Scheduler-Aufträge

Im Menü Aufträge » Scheduler » Scheduler-Aufträge finden Sie eine Übersicht Ihrer Abonnements mit detaillierten Informationen zu den Kunden und Aufträgen. Hier bearbeiten Sie die Scheduler-Aufträge oder legen neue Aufträge an.

 

Scheduler-Aufträge

In der Übersicht des Menüs werden Ihre Abonnements mit detaillierten Informationen zu den Kunden und Aufträgen angezeigt. In dieser Ansicht suchen, bearbeiten und löschen Sie Scheduler-Aufträge.

Bild 1: Auflistung Ihrer Scheduler-Aufträge

Außerdem generieren Sie einen Auftrag aus dem Abonnement heraus durch Klick auf das Zahnrad, zu sehen in Bild 1 ganz rechts in der betreffenden Zeile. Das Generieren eines Auftrags aus dem Abonnement ist notwendig, damit Sie den Auftrag in der Auftragsübersicht finden. Dies wird manuell ausgeführt.

Scheduler-Aufträge suchen

Im Tab Filter suchen Sie Scheduler-Aufträge anhand von bestimmten Filterkriterien. Die gefundenen Scheduler-Daten werden dann im Tab Scheduler aufgelistet.

Scheduler-Aufträge suchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler » Scheduler-Aufträge.
  2. Geben Sie die Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stellen Sie die gewünschten Filteroptionen in den Dropdown-Menüs gemäß Tabelle 1 ein.
  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Scheduler-Aufträge, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

Folgende Filteroptionen stehen zur Verfügung:

Einstellung Erläuterung
Suchen Die Suche durch einen Klick ausführen. Die gefundenen Scheduler-Aufträge werden im Tab Scheduler aufgelistet.
Reset Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.
Scheduler-ID Jeder Scheduler-Datensatz erhält automatisch eine fortlaufende und exklusive ID. Die ID entspricht immer einer echten Zahl (z.B. "00521" oder "ADF8354" sind ungültig).
Kunden-ID Suche nach der Kunden-ID.
Artikel-ID Suche nach der Artikel-ID des Artikels, den der Scheduler-Auftrag enthält.
Kundenname Suche nach dem Namen des Kunden. Es kann nach Vor- und Nachname gesucht werden.
Start Den Zeitraum des Starttermins wählen, nach dem gesucht werden soll. Wählbar sind:
Alle = Keine Filterung
Ohne Startdatum = Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Startdatum.
Startdatum in Zukunft = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das in der Zukunft liegt.
Startdatum in Vergangenheit = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das in der Vergangenheit liegt.
In den letzten 7/14/30/80/90 Tagen = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das eine bestimmte Anzahl von Tagen zurückliegt.
Ende Den Zeitraum des Endtermins wählen, nach dem gesucht werden soll. Wählbar sind:
Alle = Keine Filterung
Ohne Enddatum = Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Enddatum.
Enddatum in Zukunft = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das in der Zukunft liegt.
Zukünftig oder ohne Enddatum = Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Enddatum oder mit einem Enddatum, das in der Zukunft liegt.
Enddatum in Vergangenheit = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das in der Vergangenheit liegt.
In den letzten 7/14/30/80/90 Tagen = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das eine bestimmte Anzahl von Tagen zurückliegt.
Durchlauf Für den Durchlauf unter folgenden Filteroptionen wählen:
Noch nie = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die noch kein Durchlauf stattgefunden hat.
In diesem Monat = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die in diesem Monat ein Durchlauf stattgefunden hat.
Im letzten Monat = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die im letzten Monat ein Durchlauf stattgefunden hat.
Aktiv Zwischen den Optionen Ja und Nein oder der Einstellung ALLE wählen, wenn alle Scheduler-Aufträge gesucht werden sollen.
Eigner Einen Eigner wählen, um dessen Scheduler-Aufträge zu suchen. Der Eigner muss in den Kundendaten gespeichert sein.
Herkunft Die Herkunft des Scheduler-Auftrags wählen.
Intervall Wählbar sind die Option Alle sowie die Intervalle, die im Menü Einstellungen » Aufträge » Scheduler gewählt wurden.
IBAN Mit der Einstellung Vorhanden werden nur Scheduler-Aufträge für Kunden gesucht, bei denen die IBAN in den Bankdaten hinterlegt ist.
Lastschriftmandat Suche nach Kunden, deren SEPA-Lastschriftmandat vorliegt oder nicht vorliegt.
Mandant (Shop) Einen Mandanten wählen, um nur Scheduler-Aufträge dieses Mandanten anzuzeigen.
Wichtig: Variablen Benutzern stehen nur Mandanten zur Auswahl, für die sie eine Berechtigung haben. Berechtigungen werden unter Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten » Tab: Berechtigung eingestellt.

Tab 1: Suchoptionen im Tab Filter

Scheduler-Auftrag manuell anlegen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen Scheduler-Auftrag manuell anzulegen.

Scheduler-Auftrag manuell anlegen:
  1. Klicken Sie rechts in der Zeile eines Scheduler-Auftrags auf das Zahnrad (Bild 1).
    → Das Fenster Neuen Scheduler-Auftrag anlegen wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
    → Bei erfolgreichem Anlegen erhalten Sie eine Erfolgsmeldung.

Nachdem ein Scheduler-Auftrag manuell gestartet wurde, wird in der Spalte Letzter Durchlauf das Datum des letzten Durchlaufs angezeigt (Bild 2, blauer Pfeil).


Bild 2: Spalte Letzter Durchlauf gefüllt

Im Menü Aufträge wird ein Auftrag angelegt (Bild 3).

Bild 3: Scheduler-Auftrag in der Auftragsübersicht

Tipp: Aktion nicht erfolgreich: Einstellungen prüfen

Prüfen Sie die Einstellungen des Abonnements. Ein Fehler kann z.B. sein, dass das Startdatum in der Zukunft liegt. In diesem Fall passen Sie das Startdatum an. Oder die Zahlungsart wurde nicht in den Einstellungen des Schedulers berücksichtigt. Prüfen Sie die Scheduler-Einstellungen. Sie erhalten auch eine Fehlermeldung, wenn bereits ein Auftrag für diesen Scheduler-Auftrag generiert wurde.

Bearbeiten eines bestehenden Abonnements

Abonnement bearbeiten:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler » Scheduler-Aufträge.
  2. Klicken Sie rechts in der Zeile des Scheduler-Auftrags, den Sie bearbeiten möchten, auf den Stift.
    → Der Scheduler-Auftrag wird zur Bearbeitung geöffnet.

Das Bearbeitungsfenster gliedert sich in drei Tabs. Die Einstellungen im Tab Base werden in Tabelle 2 erläutert. Die Einstellungen im Tab Artikel betreffen die abonnierten Artikel. Das Tab Kunde enthält die Informationen zum Kunden aus dem Menü Kunden.

Tab Base

Folgende Parameter eines Abonnements werden im Tab Base angezeigt:

Einstellung Erläuterung
Rechnungsanschrift Die Anschrift, an die die Rechnung geschickt wird.
Kunde ändern Klicken, um den Kunden zu ändern. Entweder die Kunden-ID oder den Namen des Kunden eintragen. Nach Eingabe von mindestens 3 Zeichen werden passende Treffer angezeigt.
Lieferanschrift Enthält die Lieferanschrift, wenn diese in den Kundendaten hinterlegt ist.
Lieferanschrift ändern Wenn für den Kunden Lieferanschriften hinterlegt sind, können diese gewählt werden. Es kann jedoch keine neue Lieferanschrift angelegt werden.
Scheduler-ID Die ID des Abonnements wird automatisch vom System vergeben und ist nicht änderbar.
Aktiv Bei gesetztem Häkchen ist der Scheduler-Auftrag aktiv.
Das Häkchen entfernen und auf Speichern klicken, um den Scheduler-Auftrag zu deaktivieren.
Anzahl der Aufträge Die im Menü Einstellungen hinterlegten Werte werden angezeigt; die Anzahl der Sendungen kann geändert werden.
Vor dem Schrägstrich wird die Anzahl der bereits versendeten Aufträge angezeigt.
Start;
Ende
Datum für Start und Ende des Scheduler-Auftrags wählen, um die Laufzeit zu bestimmen.
Zur Konfiguration wird ein Kalender geöffnet, in dem auch ein bestehendes Datum geändert werden kann.
Start Artikel;
Ende Artikel
Sucht Scheduler mit Artikeln mit einem Start- bzw. Enddatum gemäß der gewählten Option, z.B. Startdatum in den letzten sieben Tagen.
Letzter Durchlauf Zeigt das Datum des zuletzt gesendeten Auftrags an, also wann der jüngste Auftrag versendet wurde.
Anhand dieses Datums kann der Zeitpunkt für den nächsten Scheduler-Auftrag ermittelt werden, wenn dieser manuell ausgeführt werden soll.
Intervall Bei Bedarf das Intervall für diesen Scheduler-Auftrag ändern. Verfügbar sind die Werte, die im Menü Einstellungen festgelegt wurden.
Gutschein Es wird angezeigt, ob ein Gutschein für den Scheduler-Auftrag verwendet wurde.
Währung Die Währung des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Währung aus dem Dropdown-Menü wählen.
Versandkosten Die Kosten für den Versand. Bei Bedarf einen anderen Betrag eingeben.
Versandart Die Versandart des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Versandart aus dem Dropdown-Menü wählen.
Zahlungsart Die Zahlungsart des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Zahlungsart aus dem Dropdown-Menü wählen.
Mandant (Shop) Der Mandant (Shop) des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf einen anderen Mandanten (Shop) aus dem Dropdown-Menü wählen.
Der gewählte Mandant bestimmt die im Tab Artikel verfügbaren Mehrwertsteuersätze (siehe unten).
Eigner Die Eigner des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf einen anderen Eigner aus dem Dropdown-Menü wählen.
Herkunft Die Herkunft des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Herkunft aus dem Dropdown-Menü wählen.

Tab. 2: Einstellungen im Tab Base

Tab Artikel

Das Tab Artikel gliedert sich in zwei Untermenüs. Im Tab Scheduler-Artikel sehen Sie die Artikel, die sich aktuell im Scheduler-Auftrag befinden. Sie können hier u.a. die Menge und den Preis bearbeiten. Die hier verfügbaren Mehrwertsteuersätze ergeben sich aus dem im Tab Base gewählten Mandanten. Es stehen die Mehrwertsteuersätze zur Auswahl, die bei dem Mandanten unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard (bzw. Mandant) » Buchhaltung als Umsatzsteuersätze hinterlegt sind.

Wenn Sie die Artikelbeschreibung im Feld Artikelbeschreibung ändern, wird diese Änderung nicht am Artikel selbst übernommen.

Im Tab Artikel hinzufügen wird die Artikelübersicht angezeigt, so dass Sie aus Ihrem gesamten Artikel-Portfolio wählen können.

Die Optionen Start und Ende entsprechen denen für den Scheduler-Auftrag (Tab. 2) mit dem Unterschied, dass damit die Laufzeit für jeden Artikel separat bestimmt werden kann. Damit ist es z.B. möglich, verschiedene Artikel zu bestimmten Zeiten oder auch nacheinander für ein Abo anzubieten.

Tab Kunde

Dieses Tab enthält sämtliche Menüs, die Ihnen auch im Hauptmenü Kunden für einen bestimmten Kunden zur Verfügung stehen. Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden auch im Hauptmenü Kunden am Kunden übernommen.

Neues Abonnement anlegen

Gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Abonnement anzulegen.

Neues Abonnement anlegen:

Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler » Scheduler-Aufträge.

  1. Klicken Sie auf Neu.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
    → Das neue Abonnement wird angelegt.
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