Dokumentenarchiv

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Dokumentenarchiv

Im Dokumentenarchiv können Sie sich bereits generierte PDF-Dokumente einzeln anzeigen lassen oder Sammeldokumente im Zip-Format generieren. In diesem Archiv werden PDF-Dokumente abgelegt, die in Ihrem plentymarkets-System erzeugt werden.

Für folgende Dokumente finden Sie hier PDF-Dokumente archiviert:

  • Rechnungen
  • Externe Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Gutschriften
  • Auftragsbestätigungen
  • Angebote
  • Nachbestellungen
  • Mahnungen
  • Reparaturscheine
  • Abhollieferungen
  • Rücksendescheine
  • Gelangensbestätigungen

Archivierte PDF-Dokumente suchen

Sie können in diesem Menü PDF-Dokumente einer bestimmten Dokumentart in einem gewählten Zeitraum suchen. Die Dokumente werden chronologisch aufgelistet.

Bild 1: Das Dokumentenarchiv

PDF-Dokument suchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.
  2. Wählen Sie die Einstellungen, die Sie suchen möchten. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
  3. Klicken Sie auf Suche.
Suchparameter im Dokumentarchiv
Einstellung Erläuterung
Nummer erlaubt eine scharfe Suche nach nur einem Dokument. Nummer eintragen, um nur dieses Dokument zu suchen. Dokument, Zeitraum und Mandant müssen ebenfalls zum gesuchten Dokument passen.
Dokument Dokumentart wählen, um nur Dokumente dieser Art zu suchen
Datum Zeitraum auswählen, um nur Dokumente zu suchen, die in diesem Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist von gestern bis heute voreingestellt.
Mandant (Shop) einen Mandanten oder alle Mandanten wählen
pro Seite Anzahl wählen, damit so viele Ergebnisse pro Seite angezeigt werden
Auftrag oder Kunden öffnen:

Klicken Sie auf die Auftrags-ID, um den Auftrag der jeweiligen Rechnung zu öffnen oder auf die Kunden-ID, um den Kunden zu öffnen.

PDF-Dokument öffnen:

Klicken Sie auf den Link in der Spalte Datei, um ein PDF-Dokument zu öffnen.

Sammeldokumente im Zip-Format exportieren

Sammeldokumente im Zip-Format erlauben Ihnen viele Dokumente auf einen Schlag abzurufen.

Sammeldokument exportieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.
  2. Wechseln Sie in das Tab Export.
  3. Wählen Sie ein Dokument.
  4. Wählen Sie einen Mandant oder alle.
  5. Wählen Sie einen Zeitraum.
  6. Wählen Sie, ob die mit oder ohne Unterordner exportiert werden soll.
    → Mit bedeutet, dass für jeden Monat ein Unterordner enthalten ist.
  7. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Zip-Datei zu exportieren.
Export schlägt fehl

Es werden maximal 6.000 PDFs exportiert. Wenn Ihr Export fehlschlägt, überschreitet die Datei eventuell die maximale Anzahl, die exportiert wird. Schränken Sie den Zeitraum weiter ein, um die Anzahl der Dokumente zu verringern. Wenn Sie den Zeitraum auf den kleinstmöglichen Zeitraum, also 1 Tag, reduziert haben, werden unabhängig von Export-Maximum, alle Dokumente exportiert.

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