Dokumente erzeugen

Auf dieser Handbuchseite wird beschrieben, wie Sie die Lieferanschriftenliste zu Ihrem Versanddienstleister exportieren und anschließend die Paketnummern, die Sie von Ihrem Versanddienstleister erhalten, importieren. Versandlabels können Sie drucken, nachdem Sie Ihre Aufträge online bei Ihrem Versanddienstleister angemeldet haben. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Adressetiketten per Vorlage einrichten.

Wie Sie die anderen in plentymarkets verfügbaren Dokumente wie z.B. Rechnung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein einrichten, erfahren Sie im Bereich Aufträge.

 

Lieferanschriftenliste exportieren

Wenn Sie Pakete über einen Versanddienstleister versenden, benötigen Sie eine Lieferanschriftenliste. Dabei handelt es sich um einen Export mit Sendungsinformationen, den Sie dem Versanddienstleister anschließend bereitstellen, so dass dieser Ihnen wiederum gültige Versandlabels für Ihre Pakete zur Verfügung stellen kann. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die Lieferanschriften Ihrer Aufträge in eine Datei, die Sie für die Software Ihres Versanddienstleisters benötigen, exportieren.

Lieferanschriftenliste exportieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Lieferanschriftenliste.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.
  3. Klicken Sie auf das Zahnrad.
    → Sie erhalten eine Datei, die Sie auf Ihrem Computer speichern.
  4. Importieren Sie die Datei dann mit der Software Ihres Versanddienstleisters.
Lieferanschriftenliste für den Export vorbereiten
Einstellung Erläuterung
Suchfilter
Auftragsstatus Auftragsstatus wählen.
Eigner Eigner wählen.
Zahlungsart Zahlungsart wählen.
Versandart Versandart wählen.
Zahlungseingang Zahlungseingang wählen.
Datenformat Datenformat der Software Ihres Versanddienstleisters wählen.
Wenn für die bearbeiteten Aufträge mehrere Versanddienstleister relevant sind, den Exportprozess nacheinander für alle Datenformate durchführen.
Trennzeichen Trennzeichen wählen.
Dieses Trennzeichen auch beim Import der Datei in die Software Ihres Versanddienstleisters wählen.
Aktion
Ändere Auftragsstatus Auftragsstatus wählen, der den Aufträgen beim Export zugewiesen werden soll.

Paketnummern importieren

Mit einem Paketnummernimport im Menü Aufträge » Fulfillment » Tab: Import Paketnummern können Sie auch größere Mengen an Paketnummern komfortabel in Ihrem plentymarkets System bearbeiten. Sie verwenden dabei CSV-Dateien, die von einer Software Ihres Versanddienstleisters generiert wurde.

Das Tab Import Paketnummern ist in die Bereiche CSV-Import und Listen-Import unterteilt. Diese beiden Bereiche werden im Folgenden beschrieben.

Paketnummern per CSV-Datei importieren

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um die Paketnummern per CSV-Datei zu importieren.

Paketnummern per CSV-Datei importieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment.
  2. Wechseln Sie in das Tab Import Paketnummern.
  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 5.
  4. Klicken Sie auf Import.
    → Die Paketnummern werden in Ihr plentymarkets System importiert.
Einstellungen im Tab Import Paketnummern
Einstellung Erläuterung
Option im Dropdown-Menü Option im Dropdown-Menü wählen, z.B. Auftrags-ID. Spalte der CSV-Datei wählen, in der z.B. die Auftrags-ID oder eine andere Option enthalten ist, die zur Identifizierung der Pakete verwendet werden soll.
Die Auftrags-ID sowie die Versandpaket-ID wird vom plentymarkets System generiert. Das Zeichen Kunde wird im Tab Einstellungen eines Auftrags gespeichert.
Verfügbar sind folgende Optionen:
  • Auftrags-ID
  • Barcode Auftrags-ID
  • Versandpaket-ID
  • Auftrags- und Versandpaket-ID
  • Zeichen Kunde
Paketnummer Spalte der CSV-Datei wählen, in der die Paketnummer enthalten ist.
Feldtrennzeichen Trennzeichen wählen.
Datei Nach Klick auf Datei auswählen die CSV-Datei des Versanddienstleisters für den Import der Paketnummern wählen.

Paketnummern manuell importieren

Im Menü Aufträge » Fulfillment » Tab: Import Paketnummern im Bereich Listen-Import haben Sie die Möglichkeit, die Paketnummern mit der Auftrags-ID manuell einzutragen. Alternativ können Sie diese mit einem Barcodescanner von der Packliste abscannen.

Adressetikett einrichten

Im Gegensatz zu Versandlabels können Sie für Adressetiketten in plentymarkets genau festlegen, welche Informationen an welcher Stelle enthalten sein sollen. Da Sie Adressetiketten nicht vorgefertigt von einem Versanddienstleister erhalten, ist weder das Porto bereits abgerechnet, noch eine Sendungsnummer enthalten. Die Verwendung von Adressetiketten eignet sich besonders für Warensendungen, z.B. den Versand von Büchern, die Sie durch den individuellen Aufdruck Büchersendung u.U. günstiger versenden können als über das Gewicht des Pakets. Sie können in plentymarkets die Adressetikettenvorlage einrichten, eine PDF-Datei erzeugen und mit dieser dann Etiketten drucken.

Wann Paketdienst-Software nutzen?

Das Generieren von Adressetiketten in plentymarkets ist besonders für Warensendungen vorgesehen. Erfolgt der Versand als Paket über einen Paketdienst, nutzen Sie die Software dieses Paketdienstes, um Versandlabels zu drucken. plentymarkets unterstützt den Datenaustausch mit verschiedenen Paketdiensten.

Wenn Sie bereits eine Adressetikettenvorlage erstellt und eine PDF-Vorlage hinterlegt haben, fahren Sie fort mit Kapitel Adressetikett erzeugen.

Adressetikettenvorlage erstellen

Bevor Adressetiketten gedruckt werden können, müssen Sie eine Vorlage erstellen. Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um eine neue Vorlage zu erstellen.

Adressetikettenvorlage erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente » Adressetikett.
  2. Wechseln Sie in das Tab Neue Vorlage.
  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.
Positionierung durch Koordinaten

Die Inhalte eines Etiketts werden durch Eingabe von Koordinaten (X, Y) positioniert. Dabei wird als Ausgangspunkt die obere linke Ecke eines Etiketts angenommen.

Einstellungen der Adressetikettenvorlage
Einstellung Erläuterung
Layout-Titel Name der Adressetikettenvorlage. Dieser Name erscheint in Dropdown-Menüs zur Auswahl der Vorlage.
Zeichensatz Unicode oder ISO-8859-1 wählen. Das Generieren von PDF-Dokumenten kann länger dauern, wenn der Zeichensatz Unicode verwendet wird.
Seite Werte (in mm) für die Breite und die Höhe des verwendeten Etikettenpapiers eingeben.
Seitenrand Werte (in mm) für den linken und den oberen Seitenrand eingeben.
Der rechte und der untere Seitenrand müssen beim Druck ebenfalls beachtet werden. In der Regel sind die Abstände die gleichen wie der linke und der obere Rand. Dazu ggf. die Angaben des Etikettenherstellers beachten.
Etikett Werte (in mm) für die Breite und die Höhe der verwendeten Etiketten eingeben.
Die genauen Maße sind beim Etikettenpapier angegeben. Die Seitenränder sowie die Maße des verwendeten Druckpapiers beachten.
Zeilen pro Seite Anzahl der Zeilen, die pro Seite erzeugt werden sollen, eingeben.
Spalten pro Seite Anzahl der Spalten, die pro Seite erzeugt werden sollen, eingeben.
Reihenfolge von Ort und Postleitzahl Reihenfolge im Dropdown-Menü wählen.
Weitere Optionen wie z.B. Lieferanschrift, Rechnungsanschrift, Name und Kunden-ID Zahlen für die Positionierung eingeben.
Artikelauflistung Die Artikelauflistung bestimmt, wie die Artikeldaten auf dem Etikett angezeigt werden. Es gibt zwei Typen: Standard und Individuell. Eine Erläuterung zu diesen beiden Typen finden Sie im Kapitel Artikelauflistung.
Inhalt der Auftrags-ID Auftrags-ID des Hauptauftrages oder Auftrags-ID des Lieferauftrages wählen.
Barcode horizontal Koordinaten zur Positionierung des Barcodes und Maße eingeben.
Infoleiste Die Infoleiste beinhaltet alle wichtigen Informationen. Diese Informationen werden in einer Zeile zusammengefasst, was wie folgt aussieht:
RG:Rechnungs.NR / ZA: (Zahlungsart) / SU: Preissumme / Datum
Kundeneigenschaften Die Koordinaten zur Positionierung der Kundeneigenschaften eintragen. Die Eigenschaft aus dem Dropdown-Menü wählen. Auf den Adressetiketten wird der Text angezeigt, der unter Kunden » Kunden bearbeiten » Tab: Eigenschaften eines Kunden hinterlegt wurde.
Freitextfelder 1 bis 10 Freitextfelder ermöglichen das Anzeigen beliebiger Texte, die dort eingegeben wurden.
Beispiel: Ein verbreitetes Anwendungsbeispiel ist das Hinterlegen des Absenders.

Bereits erstellte Vorlagen können Sie im Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente » Adressetikett » Tab: Vorlagen im Dropdown-Menü Vorlage wählen und bearbeiten. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Vorschau des Etiketts anzuzeigen und die Vorlage im Vorschaumodus direkt zu drucken. Wenn Sie die Vorlage löschen, wird auch die Verknüpfung der PDF-Vorlage gelöscht.

Der Bereich PDF-Vorlage wird erst nach dem Speichern einer Vorlage sichtbar und dient dazu, dem Dokument optional eine PDF-Vorlage zu hinterlegen. Wie Sie die PDF-Vorlage hinterlegen, wird im nächsten Kapitel beschrieben.

PDF-Vorlage hinterlegen

Wenn Sie eine Adressetikettenvorlage erstellt haben, wird im Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente » Adressetikett über dem Bereich Einstellungen der Bereich PDF-Vorlage sichtbar. Sie können dort pro Adressetikettenvorlage eine PDF-Vorlage hinterlegen, um z.B. Ihren Adressetiketten ein bestimmtes Layout zu hinterlegen.

PDF-Vorlage hinterlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente » Adressetikett.
  2. Wählen Sie die Vorlage.
  3. Klicken Sie bei Upload auf Datei auswählen.
  4. Wählen Sie die PDF-Datei von Ihrem Computer.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Nach erneutem Öffnen der Adressetikettenvorlage ist unter Vorlage der Link Vorlage anzeigen sichtbar. Über diesen Link können Sie die PDF-Vorlage ansehen, die dieser Adressetikettenvorlage hinterlegt ist. Wenn Sie eine andere PDF-Vorlage hinterlegen möchten, laden Sie, wie zuvor beschrieben, eine neue PDF-Datei hoch. Die bestehende PDF-Vorlage wird dabei überschrieben.

Artikelauflistung

Die Artikelauflistung bestimmt, wie die Artikeldaten auf dem Etikett angezeigt werden. Sie können zwischen den Typen Standard und Individuell wählen.

Typ: Standard

Wenn Sie die Option Standard wählen, müssen Sie die Koordinaten der Artikelauflistung, die Schriftgröße und den Schriftschnitt eingeben. Sie bestimmen damit die Position der gesamten Artikelauflistung auf den Etiketten. Die einzelnen Textelemente, wie z.B. Artikel-ID bzw. Varianten-Nr., Name und Menge, werden im Gegensatz zur Option Individuell jedoch automatisch positioniert.

Typ: Individuell

Wenn Sie die Option Individuell wählen, werden weitere Optionen eingeblendet, für die Sie individuell die Positionen auf dem Etikett einstellen können. Geben Sie die Koordinaten der Artikelauflistung, die Schriftgröße und den Schriftschnitt ein. Sie bestimmen damit die Position der gesamten Artikelauflistung auf den Etiketten. Entscheiden Sie außerdem, welche Textelemente, d.h. Menge, Name, Artikel-ID bzw. Varianten-Nr., Gewicht (kg), Wert, Zolltarifnummer, Herstellerland, Lagerort und Limit auf den Etiketten angezeigt werden sollen und positionieren Sie diese Elemente. Anhand der X-Koordinate, des Schriftschnitts und der Breite legen Sie fest, wie die einzelnen Elemente der Artikelauflistung aussehen sollen. Die Option Breite legt fest, bis zu welcher Textbreite (in mm) jede der Optionen angezeigt werden soll.

Adressetikett erzeugen

Nachdem Sie eine Vorlage für das Adressetikett erstellt und gespeichert haben, drucken Sie das Etikett über das Menü Aufträge » Fulfillment » Adressetiketten.

Adressetikett erzeugen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment.
  2. Klappen Sie den Bereich Adressetiketten auf.
  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.
  4. Klicken Sie auf das Zahnrad.
    → Das Adressetikett wird in einem separaten Fenster geöffnet und kann dann gedruckt werden.
Einstellungen für Adressetiketten im Menü Aufträge » Fulfillment
Einstellung Erläuterung
Suchfilter
Etiketten-Vorlage Vorlage aus dem Dropdown-Menü wählen.
Auftragsstatus Status wählen, in dem sich die Aufträge befinden, für die Adressetiketten gedruckt werden sollen.
Auftrags-ID Eine oder mehrere Auftrags-IDs eingeben. Adressetiketten werden dann ausschließlich für die eingegebenen Aufträge generiert. Mehrere IDs kommagetrennt eingeben.
Kunden-ID Eine oder mehrere Kunden-IDs eingeben. Adressetiketten werden dann ausschließlich für die eingegebenen Kunden generiert. Mehrere IDs kommagetrennt eingeben.
Artikel Eine oder mehrere Artikel-IDs eingeben. Adressetiketten werden dann ausschließlich für die eingegebenen Artikel generiert. Mehrere IDs kommagetrennt eingeben.
Typ Typ aus dem Dropdown-Menü wählen. Option Auftrag wählen, um Adressetiketten nur für Aufträge zu generieren. Option ALLE wählen, um Adressetiketten für alle Auftragstypen, wie z.B. auch Gutschriften und Retouren, zu generieren.
Versanddienstleister Versanddienstleister aus dem Dropdown-Menü wählen, um Adressetiketten nur für einen Versanddienstleister zu generieren. Option ALLE wählen, um Adressetiketten für alle Versanddienslteister zu generieren.
Mandant (Shop) Mandant (Shop) aus dem Dropdown-Menü wählen, um Adressetiketten nur für einen Mandaten zu generieren. Option ALLE wählen, um Adressetiketten für alle Mandanten zu generieren.
Lager Lager aus dem Dropdown-Menü wählen, um Adressetiketten nur für ein Lager zu generieren. Option ALLE wählen, um Adressetiketten für alle Lager zu generieren.
starten ab Zeile Zahl eingeben, ab welcher Zeile der Druck starten soll.
Diese Option ist hilfreich, wenn Sie Etikettenpapier verwenden. Wenn Sie z.B. letzten Druckvorgang nur die ersten 3 Zeilen auf einer Seite Etikettenpapier benutzt haben, könnten Sie den nächsten Druckvorgang ab Zeile 4 starten. Somit können Sie noch die restlichen Etiketten auf der Seite verwenden.
Sortierung Wählen, nach welchem Erkennungsmerkmal die erzeugten Adressetiketten sortiert werden sollen. Option KEINE wählen, wenn keine spezielle Sortierung gewünscht ist.
Gruppierung Wählen, nach welchem Kriterium die erzeugten Adressetiketten generiert und gruppiert werden sollen. Eine der folgenden Optionen wählen:
Ein Etikett pro Auftrag = Wird das Adressetikett vom Auftrag aus generiert, wird nur ein Etikett für den gesamten Auftrag erzeugt.
Ein Etikett pro Auftragsposition = Für jede Position im Auftrag wird im PDF ein Etikett erzeugt.
Ein Etikett pro Artikel = Für jeden Artikel im Auftrag wird im PDF ein Etikett erzeugt.
Ein Etikett pro Versandpaket = Für jedes Versandpaket wird im PDF ein Etikett erzeugt. Gemeint sind die Versandpakete des Auftrags, wie diese im Versand-Center zu sehen sind.
Limit Wählen, wie viele Aufträge pro Durchgang bearbeitet werden sollen.
Pro Durchgang kann höchstens das maximal einstellbare Limit an Aufträgen bearbeitet werden. Wenn die Anzahl der Aufträge, die bearbeitet werden sollen, größer ist als das höchste einstellbare Limit, muss der Prozess entsprechend oft wiederholt werden. In der Grundeinstellung ist in manchen der Untermenüs das geringste Limit eingestellt, um eine optimale Systemleistung zu gewährleisten.
Aktion
Ändere Auftragsstatus Status wählen, der den Aufträgen nach erfolgreichem Rechnungsabruf zugewiesen werden soll.
Etikettendrucker verwenden

Die Verwendung von Etikettendruckern ist möglich. Dabei kommen meist Etikettenrollen zum Einsatz. Die dafür benötigten Etiketten können Sie im Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente » Adressetikett erzeugen. Geben Sie 1 bei den Optionen Zeilen pro Seite und Spalten pro Seite ein. Dadurch erhalten Sie pro PDF-Seite ein Etikett. Die Maße des Etiketts würden in dem Fall denen der Seite entsprechen.

Nach oben