Grundeinstellungen

Im Menü Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen wählen Sie die Einstellungen, die für Aufträge automatisch eingestellt werden bzw. bei bestimmten Zuständen (Status) oder Bedingungen gelten sollen. Zum Beispiel wählen Sie Standard-Einstellungen für die Auftragsherkunft und den Status von Aufträgen.

 

Wichtige Vorbedingungen beachten

Bei neuen Systemen sind Standard-Werte eingestellt, z.B. für Retouren der Status 9 und für Gutschriften der Status 11. Diese Einstellungen sind änderbar. Wählen Sie dazu einen anderen Status. Alternativ legen Sie im Menü Einstellungen » Aufträge » Auftragsstatus einen neuen Status an. Ein dort angelegter Status wird hier im Menü Grundeinstellungen angezeigt und ist auch als Standard-Status einstellbar.

Grundeinstellungen speichern

Die Grundeinstellungen des Menüs Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen müssen bei Inbetriebnahme des Systems gespeichert werden, damit die Einstellungen wirksam sind. Speichern Sie daher die Einstellungen auch, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben, d.h. die Standardkonfiguration verwenden möchten.

Wichtig: Benutzer-Login

Wenn Sie in diesem Menü Änderungen vornehmen, werden andere Benutzer automatisch ausgeloggt und müssen sich neu einloggen, damit die Änderungen auch für diese Benutzerprofile greifen. Kündigen Sie Änderungen daher ggf. weiteren Benutzern an.

Grundeinstellungen konfigurieren

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um die Grundeinstellungen zu konfigurieren.

Grundeinstellungen konfigurieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
Einstellung Erläuterung
Standard-Auftragsherkunft Als Herkunft, die bei Aufträgen automatisch voreingestellt werden soll, einen Anbieter bzw. Marktplatz oder die Einstellung Webshop wählen. Manuelle Eingabe wählen, wenn keine Voreinstellung gewünscht ist, d.h. die Auftragsherkunft individuell hinterlegt werden soll.
Standard-Status Retoure Wählen, welcher Status bei Retouren automatisch eingestellt sein soll. Der Status kann beim Anlegen der Retoure angepasst werden.
Standard-Status Gutschrift Wählen, welcher Status bei Gutschriften automatisch eingestellt sein soll.
Standard-Status Reparatur Wählen, welcher Status bei Reparatur-Aufträgen automatisch eingestellt sein soll.
Standard-Status Sammelauftrag Wählen, welcher Status bei Sammelaufträgen automatisch eingestellt sein soll.
Standard-Status Sammelgutschrift Wählen, welcher Status bei Sammelgutschriften automatisch eingestellt sein soll.
Standard-Status Rückbuchung Wählen, welcher Status bei Rückbuchungen automatisch eingestellt sein soll.
Beispiel: benutzerdefinierter Status 6.4 Warenausgang storniert.
Wenn kein besonderer Status benötigt wird, Letzter Status wählen. Dann wird der vor dem Warenausgang durchlaufene Status wieder eingestellt.
Status stornierter Aufträge Den Statusbereich für stornierte Aufträge wählen.
Hintergrund: Sobald ein Auftrag in diesem Statusbereich ankommt, werden alle Bestandsreservierungen der darin enthaltenen Artikel aufgehoben. Das heißt, der Warenbestand steht wieder für Bestellungen zur Verfügung. Status können von dieser Automatik ausgenommen werden, wenn dies nötig ist bzw. wenn Artikel mit dem Status nicht rückgebucht werden sollen.
Wichtig: Den Statusbereich aufsteigend hinterlegen, z.B. 8.0 bis 8.5.
Status Auftragsreservierung Sobald ein Auftrag in dem hier gewählten Status ankommt, wird automatisch für die im Auftrag enthaltenen Artikel Bestand reserviert. Die Einstellung ist bis einschließlich Status 6.9 möglich. Zusätzlich ist wählbar, ob die Einstellung für alle Aufträge oder nur für bezahlte Aufträge gelten soll. Wenn z.B. für nicht bezahlte Aufträge kein Bestand reserviert werden soll, die Option Nur bezahlte Aufträge wählen.
Versandkosten in Gewährleistung übernehmen JA = Die Versandkosten werden dem Käufer rückwirkend erstattet.
NEIN = Der Kunde muss die Versandkosten auch im Falle einer Gewährleistung selbst tragen. Die Versandkosten werden nicht erstattet.
In Auftrag/Auftragsübersicht anzeigen Wählen, ob im Auftrag bzw. in der Auftragsübersicht die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse angezeigt werden soll.
Artikelpreis-Darstellung Wählen, ob die Preise der Artikelliste im Auftrag Brutto oder Netto dargestellt werden sollen.
Zuordnung des Lagers Die Lagerzuordnung wählen.
a) pro Auftrag kann ein Lager zugeordnet werden = Wählen, wenn nur mit einem Lager bzw. Logistiker gearbeitet wird.
b) pro Artikelposition kann ein Lager zugeordnet werden = Wählen, wenn mit mehreren Lagern bzw. Logistikern gearbeitet wird.
Automatische Lagerauswahl Kriterien wählen, nach denen das Lager gewählt wird.
a) in Abhängigkeit des Lieferlandes = Das Lager für das Lieferland ist im Menü Einstellungen » Aufträge » Versand » Versandoptionen » Tab: Lieferländer hinterlegt.
Tipp: Bei Wahl dieser Option die Lagerzuordnung zu den Lieferländern prüfen.
b) in Abhängigkeit des Hauptlagers des Artikels = Es wird das Lager bestimmt, das beim jeweiligen Artikel als Hauptlager hinterlegt ist.
Wichtig: Wenn für einen Artikel kein Hauptlager hinterlegt wurde, wird das Lager anhand des Lieferlandes gewählt.
c) in Abhängigkeit des Warenbestandes = Der Auftrag wird dem Lager mit dem höchsten Warenbestand der Artikelposition zugeordnet.
d) in Abhängigkeit des Warenbestandes und der Lagerpriorität = Der Auftrag wird einem Lager nach folgenden Kriterien zugeordnet. Dabei wird nach folgender Reihenfolge geprüft:
1) Es muss ausreichend Warenbestand vorhanden sein.
2) Nach der Priorität des Lagers (Option in den Lagereinstellungen).
Bei ausreichendem bzw. gleichem Warenbestand in allen Lagern wird das Lager nach Priorität gewählt. Es kommt bei Kriterium 1 nicht auf die Menge an, sondern nur darauf, dass genügend Bestand vorhanden ist. Das heißt, dass kein Lager aufgrund der Menge bevorzugt wird, sondern dann mit Kriterium 2 anhand der Priorität. Umgekehrt ist mangelnder Bestand ein Ausschlusskriterium.
Anzahlung auf Produktionsware Die Höhe einer Anzahlung (in Prozent) oder keine Anzahlung anbieten wählen.
Statuswechsel auf 4 statt 5, wenn Warenbestand fehlt Diese Option auf Ja setzen, wenn ein Auftrag erst für den Versand freigegeben werden soll, wenn genügend Ware auf Lager ist. Sobald genügend Ware eingebucht wurde, wird der Auftragsstatus von 4 auf 5 geändert.
Status 4 = In Versandvorbereitung
Status 5 = Freigabe Versand
Betroffener Statusbereich im Status 4.x Den Statusbereich eingrenzen, wenn eigene Statusvarianten im Bereich von Status 4 angelegt wurden.
Standardeinstellung: von [4] In Versandvorbereitung bis [4] In Versandvorbereitung.
Zusätzlich ist Status 3.2 betroffen Status 3.2 bezeichnet das Warten auf Ware bei Teilzahlungen. Wenn eine Teilzahlung erfolgt, wechselt der Auftrag automatisch statt in Status 4 in diesen Status. Ist Ware vorhanden, wechselt der Auftrag in Status 3.3.
Status 3.2 = In Warteposition

Tab. 1: Erläuterung der Optionen im Menü Grundeinstellungen

Auftragsbearbeitung durch variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge öffnen können, müssen hier Standard-Status für Retouren und Gutschriften gespeichert sein. In der Grundeinstellung ist kein Status voreingestellt.
Variable Benutzer müssen außerdem in ihrem Benutzerprofil unter Berechtigung » Tab: Menü » Bereich: Aufträge zur Bearbeitung von Aufträgen berechtigt werden.

Berechtigung der Standardstatus für variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge der Typen Retoure, Gewährleistung und Reparatur anlegen können, müssen sie für die im Menü Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen hinterlegten Standard-Status dieser drei Auftragstypen berechtigt sein. Die Berechtigung erfolgt im Benutzerprofil des variablen Benutzers unter Berechtigung » Tab: Sichtbarkeiten.

Lager-Optionen

Lager im Verhältnis zu Aufträgen und Artikeln

Zur Konfiguration Ihres Lagers bzw. mehrerer Lager bezüglich der Zuordnung zu Aufträgen oder Artikeln stellt Ihnen dieses Menü einige Grundeinstellungen zur Verfügung. Beachten Sie dazu auch die Zuordnung zwischen Lieferland und Lager sowie die Lagerkonfiguration. Diese Konfiguration erfolgt im Menü Einstellungen » Waren » Lager » Einstellungen.

Auftrags- bzw- artikelbezogene Grundeinstellungen für Lager vornehmen

Je nach Konfiguration Ihres plentymarkets-Systems ergeben sich vielfältige und vor allem sinnvolle Kombinationsmöglichkeiten, die mögliche Fehlereffekte verhindern. So kann es bei ungünstiger Konfiguration z.B. passieren, dass Sie für einen Artikel ein bestimmtes Lager als Hauptlager eingestellt haben, Sie bei der Bestellung jedoch feststellen, dass im Auftrag ein anderes Lager erscheint. Möglicherweise war die automatische Lagerauswahl in Abhängigkeit des Lieferlandes eingestellt und dort das betreffende, aber nicht gewünschte, Lager hinterlegt. Wenn dann in diesem Lager kein Warenbestand hinterlegt wurde, ist das doppelt unangenehm. Daher sind diese Grundeinstellungen sehr wichtig für eine korrekte Abwicklung Ihrer Aufträge. Beachten Sie daher auch die Querverbindungen zwischen Lagerkonfiguration, Hinterlegung beim Artikel und den Lieferländern sowie die Grundeinstellungen in Tabelle 1.

Tipps zur Konfiguration

Je nachdem, mit wie vielen Logistikern Sie arbeiten (möchten), bieten sich unterschiedliche Einstellungen an.

Variante 1 - ein Lager/Logistiker

Nehmen Sie folgende Einstellungen vor, wenn Sie mit nur einem Lager/Logistiker arbeiten:

  • Zuordnung des Lagers = a) pro Auftrag kann ein Lager zugeordnet werden
  • Automatische Lagerauswahl = a) in Abhängigkeit des Lieferlandes

Dem Logistiker wird der ganze Auftrag übertragen, d.h. auch Artikelpositionen, die woanders gelagert und verwaltet werden.

Variante 2 - mehrere Lager/Logistiker

Wenn Sie mit mehreren Lagern oder Logistikern arbeiten, empfehlen wir folgende Einstellungen:

  • Zuordnung des Lagers = b) pro Artikelposition kann ein Lager zugeordnet werden
  • Automatische Lagerauswahl = b) die Zuordnung von neuen Aufträgen in Abhängigkeit des Hauptlagers

Bei Eingang eines Auftrags mit Artikeln aus zwei oder mehr Lagern wird nur der relevante Teil des Auftrags an den Logistiker gemeldet, nicht der ganze Auftrag. Für diese Einstellung steht Ihnen unser Feature Lieferaufträge zur Verfügung.

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