Vorlagen

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Allgemeines zu Vorlagen

Alle E-Mails, die über plentymarkets versendet werden, basieren auf E-Mail-Vorlagen. Diese werden hier verwaltet. Sie können die E-Mail-Vorlagen in diesem Menü lesen und ändern sowie neue Vorlagen erstellen.

Erfahren Sie mehr zur Konfiguration Ihrer E-Mail-Vorlagen im folgenden Videotutorial:

{% Container_ItemViewManualSelectionList3([2723]) %}

Konfiguration

Ein plentymarkets System enthält bereits verschiedene vorkonfigurierte E-Mail-Vorlagen (Bild 1, blauer Pfeil).

Bild 1: E-Mail-Vorlagen

Daten anhängen

Für alle E-Mail-Vorlagen können Sie bis zu zwei Anhänge definieren. PDF-Dokumente aus dem Bereich Fulfillment (z.B. Rechnungen) oder andere Dateien (z.B. ein Artikelprospekt oder eine Anleitung) können standardisiert über E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden verschickt werden. Für die Vorlage Eingangsbestätigung Webshop Bestellung wären z.B. die Widerrufsbelehrung und Ihre AGB im PDF-Format eine sinnvolle Ergänzung.

Neue E-Mail-Vorlage erstellen

Mit einem Klick auf Neue E-Mail-Vorlage (Bild 1, roter Pfeil) erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage. Die neue E-Mail-Vorlage wird je nach Eigner in einen der Ordner eingefügt.

Bild 2: Neue E-Mail-Vorlage erstellen

Neue E-Mail-Vorlage erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen.
  2. Klicken Sie auf Neue E-Mail-Vorlage (Bild 1, roter Pfeil).
  3. Geben Sie im Fenster Neue E-Mail-Vorlage einen Namen für die Vorlage ein.
  4. Wählen Sie einen Eigner oder Alle aus dem Dropdown-Menü.
    → Die E-Mail-Vorlage wird angelegt, in die Liste eingeordnet und geöffnet (Bild 2).
  5. Nehmen Sie die restlichen Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Die folgende Tabelle erläutert die Einstellungen im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen:

Einstellung Erläuterung
  Tab: Einstellungen
Eigner Einen Eigner oder die Einstellung Alle wählen.
Alle = Vorlage wird unter Allgemeine E-Mail-Vorlagen abgelegt.
Ihr Benutzerkontoname = Vorlage wird unter Meine E-Mail-Vorlagen abgelegt.
Anderer Benutzer = Vorlage wird unter E-Mail-Vorlagen anderer Benutzer abgelegt.
Um eine eigene E-Mail-Vorlage unter Meine E-Mail-Vorlagen zu erstellen, müssen Sie als Benutzer im System eingeloggt sein.
Name Bezeichnung einfügen, unter der diese Vorlage gesichert werden soll. Diese Bezeichnung wird dem Empfänger nicht angezeigt.
Inhalt Wählen, ob die Nachricht als reiner Text oder als HTML-formatierte Nachricht gespeichert werden soll.
Template-Typ Alle (Standardeinstellung), Auftrag, Kunden, Webshop, Ticket oder Scheduler wählen.
Alle = Die E-Mail-Vorlage wird für alle Bereiche verwendet.
Auftrag/Kunden/Webshop/Ticket/Scheduler = Die E-Mail-Vorlage steht ausschließlich für den gewählten Bereich zur Verfügung. Sie kann für die anderen Bereiche nicht verwendet werden bzw. ist dort nicht sichtbar.
PDF-Anhang Einen Anhang, z.B. eine Auftragsbestätigung, Rechnung oder Voucher, wählen. Diese Dokumente werden vom System erzeugt.
Dokumentenanhang Auf Wunsch unter CMS » Dokumente hochgeladene eigene Dokumente wählen, die an eine E-Mail-Vorlage anhängt werden sollen.
Für alle E-Mail-Vorlagen können bis zu zwei Anhänge hinterlegt werden. PDF-Dokumente aus dem Bereich Fulfillment (z.B. Rechnungen) oder andere Dateien (z.B. ein Artikelprospekt oder eine Anleitung) können standardisiert über E-Mail-Vorlagen an Kunden verschickt werden. Für die Vorlage Eingangsbestätigung Webshop Bestellung wären z. B. die Widerrufsbelehrung und Ihre AGB im PDF-Format eine sinnvolle Ergänzung.
Antwort an Eine E-Mail-Adresse eintragen, an die die Antworten auf diese E-Mail-Vorlage gesendet werden sollen. Wenn keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden Antworten auf diese Vorlage standardmäßig an die unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Zugangsdaten gespeicherte E-Mail-Adresse geschickt. Beispielsweise ist es sinnvoll, die E-Mail-Adresse der Buchhaltungsabteilung für die E-Mail-Vorlage PDF-Rechnung einzutragen. So gehen z.B. Rückfragen zur Rechnung direkt an die Buchhaltungsabteilung und müssen nicht erst weitergeleitet werden.
Design verwenden Häkchen setzen, wenn der Inhalt der E-Mail mit dem unter Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » HTML-Design hinterlegten Design versendet werden soll. Wird kein Häkchen gesetzt, wird nur der Inhalt der E-Mail-Vorlage verwendet.
  Tab: E-Mail-Nachricht
Sprache wählen Die gewählte Sprache wird hier angezeigt und kann geändert werden.
Betreff Einen passenden Betreff zur Vorlage eintragen. Dabei den Betreff mit großer Sorgfalt wählen, damit die E-Mails im Postfach des Kunden leicht erkennbar sind und nicht dem Spam-Filter zum Opfer fallen.
Inhalt / Artikelliste In diese Tabs den Text bzw. die Artikelauflistung als reinen Text oder als HTML-formatierten Text eintragen. Für den Inhalt stehen verschiedene Template-Variablen und -Funktionen zur Verfügung.
Hinweis: Es wird nur der Inhalt des Tabs berücksichtigt, dessen Inhaltstyp im Tab Einstellungen unter Inhalt festgelegt wurde. Wenn dort also z.B. Nur reiner Text eingestellt wurde, jedoch nur das Tab HTML-formatierter Text Inhalt enthält, wird keine E-Mail versendet.
  Titelleiste
Button: Template-Variablen und -Funktionen Es steht eine umfangreiche Auswahl an Template-Variablen und -Funktionen zur Verfügung (Bild 3).

Tab. 1: Einstellungen Neue E-Mail-Vorlage

Bild 3 zeigt das in diesem Menü verfügbare Fenster zur Auswahl der Template-Variablen und -Funktionen.

Bild 3: Verfügbare Template-Variablen und -Funktionen

HTML-formatierter Text

Wir empfehlen die Verwendung von HTML-formatiertem Text, da der Link zu Auftragsabwicklung/Checkout sehr lang sein kann. Bei reinen Text-E-Mails kann dies zu Zeilenumbrüchen führen, die den Link beschädigen können.

Template-Funktionen und Template-Variablen

Für E-Mail-Vorlagen stehen Template-Funktionen und Template-Variablen zur Verfügung.
Statt der jeweiligen Funktion oder Variablen wird dann vom System automatisch der definierte Inhalt abgebildet, d.h. in der E-Mail wird dann nur noch der jeweilige Inhalt dargestellt. Außerdem erfüllen einige Variablen die Funktion von Zuordnungsparametern, wenn Sie mit dem Ticketsystem arbeiten.

Eine Übersicht der Template-Funktionen und -Variablen für E-Mail-Vorlagen finden Sie im Kapitel CMS-Syntax auf der Handbuchseite E-Mail.

Allgemeine Informationen zu Template-Funktionen und -Variablen finden Sie im genannten Kapitel unter Grundlagen.

Link zur Auftragsabwicklung

Möglichst in jeder E-Mail an den Kunden sollte der Link zur Auftragsabwicklung (Template-Funktion: Link_Checkout()) enthalten sein, da der Kunde darüber jederzeit den aktuellen Status seines Auftrags einsehen kann.

Anzeige der Artikelpositionen konfigurieren:
  1. Fügen Sie die Template-Variablen $ItemListPlain oder $ItemListHTML an der Stelle im Tab Inhalt der E-Mail ein, an der die Artikelpositionen angezeigt werden sollen.
  2. Kopieren Sie die Variablen aus der Übersicht, die Sie für die Artikelpositionen benötigen (siehe Beispiel unten) und fügen Sie sie im Tab Artikelliste ein.
    ​→ Zur Formatierung können Sie z.B. Tabulatoren, die Sie aus einem Textprogramm kopiert haben, zwischen den Variablen einfügen.
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
  4. Prüfen Sie anhand der E-Mail-Vorschau, ob die Anzeige Ihren Vorstellungen entspricht (Bild 4). Öffnen Sie dazu einen Auftrag. Klicken Sie dann im Tab Mail auf Vorschau.
Beispiel

Das Beispiel in Bild 4 enthält Template-Variablen zur Anzeige von Artikel-ID, Artikelname und Preis der Artikelpositionen. Die Anzeige beginnt mit einem Bindestrich, dieser wird dann jeweils zu Beginn einer Zeile auch bei mehreren Artikelpositionen angezeigt. Damit die Anzeige mehrzeilig "funktioniert", fügen Sie am Ende der Zeile durch Drücken der Enter-Taste einen Zeilenumbruch ein.

Die Template-Variablen in diesem Beispiel ergeben folgende Anzeige in der E-Mail:

Bild 4: Anzeige der Artikelpositionen in der E-Mail

Der Aufbau einer Artikelpositionenzeile kann pro E-Mail-Vorlage und Sprache einzeln konfiguriert werden. Dies ist optional möglich. Auch bei der Konfiguration der Artikelpositionen können Sie if-Abfragen verwenden. Wird die Anzeige der Artikelpositionen nicht konfiguriert, wird von plentymarkets eine Standardauflistung der Artikelpositionen ausgegeben.

E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails müssen im Menü Konten Benutzerdaten hinterlegt werden.
Diese Daten sind von dem jeweiligen Provider erhältlich und stimmen mit den Daten, die in Ihrem E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird, ...) hinterlegt sind, überein.

Ticketnachrichten und Kommentare als E-Mails versenden

Sie müssen im Tab E-Mail-Einstellungen des Menüs Einstellungen » Kunden » Ticketsystem ein E-Mail-Konto gespeichert haben, damit Nachrichten und Kommentare als E-Mails versendet werden. Außerdem müssen Sie eine E-Mail-Vorlage, die die letzte Ticketnachricht oder den letzten Kommentar enthält, einrichten und diese in einer Ereignisaktion einstellen, damit der Versand per E-Mail durchgeführt wird.

Gutscheine per E-Mail versenden

Sie können Gutschein-Codes oder Gutscheine als PDF-Dateien per E-Mail verschicken. Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Gutscheine.

SPAM

Wir bieten die Möglichkeit, E-Mail-Konten auf unseren Systemen einzurichten, wenn eine Domain bei uns gehostet wird. Leider versenden unsere Kunden sehr viele Werbe-E-Mails/Newsletter und löschen nur selten ungültige E-Mails aus der Datenbank. Dadurch werden E-Mails, die über unsere eigenen Systeme versendet werden, phasenweise pauschal als unerwünschte Nachrichten oder SPAM markiert. Sollte dies bei Ihren E-Mails gehäuft auftreten, sollten Sie Ihre E-Mails ggf. über einen externen Anbieter versenden.

E-Mail-Vorlagen testen

Jede Änderung an einer Vorlage sollte über den Mailservice eines Auftrags getestet werden. Besonders die korrekte Funktionsweise des Links zur Auftragsabwicklung sollte dabei geprüft werden.

eBay-Nachrichten

Nachdem ein Kunde einen Artikel über eBay erworben hat, wird in plentymarkets automatisch ein Auftrag angelegt. Danach wird eine E-Mail mit dem Link zur Kaufabwicklung an den Kunden gesendet, wenn eine E-Mail-Vorlage im Menü Automatischer Versand definiert wurde. Richten Sie eine entsprechende Vorlage im Menü Vorlagen ein und definieren Sie im Menü Automatischer Versand, dass diese Vorlage bei einem Kauf über eBay automatisch versendet werden soll.

Beispiel E-Mail-Vorlage für den Versand nach einem Kauf über eBay

Sehr geehrte(r) $CustomerFullName,

herzlichen Glückwunsch zur gewonnenen Auktion!

Um die Kaufabwicklung so einfach wie möglich zu gestalten, klicken Sie bitte auf den nachfolgenden Link oder kopieren Sie diesen in die Adresszeile Ihres Browsers.

Sie können über die Kaufabwicklung Ihre Daten einsehen und ändern sowie unsere Bankdaten einsehen. Verwenden Sie für Überweisungen immer den dort hinterlegten Verwendungszweck.

Link_Checkout()

Parallel zum E-Mail-Versand kann dem Kunden auch eine Nachricht über das eBay-Nachrichtensystem gesendet werden. Dazu muss im Bereich Einstellungen » Märkte » eBay » Grundeinstellungen » Tab: Kontoeinstellungen » Untermenü: Nachricht nach Kauf ein Text in der Sprache des Käufers hinterlegt werden. Achten Sie darauf, dass dieser Text nur zwei Zeilen lang ist, sonst wird dieser von eBay weder angenommen noch zugestellt. Am Ende dieses Textes fügt plentymarkets automatisch den Link zur Kaufabwicklung ein.

Beispiel eBay-Nachricht

Bitte besuchen Sie unsere Kaufabwicklung und prüfen Sie Ihre Lieferanschrift.

Kopieren Sie dazu diesen Link in Ihren Internet-Browser:

if-Abfragen in E-Mail-Vorlagen

Sie können in E-Mail-Vorlagen Fallunterscheidungen nach den Prinzipien der if-Abfragen einsetzen. So können Sie z.B. einen Code einbauen, der bewirkt, dass die Bankdaten in der E-Mail an den Kunden nur angezeigt werden, wenn die Zahlungsart Vorkasse (ID = 0) gewählt wurde.

{% $_content = FileGetDocument($CurrentCategoryId,"E-Mail-Vorlagen-MethodOfPayment.html") %} {% $_content = htmlentities($_content) %} {% EditorAce("plenty",$_content, "800px", "336px") %}

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