Rechnung

Eine Rechnung enthält unter anderem wichtige Artikeldaten der Bestellung, die Empfängeranschrift sowie den zu zahlenden Betrag. plentymarkets bietet Ihnen vorkonfigurierte Vorlagen, die Sie beliebig anpassen können. Das Dokument Rechnung konfigurieren und verwalten Sie sprachbezogen im Ordner Dokumente eines Standorts unter plentymarkets » Einstellungen » Mandant (Shop) » Shop wählen » Standorte » Standort wählen.

 

Angaben in der Rechnung

Neben Pflichtelementen bietet die Vorlage viele optionale Elemente, z.B. die Angabe eines Zahlungsziels oder Skonto-Optionen. Diese Parameter werden direkt in der Vorlage konfiguriert oder per Einstellung automatisch über Platzhalter aus den Kundendaten eingefügt.

Anzeige der Bankdaten bei Lastschrift

Bei der Zahlungsart Lastschrift wird automatisch ein Abbuchungshinweis mit den Kontodaten (IBAN und BIC) des Kunden in das Dokument eingefügt. Die IBAN wird dabei aus Sicherheitsgründen ab dem 12. Zeichen bis zu den letzten 3 Zeichen durch "xxx" verschleiert.
Sind zu dem Kunden keine Bankdaten hinterlegt, werden die Felder IBAN und BIC auf der Rechnung nicht ausgegeben.
Der Hinweis ist im System gespeichert und kann nicht geändert werden.

Rechnungen konfigurieren

Die Konfiguration umfasst das Einrichten der Vorlage im Menü Dokumente eines Standorts, die Übernahme oder Übertragung von Eigenschaften, das optionale Hinterlegen einer PDF-Vorlage und das Einrichten eines Nummernkreises.

Standard-Einstellungen übernehmen

Im Tab Transfer besteht die Möglichkeit, Einstellungen aus einer Standard-Vorlage in eine Vorlage zu übernehmen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn die Vorlage noch keine Einstellungen enthält. Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Dokumente im Kapitel Einstellungstransfer.

Vorlagen einrichten

Um eine Rechnung zu erstellen, muss zuerst eine Vorlage erstellt werden. Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Dokumente im Kapitel Dokumentenvorlage konfigurieren.

Positionierung durch Koordinaten

Die Inhalte der Vorlage werden durch die Eingabe der Koordinaten X und Y positioniert. Dabei wird als Ausgangspunkt die obere linke Ecke einer Seite angenommen.

Einstellungen übertragen

Ebenfalls im Tab Transfer können Sie die Einstellungen des Tabs Vorlage einer Rechnung auf ein anderes Dokument, z.B. den Lieferschein, übertragen. Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Dokumente im Kapitel Einstellungstransfer.

PDF-Vorlagen hinterlegen

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage erstellt haben, können Sie im Tab PDF-Vorlage eine PDF-Datei z.B. mit den Daten Ihres Shops inklusive Logo hinterlegen. Diese PDF-Datei müssen Sie zunächst auf Ihrem Rechner speichern. Beachten Sie dazu die Handbuchseite Dokumente, Kapitel PDF-Vorlage.

Nummernkreise erstellen

Für die Gestaltung von Nummernkreisen bietet die Dokumentenkonfiguration verschiedene Möglichkeiten im Tab Nummernkreis. Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Dokumente im Kapitel Nummernkreise.

Rechnungen generieren

Rechnungen erstellen Sie manuell oder lassen diese automatisch über eine Ereignisaktion erzeugen.

Rechnungen manuell erstellen

Eine Rechnung erstellen Sie manuell im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten. In der Auftragsübersicht erstellen Sie eine Rechnung über das Symbol Rechnung erstellen in der mittleren Symbolleiste eines Auftrags. Eine weitere Möglichkeit, Rechnungen manuell zu erstellen, bietet das Tab Belege des Auftrags.

Bild 1: Rechnung manuell erstellen

Rechnung manuell erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den Auftrag.
  3. Wechseln Sie in das Tab Belege.
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Beleg erstellen die Option Rechnung.
    → Ein Fenster zur Bearbeitung der Rechnungsdaten wird geöffnet.
  5. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor oder tragen Sie einen Kommentar ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Rechnung wird als PDF geöffnet und in der Auflistung mit Datum angezeigt.

Rechnungen automatisch erzeugen

Richten Sie eine Ereignisaktion ein, um Rechnungen automatisch zu erzeugen.

Bild 2: Rechnungen per Ereignisaktion erzeugen

Ereignisaktion für automatische Rechnungen einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Rechnung.
  4. Wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsänderung > Statuswechsel.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu.
  7. Markieren Sie im Filter die Option Auftrag.
  8. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Dokumente > Rechnung erzeugen hinzu.
  9. Tragen Sie in der Aktion ggf. ein Zahlungsziel und Skonto ein.
  10. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Status ändern hinzu.
  11. Wählen Sie in der Aktion den Status 5.2 Rechnung erzeugt aus dem Dropdown-Menü.
  12. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  13. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
  • Ereignisaktion einrichten
    1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
    2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
      → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.
    3. Tragen Sie einen Namen ein.
    4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 1.
    5. Speichern Sie die Einstellungen.
    6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.
    7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
    8. Speichern Sie die Einstellungen.
Einstellung Option Auswahl
Ereignis Auftragsänderung > Statuswechsel
Filter Auftrag > Auftragstyp Auftrag
Aktion 1 Dokumente > Rechnung erzeugen
Optional: Zahlungsziel und Skonto eintragen.
Aktion 2 Auftrag > Status ändern 5.2 Rechnung erzeugt

Tab. 1: Ereignisaktion zum Erstellen von Rechnungen

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