Auftragsstatus

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Informationen zum Auftragsstatus

Ein Auftrag befindet sich permanent in einem bestimmten Status. Der Auftragsstatus ändert sich automatisch beim Eintritt bestimmter Ereignisse (z. B. Durchlauf der Auftragsabwicklung, Zahlungseingang, Rechnungsdruck), kann aber auch manuell geändert werden. Generell dient der Auftragsstatus zur besseren Auftragsselektion (Suche) über den Bereich Aufträge oder zur Filterung bestimmter Aufträge, um eine automatische Aktion über den Aktionsmanager ausführen zu können.

Erfahren Sie mehr zu den Auftragsstatus und ihrer Verwendung im folgenden Videotutorial:

Standard-Auftragsstatus

Die folgenden Statuseinträge sind in der Grundeinstellung in Ihrem plentymarkets-System bereits vorhanden.

  • [1] Unvollständige Daten
    • [1.1] Warten auf Zahlung & Freischaltung
    • [1.2] Freigeschaltet, warten auf Zahlung
  • [2] Warten auf Freischaltung
  • [3] Warten auf Zahlung
    • [3.1] Start PayPal-Zahlungsprozess
    • [3.2] In Warteposition
    • [3.3] Versandfertig; warten auf Zahlung
    • [3.4] Mahnung versendet
  • [4] In Versandvorbereitung
    • [4.1] Warten auf Ware
  • [5] Freigabe Versand
    • [5.1] Abwicklung extern
    • [5.2] Rechnung erzeugt
    • [5.3] Lieferschein erzeugt
    • [5.4] Pickliste erzeugt
    • [5.5] Packliste erzeugt
    • [5.6] Fehler beim Logistiker
    • [5.8] Großhändler
  • [6] Gerade im Versand
    • [6.4] Warenausgang storniert
    • [6.5] Beim Logistiker im Versand
  • [7] Warenausgang gebucht
    • [7.1] Auftrag exportiert
    • [7.2] Warte auf Zahlung - Rechnungskauf
    • [7.3] Aufträge mediafinanz
  • [8] Storniert
    • [8.1] Storniert durch Kunden
  • [9] Retoure
    • [9.1] Ware wird geprüft
    • [9.2] Warten auf Retoure von Großhändler
    • [9.3] Gewährleistung eingeleitet
    • [9.4] Umtausch eingeleitet
    • [9.5] Gutschrift angelegt
    • [9.6] Retoure an Amazon gesendet
    • [9.7] Gutschrift geprüft
  • [10] Gewährleistung
  • [11] Gutschrift
    • [11.1] Gutschrift ausgezahlt
  • [12] Reparatur
  • [13] Sammelauftrag
  • [14] Sammelgutschrift

Bei individuellen Lösungen kann diese Liste durch weitere Statuseinträge (1.3, 1.4, 2.1, 2.2, ...) erweitert werden.

Benutzerrechte beachten

Beachten Sie, dass in den jeweiligen Dropdown-Menüs nur die Shops und Auftragsstatus angezeigt werden, die für den aktuellen Benutzer freigegeben wurden.

Wie erfolgt die Statuszuordnung?

Beim Sichern eines Auftrages wird der Auftragsstatus automatisch gesetzt. Wurde als Zahlungsart z. B. Vorkasse gewählt, so erhält der Auftrag den Status [3] Warten auf Zahlung. Bei Nachnahme erfolgt direkt die Zuordnung von Status [5] Freigabe Versand. Wird z. B. bei einem Auftrag per Vorkasse ein Zahlungseingang vermerkt, wechselt auch hier der Status auf [4] In Versandvorbereitung bzw. [5] Freigabe Versand.

Auftragsstatus sinnvoll verwenden

Soll ein Auftrag erst für den Versand freigegeben werden, wenn genügend Ware auf Lager ist, muss im Menü Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen die Option Statuswechsel auf [4] statt [5], wenn Warenbestand fehlt auf JA gesetzt werden. Dann verbleiben Aufträge so lange im Status [4] In Versandvorbereitung, bis genügend Ware eingebucht wurde. Dies hat den Vorteil, dass Sie nur Lieferscheine und Rechnungen von Aufträgen erzeugen, die Sie auch abwickeln können.

Besonders hilfreich ist die Arbeit mit den Auftragsstatus im Bereich Aufträge » Fulfillment. Dort werden u.a. Rechnungen erstellt. Die Selektion erfolgt ganz einfach anhand der jeweiligen Status.

Denkbare Aktion hierzu: Erstelle Rechnungen von allen Aufträgen mit Status [5] Freigabe Versand und setze dabei den Status auf [6] Gerade im Versand. Im Folgeschritt könnten nun z.B. Versandlabel von allen Aufträgen im Status [6] erstellt werden.

Besondere Auftragsstatus 5.1 und 7.1

Die Auftragsstatus [5.1] Abwicklung extern und [7.1] Auftrag exportiert wurden eingeführt, um den Datenaustausch mit Anwendungen von Drittanbietern regeln zu können.

Status 5.1: Soll Fakturierung und Fulfillment nicht mit plentymarkets, sondern mit einer externen Lösung durchgeführt werden, so sind alle Aufträge während des Exports auf den Status [5.1] zu setzen.

Status 7.1: Soll ein Export am Ende der Abwicklung eines Auftrages bei Status [7] Warenausgang gebucht stattfinden, so ist der Status [7.1] zu setzen.

Bezeichnungen ändern und Status-Einträge erweitern

In der Spalte Bezeichnung können Sie die Standard-Bezeichnungen ändern sowie bei Bedarf weitere Bezeichnungen für zusätzliche Auftragsstatus eintragen. Diese Bezeichnungen werden dann in Ihrem plentymarkets-System anstelle der bzw. zusätzlich zu den Standard-Bezeichnungen angezeigt. Wird der Text der Spalte Bezeichnung leer gelassen bzw. gelöscht, wird der jeweilige Auftragsstatus in Ihrem System nicht mehr angezeigt.

Bild 1: Menü Auftragsstatus

Auftragsstatus aller Aufträge ändern

Über die Gruppenfunktion können Sie in diesem Menü auch den Status mehrerer Aufträge gleichzeitig ändern. Dabei weisen Sie allen im System vorhandenen Aufträgen, die sich in einem bestimmten Status befinden, einen anderen Status zu.

Auftragsstatus aller Aufträge ändern:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Auftragsstatus.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben links den Shop, in dem Sie die Auftragsstatus ändern möchten.
  3. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü die Sprache, für die Sie die Auftragsstatus ändern möchten.
  4. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird angezeigt.
  5. Wählen Sie die Option Auftragsstatus aller Aufträge ändern (Häkchen setzen).
  6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Von den Auftragsstatus, den Sie ändern möchten.
  7. Wählen Sie im Dropdown-Menü in, den neuen Status, den Sie diesen Aufträgen zuweisen möchten.
  8. Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderung durchzuführen.
  9. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, indem Sie auf Auftragsstatus ändern klicken.
    → Der Auftragsstatus der entsprechenden Aufträge wird geändert.

Weitere Sprachen einrichten

Damit die Statusübersicht angezeigt wird, muss die jeweilige Sprache eingerichtet werden, wenn dies noch nicht geschehen ist. Wurde noch keine Sprache eingerichtet, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Bild 2: Menü Auftragsstatus; Sprachauswahl

Sprache für Statusübersicht einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Auftragsstatus.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben links den Shop, für den Sie Benennungen einrichten möchten.
  3. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü die Sprache, in der Sie Benennungen einrichten möchten.
  4. Passen Sie die Bezeichnungen in der Spalte Bezeichnung für die ausgewählte Sprache an.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um die eingetragenen Bezeichnungen zu sichern.

Mit der Gruppenfunktion können Sie die Bezeichnungen der aktuell ausgewählten Sprache bei Bedarf auch für eine oder mehrere weitere Sprachen übernehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Bezeichnungen der aktuell ausgewählten Sprache für andere Sprachen übernehmen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Auftragsstatus.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben links den Shop, für den Sie Benennungen übertragen möchten.
  3. Wählen Sie die Sprache aus dem Dropdown-Menü, die Sie auf andere Sprachen übertragen möchten.
  4. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird angezeigt.
  5. Wählen Sie die Option Bezeichnungen für andere Sprachen übernehmen (Häkchen setzen).
  6. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Sprachen, für die Sie die Bezeichnungen der aktuell ausgewählten Sprache übernehmen möchten.
  7. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, indem Sie auf Bezeichnungen übernehmen klicken.
  8. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
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