenfalls in der Ereignisaktion eingestellt.

Ereignisaktionen erstellen

Die folgenden Schritte zeigen die allgemeine Vorgehensweise bei der Konfiguration einer Ereignisaktion. Es werden je nach Ereignis weitere Optionen eingeblendet. Führen Sie die Aktivierung erst aus, wenn Sie mit der Konfiguration fertig sind. Natürlich ist es auch möglich, durch Entfernen des Häkchens eine Ereignisaktion inaktiv zu schalten, wenn diese z.B. zeitweise nicht ausgeführt werden soll. Sie brauchen diese dann nicht zu löschen und können sie bei Bedarf wieder aktivieren.

Ereignisaktion erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein.
  4. Wählen Sie unter Ereignis die gewünschte Option.
  5. Wenn daraufhin weitere Optionen eingeblendet werden, treffen Sie die gewünschte Auswahl.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.
  7. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen oder mehrere Filter des gewünschten Filtertyps hinzu.
    → Der Filter wird angelegt.
  8. Markieren Sie im Filter die gewünschte Option.
  9. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine oder mehrere Aktionen des gewünschten Aktionstyps hinzu.
    → Die Aktion wird angelegt.
  10. In der Aktion die gewünschte Option wählen bzw. Einstellung vornehmen.
  11. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  12. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 1: Ereignisaktion konfigurieren; Tab Aktionen

Praxisbeispiele: Ereignisaktionen

Wir beschreiben nun einige praktische Beispiele für automatische Aktionen, die mit Ereignisaktionen ausgelöst werden. Das sind zunächst einige häufig verwendete automatische Versendungen von E-Mail-Vorlagen. Anschließend erhalten Sie Informationen zu Aktionen, die automatisch Zustände ändern, z.B. einen Status.

Tipp: E-Mail-Vorlagen

Beachten Sie die jeweils benötigte E-Mail-Vorlage und richten Sie diese ein, bevor Sie die betreffende Ereignisaktion konfigurieren.

E-Mail-Vorlage an einen Kunden schicken

Verwenden Sie Ereignisaktionen, um Ihren Kunden zu einem bestimmten Anlass eine automatische E-Mail-Vorlage zu schicken. E-Mail-Vorlagen richten Sie unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen ein. Beispielsweise können Sie Ihren Kunden:

  • eine Bestellbestätigung schicken, um den Käufer über den Eingang seiner Bestellung zu informieren.
  • eine Nachricht schicken, wenn der Käufer den falschen Zahlbetrag überwiesen hat.

Kunden eine Bestellbestätigung schicken

Gehen Sie wie im Kapitel 2.1 beschrieben vor, um die Ereignisaktion anzulegen.

Die folgende Tabelle zeigt die nötigen Einstellungen:

Bereich Konfiguration
Ereignis Als Ereignis die Option Auftragsanlage » Neuer Auftrag wählen.
Filter Für den Filter Auftrag > Auftragsart die Option Auftrag wählen.
Aktionen Den Aktionstyp Kunde > E-Mail versenden wählen und dann über das Plus-Symbol für den Kunden z.B. die Vorlage Eingangsbestätigung Webshop Bestellung hinzufügen.

Tab. 1: Ereignisaktion: Einstellungen für Bestellbestätigung

Kunden über eine Teilzahlung informieren

Gehen Sie wie im Kapitel 2.1 beschrieben vor, um die Ereignisaktion anzulegen.

Die folgende Tabelle zeigt die nötigen Einstellungen:

Bereich Konfiguration
Ereignis Als Ereignis die Option Zahlung » Teilzahlung wählen.
Filter Für den Filter Auftrag > Auftragsart die Option Auftrag wählen.
Aktionen Den Aktionstyp Kunde > E-Mail-Versand erstellen und über das Plus-Symbol für den Kunden die Vorlage Teilzahlung erhalten hinzufügen.

Tab. 2: Ereignisaktion: Einstellungen für Teilzahlungsinformation

E-Mail-Vorlage an einen Mitarbeiter schicken

Verwenden Sie Ereignisaktionen, um Ihren Mitarbeitern zu einem bestimmten Anlass automatisch eine E-Mail-Vorlage zu schicken. Beispielsweise können Sie einem Mitarbeiter:

  • eine Information schicken, wenn der Käufer einen Zusatzwunsch oder Hinweis zu seiner Bestellung im Mein-Konto-Bereich einträgt.
  • eine Information schicken, wenn ein Auftrag in den Status [5] Freigabe Versand wechselt.

Mitarbeiter über einen Zusatzwunsch informieren

Gehen Sie wie im Kapitel 2.1 beschrieben vor, um die Ereignisaktion anzulegen.

Die folgende Tabelle zeigt die nötigen Einstellungen:

Bereich Konfiguration
Ereignis Als Ereignis die Option Auftragsänderung > Auftragsnotiz vom Kunden wählen.
Filter Für den Filter Auftrag > Auftragsart die Option Auftrag wählen.
Aktionen Den Aktionstyp Kunde > E-Mail-Versand erstellen und über das Plus-Symbol für den Mitarbeiter die gewünschte Vorlage hinzufügen.
Die E-Mail wird an die Adresse des gewählten Mitarbeiters versendet. Damit eine E-Mail-Adresse hier wählbar ist, muss sie im Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten beim Benutzer eingetragen sein.
Tipp: Den Platzhalter $CustomerSpecialWishes in die E-Mail-Vorlage einfügen. Der Platzhalter gibt den vom Kunden eingetragenen Text aus.

Tab. 3: Ereignisaktion: Einstellungen für Zusatzwunsch-Information

Mitarbeiter über einen Statuswechsel informieren

Gehen Sie wie im Kapitel 2.1 beschrieben vor, um die Ereignisaktion anzulegen.

Die folgende Tabelle zeigt die nötigen Einstellungen:

Bereich Konfiguration
Ereignis Als Ereignis die Option Auftragsänderung » Statuswechsel und den Status [5] Freigabe Versand wählen.
Filter Für den Filter Auftrag > Auftragsart die Option Auftrag wählen.
Aktionen Den Aktionstyp Kunde > E-Mail-Versand erstellen und über das Plus-Symbol für den Mitarbeiter z.B. die Vorlage Versandbestätigung zur Bestellung hinzufügen.
Die E-Mail wird an die Adresse des gewählten Mitarbeiters versendet. Damit eine E-Mail-Adresse hier wählbar ist, muss sie im Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten beim Benutzer eingetragen sein.

Tab. 4: Ereignisaktion: Einstellungen für Statuswechsel-Information

Auftragsstatus ändern

Verwenden Sie Ereignisaktionen, um Aufträge automatisch in einen anderen Status zu setzen. Beispielsweise können Sie:

  • Eine Rechnung erzeugen, wenn ein Auftrag in den Status [5] Freigabe Versand wechselt und dabei diesen Auftrag in den Status [6] Gerade im Versand setzen.

Rechnungen erzeugen und Status ändern

Gehen Sie wie im Kapitel 2.1 beschrieben vor, um die Ereignisaktion anzulegen.

Die folgende Tabelle zeigt die nötigen Einstellungen:

Bereich Konfiguration
Ereignis Als Ereignis die Option Auftragsänderung » Statuswechsel und den Status [5] Freigabe Versand wählen.
Filter Für den Filter Auftragsart die Option Auftrag wählen.
Aktionen Den Aktionstyp Auftrag > Status ändern erstellen und den Status [6] Gerade im Versand wählen.
Den Aktionstyp Dokumente > Rechnung erzeugen erstellen und ggf. die Optionen Zahlungsziel und Skonto aktivieren. Die gewünschten Einstellungen vornehmen. Bei Bedarf einen Kommentar hinterlegen.
Hinweis: Mit dieser Ereignisaktion nur die Rechnungen erzeugen. Eine zweite Ereignisaktion anlegen, wenn Kunden die Rechnung als Anhang in einer E-Mail erhalten sollen. Werden Dokumente mit einer Aktion gleichzeitig erzeugt und versendet, erfolgt der E-Mail-Versand unter Umständen, bevor die Rechnung vollständig erzeugt wurde.

Tab. 5: Ereignisaktion: Rechnungen erzeugen und Auftragsstatus wechseln

Detailliertere Fulfillment-Prozesse automatisieren

Verwenden Sie alternativ zu Ereignisaktionen die Menüs unter Aufträge » Fulfillment, um Ihre Fulfillment-Dokumente automatisch für Aufträge mit einem bestimmten Status zu erzeugen und dabei diese Aufträge in einen anderen Status zu setzen. Über diese Menüs konfigurieren Sie automatische Fulfillment-Prozesse sehr detailliert. Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Standard-Fulfillment im Detail.

Gratis-Artikel an einen Auftrag anhängen

Verwenden Sie Ereignisaktionen, um Kunden ab einem bestimmten Warenwert pro Einkauf einen Artikel aus Ihrem Sortiment automatisch als Gratiszugabe anzubieten. Eine detaillierte Anleitung auf der Handbuchseite Gratis-Zugaben beschreibt, wie Sie dies mit einer Ereignisaktion realisieren.

Aktionsmanager

Mit dem Aktionsmanager konfigurieren Sie automatische Prozesse, die Aktionen täglich zu bestimmten Zeitpunkten ausführen. Im Gegensatz zu den Ereignisaktionen werden die Aktionen im Aktionsmanager in der Regel nicht von bestimmten Ereignissen ausgelöst, sondern nachdem eine festgelegte Zeitspanne vergangen ist. Beispielsweise können Sie täglich eine automatische Zahlungserinnerung an alle Kunden schicken, die nicht innerhalb der letzten 7 Tage ihre Waren bezahlt haben.

Neue Aktion konfigurieren

Die folgenden Schritte zeigen die allgemeine Vorgehensweise bei der Konfiguration einer Aktion. Die Aktivierung ist jeweils beim Tab Einstellungen beschrieben, da sie dort erfolgt. Sinnvoller ist jedoch, die Aktivierung erst auszuführen, wenn Sie mit der Konfiguration fertig sind. Durch Entfernen des Häkchens können Sie eine Aktion inaktiv schalten, wenn diese z.B. zeitweise nicht ausgeführt werden soll. Sie brauchen diese dann nicht zu löschen und können sie bei Bedarf wieder aktivieren. Aktionen konfigurieren Sie wie unten beschrieben.

Bild 2: Neue Aktion konfigurieren; Tab Filter

Neue Aktion konfigurieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Aktionsmanager.
  2. Klicken Sie auf das Tab Neue Aktion, um eine neue Aktion anzulegen.
    → Das Bearbeitungsmenü gliedert sich in drei Tabs: Einstellungen, Filter und Aktion.
  3. Klicken Sie auf das Tab Einstellungen.
  4. Stellen Sie den Zeitpunkt der Aktion ein, zu dem die Aktion täglich ausgeführt werden soll.
  5. Tragen Sie einen Namen ein.
  6. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  7. Klicken Sie auf das Tab Filter.
  8. Wählen Sie die gewünschten Filter.
  9. Klicken Sie auf das Tab Aktion.
  10. Wählen Sie die gewünschte(n) Aktion(en).
  11. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Praxisbeispiele: Aktionsmanager

Erinnerung bzw. Mahnung für eBay-Kunden

Listings von eBay erhalten nach dem Abruf entweder den Auftragsstatus [1] Unvollständige Daten oder [3] Warten auf Zahlung, je nach gewählter Einstellung unter Einstellungen » Listings » Kaufabwicklung. Wurde der Status [1] gewählt, ist einfach ersichtlich, ob ein Kunde den Bestellprozess bereits durchlaufen oder dies versäumt hat. Wenn der Kunde den Bestellprozess erfolgreich durchlaufen hat, erhält der Auftrag den Status [3] Warten auf Zahlung oder [5] Freigabe Versand. Um den Kunden an sein Versäumnis zu erinnern, empfiehlt sich die unten beschriebene Einstellung. Beachten Sie dazu die Handbuchseite Kaufabwicklung.

Gehen Sie wie im Kapitel 4.1 beschrieben vor, um den Aktionsmanager zu konfigurieren.

Die folgende Tabelle zeigt die nötigen Einstellungen:

Tab Einstellung
Einstellungen Den Zeitpunkt der Aktion einstellen, zu dem die Aktion täglich ausgeführt werden soll. Einen Namen eintragen und ein Häkchen bei Aktiv setzen.
Filter Unter Status die Option [1] Unvollständige Daten wählen. Unter Letzter Statuswechsel die Option Tage eingeben wählen. 2 in das Feld eintragen.
Alle eBay-Aufträge werden gefunden, die seit genau zwei Tagen im Status 1 sind.
Aktion Unter Versende E-Mail-Vorlage die für diesen Fall erstellte E-Mail-Vorlage wählen.

Tab. 6: Aktionsmanager: Einstellungen für Erinnerung/Mahnung eBay

Zahlungserinnerungen

Säumige Zahler lassen sich mit einer ähnlichen Aktion erreichen. Wir bilden hier den klassischen Fall bei der Zahlungsart Vorkasse ab. Ein Auftrag mit dieser Zahlungsart erhält direkt den Status [3] Warten auf Zahlung.

Gehen Sie wie im Kapitel 4.1 beschrieben vor, um den Aktionsmanager zu konfigurieren.

Die folgende Tabelle zeigt die nötigen Einstellungen:

Tab Einstellung
Einstellungen Den Zeitpunkt der Aktion einstellen, zu dem die Aktion täglich ausgeführt werden soll. Einen Namen eintragen. Ein Häkchen bei Aktiv setzen.
Filter Unter Status die Option [3] Warten auf Zahlung wählen. Unter Letzter Statuswechsel die Option Tage eingeben wählen. 7 in das Feld eintragen.
Alle Aufträge werden gefunden, die seit genau sieben Tagen im Status 3 sind.
Aktion Unter Versende E-Mail-Vorlage die für diesen Fall erstellte E-Mail-Vorlage wählen.

Tab. 7: Aktionsmanager: Einstellungen für Zahlungserinnerungen

Tipp: Aktionsvarianten

Es empfiehlt sich, diese Aktion in mehreren Varianten anzulegen. Eine weitere, deutlichere E-Mail kann so einige Tage später versendet werden. Noch einige Tage später kann direkt eine Aktion ausgeführt werden, die den Status auf 8 setzt, um den Auftrag zu stornieren. Dieser Statuswechsel bewirkt auch, dass der für diesen Auftrag reservierte Warenbestand wieder freigegeben wird.

eBay-Zahlungserinnerungen

Mit plentymarkets kann der eBay-Disputprozess gestartet werden. Dabei erhält der Käufer über eBay eine Zahlungsaufforderung. Dieser Vorgang kann ebenfalls mittels des Aktionsmanagers gestartet werden. Es empfiehlt sich, den Filter für diese Aktion ähnlich dem der Aktion Zahlungserinnerungen aus dem vorherigen Kapitel zu gestalten. Als Aktion wird dazu aber eBay: Disputprozess starten gewählt.

Der Disputprozess ist für Aufträge vorgesehen, bei denen Sie länger als mind. 4 Tage auf die Zahlung warten. Diese Aufträge werden in plentymarkets als ausstehende Aufträge bezeichnet und sind im Menü Einstellungen » Märkte » eBay » Datenaustausch einsehbar und können hier importiert werden. Damit der Disputprozess per Aktionsmanager gestartet wird, müssen Sie diese ausstehenden Aufträge zunächst importierten.

Gehen Sie wie im Kapitel 4.1 beschrieben vor, um den Aktionsmanager zu konfigurieren.

Die folgende Tabelle zeigt die nötigen Einstellungen:

Tab Einstellung
Einstellungen Den Zeitpunkt der Aktion einstellen, zu dem die Aktion täglich ausgeführt werden soll. Einen Namen eintragen. Ein Häkchen bei Aktiv setzen.
Filter Unter Status die Option [1] Unvollständige Daten wählen. Unter Letzter Statuswechsel die Option Tage eingeben wählen. 10 in das Feld eintragen.
Alle eBay-Aufträge werden gefunden, die seit genau zehn Tagen im Status 1 sind.
Aktion Unter eBay die Option Disputprozess starten wählen.

Tab. 8: Aktionsmanager: Einstellungen für eBay-Zahlungserinnerungen

eBay-Bewertungen

plentymarkets bietet die Möglichkeit, einen Käufer nach dem Verkauf oder bei Erhalt einer positiven Bewertung automatisch positiv zu bewerten. Für diesen Prozess muss eine entsprechende Aktion im Aktionsmanager eingerichtet sowie Bewertungstexte hinterlegt werden. Diese Aktion ist die einzige im Aktionsmanager, die von einem Ereignis und nicht von einem bestimmten Zeitpunkt ausgelöst wird. Beachten Sie dazu die Handbuchseite Automatische Bewertungen.

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