Dokumentenvorlagen anpassen

Auf dieser Handbuchseite wird beschrieben, wie Sie Dokumentenvorlagen einrichten, anpassen oder Einstellungen einer anderen Vorlage übernehmen. Dokumentenvorlagen enthalten gespeicherte Einstellungen und dienen dem Erzeugen von Dokumenten. In plentymarkets gibt es 2 Arten von Dokumenten, für die Sie Vorlagen einrichten können. Es gibt standortbezogene Dokumente und Fulfillment-Dokumente. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihr Geschäftspapier als PDF-Vorlage speichern und mit einer Dokumentenvorlage verknüpfen. Auch das Anlegen von Nummernkreisen wird erläutert.

 

Standortbezogene Dokumente einrichten

Folgende Vorlagen werden im Ordner Dokumente unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Shop wählen » Standorte konfiguriert und verwaltet:

Standortbezogenes Dokument einrichten:
  1. Wählen Sie einen Standort unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Shop wählen » Standorte.
  2. Klicken Sie auf den Ordner Dokumente.
  3. Wählen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, z.B. Rechnung.
  4. Wählen Sie eine Sprache aus dem Dropdown-Menü, z.B. de für Deutsch.
  5. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß den Erläuterungen auf dieser Handbuchseite vor.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.
  7. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen.

Fulfillment-Dokumente einrichten

Folgende Vorlagen konfigurieren und verwalten Sie unter Einstellungen » Aufträge » Dokumente:

Fulfillment-Dokument einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente.
  2. Wählen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, z.B. Pickliste.
  3. Wählen Sie eine Sprache aus dem Dropdown-Menü, z.B. de für Deutsch.
  4. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß den Erläuterungen auf dieser Handbuchseite vor.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.
  6. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen.

Dokumentenvorlage konfigurieren

Beim Öffnen der Vorlage sind bereits einige Einstellungen voreingetragen. Diese Einstellungen können Sie bearbeiten und weitere Einstellungen vornehmen. Wenn keine Einstellungen voreingetragen sind, können Sie Einstellungen aus einer Standard-Dokumentenvorlage übernehmen. Ergänzen Sie außerdem Hinweistexte, die durch Bedingungen gesteuert automatisch eingesetzt werden. Sie legen pro Sprache eigene Vorlagen an. Die Sprache wählen Sie ganz oben im Menü der Vorlage.

Bild 1: Sprache der Vorlage wählen

Sprache pro Dokumentenvorlage hinterlegen

Legen Sie pro Vorlage eine Sprache fest. Wird für einen Standort keine Dokumentenvorlage in der benötigten Sprache gefunden, sucht das System automatisch in folgender Reihenfolge nach übereinstimmenden Dokumentenvorlagen:
- Standard-Sprache des Mandanten
- Systemsprache
- Standard-Standort des Mandanten
- Systemsprache im Standard-Standort des Standard-Mandanten

Das Erzeugen der eigentlichen Dokumente, z.B. einer Rechnung, ist im Kapitel Fulfillment beschrieben.

Grundeinstellungen

In diesem Bereich konfigurieren Sie die grundlegenden Einstellungen für das Dokument. Diese sind:

  • Schriftart
  • Zeichensatz
  • Anzeige der Dokumenten-Vorlage nur auf Seite 1 oder auf allen Seiten des Dokuments
  • Aufbau der Anschrift
  • Währung des Dokuments
Zeichensatz: Unicode

Neben der Standardeinstellung ISO-8859-1 ist auch die Option Unicode wählbar. Beachten Sie, dass die Erzeugung von PDF-Dokumenten mit der Einstellung Unicode länger dauern kann.

Seitenränder

Die Seitenränder sind wichtig für den automatischen Seitenumbruch und die Positionierung von Fließtext. Sie bestimmen außerdem die Positionierung der PDF-Vorlage.

Unterer Seitenrand

Der untere Seitenrand wird für Fulfillment-Dokumente nur für Seiten berücksichtigt, die mit einer PDF-Vorlage hinterlegt werden. Dies gilt, je nach Einstellung der Option Dokumenten-Vorlage im Bereich Grundeinstellungen eines Dokuments, entweder nur für die erste Seite oder für alle Seiten.

Das Format eines Dokuments wird vom Format der PDF-Vorlage bestimmt. Im Standard bzw. wenn keine PDF-Vorlage hinterlegt wird, werden Rechnungsdokumente im Format DIN A4 erzeugt. Beachten Sie dazu auch das Kapitel zu PDF-Vorlagen.

Positionierung der Pflichtelemente

Pflichtelemente sind Inhalte, die auf jeden Fall angezeigt werden müssen. Die Positionierung auf der Dokumentseite erfolgt über die Eingabe von Koordinaten. In den Standard-Einstellungen sind bereits Werte für die wichtigsten Parameter hinterlegt. Diese Einstellungen können jedoch geändert werden. Ergänzen Sie die noch fehlenden Einträge.

Koordinaten

Die Werte orientieren sich am Koordinatensystem mit X- und Y-Achse. Die X-Achse verläuft von links nach rechts und die Y-Achse von oben nach unten. Die Nullpunkte liegen also links oben.

Beispiele für die Positionierung

Ein Feld, das links oben positioniert wird, ist das Adressfeld. In der Rechnung sind die Standardkoordinaten für das Adressfeld X = 21 (mm), Y = 54,5 (mm). Orientieren Sie sich für das Positionieren aller Felder an der linken oberen Ecke und beachten Sie die Seitenränder.
Felder, die üblicherweise rechts positioniert werden, sind neben dem Datum z.B. die Auftrags-ID und die Kunden-ID. Diese IDs haben auf der X-Achse die Standardkoordinaten X = 150 (mm) für den Feldnamen und X = 173 (mm) für den Wert. Die Y-Koordinaten unterscheiden sich, damit die Felder und Werte sich nicht überlagern.
Ein Feld, das häufig unten positioniert wird, ist die Seitenzahl. Die Standardkoordinaten für die Seitenzahl sind X = 21 (mm), Y = 286 (mm). Die Seitenzahl ist auf der Rechnung somit standardmäßig links unten.

Tipp: Positionierung testen

Elemente, deren Position mittels Koordinaten festgelegt werden und die sich unter der Artikelliste befinden, verschieben sich nicht je nach Länge der Artikelliste. Lassen Sie daher genügend Freiraum, indem Sie diese Elemente im unteren Bereich der Seite platzieren. Alternativ positionieren Sie diese über der Artikelliste. Der Hinweis Vielen Dank für Ihre Bestellung! (im Menü ganz unten) wird z.B. nicht durch Koordinaten bestimmt und wird daher je nach Länge der Artikelliste automatisch verschoben. Testen Sie die Dokumente während der Konfiguration durch Probeausdrucke, um die optimale Positionierung zu ermitteln.

Einstellung Erläuterung
Adressfeld Positioniert das Feld, in dem die Anschrift des Kunden angezeigt wird.
Dokumentname/-nummer Namen eintragen, z.B. Rechnung bzw. Rechnungs-Nr.
Datum Aktuelles Datum des Dokuments
Bestelldatum Datum der Bestellung
Währung Namen eintragen. Die eigentliche Währung wird aus den Grundeinstellungen übernommen (siehe oben).
Auftrags-ID Auftrags-ID einer Bestellung
Auftrags-ID (2) Bei Retouren, Gutschriften und Lieferaufträgen wird die Auftrags-ID des Hauptauftrags ausgegeben.
Kunden-ID Kunden-ID des Käufers
Herkunft Auftragsherkunft der Bestellung, z.B. Webshop, eBay API
Zeichen Kunde Zeigt an, was im gleichnamigen Feld in der Auftragseinstellung hinterlegt wurde.
Kundenklasse ID der Kundenklasse
Auftragseigner Gibt den Namen des Auftragseigners aus, d.h. den Namen des für den Auftrag verantwortlichen Mitarbeiters.
FiBu-Konto Zeigt den Debitor an, der in den Kundendaten unter Debitoren-Konto eingetragen ist.
Eigene Kundennummer Gibt die Kundennummer aus plentymarkets aus (nicht die ID).
USt.-IdNr. Umsatzsteuer-Identifizierungsnummer des Kunden
Eigene USt-IdNr. Gibt die Umsatzsteuer-ID des Händlers aus.
ID Pickliste Wenn eine Pickliste generiert wird, erhält diese Pickliste eine ID. Bei allen Aufträgen, die sich auf dieser Pickliste befinden, wird die Pickliste-ID hinterlegt. Mit der Option ID Pickliste kann diese ID auf dem PDF-Dokument ausgegeben werden. Sinnvoll z.B. bei Lieferscheinen.
Seitenzahl Gibt die Seitenzahl im Dokument pro Seite aus.

Tab. 1: Pflichtelemente eines Dokuments

Bild 2 zeigt eine Rechnung mit einfachen Standardeinstellungen:

Bild 2: Rechnungsdokument mit Standardeinstellungen

Kundeneigenschaften

Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn im System Eigenschaften für die Sprache der Dokumentenvorlage hinterlegt sind. Diese Eigenschaften können Sie dann hier über die Textfelder benennen und über die Koordinatenfunktion im Dokument positionieren.

Spalten Artikelpositionen

Im Bereich Spalten Artikelpositionen erfolgt die Positionierung der Einträge in der Kopfzeile der Artikeltabelle. Tragen Sie zu jeder verfügbaren Spalte einen Feldnamen ein, d.h. eine Bezeichnung, die in der Kopfzeile angezeigt werden soll. Die Feldnamen werden nur im Dokument angezeigt, wenn im Dropdown-Menü Position ein Wert gewählt wurde. Verbleibt die Auswahl auf Pos, wird die Spalte nicht angezeigt. Mit diesen Einstellungen legen Sie die Reihenfolge für die Anzeige der Feldnamen in der Kopfzeile fest.

Spaltenbreiten

Die Spalte Artikelbezeichnung bricht bei Bedarf automatisch in eine neue Zeile um. Alle anderen Spalten haben diese Funktionalität nicht. Wählen Sie deshalb die Spaltenbreiten breit genug. Die Spaltenbreite wird in mm eingegeben.

Für die Spalte Artikelbezeichnung können Sie weitere Parameter aktivieren, die auf dem Dokument neben dem Artikelnamen ebenfalls in der Spalte angezeigt werden sollen. Die aktivierten Parameter werden auf dem Dokument nur angezeigt, wenn in den Artikeldaten auch Angaben für die Parameter gespeichert sind. Welche Parameter zusätzlich angezeigt werden können, sehen Sie in Bild 3.

Bild 3: Parameter aktivieren

Variantenmatrix

In den Artikelansichten gibt es das Template VariationOrderMatrix. Damit lässt sich eine Liste verschiedener Varianten eines Artikels ausgeben. Dazu steht in der Artikelansicht ItemViewSingleItem die Template-Funktion Container_VariationOrderMatrix() zur Verfügung.

Variantenmatrix

Wählen Sie die Einstellung Ja, wenn Sie das Feature Variantenmatrix verwenden.

Summen

Unterhalb der Artikelpositionen werden bei allen Dokumenten außer dem Lieferschein die Summen, d.h. Zwischensumme, Rechnungsbetrag etc., aufgelistet. Hier werden ebenfalls nur die Summenanzeigen aktiviert, für die ein Feldname angegeben wurde.

Einstellung Erläuterung
Zwischensumme (netto, gesamt) Zeigt die Nettosumme der Artikel am Ende der Rechnung an.
Zwischensumme (netto, jede Seite, ohne letzte Seite) Zeigt die Nettosumme der Artikel seitenweise an. Bei mehrseitigen Dokumenten wird auf jeder Seite außer auf der letzten Seite die aufgelaufene Summe aller bisherigen Artikel als Zwischensumme angezeigt.
Zwischensumme (Differenzbesteuerung) Addiert nur Summen, die der Differenzbesteuerung unterliegen.
Gutscheinsumme (netto) bzw. Gutscheinsumme (brutto) Geben den Betrag in netto bzw. brutto an, der durch Gutschein(e) gedeckt wurde. Hier einen Feldnamen eintragen, wenn im Webshop Gutscheine angeboten werden. Die Gutscheinsumme wird sonst nicht auf der Rechnung ausgewiesen. Ob die Summe netto oder brutto ist, hängt von der Art des Gutscheins und z.B. der Art der Rechnung ab.

Tab. 2: Wichtige Einstellungen im Bereich Summen

Optionale Elemente

In diesem Bereich wählen Sie optionale Elemente. Beispiele hierfür sind der Barcode und der Nachnahmehinweis. Diese Elemente werden nachfolgend genauer beschrieben.

Barcode

Die Option Barcode kann entweder aus der Auftrags-ID oder der Dokumentnummer erstellt werden. Des Weiteren können Sie zwischen EAN13 oder Code128 als Kodierung des Barcodes wählen (Bild 3). Wenn Sie die Option EAN13 wählen und Ihre Auftrags-ID z.B. aus 6 Ziffern besteht, wird diese automatisch ergänzt. Es werden führende Nullen und eine 1 an den Anfang des Barcodes gestellt, so dass sich aus der Auftrags-ID eine EAN13 ergibt. Wenn Ihre Auftrags-ID so übernommen werden soll, wie sie ist, wählen Sie die Option Code128. Wählen Sie außerdem, ob die Ziffern unterhalb des Barcodes, innerhalb des Barcodes oder nicht angezeigt werden sollen (Bild 5).

Bild 4: Barcodeeinstellungen; optionale Elemente

Bild 5: Links Barcode aus Auftrags-ID erweitert durch führende Nullen und 1, dargestellt unterhalb; rechts Barcode aus Dokumentnummer, dargestellt innerhalb

Nachnahmehinweis

Der Nachnahmehinweis wird nur in Rechnungen von Aufträgen mit der Zahlungsart Nachnahme angezeigt. Der Standardhinweis lautet NACHNAHME BAR plus dem Rechnungsbetrag (siehe auch Beispiel in Bild 2). Die Option wird mit JA aktiviert. Optional tragen Sie einen Namen ein, wenn Sie statt der Standardbezeichnung NACHNAHME BAR eine eigene Bezeichnung hinterlegen möchten.

Bild 6: Aktivierter Nachnahmehinweis

Tipp: Sprachvarianten

Wenn Sie Dokumente in verschiedenen Sprachen erstellen, können Sie den Nachnahmehinweis unter Name in der Sprache hinterlegen.

Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle

Im Bereich Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle wählen Sie, welche Elemente unter der Artikelpositionstabelle auf dem Dokument erscheinen sollen.

Einstellung Erläuterung
Schriftgröße Auf dem Dokument gewünschte Schriftgröße wählen.
Lieferdatum Wählen, ob der aktuelle Monat, das Rechnungsdatum, das Datum des Warenausgangs oder kein Lieferdatum angezeigt werden soll.
Zahlungseingang Das Datum wird nur angezeigt, wenn der Zahlungseingang vollständig ist.
Valuta/Zahlungsziel/Skonto Die Platzhalter werden mit den Werten befüllt, die in den Kundendaten hinterlegt sind. Dazu die Info zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen auf der Handbuchseite Neuer Kunde beachten.
Wenn ein Wert für Valuta am Kunden hinterlegt ist, wird dieser für das Dokument verwendet. Sonst wird der Wert unter Zahlungsziel bzw. der Wert aus der Kundenklasse verwendet, wenn hinterlegt. Als letzte Möglichkeit, wenn alles andere nicht gesetzt ist, wird die Anzahl der Tage aus der Option Zahlungsziel im Dokument verwendet (siehe folgende Option).
Zahlungsziel Mit JA oder NEIN einstellen, ob eine Option auf dem Dokument erscheint oder nicht. Bei JA muss auch ein Zahlungsziel in Tagen gewählt werden. Hierbei beachten, dass ein in den Kundendaten hinterlegtes Zahlungsziel Priorität hat. Ist in den Kundendaten kein Zahlungsziel hinterlegt, hat das Zahlungsziel der Kundenklasse Priorität.
Skonto Die Höhe in Prozent und das Zahlungsziel in Tagen wählen. Folgende Platzhalter sind verfügbar: [Date1], [Date2], [Amount1], [Amount2], [Percent].
Wenn Sie möchten, dass der am Kunden eingetragene Skonto auf der Rechnung angezegit wird, verwenden Sie die Einstellung Valuta/Zahlungsziel/Skonto. Hinweis: Damit der hier eingetragene Skonto in der Rechnung ausgegeben wird, muss die Einstellung Zahlungsziel auf Ja stehen.
Bankdaten unterdrücken Ja wählen, um die Ausgabe der Kontodaten im Dokument zu verhindern. Die Standard-Einstellung ist Nein, d.h., die Bankdaten werden ausgegeben.
Steuerrechtlicher Hinweis 1 Gewünschte Schriftgröße wählen. Normal oder Fett für den Schriftschnitt wählen. Den gewünschten steuerrechtlichen Hinweis in das Textfeld eintragen.
Dieser Hinweis wird bei einer Lieferung in die EU bei vorliegender USt.-IdNr. ausgegeben. Die Formulierung nach deutschem Recht kann hier z.B. lauten: Innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr. 1b in Verbindung mit §6 a UStG.
Steuerrechtlicher Hinweis 2 Wie Steuerrechtlicher Hinweis 1.
Dieser Hinweis wird bei einer Lieferung außerhalb der EU ausgegeben. Die Formulierung nach deutschem Recht kann hier z.B. lauten: Ausfuhrlieferung gemäß §4 Nr. 1a in Verbindung mit §6 UStG.
Hinweis Differenzbesteuerung Wie Option Steuerrechtlicher Hinweis 1.
Dieser Hinweis wird ausgegeben, wenn der Auftrag differenzbesteuerte Positionen enthält.
Zahlungshinweis Die Schriftgröße wählen. Normal oder Fett für den Schriftschnitt wählen. Im Dropdown-Menü Zahlungsart eine Zahlungsart wählen. Den Zahlungshinweis für diese Zahlungsart in das Textfeld eintragen (Bild 2).
Der Zahlungshinweis ist nicht fest mit der Zahlungsart verknüpft. Wird die Zahlungsart über das Dropdown-Menü geändert, bleibt der im Textfeld eingetragene Hinweis bestehen. Er wird auf die neu gewählte Zahlungsart angewendet. Bild 7 zeigt ein Beispiel.

Tab. 2: Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle

Bild 7: Beispiel für einen Zahlungshinweis

Einstellungstransfer

Für jedes Dokument sind ähnliche Einstellungen vorzunehmen. Reduzieren Sie deshalb Ihren Aufwand, indem Sie die Einstellungen eines Dokuments aus einer Standard-Vorlage übernehmen oder die Einstellungen auf ein anderes Dokument übertragen.

Einstellungen werden überschrieben

Wird die Transferfunktion auf ein Dokument angewendet, werden die vom Benutzer vorgenommenen Einstellungen in diesem Dokument überschrieben. Prüfen Sie daher die Einstellungen des Dokuments und notieren Sie ggf. wichtige Koordinaten, bevor Sie die Funktion anwenden.

Einstellungen übertragen

Übertragen Sie z.B. die deutschen Rechnungseinstellungen auf den deutschen Lieferschein (Bild 8). Dort deaktivieren Sie dann nur noch die nicht benötigten Elemente bzw. fügen bei Bedarf weitere Elemente hinzu.

Bild 8: Rechnungseinstellungen auf Dokument Lieferschein übertragen

Sehr einfach übertragen Sie z.B. die deutschen Rechnungseinstellungen auf die französische Dokumentenvorlage für Rechnungen. Damit entfällt das manuelle Eintragen der Koordinaten der Elemente für jede Sprachversion. Sie passen dann nur noch die Texte der Sprache an (Bild 9).

Bild 9: Deutsche Rechnungseinstellungen auf französische Dokumentenvorlage Rechnung übertragen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um Einstellungen auf Dokumentenvorlagen zu übertragen.

Einstellungen einer Vorlage auf andere Dokumentenvorlage übertragen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Shop wählen » Standorte.
  2. Wählen Sie einen Standort.
  3. Öffnen Sie das Menü Dokumente des Standorts.
  4. Wählen Sie das Dokument, dessen Einstellungen Sie auf ein anderes Dokument übertragen möchten.
  5. Öffnen Sie das Tab Transfer des Dokuments.
  6. Wählen Sie im Bereich Einstellungen auf Zielvorlage übertragen den Standort, die Sprache und unter Zielvorlage das Dokument, auf das die Werte übertragen werden sollen (Bild 9).
  7. Klicken Sie auf Übertragen.
Vorschau zum Vergleich nutzen

Rufen Sie eine Vorschau im PDF auf und drucken Sie das Dokument aus. Mithilfe der Vorschau können Sie die Eigenschaften der Dokumente vergleichen und entscheiden, ob die Kopierfunktion sinnvoll ist oder zu viele Einstellungen nachträglich noch angepasst werden müssen. Nehmen Sie die Einstellungen in den Ausgangsdokumenten sorgfältig vor.

Standard-Einstellungen übernehmen

Wählen Sie Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen, um die Standardwerte in ein noch leeres Dokument zu übernehmen oder die Einstellungen eines Dokuments auf Standardwerte zurückzusetzen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie Probleme mit den Einstellungen eines Dokuments haben und nicht wissen, welche Einstellungen bzw. Änderungen diese Probleme verursachen.

Bild 10: Option Standard-Einstellung auf Dokument Rechnung anwenden

Standard-Einstellungen übernehmen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Shop wählen » Standorte.
  2. Wählen Sie den Standort und öffnen Sie das Menü Dokumente des Standorts.
  3. Wählen Sie das Dokument, in das Sie die Standard-Einstellungen übernehmen möchten.
  4. Öffnen Sie das Tab Transfer des Dokuments.
  5. Wählen Sie über dem Tab-Titel die Sprache.
  6. Klicken Sie im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen auf Übernehmen (Bild 10).
    → Die Standard-Einstellungen werden auf das Dokument angewendet.

PDF-Vorlage

Als PDF-Vorlage bezeichnen wir das Briefpapier Ihres Shops. Das Briefpapier ist eine Seite, die Ihre Firmendaten, Layout-Elemente gemäß dem Corporate Design Ihres Unternehmens sowie Ihr Logo enthält. Diese Vorlage wird für das System im PDF-Format benötigt.

PDF-Vorlagen für Zahlungsarten

Eine PDF-Vorlage für eine Zahlungsart benötigen Sie z.B., wenn für eine Zahlungsart andere Kontodaten gelten oder wenn Sie für ein bestimmtes Lieferland eine sprachlich angepasste Version verwenden möchten.

Sprache und Zahlungsart pro PDF-Vorlage hinterlegen

Hinterlegen Sie pro PDF-Vorlage die korrekten Werte für Sprache und Zahlungsart. Wird für einen Standort für eine gewünschte Sprache keine PDF-Vorlage gefunden, sucht das System automatisch in folgender Reihenfolge nach übereinstimmenden PDF-Vorlagen:
- Standard-Sprache des Mandanten
- Systemsprache
- Standard-Standort des Mandanten
- Sprache des Standorts ohne Berücksichtigung der Zahlungsart

PDF-Vorlage erstellen

Wenn Sie noch nicht über eine Dokumentenvorlage verfügen, erstellen Sie eine solche Geschäftsbrief-Vorlage inkl. Logo mit allen Firmendaten. Nutzen Sie dazu z.B. ein Textverarbeitungsprogramm. Erzeugen Sie aus diesem Dokument eine PDF-Datei. Dies ist z.B. über die kostenfreie Office-Anwendung OpenOffice möglich. OpenOffice verfügt über einen direkten PDF-Export (Bild 11).

Bild 11: PDF-Erzeugung in OpenOffice

Das Format der PDF-Vorlage, z.B. DIN A4, wird für das Rechnungsdokument übernommen. Wenn Sie Rechnungen im Format DIN A5 erzeugen möchten, richten Sie die PDF-Vorlage in diesem Format ein. Achten Sie besonders bei einem Formatwechsel darauf, dass die Inhalte, z.B. die Spaltenbreiten der Artikeltabelle, angepasst werden müssen.

PDF-Version prüfen

Aktuell unterstützt plentymarkets die PDF-Version 1.4 oder niedriger. Prüfen Sie vor der Erzeugung von PDF-Dokumenten, welche PDF-Version Ihre Software erzeugt. Erzeugen Sie eine PDF-Datei und prüfen Sie dann im PDF-Dokument unter dem Menüpunkt Datei » Eigenschaften, in welcher PDF-Version die PDF-Datei erzeugt wurde. Sollte eine Version höher als 1.4 eingestellt sein, korrigieren Sie die Einstellung auf mindestens 1.4. Die maximale Dateigröße für PDF-Vorlagen ist 160 kB.
Wenn die PDF-Vorlage nicht kompatibel ist, kann dies zu Fehlern bei der Erzeugung der Dokumente führen. Prüfen Sie daher die Version und erzeugen Sie nach der Verknüpfung der PDF-Vorlage ein Testdokument.

PDF-Vorlage verknüpfen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die erstellte PDF-Datei mit einer Dokumentenvorlage, z.B. der Vorlage Rechnung, zu verknüpfen:

Bild 12: PDF-Vorlagen verschiedener Sprachen

PDF-Vorlage mit einer Dokumentenvorlage verknüpfen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente.
  2. Wählen Sie die Dokumentenvorlage, mit der Sie die PDF-Vorlage verknüpfen möchten.
  3. Wählen Sie eine Sprache aus dem Dropdown-Menü, z.B. de für Deutsch.
  4. Klicken Sie auf das Tab PDF-Vorlage.
  5. Klicken Sie auf das Tab Neue Vorlage.
  6. Wählen Sie ggf. eine Zahlungsart.
  7. Klicken Sie in der Zeile Datei auf Durchsuchen.
  8. Wählen Sie die PDF-Dokumentenvorlage.
  9. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Im Tab Vorlagen wird die Vorlage mit einer Angabe zur Dateigröße angezeigt.
  10. Klicken Sie im Tab Vorlagen auf Vorschau, um eine Vorschau der reinen PDF-Vorlage anzuzeigen.
  11. Wechseln Sie in das Tab Vorlage, um eine Vorschau der Dokumentvorlage mit dem PDF als Hintergrund anzuzeigen.
  12. Korrigieren Sie die PDF-Vorlage oder die Koordinaten der Dokument-Vorlage, falls sich Inhalte überschneiden.
    → Wenn Sie Änderungen an der PDF-Vorlage vorgenommen haben, laden Sie das PDF erneut hoch.

Für jede Sprache kann eine eigene Vorlage hinterlegt werden.

Nur eine PDF-Vorlage pro Sprache

Für jede Dokumentenvorlage und jede Sprache kann nur eine PDF-Vorlage hinterlegt werden. Jede neue Speicherung überschreibt eine gespeicherte PDF-Vorlage. Wenn Sie Änderungen an PDF-Vorlagen vornehmen, müssen Sie die Vorlagen im Tab Neue Vorlage erneut hochladen und speichern.

Nummernkreise

Für zahlreiche Dokumente stehen Nummernkreise zur Verfügung. Diese Nummernkreise verwalten Sie im Tab Nummernkreis eines Dokuments. Der Nummernkreis kann bis zu 5 Stellen haben und Zahlen, Buchstaben sowie Zeichen enthalten. Er wird automatisch vor der eigentlichen Nummer des Dokuments eingefügt.

Geben Sie im Feld Nummer (Startwert) die erste Nummer ein, also die Nummer, die als Startwert festgelegt werden soll. Dies muss nicht zwingend die "1" sein. Wenn Sie z.B. bereits nummerierte Rechnungen im System abgelegt haben, können Sie die Startnummer an die bestehenden Nummern anschließend eintragen. Wenn die Nummer über eine bestimmte Anzahl von Stellen verfügen soll, geben Sie den Startwert mit führenden Nullen an (z.B. 00001). Sind bereits Dokumente mit einer höheren Nummer im System, werden diese verwendet.

Im Folgenden wird beispielhaft beschrieben, wie Sie einen Nummernkreis für Rechnungsdokumente festlegen. Gehen Sie für andere Dokumente analog vor.

Bild 13: Nummernkreis festlegen

Nummernkreis für Rechnungen festlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Shop wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rechnung.
  2. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus dem Dropdown-Menü (Bild 13).
  3. Klicken Sie auf das Tab Nummernkreis.
  4. Geben Sie im Feld Nummernkreis ein Präfix aus bis zu fünf Zahlen und/oder Buchstaben für den Nummernkreis ein, z.B. 2016.
    → Mit einem Bindestrich am Ende des Präfix werden Präfix und Nummer optisch getrennt.
  5. Geben Sie im Feld Nummer (Startwert) die erste Rechnungsnummer für den Nummernkreis ein, z.B. 00001.
    → Die Rechnungsnummern werden ab dieser Nummer (in diesem Beispiel 201500001) aufwärts vergeben.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.
Mehrere Standorte

Wenn Sie Nummernkreise für mehrere Standorte verwenden möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Ein Nummernkreis für mehrere Standorte
Die Nummern werden übergreifend für alle Standorte hochgezählt, das heißt, jede Nummer wird nur einmal vergeben. Hinterlegen Sie dazu bei jedem Dokument und jedem Standort den gleichen Nummernkreis.
Hinweis: Dies gilt nur für Standorte des gleichen Mandanten. Für Standorte verschiedener Mandanten können Nummernkreise nicht übergreifend verwaltet werden.
Verschiedene Nummernkreise für mehrere Standorte
Die Nummernkreise können pro Standort pro Dokument unterschiedlich gewählt werden, z.B. in Form eines Kürzels, das den Standort bezeichnet. Die Nummern werden pro Nummernkreis hochgezählt, können also innerhalb eines Mandanten mehrfach vorkommen.

Sie haben auch die Möglichkeit, für verschiedene Länder verschiedene Nummernkreise anzulegen. Die Nummer des Dokuments wird dann anhand des Landes des Empfängers vergeben. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor. Auch hier beschreiben wir beispielhaft, wie Sie einen Nummernkreis für Rechnungen festlegen. Beachten Sie jedoch, dass das Anlegen eines separaten Nummernkreises pro Land nicht immer sinnvoll ist. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie eine solche Einstellung vornehmen.

Nummernkreis pro Land ist dominant

Ein Nummernkreis für ein Land ist dominant gegenüber dem allgemeinen Nummernkreis des Dokuments, d.h., es wird dann der für das Land hinterlegte Nummernkreis im Dokument ausgegeben.

Nummernkreis für Rechnungen pro Land festlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Shop wählen » Standort » Standort wählen » Dokumente » Rechnung.
  2. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus dem Dropdown-Menü.
  3. Klicken Sie auf das Tab Nummernkreis.
  4. Klappen Sie das Menü Nummernkreis pro Land auf (Bild 13).
  5. Geben Sie im Feld Nummernkreis der einzelnen Länder ein Präfix aus bis zu fünf Zahlen und/oder Buchstaben für den Nummernkreis ein, z.B. 16DE für Deutschland.
  6. Geben Sie im Feld Nummer (Startwert) der einzelnen Länder die erste Rechnungsnummer für den Nummernkreis ein, z.B. 00001.
    → Die Rechnungsnummern werden pro Land ab dieser Nummer (in diesem Beispiel 16DE00001) aufwärts vergeben.
  7. Speichern Sie die Einstellungen.
Nummernkreis entfernen und ändern

Entfernen Sie einen Nummernkreis nicht mehr, sobald einmal PDF-Dokumente mit diesem Nummernkreis generiert wurden. Sie können Nummernkreise allerdings nachträglich ändern. Der geänderte Nummernkreis muss sich von allen bereits verwendeten Nummernkreisen unterscheiden. Das heißt, Sie müssen immer mindestens eine Stelle ändern oder den Nummernkreis um eine Stelle erweitern. Eine Stelle darf jedoch nicht entfernt werden. War ihr alter Nummernkreis z.B. 13IN, ist als neuer Nummernkreis 13I nicht zulässig, 13IN0 hingegen schon.

Erfahren Sie mehr zu Nummernkreisen im folgenden Videotutorial:

Bild Standorte // Nummernkreise verwalten

Anschließende Aktionen automatisieren

Nach der Generierung Ihrer Dokumentenvorlagen können Sie im Bereich Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen automatische Aktionen einstellen. Interessant ist beispielsweise das Buchen von Warenausgängen beim Rechnungsdruck. Weitere Aktionen, z.B. das automatische Versenden von aktionsgesteuerten E-Mails, sind ebenfalls einstellbar.

Steuerrechtliche Informationen zu Lieferungen ins Ausland

Steuerrechtliche Hinweise

Besprechen Sie alle steuerrechtlichen Inhalte einer Dokumentenvorlage mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie diese Inhalte verwenden.

EU-Lieferung

Bei Lieferungen in das europäische Ausland und vorliegender USt.-IdNr. wird die Rechnung automatisch netto ausgestellt. Aus steuerrechtlichen Gründen muss dabei die eigene USt.-IdNr. und die USt.-IdNr. des Kunden auf der Rechnung erscheinen. Außerdem muss ein Hinweistext abgedruckt werden.

Die USt.-IdNr. des Kunden ist als Datenfeld im Bereich Positionierung der Pflichtelemente verfügbar. Sie sollte im oberen Bereich der Rechnung mittels Koordinateneingabe positioniert werden.

Im Bereich Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle befindet sich das Datenfeld Steuerrechtlicher Hinweis 1. Dieses Datenfeld wird bei einer Lieferung in die EU bei vorliegender USt.-IdNr. ausgegeben.

Beispiel: Hinweistext für Deutschland

"Ausfuhrlieferung gemäß §4 Nr. 1a in Verbindung mit §6 UStG."

Ausfuhrlieferung

Ausfuhrlieferungen, d.h. Lieferungen in ein Land außerhalb der EU, werden ebenfalls netto erstellt. Für diesen Vorgang muss ebenfalls ein steuerrechtlicher Hinweistext ausgegeben werden.

Für diesen Hinweistext steht das Datenfeld Steuerrechtlicher Hinweis 2 zur Verfügung.

Die erforderlichen steuerrechtlichen Hinweise können individuell abweichen. Klären Sie den Wortlaut mit einem Steuerberater ab.

Differenzbesteuerte Artikelpositionen in Dokumenten

Für differenzbesteuerte Artikelpositionen und Summen in Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften gibt es zwei Einstellungen:

  1. Zwischensumme für differenzbesteuerte Positionen (Bild 14)
  2. Hinweis zu den differenzbesteuerten Positionen (Bild 15)

Damit diese Einstellungen greifen und auf den Dokumenten angezeigt werden, müssen Sie zuvor unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » Buchhaltung » Tab: Umsatzsteuersätze die Option Differenzbesteuerung in der Konfiguration des Standardlands auf einen der vier Steuersätze setzen.

Bild 14: Einstellungen zur Differenzbesteuerung vornehmen

Bild 15: Hinweis zur Differenzbesteuerung

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