Sammelaufträge

Im Menü Aufträge » Sammelaufträge haben Sie die Möglichkeit, noch nicht bezahlte Aufträge in einen Sammelauftrag zu übernehmen. Es lassen sich dabei kundenspezifische Sammelaufträge erzeugen oder Sammelaufträge pro Kundenklasse. In den Sammelaufträgen ist dann die Erzeugung von Sammelrechnungen möglich.

 

Grundeinstellungen

Bevor Sie mit dieser Funktion arbeiten, nehmen Sie die Grundeinstellungen für Sammelaufträge im Menü Einstellungen » Aufträge » Auftrags-Typen » Sammelauftrag vor. Weiterhin legen Sie im Menü Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen mit der Option Standard-Status Sammelauftrag fest, welchen Auftragsstatus ein Sammelauftrag beim Anlegen erhalten soll. Es steht dafür der Status [13] Sammelauftrag zur Verfügung. Die folgenden Fallbeispiele sollen Ihnen dabei eine Orientierungshilfe geben.

Fallbeispiele

Die folgenden Fallbeispiele sind nur eine Auswahl verschiedener Möglichkeiten mit Sammelaufträgen.

Sammelauftrag pro Kunde

Ein Kunde möchte nicht jede Rechnung einzeln bezahlen, sondern pro Monat oder pro Quartal bezahlen. Die Aufträge werden wie gewohnt bearbeitet und die Artikel versendet, bleiben jedoch unbezahlt. Über das Icon Sammelauftrag in den Kundendaten des Kunden wird der Sammelauftrag zum gewünschten Zeitpunkt anhand der eingestellten Kriterien erzeugt. Im Sammelauftrag kann im Tab Belege dann eine Sammelrechnung generiert werden.

Sammelauftrag pro Kundenklasse

Ein Unternehmen möchte für seine Mitarbeiter monatlich die aufgelaufenen Rechnungen in Ihrem Webshop bezahlen. Richten Sie dafür eine eigene Kundenklasse ein. Mit der Kunden-ID in der vorgesehenen Kundenklasse wird der Rechnungsempfänger bestimmt. Dieser Rechnungsempfänger erhält dann die Sammelrechnung, die direkt aus dem Sammelauftrag heraus erzeugt wird.

Einen Sammelauftrag anlegen

Ein Sammelauftrag ist nur für Aufträge möglich, die noch nicht bezahlt wurden. Sie können in der Auftragssuche im Menü Aufträge oder im Tab Aufträge eines Kunden mit dem Suchfilter Auftragsstatus, z.B. anhand eines Status im Bereich [3] Warten auf Zahlung, nach solchen Aufträgen suchen. Sie haben zwei Möglichkeiten, Sammelaufträge zu erzeugen, die nachfolgend beschrieben werden.

Sammelauftrag pro Kundenklasse generieren

Einen Sammelauftrag für eine bestimmte Kundenklasse sowie einen Zeitraum generieren Sie im Menü Aufträge » Sammelaufträge. Es werden alle unbezahlten Aufträge der Kundenklasse gesammelt in einem Sammelauftrag abgelegt. In den Einstellungen der Kundenklassen müssen Sie noch anhand der Option Kunden-ID hinterlegen, welcher Kunde für die Kundenklasse als Eigner des Sammelauftrags sowie als Empfänger der Sammelrechnung hinterlegt sein soll. Je nach Anforderung empfiehlt es sich, eigene Kundenklassen für Sammelaufträge anzulegen.

Sammelauftrag für eine Kundenklasse generieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Sammelaufträge.
  2. Öffnen Sie das Untermenü Sammelaufträge generieren.
  3. Wählen Sie die Kundenklasse und einen Zeitraum (optional).
    → Der Zeitraum bezieht sich auf das Datum des Auftragseingangs.
  4. Klicken Sie auf das Zahnrad, um einen Sammelauftrag zu generieren.

Bild 1: Sammelauftrag mit Sammelrechnung

Kundenspezifischen Sammelauftrag generieren

Einen Sammelauftrag für einen bestimmten Kunden generieren Sie direkt im Kundendatensatz.

Bild 2: Einen Sammelauftrag generieren

Dort finden Sie die Funktion direkt in der Kopfzeile des Tabs Kundendaten. Um einen Sammelauftrag mit allen noch nicht bezahlten Aufträgen zu generieren, klicken Sie auf das Icon Sammelauftrag.

Tipp: Aufträge prüfen

Damit Sie sicher gehen können, dass geeignete Aufträge für die Erzeugung eines Sammelauftrags vorhanden sind, suchen Sie im Tab Aufträge des Kunden nach unbezahlten Aufträgen.

Sammelrechnung generieren

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Sammelrechnungen konfigurieren und generieren. Die Erstellung von Sammelrechnungen ist nur in Sammelaufträgen verfügbar.

Fulfillment-Einstellungen

Die Konfiguration der Sammelrechnungen erfolgt im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Sammelrechnung. In diesem Menü können Sie das Dokument detailliert einstellen sowie eine Dokumenten-Vorlage in Form einer PDF-Datei hinterlegen. In der Grundeinstellung der Vorlage sind bereits Standardwerte hinterlegt, die Sie bei Bedarf durch Kopie aus einer anderen Vorlage, z.B. der Dokumentenvorlage Rechnung, mit geringem Aufwand weiter vervollständigen können.

Sammelrechnung generieren

Eine Sammelrechnung generieren Sie im Tab Belege des Sammelauftrags.

Bild 3: Sammelrechnung generieren

Sammelrechnung per Ereignisaktion automatisch generieren

In den Ereignisaktionen gibt es das Ereignis Sammelauftrag angelegt mit der neuen Aktion Sammelrechnung erzeugen. Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um eine Ereignisaktion für die automatische Erzeugung von Sammelrechnungen zu erstellen.

Ereignisaktion für Sammelrechnungen erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Sammelrechnungen erstellen.
  4. Wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsanlage > Neuer Sammelauftrag.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Dokumente > Sammelrechnung erzeugen hinzu. In der Aktion haben Sie die Möglichkeit, ein Zahlungsziel und eine Skonto-Option einzustellen.
  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  8. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
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