E-Mails versenden

Alle E-Mails, die über plentymarkets versendet werden, basieren auf E-Mail-Vorlagen. Diese werden im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen verwaltet. Sie können beliebig viele E-Mail-Vorlagen in diesem Menü erstellen. Bei bestimmten Ereignissen, z.B. beim Eingehen neuer Bestellungen in Ihrem Webshop oder nachdem ein Kunde einen Newsletter abonniert hat, erstellt Ihr plentymarkets System automatisch E-Mails aus diesen Vorlagen und versendet diese an Ihre Kunden. Sie legen fest, welche E-Mail wann automatisch versendet werden soll.

Für jede E-Mail-Vorlage können Sie bis zu zwei Anhänge definieren. PDF-Dokumente aus dem Menü Aufträge » Fulfillment, z.B. Rechnungen, oder andere Dateien, z.B. ein Artikelprospekt oder eine Anleitung, können standardisiert über E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden versendet werden. Für die E-Mail-Vorlage Eingangsbestätigung Webshop Bestellung wären z.B. die Widerrufsbelehrung und Ihre AGB im PDF-Format eine sinnvolle Ergänzung.

Hosting von E-Mail-Konten ab 2017 ausschließlich durch mailbox.org

Ab 1. Januar 2017 überträgt plentymarkets das Hosting von E-Mail-Konten vollständig an mailbox.org. Wenn Sie von plentymarkets gehostete E-Mail-Konten verwenden, müssen Sie Ihre Postfächer daher bis Ende 2016 zu mailbox.org migrieren. Wie Sie Ihre von plentymarkets gehosteten Postfächer zu mailbox.org migrieren, erfahren Sie auf der Handbuchseite mailbox.org-Migration.

 

E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern

Im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Zugangsdaten speichern Sie die Zugangsdaten des E-Mail-Postfachs, aus dem Sie E-Mails versenden möchten, damit plentymarkets E-Mails wie Auftragsbestätigungen und Versandbestätigungen von dieser E-Mail-Adresse versenden kann.

E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Zugangsdaten.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.
E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern
Einstellung Erläuterung
Testmodus Aktiv oder Inaktiv wählen.
Aktiv = Der Testmodus ist aktiviert. Alle E-Mails werden nur an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet. So kann vor dem Live-Betrieb die korrekte Funktionsweise geprüft werden.
Inaktiv = Der Live-Modus ist aktiviert.
Wichtig: Der Testmodus gilt nur für diesen Webshop. Die Einstellungen für weitere Mandanten werden im Menü des Mandanten (Shops) konfiguriert.
Name des Absenders Name des Absenders, z.B. den eigenen Namen, den Namen der Firma/des Webshops eingeben, wie er beim Empfänger angezeigt werden soll.
E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse eingeben, wie sie auch im E-Mail-Programm steht.
Postausgangsserver/SMTP-Server Postausgangsserver wie vom Provider angegeben eingeben (meist smtp.domain.de oder mail.domain.de).
mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org den Postausgangsserver smtp.mailbox.org eingeben und Verschlüsselung SSL wählen.
Benutzername Benutzername zu der E-Mail-Adresse eingeben.
mailbox.org: Der mailbox.org-Benutzername ist die vollständige E-Mail-Adresse des mailbox.org-Postfachs.
Passwort Passwort zu dem Benutzername und der E-Mail-Adresse eingeben.
Port (Standardport: 25) Wert 25 eingeben, der für fast alle Provider korrekt ist. Sonst den korrekten Port beim Provider erfragen.
Wichtig: Bei Nutzung der AWS-Cloud Port 587 eingeben und keine Verschlüsselung wählen.
TLS-Verschlüsselung: Bei Host auf eigener Domain (z.B. mail.domain.tld) darf über Port 25 und 587 nicht TLS als Verschlüsselungsmethode verwendet werden, sondern die Einstellung keine Verschlüsselung. Bei Host auf plentymarkets (z.B. mail.plentymarkets.com) können Port 25 und 587 in Verbindung mit TLS genutzt werden.
mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org den Port 465 eingeben und Verschlüsselung SSL wählen.
Verschlüsselung SSL, TLS (Grundeinstellung) oder keine Verschlüsselung wählen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation wählen.
Wichtig: Für plentymarkets E-Mail-Konten entweder die Einstellung TLS (z.B. mit Port 25 oder 587) oder die Einstellung keine Verschlüsselung verwenden.
mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org den Port 465 eingeben und Verschlüsselung SSL wählen.

Erfahren Sie mehr über das Speichern von E-Mail-Zugangsdaten am Beispiel der E-Mail-Dienste von 1&1 im folgenden Videotutorial:

Newsletter-Zugangsdaten eingeben

Wenn Sie Newsletter an Ihre Kunden versenden wollen, geben Sie die Zugangsdaten im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Newsletter-Zugangsdaten ein. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Handbuchseite Newsletter-Zugangsdaten.

Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation wählen

Die Verschlüsselungsmethoden SSL, TLS und die Einstellung keine Verschlüsselung stehen Ihnen in plentymarkets zur Verfügung. Wählen Sie für die Kommunikation mit dem E-Mail-Server eine dieser Verschlüsselungsmethoden. Welche Einstellungen Sie für die Methode vornehmen müssen, wird in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung

Richten Sie für eine geschützte Datenübertragung zwischen Ihren E-Mail-Programmen und Ihrem Postfach eine SSL-Verschlüsselung ein. Tabelle 2 listet die Einstellungen für die SSL-Verschlüsselung im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Zugangsdaten auf.

Einstellungen für SSL-Verschlüsselung
Servertyp Server Verbindungssicherheit Port
IMAP mail.IHRE-DOMAIN.de SSL/TLS 993
POP3 mail.IHRE-DOMAIN.de SSL/TLS 995
SMTP mail.IHRE-DOMAIN.de SSL/TLS 587

Sicherheit durch STARTTLS

Um die Kompatibilität zu älteren E-Mail-Programmen zu gewährleisten, bietet plentymarkets auch STARTTLS an. Tabelle 3 listet die Einstellungen für die STARTTLS-Verschlüsselung im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Zugangsdaten auf.

Einstellungen für STARTTLS-Verschlüsselung
Servertyp Server Verbindungssicherheit Port
IMAP mail.IHRE-DOMAIN.de STARTTLS 143
POP3 mail.IHRE-DOMAIN.de STARTTLS 110
SMTP mail.IHRE-DOMAIN.de STARTTLS 25

Unverschlüsselte Verbindung

Sicherheit nicht gewährleistet!

In unverschlüsselter Form kann Ihre Kommunikation von Dritten eingesehen werden. Eine unverschlüsselte Übertragung entspricht nicht mehr den aktuellen Sicherheitsstandards.

Tabelle 4 listet die Einstellungen für eine unverschlüsselte Verbindung im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Zugangsdaten auf.

Einstellungen für eine unverschlüsselte Verbindung
Servertyp Server Verbindungssicherheit Port
IMAP mail.IHRE-DOMAIN.de keine 143
POP3 mail.IHRE-DOMAIN.de keine 110
SMTP mail.IHRE-DOMAIN.de keine 25

E-Mail-Signatur speichern

Im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Signatur speichern Sie Ihre Signatur, die dann in einer E-Mail-Vorlage automatisch eingefügt wird.

Gesetzliche Vorgaben beachten
Beachten Sie die für Ihren Online-Shop geltenden gesetzlichen Vorgaben zum Inhalt einer E-Mail-Signatur, wie z.B. die Angabe der USt-IdNr. Die Pflichtangaben entsprechen denen der Geschäftsbriefe Ihres Unternehmens. Bei Nichtbeachten besteht die Gefahr eines Zwangsgeldes oder einer kostenpflichtigen Abmahnung durch einen Mitbewerber. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem kundigen Fachanwalt beraten.
E-Mail-Signatur speichern:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Signatur.
  2. Geben Sie den Text Ihrer Signatur ein. Beachten Sie dazu die Erläuterung in der grünen Box.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.
Signatur mit Hilfe des HTML-Editors formatieren

Sie können wählen, ob Sie den Text Ihrer Signatur als reine Textsignatur oder als HTML-Signatur speichern. Wenn Sie den Text formatieren möchten, empfiehlt es sich, den Text im Bereich HTML-Signatur einzugeben. Dort steht Ihnen der integrierte HTML-Editor zur Verfügung.

Im Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Editoren legen Sie fest, welche Editoren für bestimmte Bereiche in Ihrem plentymarkets System zur Verfügung stehen sollen. Wählen Sie zwischen Editor, Syntax-Editor und Textfeld.

Erfahren Sie mehr über Grundeinstellungen von E-Mail-Vorlagen im folgenden Videotutorial:

E-Mail-Infodienst einrichten

Sie haben im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » Email » Infodienst die Möglichkeit, alle von Ihrem plentymarkets System ausgehenden E-Mails auf eine von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse als blinde Kopie (BCC) zu versenden. Besonders in der Anfangsphase Ihres Webshops erhalten Sie so eine gute Kontrolle über alle versendeten E-Mails und können erkennen, wo Sie Prozesse noch optimieren müssen. Sie können in diesem Menü auch einstellen, dass Sie bei Bestellungen automatisch eine Info-E-Mail erhalten.

E-Mail-Infodienst einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Infodienst.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 5.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.
E-Mail-Infodienst einrichten
Einstellung Erklärung
Alle ausgehenden E-Mails werden als blinde Kopie (BCC) an die E-Mail-Adresse (nächste Zeile) gesendet Einstellen, ob alle ausgehenden E-Mails als BCC an eine oder mehrere E-Mail-Adressen gesendet werden. Die E-Mail-Adressen werden in der nächsten Zeile eingegeben.
JA = Option ist aktiviert.
NEIN = Option ist deaktiviert (Standardeinstellung).
E-Mail-Adresse für blinde Kopie E-Mail-Adresse(n) eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen kommagetrennt und ohne Leerzeichen eingeben.
Blinde Kopien (BCC) für Newsletter deaktivieren Wählen, ob blinde Kopien (BCC) bei Newslettern versendet werden.
Option aktivieren = Es werden keine blinde Kopien bei Newslettern versendet.
Option deaktivieren = Es werden blinde Kopien bei Newslettern versendet (Standardeinstellung).
Sende Hinweis bei Eingang einer neuen Bestellung an E-Mail (nächste Zeile) Einstellen, ob bei einer neuen Bestellung eine E-Mail versendet wird. Die E-Mail-Adressen werden in der nächsten Zeile eingegeben.
JA = Es wird eine E-Mail versendet, wenn eine Bestellung eingeht.
NEIN = Es wird keine E-Mail versendet (Standardeinstellung).
E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse(n) eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen kommagetrennt und ohne Leerzeichen eingeben.

HTML-Design konfigurieren

Im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » HTML-Design haben Sie die Möglichkeit, pro Mandant (Shop) ein HTML-Design zu konfigurieren, das dann als Option für E-Mail-Vorlagen zur Verfügung steht. Sie können das Design für jede E-Mail-Vorlage aktivieren und auch wieder deaktivieren. Verwenden Sie diese Funktion, damit z.B. der Briefkopf inklusive Logo Ihres Unternehmens automatisch in allen gewünschten E-Mail-Vorlagen erscheint und Sie diesen nicht bei jeder E-Mail-Vorlage separat einfügen müssen. Wenn Sie in diesem Menü Änderungen vornehmen, ändern Sie das Design zentral für alle verknüpften E-Mail-Vorlagen.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Vorlagen ohne zentrales HTML-Design erstellen möchten, fahren Sie mit dem Kapitel E-Mail-Vorlage erstellen fort.

Unternehmenslogo in das HTML-Design einfügen

Sie haben die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Vorlagen an das Design Ihres Webshops anzupassen und z.B. Ihr Unternehmenslogo in das HTML-Design einzufügen. Laden Sie zunächst das Logo in der Bildergalerie hoch. Anschließend fügen Sie das Logo in das HTML-Design ein. Wie Sie dazu vorgehen, wird im Folgenden beschrieben.

Unternehmenslogo in der Bildergalerie hochladen:
  1. Öffnen Sie das Menü CMS » Bilder-Galerie.
  2. Klicken Sie auf der linken Seite auf den Ordner, in den Sie das Logo hochladen möchten.
    → Alternativ erstellen Sie einen neuen Ordner.
  3. Klicken Sie auf Dateien hochladen oder ziehen Sie die Datei per Drag&Drop-Funktion in den Ordner.
    → Das Bild wird hochgeladen.
  4. Klicken Sie auf das Bild.
    → Das Fenster mit dem Namen des Bildes wird geöffnet.
  5. Kopieren Sie die URL aus dem Feld Absolute URL.
  6. Schließen Sie das Fenster.

Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite Bilder-Galerie.

Im nächsten Schritt fügen Sie das Logo über einen Bild-Link in das HTML-Design einer bereits erstellten E-Mail-Vorlage ein. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Unternehmenslogo in das HTML-Design einfügen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen.
  2. Öffnen Sie die E-Mail-Vorlage, in der Sie das Logo einfügen möchten.
  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail-Nachricht.
  4. Wechseln Sie im Tab Inhalt in das Tab HTML-formatierter Text.
  5. Wählen Sie rechts oben Editor aus dem Dropdown-Menü.
    → Zwei Symbolleisten zum Formatieren des Textes werden eingeblendet.
  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Bild.
    → Das Fenster Bild-Eigenschaften wird geöffnet.
  7. Fügen Sie im Feld URL die absolute URL ein, die Sie soeben in der Bilder-Galerie kopiert haben.
  8. Klicken Sie auf OK.
    → Das Logo wird angezeigt.
  9. Speichern Sie die Einstellungen.

Template-Variablen in das HTML-Design einfügen

Fügen Sie zunächst die Template-Variablen $EmailContentHTML und $SignatureHTML in das HTML-Design ein. Anschließend verknüpfen Sie das HTML-Design mit der E-Mail-Vorlage.

$EmailContentHTML muss vorhanden sein

Die Template-Variable $EmailContentHTML muss in das HTML-Design eingefügt werden. Andernfalls kann das HTML-Design nicht verwendet werden.

Template-Variablen in das HTML-Design einfügen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » HTML-Design.
  2. Fügen Sie die Template-Variablen $EmailContentHTML und $SignatureHTML ein.
    $EmailContentHTML gibt den Inhalt der E-Mail aus. $SignatureHTML gibt die Signatur aus.
  3. Formatieren Sie das HTML-Design nach Ihren Wünschen.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.
Beispiel für HTML-Design

HTML-Design mit der E-Mail-Vorlage verknüpfen

Um das HTML-Design mit einer E-Mail-Vorlage zu verknüpfen, nehmen Sie die folgenden Einstellungen im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen vor. Der Inhalt der E-Mail-Vorlage muss im Tab HTML-formatierter Text vorhanden sein oder, wenn noch nicht, dort eingefügt werden. Dieser Inhalt wird dann über die Template-Variable $EmailContentHTML ausgegeben.

HTML-Design mit der E-Mail-Vorlage verknüpfen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen.
  2. Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus dem Ordner.
  3. Wählen Sie in der Zeile Inhalt die Option Nur HTML-formatierter Text aus dem Dropdown-Menü.
  4. Aktivieren Sie die Option Design verwenden.
  5. Geben Sie im Tab E-Mail-Nachricht einen Betreff ein.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.

E-Mail-Vorlage erstellen

Erstellen Sie im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen neue E-Mail-Vorlagen. Im Ordner Allgemeine E-Mail-Vorlagen sind bereits vorkonfigurierte E-Mail-Vorlagen, die Sie selbstverständlich anpassen können, enthalten.

Für jede E-Mail-Vorlage können Sie bis zu zwei Anhänge definieren. PDF-Dokumente aus dem Menü Aufträge » Fulfillment, z.B. Rechnungen, oder andere Dateien, z.B. ein Artikelprospekt oder eine Anleitung, können standardisiert über E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden versendet werden. Für die E-Mail-Vorlage Eingangsbestätigung Webshop Bestellung wären z.B. die Widerrufsbelehrung und Ihre AGB im PDF-Format eine sinnvolle Ergänzung.

Erfahren Sie mehr über das Einrichten von E-Mail-Vorlagen im folgenden Videotutorial:

E-Mail-Vorlage erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen.
  2. Klicken Sie auf Neue E-Mail-Vorlage.
    → Das Fenster Neue E-Mail-Vorlage wird geöffnet.
  3. Geben Sie den Namen für die Vorlage ein.
  4. Wählen Sie einen Eigner oder Alle aus dem Dropdown-Menü Eigner.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die E-Mail-Vorlage wird erstellt und abhängig von der gewählten Einstellung im Dropdown-Menü Eigner in einem der drei Ordner gespeichert.
  6. Nehmen Sie die restlichen Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 6.
  7. Speichern Sie die Einstellungen.
Einstellungen im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen
Einstellung Erläuterung
Tab: Einstellungen
Eigner Einen Eigner oder die Einstellung Alle wählen.
Alle = Die Vorlage wird unter Allgemeine E-Mail-Vorlagen gespeichert.
Eigener Benutzerkontoname = Die Vorlage wird unter Meine E-Mail-Vorlagen gespeichert.
Anderer Benutzer = Die Vorlage wird unter E-Mail-Vorlagen anderer Benutzer gespeichert.
Hinweis: Um eine eigene E-Mail-Vorlage unter Meine E-Mail-Vorlagen zu erstellen, müssen Sie selbst als Benutzer in Ihrem plentymarkets System eingeloggt sein.
Name Name eingeben, unter der diese Vorlage gespeichert werden soll. Dieser Name wird dem Empfänger nicht angezeigt.
Inhalt Wählen, ob der Inhalt der E-Mail-Vorlage als reiner Text oder HTML-formatierter Text gespeichert werden soll.
Tipp: HTML-formatierten Text verwenden. Der Link zur Auftragsabwicklung (Template-Funktion Link_Checkout()) kann sehr lang sein. Bei reinen Text-E-Mails kann dies zu Zeilenumbrüchen führen, die den Link unter Umständen beschädigen.
Template-Typ Alle (Standardeinstellung), Auftrag, Kunden, Webshop oder Ticket wählen.
Alle = Die E-Mail-Vorlage wird für alle Bereiche verwendet.
Auftrag/Kunden/Webshop/Ticket = Die E-Mail-Vorlage steht ausschließlich für den gewählten Bereich zur Verfügung. Sie kann für die anderen Bereiche nicht verwendet werden bzw. ist dort nicht sichtbar.
PDF-Anhang Anhang wählen. Die Dokumente, die hier aus dem Dropdown-Menü gewählt werden können, werden u.a. im Menü Aufträge » Fulfillment erzeugt.
Dokumentenanhang Auf Wunsch ein unter CMS » Dokumente hochgeladenes eigenes Dokumente wählen, das an die E-Mail-Vorlage anhängt werden soll.
Antwort an E-Mail-Adresse eingeben, an die die Antworten auf diese E-Mail-Vorlage gesendet werden sollen. Wenn keine E-Mail-Adresse eingegeben ist, werden Antworten auf diese Vorlage standardmäßig an die unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Zugangsdaten gespeicherte E-Mail-Adresse versendet. Beispielsweise ist es sinnvoll, die E-Mail-Adresse der Buchhaltungsabteilung für die E-Mail-Vorlage PDF-Rechnung einzugeben. So gehen z.B. Rückfragen zur Rechnung direkt an die Buchhaltungsabteilung und müssen nicht erst weitergeleitet werden.
Design verwenden Aktivieren, wenn der Inhalt der E-Mail mit dem im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » HTML-Design gespeicherten Design versendet werden soll. Wird die Option nicht aktiviert, wird nur der Inhalt der E-Mail-Vorlage verwendet.
Mandant (Shop) Einen, mehrere oder ALLE Mandanten (Shops) aktivieren. Die E-Mail-Vorlage ist nur für die gewählten Mandanten (Shops) gültig.
Tab: E-Mail-Nachricht
Sprache wählen Die gewählte Sprache wird hier angezeigt und kann geändert werden.
Betreff Betreff eingeben. Betreff sorgfältig wählen, damit die E-Mails im Postfach des Kunden leicht erkennbar sind und nicht als Spam-Nachricht eingestuft werden.
Inhalt / Artikelliste In diese Tabs den Text bzw. die Artikelauflistung als reinen Text oder als HTML-formatierten Text eingeben. Für den Inhalt stehen verschiedene Template-Variablen und Template-Funktionen zur Verfügung.
Hinweis: Nur der Inhalt des Tabs wird berücksichtigt, dessen Inhaltstyp im Tab Einstellungen unter Inhalt festgelegt wurde. Wenn dort also z.B. Nur reiner Text eingestellt wurde, jedoch nur das Tab HTML-formatierter Text Inhalt enthält, wird keine E-Mail versendet.
Tipp: HTML-formatierten Text verwenden

plentymarkets empfiehlt die Verwendung von HTML-formatiertem Text, da der Link zur Auftragsabwicklung sehr lang sein kann. Bei reinen Text-E-Mails kann dies zu Zeilenumbrüchen führen, die den Link beschädigen können. Des Weiteren haben Sie bei der Verwendung von HTML-formatierten Text die Möglichkeit, den Text mit dem integrierten HTML-Editor zu formatieren.

Im Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Editoren legen Sie fest, welche Editoren für bestimmte Bereiche in Ihrem plentymarkets System zur Verfügung stehen sollen. Wählen Sie zwischen Editor, Syntax-Editor und Textfeld.

Template-Variablen und Template-Funktionen verwenden

Für E-Mail-Vorlagen stehen Template-Variablen und Template-Funktionen zur Verfügung. Statt der Variablen oder Funktion wird dann von Ihrem plentymarkets System automatisch der definierte Inhalt abgebildet, d.h. in der E-Mail wird dann der Inhalt dargestellt. Außerdem erfüllen einige Template-Variablen die Funktion von Zuordnungsparametern, wenn Sie mit dem Ticketsystem arbeiten.

Öffnen Sie eine E-Mail-Vorlage im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen, um eine Liste aller Template-Variablen und Template-Funktionen, die Ihnen für Ihre E-Mail-Vorlagen zur Verfügung stehen, anzuzeigen.

Eine Übersicht der Template-Variablen und Template-Funktionen für E-Mail-Vorlagen finden Sie außerdem auf der Handbuchseite E-Mail im Bereich CMS-Syntax. Allgemeine Informationen zu Template-Variablen und Template-Funktionen finden Sie auf der Handbuchseite Grundlagen.

Link zur Auftragsabwicklung in E-Mail-Vorlage einfügen

Möglichst in jeder E-Mail an den Kunden sollte der Link zur Auftragsabwicklung enthalten sein, da der Kunde darüber jederzeit den aktuellen Status seines Auftrags einsehen kann. Fügen Sie dazu die Template-Funktion Link_Checkout() in die E-Mail-Vorlage ein.

Anzeige der Artikelpositionen einrichten

Der Aufbau einer Artikelpositionenzeile kann pro E-Mail-Vorlage und Sprache einzeln eingerichtet werden. Beim Einrichten der Artikelpositionen können Sie if-Abfragen verwenden. Wird die Anzeige der Artikelpositionen nicht eingerichtet, wird von plentymarkets eine Standardauflistung der Artikelpositionen ausgegeben.

Anzeige der Artikelpositionen einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen.
  2. Öffnen Sie die Vorlage.
  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail-Nachricht.
    → Das Tab Inhalt wird angezeigt.
  4. Fügen Sie im Tab HTML-formatierter Text die Template-Variable $ItemListHTML oder im Tab Reiner Text die Template-Variable $ItemListPlain an der Stelle im Tab Inhalt der E-Mail ein, an der die Artikelpositionen angezeigt werden sollen.
  5. Kopieren Sie die Template-Variablen aus der Übersicht, die Sie für die Artikelpositionen benötigen und fügen Sie sie im Tab Artikelliste ein.
    ​→ Zur Formatierung können Sie z.B. Tabulatoren, die Sie aus einem Textprogramm kopiert haben, zwischen den Template-Variablen einfügen.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.
Beispiel: Anzeige der Artikelpositionen

Fügen Sie die Template-Variablen zur Anzeige von Artikel-ID ($ItemID), Artikelname ($ItemName) und Preis ($ItemPrice) der Artikelpositionen ein. Die Anzeige beginnt mit einem Bindestrich (siehe Bild 2). Dieser wird dann jeweils zu Beginn einer Zeile auch bei mehreren Artikelpositionen angezeigt. Damit die Anzeige mehrzeilig funktioniert, fügen Sie am Ende der Zeile durch Drücken der Enter-Taste einen Zeilenumbruch ein. Die Template-Variablen in diesem Beispiel ergeben folgende Anzeige in der E-Mail:

Anzeige der Artikelpositionen in der E-Mail-Vorlage

Wie Sie eine Vorschau öffnen, um Ihre E-Mail-Vorlage zu prüfen, ist im Kapitel E-Mail-Vorlage anhand der Vorschau prüfen beschrieben.

if-Abfragen in E-Mail-Vorlagen verwenden

Sie können in E-Mail-Vorlagen Fallunterscheidungen nach den Prinzipien der if-Abfragen einsetzen. So können Sie z.B. einen Code einbauen, der bewirkt, dass die Bankdaten in der E-Mail an den Kunden nur angezeigt werden, wenn die Zahlungsart Vorkasse (ID = 0) gewählt wurde wie im folgenden Beispiel zu sehen.

{% if $MethodOfPaymentID==0 %} B A N K D A T E N: Verwenden Sie zur Zahlung per Vorkasse bitte die folgenden Bankdaten: Bankinstitut: Kasseler Sparkasse Bankleitzahl: 12345678 Kontonummer: 0123456789 Inhaber: Max Mustermann VERWENDEN SIE BITTE EXAKT DIESEN VERWENDUNGSZWECK: ID $OrderID KUNDE $CustomerID Internationale Kontodaten IBAN: DE 31245678954621487954 Swift: BIC WERTIUANEBQJ {% endif %}

Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite if-Konstrukt.

E-Mail-Vorlage anhand der Vorschau prüfen

Sie haben die Möglichkeit anhand der E-Mail-Vorschau zu prüfen, ob die E-Mail-Vorlage Ihren Vorstellungen entspricht. Prüfen Sie auch die korrekte Funktionsweise des Links zur Auftragsabwicklung. Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um die Vorschau der E-Mail-Vorlage aufzurufen.

E-Mail-Vorlage anhand der Vorschau prüfen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den Auftrag.
  3. Wechseln Sie in das Tab Mail.
  4. Wählen Sie im Tab E-Mail-Vorlagen die Sprache aus dem Dropdown-Menü Sprache wählen.
  5. Wechseln Sie in das Tab, in das Sie die E-Mail-Vorlage gespeichert haben: Allgemeine E-Mail-Vorlagen, Meine E-Mail-Vorlagen oder E-Mail-Vorlagen anderer Benutzer.
  6. Aktivieren Sie die E-Mail-Vorlage.
  7. Klicken Sie auf Vorschau.
    → Das Fenster E-Mail-Vorschau wird geöffnet.

E-Mail-Vorlage bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, allgemeine E-Mail-Vorlagen, Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Vorlagen anderer Benutzer zu bearbeiten. Änderungen an den E-Mail-Vorlagen nehmen Sie im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen vor.

E-Mail-Vorlage bearbeiten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen.
  2. Klicken Sie auf den Ordner, in dem sich die E-Mail-Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, befindet.
  3. Klicken Sie auf die E-Mail-Vorlage.
    → Das Tab Einstellungen der E-Mail-Vorlage wird geöffnet.
  4. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 6 im Kapitel E-Mail-Vorlage erstellen.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.
E-Mail-Vorlage nach jeder Änderung prüfen

Jede Änderung an einer Vorlage sollte über den Mailservice eines Auftrags getestet werden. Besonders die korrekte Funktionsweise des Links zur Auftragsabwicklung sollte geprüft werden. Gehen Sie dazu, wie im Kapitel E-Mail-Vorlage anhand der Vorschau prüfen beschrieben, vor.

E-Mails versenden

Für den Versand von E-Mails müssen im Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer » Konten Benutzerdaten gespeichert sein. Diese Daten sind von Ihrem Provider erhältlich und stimmen mit den Daten, die in Ihrem E-Mail-Programm gespeichert sind, überein.

Ticketnachrichten und Kommentare als E-Mails versenden

Sie müssen im Menü Einstellungen » Kunden » Ticketsystem » E-Mail-Konten ein E-Mail-Konto gespeichert haben, damit Nachrichten und Kommentare als E-Mails versendet werden. Außerdem müssen Sie eine E-Mail-Vorlage, die die letzte Ticketnachricht oder den letzten Kommentar enthält, einrichten und diese in einer Ereignisaktion einstellen, damit der Versand per E-Mail durchgeführt wird. Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

Gutscheine per E-Mail versenden

Sie können Gutschein-Codes oder Gutscheine als PDF-Dateien per E-Mail versenden. Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Gutscheine in den Kapiteln Gutschein-Codes direkt in E-Mails einfügen und Gutschein-Vorlage konfigurieren.

Automatischen E-Mail-Versand einrichten

Im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Automatischer Versand stehen Ihnen verschiedene Ereignisse zur Verfügung, die mit einer E-Mail-Vorlage verknüpft werden können. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die E-Mail-Vorlage, die Sie zuvor im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen erstellt haben. Dadurch wird bei Eintritt des Ereignisses die E-Mail-Vorlage automatisch an den Kunden versendet.

Automatischen E-Mail-Versand einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Automatischer Versand.
  2. Wählen Sie die in der Zeile des Ereignisses die E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Mit einem Klick auf E-Mail-Vorlage bearbeiten wird die E-Mail-Vorlage im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen geöffnet. Sie können die E-Mail-Vorlage dort bearbeiten.

Ereignisaktion einrichten

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ereignisaktionen im Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen einzurichten. Definieren Sie ein Ereignis, setzen Sie einen oder mehrere Filter und legen Sie Aktionen fest, die von Ihrem plentymarkets System automatisch im Ereignisfall ausgeführt werden. So können Sie z.B. einrichten, dass der E-Mail-Versand eines Gutscheins ausgelöst wird, wenn der Kunde eine bestimmte Anzahl an Aufträgen generiert hat. Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite Ereignisaktionen.

Automatischer E-Mail-Versand am Beispiel einer neuen Bestellung über eBay

Nachdem ein Kunde einen Artikel über eBay erworben hat, wird in plentymarkets automatisch ein Auftrag angelegt. Wenn Sie z.B. die E-Mail-Vorlage Auftragsbestätigung eBay erstellt und diese im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Automatischer Versand für das Ereignis Neue Bestellung über eBay aus dem Dropdown-Menü definiert haben, wird automatisch eine E-Mail an den Kunden versendet. In der folgenden grünen Box finden Sie einen Beispieltext für die E-Mail-Vorlage.

Beispieltext für eine E-Mail-Vorlage für den Versand nach einem Kauf über eBay

Sehr geehrte(r) $CustomerFullName,

herzlichen Glückwunsch zur gewonnenen Auktion!

Um die Kaufabwicklung so einfach wie möglich zu gestalten, klicken Sie bitte auf den nachfolgenden Link oder kopieren Sie diesen in die Adresszeile Ihres Browsers.

Sie können über die Kaufabwicklung Ihre Daten einsehen und ändern sowie unsere Bankdaten einsehen. Verwenden Sie für Überweisungen immer den dort angegebenen Verwendungszweck.

Link_Checkout()

Parallel zum E-Mail-Versand kann dem Kunden auch eine Nachricht über das eBay-Nachrichtensystem gesendet werden. Dazu müssen Sie im Menü Einstellungen » Märkte » eBay » Grundeinstellungen » Tab: Kontoeinstellungen » Untermenü: Nachricht nach Kauf den Text speichern. Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite eBay einrichten im Kapitel Nachrichten nach Kauf versenden.

Autoreply-Nachricht einrichten

Im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Autoreply speichern Sie einen Text, der automatisch verschickt wird, wenn eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird. Dies kann z.B. hilfreich sein, wenn Sie im Urlaub sind und dies dem Absender der E-Mail mitteilen möchten. Sie haben die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse sowie den Betreff und den Text der Autoreply-Nachricht jederzeit zu ändern.

Autoreply-Funktion nur bei E-Mail-Hosting durch plentymarkets

Die Autoreply-Funktion können Sie nur nutzen, wenn plentymarkets das Hosting Ihrer E-Mail-Konten übernimmt. Wenn Ihre Postfächer von mailbox.org gehostet werden, hinterlegen Sie Abwesenheitsbenachrichtigungen im mailbox.org-Backend.

Autoreply-Nachricht einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Autoreply.
    → Der Bereich Autoreply des Bereichs Mein Konto wird in einem neuen Tab geöffnet.
  2. Wählen Sie die E-Mail-Adresse, für die Sie eine Autoreply-Nachricht eingeben möchten.
  3. Geben Sie einen Betreff für die Autoreply-Nachricht ein.
  4. Geben Sie die Autoreply-Nachricht ein.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Wenn an eine für dieses E-Mail-Konto hinterlegte E-Mail-Adresse eine E-Mail eingeht, wird automatisch eine E-Mail mit dem eingegebenen Betreff und Text an den Absender gesendet.

Gesendete E-Mail-Vorlagen pro Kunde anzeigen

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten » Auftrag öffnen » Tab: Mail » Tab: Gesendete E-Mails haben Sie die Möglichkeit, alle E-Mail-Vorlagen, die Sie an den Kunden versendet haben, anzuzeigen.

Gesendete E-Mail-Vorlagen pro Kunde anzeigen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den Auftrag.
  3. Wechseln Sie in das Tab Mail.
  4. Wechseln Sie in das Tab Gesendete E-Mails.
    → Das Datum, die Uhrzeit, die E-Mail-Adresse des Empfängers, die ID und der Name der Vorlage sowie die Auftrags-ID werden angezeigt.

Klappen Sie den Bereich Weitere an den Kunden gesendete E-Mails... auf, um alle E-Mails anzuzeigen, die an den Kunden gesendet wurden. Hier werden auch E-Mails angezeigt, die der Kunde aus einem anderen Auftrag heraus erhalten hat. Mit einem Klick auf die Auftrags-ID wird die Auftragsübersicht dieses Auftrags in einem separaten Tab geöffnet.

Alle versendeten E-Mail-Vorlagen anzeigen

Im Menü Start » Statistik erstellen Sie eine neue Statistik und wählen im Bereich Aufträge den Statistiktyp Versendete E-Mail-Vorlagen. Sie erhalten somit Informationen der über Ihr plentymarkets System versendeten E-Mails mit der ID und dem Namen der E-Mail-Vorlage sowie der datumsbezogenen Anzahl der E-Mails. Die Standardeinstellung der Zeitspanne beträgt die letzten 30 Tage. Sie können die Zeitspanne jedoch auch anpassen oder ein Startdatum und ein Enddatum wählen.

Anhand dieser Statistik können Sie erkennen, welche E-Mail-Vorlage in welchem Zeitraum genutzt wurde und welche Vorgänge besonders häufig oder selten ausgeführt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Handbuchseite Versendete E-Mail-Vorlagen.

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