Neuer Kunde

Im Menü Kunden » Kunden bearbeiten hinterlegen Sie alle Informationen Ihrer Kunden, von den Adressdaten über Lieferanschriften, Bankdaten bis hin zu Dokumenten, wie Rechnungen und Notizen. Eine neue Kundendatei können Sie beispielsweise auch während einer telefonischen oder schriftlichen Bestellung anlegen. Sie können die Funktion auch nutzen, um Kontaktdaten eines Interessenten zu speichern.

 

Kundentypen

Folgende vorgegebene Kundentypen sind bereits in Ihrem System verfügbar:

  • Kunde (Standard)
  • Handelsvertreter
  • Lieferant
  • Partner
  • Interessent

In den Kundendaten ist automatisch der Kundentyp Kunde als Standard eingestellt. Kunden des Kundentyps Lieferant stehen als Lieferanten zur Verfügung, z.B. im Dropdown-Menü im Tab Lieferant unter dem Tab Bestand eines Artikels. Weitere, eigene Kundentypen legen Sie im Menü Einstellungen » Kunden » Typen an.

Kundenklassen

In den Kundendaten hinterlegen Sie pro Kunde eine Kundenklasse. Diese Kundenklassen werden im Menü Einstellungen » Kunden » Kundenklassen konfiguriert und stehen dann zur Auswahl zur Verfügung. Wird keine Auswahl getroffen, wird in den Kundendaten die Kundenklasse mit der niedrigsten Position automatisch zugeordnet.

Tipp: Typen und Klassen anlegen

Für die Einteilung Ihres Kundenstamms in Typen und Klassen ist es empfehlenswert, ein Konzept zu entwickeln, bevor Sie größere Mengen an Kundendaten anlegen. Damit vermeiden Sie späteren Änderungsaufwand, z.B. wenn Typen und Klassen bei fehlender Konfiguration automatisch zugewiesen werden. Überlegen Sie, welche Typen und Klassen Sie benötigen, legen Sie diese an und weisen sie ihren Kunden zu.

Eine neue Kundendatei anlegen

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um eine neue Kundendatei anzulegen.

Neue Kundendatei anlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Kunden » Kunden bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Kundendatei anzulegen.
  3. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.
  4. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
Einstellung Erläuterung
ID Beim Erstellen einer Kundendatei wird vom System automatisch eine Kunden-ID vergeben. Diese ID ist nicht änderbar.
Firma Einen Firmennamen eintragen.
Anrede Eine Anrede wählen.
Herr = Männliche Anrede
Frau = Weibliche Anrede
Firma = Keine Einzelperson, sondern eine Firma.
Familie = Keine Einzelperson, sondern eine Familie.
Titel Einen Titel eintragen, z.B. Dr.
Vorname Den Vornamen des Kunden eintragen.
Nachname Den Nachnamen des Kunden eintragen.
Adresszusatz Ggf. Adresszusatz eintragen. Dieser wird z.B. für die Rechnungsadresse verwendet.
Straße,
PLZ
,
Ort
Die Straße, die Postleitzahl und den Ort des Kunden eintragen. Diese Angaben werden z.B. für die Rechnungsadresse verwendet. Bei bestimmten Ländern, z.B. United Kingdom, wird die Reihenfolge der Optionen PLZ und Ort getauscht.
Region/Bezirk Eine Region aus dem Dropdown-Menü wählen.
Je nach Land sind hier z.B. Bundesstaaten oder Bundesländer wählbar.
Wenn zu einem Land hier keine Optionen verfügbar sind, ist das Dropdown-Menü deaktiviert.
In der Kaufabwicklung und im Mein Konto-Bereich wird diese Option auch bei der Lieferanschrift angezeigt. Die Angabe kann in bestimmten Fällen notwendig sein, z.B. für PayPal in den USA.
Land Ein Land aus dem Dropdown-Menü wählen. Dieses Land wird z.B. für die Rechnungsadresse verwendet. Die Standardeinstellung richtet sich nach der Konfiguration der Option Standard-Standort im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » Grundeinstellungen.
ASP Steht für Ansprechpartner und ist z.B. für Firmenkunden.
E-Mail Die E-Mail-Adresse des Kunden eintragen. Die E-Mail-Adresse ist wichtig für den automatischen Versand von E-Mail-Vorlagen wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen.
Bei nicht erfolgreichem E-Mail-Versand prüfen Sie die Zugangsdaten. Im Menü Datenaustausch » API-Log werden die Fehlermeldungen gespeichert.
Telefon Die Telefonnummer des Kunden eintragen.
Telefax Die Faxnummer des Kunden eintragen.
Mobil Die Handynummer des Kunden eintragen.
Mandant Einen Mandanten aus dem Dropdown-Menü wählen, um den Kunden diesem Mandanten zuzuordnen.
Es werden nur Mandanten angezeigt, für die unter Einstellungen » Mandant (Shop) in den Grundeinstellungen des Mandanten ein Name eingetragen ist.
Sprache Die Sprache für den Kunden wählen. Es werden z.B. Rechnungsdokumente in dieser Sprache erstellt, wenn Sie eine Vorlage für die Sprache angelegt haben.
Bewertung Den Kunden für interne Zwecke bewerten. Fünf rote Sterne stehen für die schlechteste und fünf gelbe Sterne für die beste Bewertung.
Eigner Einen Eigner oder die Option Kein Eigner für den Kunden wählen.
Mit der Zuordnung eines Eigners ist es in der Kundensuche z.B. möglich, nur die Kunden eines Eigners aufzulisten.
Typ Einen Kundentyp wählen. Die Typen Kunde, Handelsvertreter, Lieferant, Partner und Interessent sind standardmäßig wählbar. Eigene Typen legen Sie im Menü Einstellungen » Kunden » Typen an.
HV PLZ-Bereich Nur sichtbar bei Wahl des Typs Handelsvertreter. Den PLZ-Bereich des Handelsvertreters eintragen. Mehrere Bereiche durch Kommata getrennt eingeben, z.B.: 33,34. Je mehr Ziffern pro PLZ-Bereich, desto mehr wird dieser eingegrenzt. Der PLZ-Bereich wird für Handelsvertreter benötigt, deren Umsätze mit der Statistik Umsatz nach Handelsvertreter ausgewertet werden sollen. Weitere Details siehe Option HV.
HV PLZ-Bereich Land Nur sichtbar bei Wahl des Typs Handelsvertreter, nur wählbar, wenn ein Eintrag unter HV PLZ-Bereich vorgenommen wurde. Das Land wählen, für das der PLZ-Bereich des Handelsvertreters gelten soll. Standardeinstellung ist das Systemland.
Tipp: Wenn ein Handelsvertreter in mehreren Ländern tätig ist, pro Land einen Kundendatensatz anlegen.
Klasse Eine Kundenklasse wählen. Die Kundenklasse dient zur internen Unterscheidung, zur Rabattzuweisung sowie der Steuerung der Preissichtbarkeit. Kundenklassen werden im Menü Einstellungen » Kunden » Kundenklassen angelegt und konfiguriert. Soll zwischen Endkunden und Händlern bei der Preisanzeige im Webshop unterschieden werden, kann dies über die Option Anzeige der Preise im Webshop in der Konfiguration der Kundenklassen vorgenommen werden.
Endkunden (B2C) = Anzeige der Bruttopreise
Händler (B2B) = Anzeige der Nettopreise
Weißes Feld
= Keine Zuordnung zu einer Kundenklasse
Wichtig: Wenn keine Zuordnung zu einer Kundenklasse erfolgt, wird ein Kunde automatisch der Kundenklasse mit der niedrigsten Position zugeordnet. Da pro Kundenklasse auch die Preisdarstellung im Webshop konfiguriert wird, diese Option bei der Kundenklasse mit der Position 1 prüfen, damit bei automatischen Zuweisungen auch die gewünschte Preisdarstellung erfolgt.
HV HV steht für Handelsvertreter. Die Kunden-ID des Handelsvertreters eintragen oder die ersten drei Buchstaben des Namens eingeben, um die Vorschlagsliste aufzurufen. Dann auf den Eintrag des Handelsvertreters klicken, der hinterlegt werden soll.
Sollen die Umsätze Ihrer Handelsvertreter mit der Statistik Umsatz nach Handelsvertreter ausgewertet werden, muss die Zuordnung per Ereignisaktion erfolgen, mit der Aktion Handelsvertreter dem Kunden zuordnen.
Wichtig: Der im Kundendatensatz eingestellte Handelsvertreter wird nicht für die Aufträge des Kunden herangezogen. Somit wird der Auftrag nicht in der Statistik Umsatz nach Handelsvertreter berücksichtigt. Damit der Handelsvertreter für einen Auftrag berücksichtigt wird, muss auch diese Zuordnung per Ereignisaktion erfolgen. Beachten Sie dazu die Hinweise zur Ereignisaktion Handelsvertreter dem Auftrag zuordnen.
Gruppe Forum Eine Benutzergruppe für das Forum wählen. Benutzergruppen werden im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » Module » Forum eingerichtet.
Geburtsdatum Das Geburtsdatum des Kunden nach dem vorgegebenen Muster eintragen oder aus dem Kalender wählen.
Altersfreigabe Steht für freiwillige Selbstkontrolle und ist eine Einstellung zur Altersbeschränkung für Artikel, die diesbezüglich gekennzeichnet sein müssen. Je nach FSK-Einstellung kann der Kunde Artikel kaufen oder nicht.
Newsletter Wählen, ob der Kunde beim Newsletterversand berücksichtigt wird oder nicht.
Häkchen setzen = Kunde erhält Newsletter.
Kein Häkchen = Kunde erhält keine Newsletter.
Gesperrt Wählen, ob der Kunde für den eingestellten Mandanten gesperrt wird oder nicht.
Häkchen setzen = Kunde ist gesperrt und kann sich nicht mehr im Webshop einloggen.
Kein Häkchen = Kunde kann sich in den Webshop einloggen.
Bonität (erst sichtbar, wenn der Kunde angelegt wurde) Erneut prüfen klicken, um die Bonität eines Kunden zu prüfen.
Kundennr. Eine Kundennummer für den Kunden eintragen. Die Kundennummern können fortlaufend nummeriert werden oder nicht. Kundennummern werden nicht automatisch vergeben.
USt-IdNr. Die Umsatzsteuer-ID des Kunden angeben. Wenn beim Versand von Waren an einen gewerblichen Käufer in ein anderes EU-Land (innergemeinschaftliche Lieferung) der Auftrag netto berechnet werden soll, muss die Umsatzsteuer-ID eingetragen sein. Nachdem die USt-Id-Nr. hier eingetragen wurde, muss im Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » Standorte » Standort öffnen » Buchhaltung für die Option Umsatzsteuer-ID die Einstellung Netto gewählt werden. Damit werden Rechnungen für Kunden, bei denen eine Umsatzsteuer-ID in den Kundendaten eingetragen ist, ohne Umsatzsteuer ausgestellt.
Wichtig: Die Netto-Einstellung greift nicht, wenn für das Lieferland des Kunden Steuersätze hinterlegt sind oder die Lieferschwelle überschritten wurde.
Zahlungsziel Das Zahlungsziel für den Kunden in Tagen eintragen. Dieses Zahlungsziel hat Priorität vor dem Zahlungsziel der Kundenklasse. Ein Zahlungsziel kann weiterhin optional im Dokument Rechnung hinterlegt werden. Das Zahlungsziel wird dann in der Rechnung ausgegeben, wenn für einen Kunden und die Kundenklasse kein Zahlungsziel hinterlegt wurde. Dazu die Info zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen weiter unten beachten.
Valuta Den Zeitraum (ab Rechnungserstellung) eintragen, wenn eine zusätzliche Frist vor dem Zeitraum Zahlungsziel gewünscht ist.
Skonto (Tage) Die Anzahl der Tage (ab Rechnungserstellung) eintragen, in denen der Kunde skontiert offene Forderungen bezahlen kann.
Skonto (%) Den Wert in Prozent eintragen, den der Kunden bei Einhaltung der Frist Skonto (Tage) in Abzug bringen kann.
Info: Gestaltung von Zahlungsbedingungen Mit den Optionen Valuta, Zahlungsziel, Skonto (Tage) und Skonto (%) ist z.B. folgende Zahlungsbedingung möglich:

60 Tage Valuta, 30 Tage netto (Zahlungsziel), 10 Tage mit 2 % Skonto

Erläuterung: Zahlt der Kunde innerhalb von 10 Tagen, erhält er einen Skonto von 2%. Nach insgesamt 91 Tagen befindet sich die Zahlung im Verzug.

Beim Import von Zahlungseingängen und der automatischen Zuordnung wird vorab intern automatisch geprüft, ob der von Kunden durchgeführte Skontoabzug gültig ist. Ist der Skontozeitraum abgelaufen, erhält der Auftrag den Status Teilzahlung erhalten.

Die oben aufgeführten Zahlungsbedingungen werden automatisch in den Auftrag sowie z.B. in die Rechnung übernommen und können dort auch geändert werden. Bei Rechnungsdruck werden diese Bedingungen zu einer für diesen Auftrag gültigen Zahlungskondition zusammengefasst. Hierbei werden Valutatage auf die Zahlungszieltage aufgerechnet, um ein Zahlungsziel abzubilden.

Auf einer Rechnung wird trotz der Addition von Valuta und Zahlungsziel Folgendes ausgegeben:
Zahlungskonditionen: Valuta 60 Tage, innerhalb von 10 Tagen 2% Skonto, innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug.

Wenn ein Wert für Valuta am Kunden hinterlegt ist, wird dieser für das Dokument verwendet, andernfalls der Wert unter Zahlungsziel bzw. der Wert aus der Kundenklasse, wenn hinterlegt. Als letzte Möglichkeit, wenn alles andere nicht gesetzt ist, wird die Anzahl der Tage aus der Option Zahlungsziel in den Einstellungen des Dokuments verwendet. Diese werden im Bereich Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle eingestellt.

Wichtig: Diese Optionen finden nur Anwendung auf den Bruttogesamtwert einer Rechnung.
Deb. Konto Eine weitere separate Kundennummer eingeben. Diese Nummer entspricht in der Regel der Kundennummer bzw. Debitorennummer in Ihrer Finanzbuchhaltung und ist zur weiteren Bearbeitung Ihrer Belege hilfreich.
Archivnr. Eine Archivnummer eintragen, wenn z.B. noch ein Archiv mit älteren Kundendaten besteht.
Lastschrift / Rechnung Die Zahlungsart für den Kunden zulassen, auch wenn diese ansonsten global nicht verwendet wird.
Nicht erlauben = Der Kunde kann nicht mit dieser Zahlungsart zahlen.
Erlauben = Der Kunde kann mit dieser Zahlungsart zahlen, selbst wenn diese global nicht angeboten wird.
Beispiel: Ein Kunde, der bereits mehrfach bei Ihnen bestellt hat, soll auf Rechnung einkaufen können.
Notwendige Einstellungen: Die Zahlungsart im Menü Einstellungen » Aufträge » Zahlung » Zahlungsarten aktivieren. Damit wird die Zahlungsart zur Auswahl in einem Auftrag verfügbar.
Allerdings keine Lieferländer wählen, da die Zahlungsart dann global im Webshop verfügbar ist und dies in diesem Fall nicht gewünscht ist.
Eine zweite Bedingung ist, dass die Zahlungsart Rechnung bzw. Lastschrift in mindestens einem Versandprofil verfügbar sein muss, d.h. nicht gesperrt sein darf.
Die dritte Bedingung ist, dass das Versandprofil bei Artikeln aktiviert ist.
Die hier genannten Punkte prüfen und dann die gewünschte Zahlungsart aktivieren, um dem Kunden die Nutzung zu ermöglichen.
Personennummer Die Personennummer wird von skandinavischen Endkunden für skandinavische Zahlungsanbieter (z.B. Klarna) benötigt. Die Anzeige der Personennummer wird im Webshop sowohl in der Kaufabwicklung als auch im Bereich Mein Konto abgefragt. Für die Kaufabwicklung wird die Abfrage im Menü CMS » Webdesign » Bestellvorgang » Kaufabwicklung im Bereich Kundenregistrierung sowie unter Rechnungsanschrift konfiguriert. Für den Mein-Konto-Bereich wird die Abfrage unter CMS » Webdesign » Mein Konto im Bereich Persönliche Daten eingerichtet. Dort ist auch die Option Pflichtfeld für die Personennummer wählbar.
eBay-Name Den eBay-Namen des Kunden eintragen.
DHL-PostNr. Die DHL-PostNummer des Kunden eintragen. Eine DHL-PostNummer erhalten Kunden von DHL, wenn sie Empfängerservices wie Paketankündigung nutzen.

Tab. 1: Einstellungen Neuer Kunde

Weitere Details zur Konfiguration der Kundendaten finden Sie auf der Handbuchseite Suchen und ändern.

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