Prozesse einrichten

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Übersicht

Für die Konfiguration Ihrer Prozesse stehen Ihnen folgende Ordner zur Verfügung.

  • Meine Prozesse: hier sehen Sie die Prozesse, die Sie bearbeiten können.
  • Prozesse anderer Benutzer: hier sehen Sie Prozesse anderer Benutzer. Der Ordner ist nur für Benutzer der Klasse Admin sichtbar.
  • Prozesse pro Rolle: hier sehen Sie die Prozesse Ihrer Rolle. Wenn Sie keiner Rolle zugeordnet sind, sehen Sie hier keine Ordner. Rollen legen Sie im Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Benutzer an. Benutzer der Klasse Admin sehen die Prozesse aller Rollen.
  • Globale Prozesse: hier sehen Sie Prozesse, die für alle zur Verfügung stehen.
Sichtbarkeit des Menüs: Einstellungen » Prozesse

Das Menü Einstellungen » Prozesse ist für Benutzer der Klasse Variabel nur sichtbar, wenn die Berechtigung dazu im Benutzerprofil erteilt wurde. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie auf der Handbuchseite Benutzer bearbeiten.

Erfahren Sie mehr über das Anlegen von Prozessen im folgenden Videotutorial:

Prozesse konfigurieren

Sie erfahren nun, wie Sie einen Prozess anlegen und welche Elemente einen Prozess ausmachen.

Neuer Prozess

Um einen neuen Prozess hinzuzufügen, führen Sie folgende Schritte aus:

Bild 1: Menü Prozesse mit Untermenüs

Neuen Prozess hinzufügen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Prozesse.
  2. Klicken Sie bei dem gewünschten Ordner, z.B. Meine Prozesse, auf das kleine Dreieck rechts in der Zeile (Bild 1, Pos. 1).
    → Der Button Neuer Prozess wird eingeblendet.
  3. Klicken Sie auf den Button Neuer Prozess (Bild 1, Pos. 2).
    → Das Konfigurationsmenü für einen neuen Prozess wird angezeigt (Bild 2).
  4. Nehmen Sie die Einstellungen vor, wie in Tabelle 1 erläutert.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Bild 2: Konfigurationsmenü für neuen Prozess

Die folgende Tabelle erläutert die Einstellungen des neuen Prozesses:

Einstellung Erläuterung
Name Tragen Sie einen Namen für den Prozess ein. Dieser sollte möglichst selbsterklärend und eindeutig sein, so dass sich die Prozesse später in der Prozessübersicht einfach identifizieren lassen.
Sichtbarkeit Wählen Sie, für welche Gruppe der betreffende Prozess sichtbar sein soll. Sichtbar bedeutet, dass der Prozess im Menü Prozesse zur Verfügung steht und ausgeführt werden kann.
Global = der Prozess ist für alle sichtbar
Benutzer = der Prozess ist nur für den Benutzer sichtbar, der mit dem folgenden Konfigurationspunkt Benutzer gewählt wird
Rolle = der Prozess ist nur für die Rolle sichtbar, die mit dem folgenden Konfigurationspunkt Rolle gewählt wird
Benutzer Diese Option ist nur sichtbar, wenn für die vorige Option Sichtbarkeit die Einstellung Benutzer gewählt wurde. Wählen Sie aus, für welchen Benutzer der betreffende Prozess sichtbar sein soll. Sie können somit Prozesse für sich selbst, aber auch für andere Benutzer anlegen. Für Benutzer der Klasse Admin ist der Prozess, unabhängig von der Einstellung hier, ebenfalls sichtbar.
Rolle Wählen Sie aus, für welche Rolle der betreffende Prozess sichtbar sein soll. Sie können somit Prozesse für Ihre eigene Rolle, aber auch für andere Rollen anlegen. Für Benutzer der Klasse Admin ist der Prozess, unabhängig von der Einstellung hier, ebenfalls sichtbar.
Änderbar Setzen Sie ein Häkchen, um anderen zu erlauben, den Prozess anzupassen. Die Berechtigung zum Ändern gilt jeweils für die Option, die Sie unter Sichtbarkeit gewählt haben, d.h. für den eingestellten Benutzer, die eingestellte Rolle oder global. Wenn Sie kein Häkchen setzen, können nur Benutzer der Klasse Admin den Prozess bearbeiten.
Lager Wählen Sie das Lager.
Wichtig: Wenn Sie kein Lager wählen, ist automatisch das Lager mit der Lager-ID 1 eingestellt.
Farbe Wählen Sie eine Farbe für den Prozess. Mit der gewählten Farbe wird der Prozess dann im Menü Prozesse angezeigt.

Tab. 1: Neuer Prozess; Einstellungen

Nach Speichern der Einstellungen wird der neue Prozess im Menübaum angezeigt (Bild 3).

Bild 3: Neuer Prozess im Menü Meine Prozesse

Legen Sie einen Prozess in dem gewünschten Ordner an, beachten Sie dazu das Kapitel 1.

Export, Import und Kopie von Prozessen

Anstatt einen bestehenden Prozess eines anderen oder des selben Systems nachzubauen, können Sie diesen auch exportieren und im neuen System importieren oder innerhalb eines Systems kopieren.

Das Kontextmenü eines Prozesses bietet außerdem die Möglichkeit einen Prozess zu löschen oder ihn auszuführen. Bei einem Klick auf Prozess ausführen öffnet sich das Hauptmenü Prozesse und anschließend der auszuführende Prozess.

Bild 4: Kontextmenü Prozess exportieren oder kopieren

Zum Austausch von Prozessen zwischen verschiedenen plentymarkets-Systemen bietet sich ein Export und Import der Prozesse an. Gehen Sie dafür wie im Folgenden beschrieben vor.

Prozess exportieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Prozesse.
  2. Wählen Sie den zu exportierenden Prozess in einem der Ordner und klicken Sie auf das kleine Dreieck rechts in der Zeile (Bild 4, Pos. 1).
    → Die Option Prozess exportieren wird eingeblendet.
  3. Klicken Sie auf Prozess exportieren (Bild 4, Pos. 2).
    → Der Prozess wird als ZIP-Datei exportiert und im Ordner Downloads (MAC) bzw. Eigene Dokumente (Windows) auf Ihrem Rechner gespeichert.

Dieser Vorgang kann auch über Icons in einem geöffneten Prozess ausgeführt werden (Bild 6, Icon mit grünem Pfeil).

Um einen exportierten Prozess erneut in ein plentymarkets-System zu importieren, gehen Sie wie folgt vor.

Bild 5: Kontextmenü Prozess importieren

Prozess importieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Prozesse.
  2. Klicken Sie beim Ordner Meine Prozesse auf das kleine Dreieck rechts in der Zeile (Bild 1, Pos. 1)
    → Die Option Prozess importieren wird eingeblendet.
  3. Klicken Sie auf Prozess importieren (Bild 5).
    → Ein Fenster öffnet sich.
  4. Tragen Sie einen Namen für den Prozess ein und klicken Sie auf Dateien hochladen.
  5. Wählen Sie die entsprechende ZIP-Datei auf Ihrem Rechner aus und klicken Sie auf Öffnen.
    → Der Prozess wird in den Ordner Meine Prozesse importiert.
Systemspezifische Einstellungen

Systemspezifische Einstellungen im Prozess, z. B. die Druckereinstellung in der Subaktion Drucken, werden beim Export nicht exportiert und somit auch beim Import nicht übertragen.
Tipp: Um nachzuvollziehen, welche Aktionen oder Subaktionen nicht vollständig übertragen wurden, öffnen Sie den importierten Prozess im Menü Prozesse → Die Fehlermeldungen zeigen Ihnen die betroffenen Aktionen und Subaktionen mit der ID an, bei denen Sie noch Einstellungen ergänzen müssen.

Zur Vervielfältigung von Prozessen innerhalb des selben Systems wird die Funktion Prozess kopieren empfohlen. Es sind alle Prozesse aus allen Ordnern kopierbar.

Bild 6: Icons Prozess kopieren oder exportieren

Neben der Möglichkeit, Prozesse über das Kontextmenü zu kopieren oder zu exportieren (Bild 4), können diese Optionen über Icons auch in einem geöffneten Prozess ausgeführt werden. Im Folgenden wird der Vorgang anhand des Beispiels Prozess kopieren beschrieben.

Prozess kopieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Prozesse.
  2. Öffnen Sie den zu kopierenden Prozess in einem der Ordner.
    → In der oberen Zeile erscheint das Icon Prozess kopieren
  3. Klicken Sie auf Prozess kopieren (Bild 6, Pfeil) und tragen Sie nach Wunsch einen neuen Namen im neuen Fenster ein.
    → Der Prozess wird in den Ordner Meine Prozesse kopiert.

Kontextmenü

Für eine vereinfachte Konfiguration, z.B. dem Hinzufügen weiterer Elemente, steht ein Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü anwenden

Um neue Arbeitsschritte, Aktionen und Subaktionen zu erstellen oder diese zu bearbeiten und zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Element. Es wird ein Kontextmenü angezeigt mit verschiedenen Vorgängen, die Sie auswählen können, siehe das nachfolgende Bild.

In Bild 7 wird das Kontextmenü gezeigt, das sich nach Klick auf die Aktion Lieferschein geöffnet hat.

Bild 7: Kontextmenü

Elemente hinzufügen

Die Basis für einen Prozess bildet immer ein Arbeitsschritt, dem je nach Bedarf weitere Elemente hinzugefügt werden können. Ein Prozess kann beliebig viele Arbeitsschritte enthalten.

Es stehen verschiedene Elemente zur Verfügung, die Sie einem Arbeitsschritt hinzufügen können. Diese unterteilen sich in Steuerelemente und Aktionen. Einer Aktion können Sie dann wiederum eine Subaktion hinzufügen. Das Hinzufügen eines untergeordneten Elements im Prozess erfolgt immer per Klick auf das grüne Plus, das erscheint, wenn Sie mit der Maus auf das übergeordnete Element zeigen (siehe Bild 7).

Bild 8: Beispiel: Aktion über das grüne Plus hinzufügen

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