Inventur

Inventur bezeichnet die Erfassung des Lagerbestandes, d.h. sowohl des Soll- als auch des Ist-Bestandes, zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dabei wird ein Bestandsverzeichnis angelegt, das alle Artikelbestände auflistet.

Diese Seite beschreibt, wie Sie eine Inventur durchführen. Zum einen wird beschrieben, wie Sie eine Inventur im Menü Datenaustausch durchführen. Zum anderen erfahren Sie, wie der Inventur-Modus funktioniert und wie Sie diesen Modus verwenden, wenn Sie Ihren gesamten Warenbestand löschen und neu einbuchen möchten.

 

Inventur durchführen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, in Ihrem plentymarkets-System eine Inventur durchzuführen. Wir stellen nachfolgend verschiedene Vorgehensweisen vor, die Sie natürlich beliebig variieren können. Eine Inventur erfolgt in mehreren Schritten, die jeweils erläutert werden.

Bei der Inventur per Datenaustausch exportieren Sie zunächst Ihre Warenbestände als Datei, z.B. im CSV-Format, passen die Bestände anschließend an den Ist-Zustand Ihres Lagers an und importieren die korrigierten Daten wieder in Ihr System.

Warenbestände exportieren

Im ersten Schritt exportieren Sie Ihre aktuellen Warenbestände im Menü Datenaustausch » Dynamischer Export mit dem Datenformat Stock.

Hinweise beachten

Beachten Sie die Hinweise im Handbuch zum Datenformat Stock.

Datenexport durchführen:
  1. Öffnen Sie das Menü Datenaustausch » Dynamischer Export.
  2. Öffnen Sie das Untermenü des Datenformats Stock oder legen Sie dieses Datenformat an, wenn das Untermenü noch nicht vorhanden ist.
  3. Wählen Sie die Einstellungen für den Datenexport.
  4. Da der Datenexport immer auf ein Lager bezogen durchgeführt wird, markieren Sie im Tab Filter das Datenfeld WarehouseID und wählen Sie das gewünschte Lager aus dem Dropdown-Menü.
    → Wenn Sie kein Lager wählen, ist standardmäßig immer das Lager mit der niedrigste Lager-ID (WarehouseID) eingestellt.
  5. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die CSV-Datei zu erzeugen.

Bild 1: Warenbestände exportieren

Sie erhalten eine CSV-Datei, die Sie dann für den anschließenden Import anpassen müssen. Tragen Sie den Ist-Zustand Ihres Bestandes ein.

CSV-Datei anpassen:
  1. Ermitteln Sie den Ist-Zustand Ihres Bestandes.
  2. Tragen Sie die Werte des Ist-Zustandes in der Spalte Stock ein.
  3. Speichern Sie die Änderungen der Datei.

Bild 2: Warenbestände in exportierter CSV-Datei

Warenbestände importieren

Nun importieren Sie den in der CSV-Datei berichtigten Bestand in Ihr plentymarkets-System. Der Import erfolgt mit einer CSV- oder Text-Datei.

Wichtig: Der Warenbestand wird gelöscht!

Bei diesem Vorgang werden die aktuellen physischen Warenbestände durch den Import ersetzt, d.h. Ihr gesamter Warenbestand wird gelöscht! Reservierte Warenbestände bleiben dabei erhalten. Wenn Sie keinen kompletten Warenbestand importieren möchten, sondern nur Wareneingänge per Datenimport hinzufügen möchten, verwenden Sie das Spezialformat IncomingItems.

Datenimport durchführen:
  1. Öffnen Sie das Menü Datenaustausch » Daten-Import » Dynamischer Import.
  2. Wählen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1.
  3. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Daten zu importieren.

Die folgende Tabelle erläutert die Einstellungen im Menü Datenaustausch » Daten-Import » Dynamischer Import:

Einstellung Erläuterung
Feldtrennzeichen Das zutreffende Trennzeichen wählen.
Format Das zu importierende Datenformat wählen.
Wenn beim Abgleich keine Übereinstimmung Die gewünschte Option für den Abgleich wählen.
Datei Die zu importierende Datei wählen.

Tab. 1: Dynamischer Import; Importoptionen

Bild 3: Warenbestände importieren

Sie erhalten im Untermenü Bearbeitungsstatus eine detaillierte Meldung des Datenimports.

Bild 4: Meldung bei erfolgreichem Import

Die bei der Inventur vorgenommenen Korrekturen können Sie dann beim jeweiligen Artikel im Tab: Bestand » Tab: Warenbewegung einsehen. Im Rahmen der Inventur korrigierte Warenbestände werden unter Waren » Wareneingänge aufgelistet (Bild 5).

Bild 5: Wareneingänge per Inventurimport

Mobile Warehouse

Sie können die Inventur auch mit dem plentymarkets-Tool Mobile Warehouse durchführen.

Inventur-Modus

In den Einstellungen eines Lagers gibt es die Option Inventur-Modus aktiv. Damit können Sie den Warenbestand des betreffenden Lagers für die Dauer der Inventur "einfrieren". Es werden somit keine Warenbewegungen oder Warenberechnungen wirksam.

Das bedeutet, dass der physikalische Warenbestand nicht neu berechnet wird, solange dieser Modus aktiv ist. Das heißt, wenn neue Wareneingänge ins System kommen, werden diese erst gebucht, wenn der Inventur-Modus beendet wurde. Das Gleiche gilt für die anderen Warenbestands-Funktionen wie Warenkorrekturen und Warenausgänge. Auch sie dürfen bei einer solchen Inventur nicht gebucht werden.

Hinweis zum Inventur-Modus

Der Inventur-Modus wurde nur für den in Kapitel 4 beschriebenen Workflow konzipiert. Wird der Inventur-Modus anders genutzt, kann dies zu schwerwiegenden Fehlern im Warenbestand führen.

Inventur-Modus aktivieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Lager » Lager auswählen » Untermenü: Einstellungen.
  2. Aktivieren Sie die Option Inventur-Modus aktiv (Häkchen setzen).
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellung zu sichern.

Bild 6: Inventur-Modus

Kennzeichnung eines Lagers im Inventur-Modus

Der Name Ihres Lagers wird dabei erweitert. Dabei wird je nach Länge des Lagernamens entweder (INVENTORY MOD), (INVENTORY) oder (I) an den Namen angehängt, damit an allen Stellen ersichtlich ist, dass sich dieses Lager im Inventur-Modus befindet.

Bild 7: Kennzeichnung des Inventur-Modus

Inventur nach Löschen des Warenbestandes

Dieses Verfahren ist eine Inventur-Variante, bei der Ihr aktueller Warenbestand (ausgenommen der reservierte Bestand eines Auftrags) gelöscht wird.

Warenbestandsdaten sichern

Bei diesem Verfahren werden alle Warenbestände und Warenströme gelöscht! Das bedeutet, dass das Lager sich nach dieser Inventur wieder im ursprünglichen Zustand befindet, also komplett leer ist. Sichern Sie daher Ihren Warenbestand per CSV-Export, bevor Sie mit diesem Verfahren beginnen (siehe Kapitel 2.1). So können Sie den alten Warenbestand, wenn nötig, wiederherstellen. Die Warenströme können dadurch natürlich nicht wiederhergestellt werden.

Warenbestände löschen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Grundeinstellungen » Datenbank.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad der Option Löschen sämtlicher Warenbestände.

Nun beginnen Sie mit der Inventur. Das bedeutet, dass Sie die aktuellen Lagerbestände in das System übertragen. Da alle Warenbestände gelöscht wurden, müssen die gesamten Artikel durch einen Wareneingang in Ihr System neu eingebucht werden.

Während der Inventur-Modus aktiv ist, sollte nur diese Inventur durchgeführt werden! Es dürfen z.B. keine Aufträge für dieses Lager etwa durch die Buchung von Warenausgängen bearbeitet werden. Dies könnte zu falschen Warenbestandsberechnungen nach der Inventur führen.

Durch das Einfrieren des Warenbestands während des Inventur-Modus kann es in diesem Modus zu Überverkäufen kommen.

Warenbestände neu einbuchen:
  1. Buchen Sie den Warenbestand in Ihr plentymarkets-System ein.
  2. Deaktivieren Sie den Inventur-Modus in den betreffenden Lagereinstellungen (Häkchen entfernen, Bild 6).
    → Ihr physischer Warenbestand wird neu berechnet.
Inventur-Modus nicht während laufender Inventur deaktivieren!

Wenn Sie den Inventur-Modus während der laufenden Inventur deaktivieren, wird der physische Warenbestand vorzeitig neu berechnet. Außerdem wird ggf. kein Warenbestand für Artikel, für die noch keine Inventur durchgeführt wurde, hinterlegt. Dieser Stand wird dann auch zu den Marktplätzen exportiert. Beenden Sie daher in jedem Fall die Inventur, bevor Sie den Inventur-Modus deaktivieren.

Der Inventur-Modus wurde nur für diesen Workflow konzipiert. Wird der Inventur-Modus anders genutzt, kann dies zu schwerwiegenden Fehlern im Warenbestand führen. Es ist besser, eine normale Inventur durchzuführen, wie dies in Kapitel 2 beschrieben ist.

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