E-Mail-Konten

Im Menü Einstellungen » Kunden » Ticketsystem » E-Mail-Konten hinterlegen Sie bis zu zwanzig E-Mail-Konten, über die Sie E-Mails Ihrer Kunden direkt ins Ticketsystem überführen. Wir empfehlen Ihnen, für die E-Mail-Kommunikation im Ticketsystem eigene E-Mail-Adressen anzulegen, die Sie ausschließlich für Tickets nutzen und die bereits anhand der Bezeichnung als solche zu erkennen sind.

E-Mail-Konten konfigurieren

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um E-Mail-Konten für das Ticketsystem zu konfigurieren.

E-Mail-Konto konfigurieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Kunden » Ticketsystem » E-Mail-Konten.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
Einstellung Erläuterung
E-Mail-Abruf testen Testet die Funktion des E-Mail-Abrufs. Es erfolgt eine Meldung, ob der Test erfolgreich war. Danach geht eine E-Mail mit dem Datum und der Uhrzeit des Tests ein.
E-Mail-Versand testen Wie vorige Option, E-Mail-Abruf testen.
Wichtig: Bei nicht erfolgreichem Test sind meistens falsche Login-Daten bzw. ein falsches Kennwort die Ursache. Im Fehlerfall die Parameter prüfen.
Konto
E-Mail Die E-Mail-Adresse eintragen, die für das Ticketsystem verwendet werden soll.
Abruf
Aktiv Häkchen gesetzt = Abruf aktiv.
Soll ein Konto nicht aktiv sein, Häkchen entfernen und speichern. Das Konto bleibt verfügbar und kann jederzeit durch das Häkchen wieder aktiviert werden.
Benutzer Den Benutzernamen zu der E-Mail-Adresse eintragen.
Passwort Das Passwort zu dem Benutzernamen und der E-Mail-Adresse eintragen.
Verfahren Das Verfahren wählen.
POP = E-Mail-Verbindungsprotokoll, das die Abholung von E-Mails von einem Server regelt. Keine ständige Verbindung zum Server nötig. Nachteil: Besonders bei der Arbeit mit mehreren Rechnern kann es zu Datenfehlern kommen.
IMAP = Die E-Mails werden auf dem Server des Providers verwaltet und stehen mehreren Rechnern zur Verfügung. Die E-Mails werden auf den verschiedenen Geräten synchronisiert. Der Stand ist überall gleich.
Port Standardwert: 25, dieser Wert ist für fast alle Provider korrekt. Andernfalls den korrekten Port beim Provider erfragen. Info zu Verschlüsselung beachten.
Verschlüsselung SSL, TLS (Grundeinstellung) oder keine Verschlüsselung wählen.
Wichtig: Für plentymarkets E-Mail-Konten mit dem Typ IMAP die Einstellung TLS mit Port 143 oder die Einstellung keine Verschlüsselung mit Port 143 verwenden.
TLS-Verschlüsselung = Bei Host auf eigener Domain (z.B. mail.domain.tld) kann über Port 143 nicht TLS als Verschlüsselungsmethode verwendet werden, sondern die Einstellung keine Verschlüsselung. Bei Host auf plentymarkets (z.B. mail.plentymarkets.com) kann Port 143 in Verbindung mit TLS genutzt werden.
Host Die URL des Host-Rechners eintragen, auf dem das E-Mail-Konto verwaltet wird. Den Typ und den Status aus den Dropdown-Menüs wählen.
Typ/Status neues Ticket Den Typ und den Status für neue Tickets aus den Dropdown-Menüs wählen. Wird ein neues Ticket mit diesen Parametern angelegt, erfolgt der automatische E-Mail-Versand.
Versand
Name Sender Ihren Namen bzw. den Namen Ihrer Firma/Ihres Shops eintragen, wie er beim Empfänger angezeigt werden soll.
Antwort an Die E-Mail-Adresse eintragen, an die die Antwort gesendet werden soll.
Aktionen
Aktion Mit Verschieben werden die E-Mails in einen bestimmten Ordner eingeordnet, nachdem das Ticket angelegt wurde. Damit können die E-Mails archiviert werden. Wenn die E-Mails nicht gespeichert werden sollen, Löschen wählen. Die E-Mails werden dann nach Eingang und Zuordnung im Ticketsystem gelöscht.
Verschieben nach Den Ordner wählen, in den die E-Mails verschoben werden sollen.
Wichtig: Die Wahl eines Ordners ist zwingend. Wenn kein Ordner gewählt wird, werden die E-Mails nicht verschoben.

Tab. 1: E-Mail-Konten im Ticketsystem konfigurieren

E-Mail-Konfiguration prüfen

Prüfen Sie die E-Mail-Konfiguration über die Funktionen E-Mail-Abruf testen und E-Mail-Versand testen (Tabelle 1).

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