Waren: Ereignisaktionen

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Allgemeines zu Ereignisaktionen

In diesem Menü konfigurieren Sie Ereignisaktionen, die im Bereich des Bestellwesens verschiedene Vorgänge automatisieren. Dies sind hauptsächlich Statusänderungen sowie der Versand von E-Mails. Der Aufbau des Menüs entspricht dem Menü Ereignisaktionen unter Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen, wobei die nachfolgenden Erläuterungen auf die für das Bestellwesen geltenden Vorgänge angepasst sind.

Beispiel: automatischer E-Mail-Versand des Bestellscheins

Sie erfahren unten, wie Sie eine Ereignisaktion konfigurieren, die automatisch den Bestellschein einer Nachbestellung per E-Mail zum jeweiligen Lieferanten schickt.

PDF-Dokument "Nachbestellung" konfigurieren

Das PDF-Dokument Nachbestellung ist quasi der Bestellschein, den Sie als Ereignis im Tab Allgemein wählen. Das PDF-Dokument Nachbestellung bearbeiten Sie im Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente » Nachbestellung. Die wichtigsten Parameter sind bereits vorkonfiguriert. Nach der Bearbeitung verknüpfen Sie das Dokument mit einer PDF-Vorlage, die Sie von Ihrer Festplatte laden (Bild 1, roter Pfeil). Sie können dazu eine vorhandene Vorlage verwenden oder eine neue Vorlage erstellen.

Bild 1: PDF-Dokument Nachbestellung und PDF-Vorlage

E-Mail-Vorlage erstellen

Im nächsten Schritt erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage, die per Ereignisaktion an den Lieferanten verschickt wird. Wählen Sie als PDF-Anhang der E-Mail-Vorlage das PDF-Dokument Nachbestellung (Bild 2).

Bild 2: E-Mail-Vorlage erstellen

Eine Ereignisaktion konfigurieren

Mit den erstellten Vorlagen konfigurieren Sie nun die Ereignisaktion. Im ersten Schritt legen Sie eine neue Ereignisaktion an. Im zweiten Schritt passen Sie die einzelnen Bereiche der Ereignisaktion an. Sie können bereits angelegte Ereignisaktionen ändern oder deaktivieren. So müssen Sie komplizierte Ereignisaktionen z.B. nicht löschen, wenn sie vorübergehend nicht benötigt werden, und können sie später wieder aktivieren.

Neue Ereignisaktion

Bild 3: Neue Ereignisaktion anlegen

Neue Ereignisaktion anlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. E-Mail-Versand des Bestellscheins.
  4. Wählen Sie unter Ereignis eine Option, z.B. Bestellscheindruck.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.

Nehmen Sie dann wie nachfolgend beschrieben die weiteren Einstellungen vor.

Ereignisaktion bearbeiten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Ereignisaktionen.
  2. Öffnen Sie die Ereignisaktion, die Sie bearbeiten möchten.
  3. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des gewünschten Filtertyps gemäß den Erläuterungen in Tabelle 2 hinzu.
    → Der Filter wird angelegt.
  4. Markieren Sie im Filter die gewünschten Optionen.
  5. Legen Sie bei Bedarf weitere Filter an.
  6. Fügen Sie über das grüne Plus eine Aktion des gewünschten Filtertyps gemäß den Erläuterungen in Tabelle 3 hinzu.
    → Die Aktion wird angelegt.
  7. Nehmen Sie in der Aktion die gewünschte Einstellung vor.
  8. Legen Sie bei Bedarf weitere Aktionen an.
  9. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  10. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bereich: Einstellungen

Nachdem Sie eine Ereignisaktion neu angelegt haben, wird der Name und das Ereignis im Bereich Einstellungen angezeigt. Gehen Sie nun wie unten beschrieben vor, um die weiteren Einstellungen vorzunehmen. Ereignisaktionen können jederzeit bearbeitet werden.

Aktivierung
Mit einem Häkchen bei Aktiv aktivieren Sie die Ereignisaktion. Durch Entfernen des Häkchens deaktivieren Sie die Ereignisaktion. Aktivieren Sie eine neue Ereignisaktion erst, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen und geprüft haben. Eine Aktivierung mit einer Teilkonfiguration kann zu Fehlern führen.

Bild 4: Bereich Einstellungen

Die folgende Tabelle erläutert die Einstellungen im Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Ereignisaktionen:

Einstellung Erläuterung
Aktiv Häkchen gesetzt = Das Ereignis ist aktiv.
Name Der Namen der Ereignisaktion. Jederzeit änderbar.
Ereignis Das Ereignis wählen, das die Ereignisaktion auslösen soll. Bei Wahl des Ereignisses Statuswechsel wird ein weiteres Dropdown-Menü angezeigt, in dem der gewünschte Status wählbar ist.

Tab. 1: Bereich Einstellungen

Bereich: Filter

Mit einem Filter legen Sie fest, welche Aufträge von der Ereignisaktion erfasst werden sollen. In diesem Bereich können Sie einen oder mehrere Filter für eine Ereignisaktion anlegen. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor.

Bild 5: Bereich Filter

Die folgende Tabelle erläutert die Filter im Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Ereignisaktionen:

Filtertyp Erläuterung
Aktiver Benutzer Aufträge werden anhand des aktiven Benutzers gefiltert, d.h. des Benutzers, der im Tab Einstellungen des Auftrags als aktiver Benutzer hinterlegt ist. Auch alle aktiven Benutzer sind wählbar. Damit werden alle Aufträge gesucht, bei denen im Tab Einstellungen ein aktiver Benutzer hinterlegt ist.
Aktive Benutzer werden als Standard im Menü Einstellungen » Aufträge » Auftragsherkunft pro Herkunft festgelegt.
Markierung Aufträge werden anhand der Markierung oder mehrerer Markierungen gefiltert. Es sind alle Markierungen auf einmal wählbar sowie die Eigenschaft Keine, wenn nur Aufträge ohne Markierung gefiltert werden sollen.
Lieferant Einen bestimmten Lieferanten oder ALLE wählen.
Auftragslager Die Aufträge anhand des Lagers bzw. mehrerer Lager wählen.
Tab. 2: Bereich Filter

Bereich: Aktionen

In diesem Bereich erstellen Sie die automatischen Aktionen, die vom System ausgeführt werden sollen.

Bild 6: Bereich Aktionen

Die folgende Tabelle erläutert die Aktionen im Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Ereignisaktionen:

Aktionstyp Erläuterung
Status ändern Filter anlegen, wenn durch die Ereignisaktion der Status des Auftrags geändert werden soll. Den Status wählen, der eingestellt werden soll.
Markierung ändern Filter anlegen, wenn durch die Ereignisaktion die Markierung geändert werden soll. Die Markierung wählen, die eingestellt werden soll.
E-Mail versenden Filter anlegen und einstellen, welche Art von E-Mails an welche Empfänger bzw. Kunden geschickt werden soll. Auf das grüne Plus klicken und die gewünschte Kombination aus Vorlage und Empfänger wählen. Es können beliebige Kombinationen erzeugt werden. Durch Klick auf Löschen werden die angelegten Empfänger gelöscht.

Tab. 3: Bereich Aktionen

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