Auftragsabwicklung

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Der Prozess Auftragsabwicklung

Bei der Konfiguration eines Arbeitsschrittes des Typs Auftragsabwicklung legen Sie fest, welche und wie viele Aufträge den Prozess durchlaufen sollen. Wählen Sie bei Bedarf Filter für die Auswahl der Aufträge und legen Sie fest, ob und inwiefern durch den Arbeitsschritt Änderungen an den Aufträgen vorgenommen werden sollen.

Konfiguration

Erstellen Sie zunächst einen Arbeitsschritt.

Arbeitsschritt erstellen:
  1. Klicken Sie auf Neuer Arbeitsschritt.
  2. Wählen Sie als Typ Auftragsabwicklung.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
    → Das Konfigurationsfenster wird geöffnet (Bild 1).

Bei einem bereits erstellten Arbeitsschritt klicken Sie auf den Stift, um dieses Fenster zu öffnen.

Bild 1: Arbeitsschritt konfigurieren

Konfigurationsbeispiel

Im Beispiel in Bild 1 sind 30 Aufträge als Limit eingestellt, die anhand einer Markierung sowie dem gestrigen Datum gefiltert werden. Beim Durchlauf durch den Prozess sollen die Aufträge einen anderen Status und einen anderen Eigner erhalten.

Die in Bild 1 gezeigten Bereiche werden im Folgenden im Detail erläutert.

Einstellungen

In diesem Bereich werden allgemeine Einstellungen für den Arbeitsschritt vorgenommen, z.B. die Bezeichnung und die Positionierung innerhalb des Prozesses.

Die folgende Tabelle erläutert die Einstellungen des Arbeitsschrittes:

Einstellung Erläuterung
Name Einen Namen wählen, der den Arbeitsschritt möglichst eindeutig bezeichnet.
Anzahl Eintragen, wie viele Aufträge pro Durchlauf erfasst werden sollen.
Folgeschritt Wählen, ob ein weiterer Arbeitsschritt manuell oder automatisch gestartet werden soll. Diese Einstellung ist nur relevant, wenn mindestens zwei Arbeitsschritte eingerichtet sind.
Eingabe abwarten = Der nächste Arbeitsschritt wird nicht automatisch gestartet, sondern das System wartet einen erneuten Klick auf Start in der Ausführung des Prozesses ab.
Automatisch starten = Ein Folgeschritt oder eine Aktion wird automatisch gestartet.
Position ändern Bei mehreren Arbeitsschritten kann hier die Reihenfolge geändert werden.

Tab. 1: Arbeitsschritt konfigurieren; Einstellungen

Nicht vergessen: Einstellungen oder Änderungen prüfen und speichern!

Filter

Die Filter verwenden Sie, um Aufträge nach den dort verfügbaren Kriterien für den Prozess auszuwählen.

Die folgende Tabelle erläutert die für diesen Arbeitsschritt verfügbaren Filter:

Filter Erläuterung
Anzahl Auftragspositionen Einen Operator aus dem Dropdown-Menü wählen und einen Wert in das Feld dahinter eingeben. So werden nur Aufträge gefiltert, die eine bestimmte Anzahl an Auftragspositionen (Artikeln) enthalten.
Auftragslager Ein Lager aus dem Dropdown-Menü wählen, um nur Aufträge mit Artikeln aus diesem Lager zu filtern.
Auftragstyp Wenn nur bestimmte Aufträge für den Prozess verwendet werden sollen, den Auftragstyp wählen. Für einige Auftragstypen stehen auch Kombinationen zur Auswahl.
Datum Einen Zeitpunkt wählen, z.B. gestern, oder einen Bereich, z.B. in der Vergangenheit, um alle bisherigen Aufträge zu filtern. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Eigner Der Benutzer, dessen Aufträge gefiltert werden sollen.
Aktiver Benutzer = Benutzer, der im System eingeloggt ist.
E-Mail-Adresse Option wählen, um nur Aufträge zu filtern, bei denen eine E-Mail-Adresse in den Kundenstammdaten enthalten oder nicht in den Kundenstammdaten enthalten ist.
Expressversand Wählen, ob nach Expressversand gefiltert werden soll.
Ja = nur Aufträge mit Expressversand
Nein = nur Aufträge ohne Expressversand
Gesamt-Artikelmenge Einen Operator aus dem Dropdown-Menü wählen und einen Wert in das Feld dahinter eingeben. Auf diese Weise werden nur Aufträge gefiltert, die eine bestimmte Stückzahl einzelner Artikel enthalten.
Gewicht Um Aufträge anhand des Gewichts in Gramm zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Gewichtsbereiche den Wert eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für ein Gewicht von 3,5 kg und darüber 3500 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.
Herkunft Die Herkunft der Aufträge wählen, die gefiltert werden sollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Kundenklasse Eine oder mehrere Kundenklassen wählen.
Lieferland Das Lieferland der Aufträge wählen, die gefiltert werden sollen. Es stehen alle Lieferländer zur Verfügung, nicht nur die aktiven Lieferländer des Systems.
Mandant (Shop) Den Mandant (Shop) wählen, dessen Aufträge gefiltert werden sollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Markierung Aufträge anhand einer bestimmten Markierung filtern. Mit der Einstellung Ohne werden Aufträge gefiltert, die keine Markierung haben.
Offene Pickliste Offene Picklisten sind noch nicht fertig abgearbeitete Picklisten. Damit der Filter wirksam wird, muss eine offene Pickliste vorhanden sein. Ist das nicht der Fall, greift der Filter nicht. Es werden dann die Aufträge anhand der sonstigen dort eingestellten Filter geladen. Optionen:
Verwenden = Eine offene Pickliste fertig bearbeiten.
Nicht verwenden = Mit einer neuen Pickliste beginnen.
Wenn die Aufträge durch den Filter mit der Einstellung Verwenden gesucht werden und eine offene Pickliste gefunden wird, werden die Aufträge der offenen Pickliste geladen. Alle anderen Filter des Arbeitsschrittes werden dann ignoriert. Bedingung für die anschließende Abarbeitung der geladenen Pickliste ist die Einstellung eines Box-Regals bei der Aktion Artikelerfassung.
Wird der Filter mit der Option Nicht verwenden inaktiv gestellt, wird im Prozessdurchlauf automatisch eine neue Pickliste angelegt, wenn die bereits erwähnte Bedingung erfüllt ist. Wenn bei dieser Einstellung jedoch noch eine offene Pickliste vorhanden ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und der Prozess abgebrochen. In diesem Fall muss die bestehende offene Pickliste zuerst mit einem Prozess abgearbeitet werden.
Packstation Wählen, ob nach Packstationen gefiltert werden soll.
Ja = nur Aufträge mit Packstation
Nein = nur Aufträge ohne Packstation
Rechnungsbetrag Um Aufträge anhand des Rechnungsbetrags zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Rechnungsbetragsbereiche den Betrag eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für den Rechnungsbetrag 39,90 Euro und darüber 39,90 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.
Status Einen Status wählen, um nur die Aufträge mit dem gewählten Status zu filtern.
Treueprogramm Ein Treueprogramm, mehrere oder keines wählen, um nur Aufträge aus diesem oder ohne Treueprogramm abzuwickeln.
Versanddienstleister Einen Versanddienstleister wählen, um nur Aufträge mit diesem Versanddienstleister zu filtern.
Versandkosten Um Aufträge anhand der Versandkosten zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Versandkostenbereiche den Betrag eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für den Versandkostenbereich 3,90 Euro und darüber 3,90 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.
Versandprofile Ein oder mehrere Versandprofile wählen, um nur Aufträge mit diesen Versandprofilen zu filtern.
Versandregion Eine Versandregion wählen, um nur Aufträge der Region zu filtern.
Warenausgang Wählen, wie nach Warenausgang gefiltert werden soll:
Nicht gebucht = nur Aufträge mit nicht gebuchtem Warenausgang
Gebucht = nur Aufträge mit gebuchtem Warenausgang
Heute = nur Aufträge mit heutigem Warenausgang
Gestern = nur Aufträge mit gestrigem Warenausgang
Zahlung Wählen, nach welchem Zahlungsstatus Aufträge gefiltert werden: Zahlung prüfen, Nur unbezahlt, Nur bezahlt, Nur Teilzahlung, Anzahlung vollständig, Nur Überzahlung oder Unbezahlt und Teilzahlung.
Mit der Option Zahlung prüfen werden alle Aufträge gefiltert, die in einem Status sind, der (manuell) geprüft werden soll, also unbezahlte, teilgezahlte oder überzahlte Aufträge werden aufgelistet.
Zahlungsart Eine oder mehrere Zahlungsarten wählen, um nur Aufträge mit diesen Zahlungsarten zu filtern.
  SEPA
Art der Lastschrift Wählen, ob Aufträge mit Erstlastschrift oder mit Folgelastschrift gefiltert werden sollen.
Art des Mandats SEPA-Basis-Lastschrift = Mandat vergleichbar der Einzugsermächtigung (Standard-Kunden)
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mandat vergleichbar des Abbuchungsauftrags (Firmen-Kunden, B2B)
Ausführungsmodalität Einmalige Zahlung = Standard-Aufträge
Wiederkehrende Zahlung = Regelmäßige Abbuchungen, Abo-Verträge etc.
IBAN & BIC Wählen, ob Aufträge gefiltert werden sollen, bei denen IBAN und BIC vorhanden oder nicht vorhanden sind.
SEPA-Lastschriftmandat Mit dem Filter SEPA-Lastschriftmandat und der Einstellung vorhanden werden nur Aufträge von Kunden gewählt, die das SEPA-Lastschriftmandat bestätigt und unterschrieben haben.

Tab 2: Übersicht der Filter; Erläuterung der Konfiguration

Nicht vergessen: Einstellungen oder Änderungen prüfen und speichern!

Aufträge markieren

Damit Sie die Aufträge, die den Prozess durchlaufen haben, erkennen, weisen Sie diesen Aufträgen in diesem Bereich eine Markierung oder einen anderen Status zu. Es ist hier auch möglich, den Benutzer zu ändern, wenn die Aufträge z.B. nach Durchlauf des Prozesses einer anderen Abteilung zugeordnet werden sollen.

Die folgende Tabelle erläutert die Markierungen des Arbeitsschrittes Auftragsabwicklung:

Einstellung Erläuterung
Neuer Status Wenn durch diesen Arbeitsschritt der Status der Aufträge geändert werden soll, den gewünschten Status aus dem Dropdown-Menü wählen.
Neuer Eigner Den Benutzer wählen, dem die Aufträge durch diesen Arbeitsschritt zugewiesen werden sollen. Optional den angemeldeten Benutzer oder Ohne Änderung wählen, wenn der Eigner unverändert bleiben soll.
Neue Markierung Wenn durch diesen Arbeitsschritt die Markierung der Aufträge geändert werden soll, die gewünschte Markierung aus dem Dropdown-Menü wählen.

Tab. 3: Arbeitsschritt konfigurieren; Aufträge markieren

Nicht vergessen: Einstellungen oder Änderungen prüfen und speichern!

Sortierung

Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge der Aufträge.

Die folgende Tabelle erläutert die Sortierung des Arbeitsschrittes Auftragsabwicklung:

Einstellung Erläuterung
Sortierung Eine Sortierung wählen, um die Reihenfolge der Aufträge festzulegen. Sortiert werden kann Aufsteigend oder Absteigend nach den folgenden Optionen:
Auftrags-ID = Standard-Einstellung
Artikel-ID
Kunden-ID
Rechnungsnummer
Artikelnummer
Position Lagerort

Tab. 4: Arbeitsschritt konfigurieren; Sortierung

Sortierung

Für die Sortierung wird nur die erste Position eines Auftrags berücksichtigt.

Nicht vergessen: Einstellungen oder Änderungen prüfen und speichern!

Übersicht der Aktionen und Subaktionen

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, fügen Sie dem Arbeitsschritt Aktionen und Subaktionen hinzu.

Folgende Aktionen und Subaktionen stehen Ihnen für den Arbeitsschritt Auftragsabwicklung zur Verfügung. Weiterführende Informationen und Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie auf den Unterseiten.

Aktionen

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