Vorlagen

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Vorlagen

Sollen im Zusammenhang mit einer Nachbestellung bestimmte Vorgänge ausgeführt werden, können Sie mit Hilfe von Vorlagen jeweils bis zu 30 Arbeitsschritte erstellen. Eine Vorlage wird dann mit einer Nachbestellung verknüpft und aus den darin enthaltenen Arbeitsschritten können dann später Tickets erzeugt werden. Dies ermöglicht Ihnen, die Entwicklung der Arbeitsschritte zu verfolgen und andere Benutzer in die Bearbeitung mit einzubinden.

Neue Vorlage anlegen

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um eine neue Vorlage anzulegen.

Neue Vorlage anlegen:

Öffnen Sie das Menü Vorlagen (Pfad siehe oben).

Klicken Sie auf den Button Neue Vorlage, um eine neue Vorlage anzulegen.
→ Ein neues Fenster öffnet sich.

Tragen Sie einen Namen für die neue Vorlage ein.

Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 1: Neue Vorlage speichern

Vorlagen suchen

Schon angelegte Vorlagen können Sie nach verschiedenen Filterkriterien suchen. Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um bestimmte Vorlagen zu suchen.

Vorlagen suchen:

Öffnen Sie das Menü Vorlagen (Pfad siehe oben).

Geben Sie die ID, den Namen oder das Erstellungsdatum der Vorlage im Tab Filter ein und klicken Sie auf den Button Suchen.
→ Die Ergebnisse werden im Tab Vorlagen angezeigt.

In Bild 2 sehen Sie als Beispiel eine Suche nach dem Erstellungsdatum. Die Vorlagen, die innerhalb des angegebenen Zeitraums erstellt wurden, sind als Ergebnisse aufgelistet.

Bild 2: Vorlagen suchen

Arbeitsschritte

Sie können in diesem Menü pro Vorlage bis zu 30 Arbeitsschritte erstellen. Die Arbeitsschritte werden in einer Vorlage angelegt und aus den Arbeitsschritten einer Vorlage können Sie dann Tickets für eine Nachbestellung erzeugen. Dazu gibt es das Tab Ticket im Bearbeitungsmenü einer Nachbestellung. Dort wählen Sie dann die betreffende Vorlage.

Arbeitsschritt anlegen

Legen Sie so viele Arbeitsschritte in einer Vorlage an, wie Sie für die betreffende Bestellung benötigen.

Beispiel:
Für bei einem Hersteller bestellte Schuhe, die speziell gefertigt werden müssen, ist zunächst die Erstellung eines Musters nötig. Die Erstellung des Musters wird als 1. Arbeitsschritt angelegt (siehe weiter unten die Erläuterung der Arbeitsschritte). Anhand des Musters werden die Materialkosten berechnet. Dies stellt den 2. Arbeitsschritt dar. Für die weiteren Arbeiten werden jeweils weitere Arbeitsschritte erstellt und Zeiträume festgelegt. Die Bestellung wird erst dann ausgeführt, wenn alle Schritte bearbeitet bzw. abgeschlossen sind.

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um einen Arbeitsschritt anzulegen.

Arbeitsschritt anlegen:

Öffnen Sie das Menü Vorlagen (Pfad siehe oben).

Klicken Sie auf eine Vorlage, um diese zu öffnen.

Klicken Sie auf den Button Neuer Schritt.
→ Ein neues Fenster öffnet sich.

Nehmen Sie die Einstellungen gemäß der nachfolgenden Tabelle vor.

Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 3: Arbeitsschritt anlegen

Erläuterung der Optionen

Option Erläuterung
Titel Tragen Sie einen Titel für diesen Arbeitsschritt ein.
 
Sie können mit den Optionen Postfix und Prefix dem Titel eine Information voranstellen bzw. anhängen (auch beides möglich). Dies dient der Kennzeichnung des betreffenden Arbeitsschrittes. Sie können so auf einen Blick erkennen, zu welchem Auftrag oder Kunden bzw. zu welcher Nachbestellung der jeweilige Arbeitsschritt gehört.
Suffix Eine Information an den Titel anhängen. Wählen Sie zwischen den Optionen Nachbestellungs-ID, Auftragsdatum und Kundenname.
Präfix Dem Titel eine Information voranstellen. Wählen Sie zwischen den Optionen Nachbestellungs-ID, Auftragsdatum und Kundenname.
Position Wählen Sie eine Position für den jeweiligen Arbeitsschritt. An dieser Stelle erscheint der Arbeitsschritt dann in der Auflistung.
Zieltermin Tragen Sie einen Zeitraum in Tagen ein. Daraus wird der Zieltermin für die Erledigung des Arbeitsschrittes kalkuliert.
Eigner Hier stehen alle für das Ticketsystem berechtigte Benutzer als Eigner zur Verfügung. Wählen Sie einen Eigner für den Auftragsschritt aus. Sie können in dem daraus erzeugten Ticket beliebig viele weitere Eigner hinzufügen, je nachdem, welche Benutzer an der Bearbeitung des jeweiligen Arbeitsschrittes beteiligt sein sollen.
Rolle Wählen Sie die Rolle des Eigners.
Typ Wählen Sie den am besten passenden Typ des Tickets aus dem Dropdown-Menü.
Status Je nach Typ des Tickets stehen verschiedene Status zur Auswahl. Wählen Sie den zutreffenden Status.
Vertraulich Wählen Sie Ja oder Nein.
 
Wenn Sie hier Ja auswählen, können Sie keine Nachricht erstellen, nur Kommentare.
Nachricht Nachrichten dienen der Kommunikation im Ticketsystem. Sie können damit Informationen zum jeweiligen Arbeitsschritt weitergeben und z.B. den jeweiligen Stand oder besondere Hinweise an die anderen Mitarbeiter bzw. im Ticket hinterlegte Benutzer weitergeben. Eine Nachricht wird gleichzeitig an den jeweiligen Eigner als E-Mail geschickt.
Kommentar Kommentare dienen der internen Kommunikation. Sie werden nur innerhalb Ihres Unternehmens weitergegeben und sind für Kunden nicht sichtbar.

Tab. 1: Einstellungen zu Vorlagen

Tickets aus Arbeitsschritten

Die Arbeitsschritte können Sie jeweils als Tickets anlegen. Diese Tickets erstellen Sie im Tab Ticket einer Nachbestellung anhand der jeweiligen Vorlage.

Weitere Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Waren / Bestellwesen / Nachbestellungen / Arbeitsschritte.
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