Zahlungen verwalten

Zahlungen kommen aus verschiedenen Quellen in Ihr System. Im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr verwalten Sie sämtliche Zahlungseingänge unabhängig von der Zahlungsquelle. Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von Zahlungsmöglichkeiten unterschieden: Zahlungen mit und Zahlungen ohne Zahlungsanbieter. Zahlungen per Kreditkarte oder Sofortüberweisung erfordern einen Zahlungsanbieter, auch Payment Provider genannt. Barzahlungen, Vorkasse oder Vorabüberweisungen benötigen keinen Zahlungsanbieter. Weitere Informationen zu Zahlungsarten und Schnittstellen zu Zahlungsanbietern finden Sie unter Zahlungsarten verwalten.

 

Grundeinstellungen für Zahlungseingänge vornehmen

In diesem Menü nehmen Sie Einstellungen für die automatische Zuordnung sowie die Zahlungskulanz vor. Es sind bereits Standardeinstellungen im System hinterlegt, die aus Erfahrungswerten gewonnen wurden und sich in der Praxis bewährt haben. Um diese Einstellungen zu ändern, gehen Sie wie im folgenden beschrieben vor.

Grundeinstellungen ändern:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Zahlung » Zahlungseingänge.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.
Grundeinstellungen für Zahlungseingänge vornehmen
Einstellung Erläuterung
Übereinstimmung für automatische Zuordnung Wählen Sie zwischen 0.7 (nicht so genaue Übereinstimmung zur Zuordnung nötig) und 1.0 (genaue Übereinstimmung nötig). Wenn Sie diesen Wert höher einstellen, kann es vorkommen, dass Zahlungen nicht zugeordnet werden können. Daher ist in der Standard-Einstellung ein Wert von 0,75 eingestellt.
Zahlungskulanz Damit z.B. interne Nachkommabeträge (ab der dritten Nachkommastelle) nicht zu falschen Buchungen führen, sollte ein Mindestbetrag von 0,01 eingetragen sein (Standard-Einstellung). Wenn Sie z.B. 0,05 einstellen, werden Fehlbeträge bis 5 Cent trotzdem als korrekte Buchung behandelt.
Kundenbankdaten importieren Sie können wählen, ob die Bankdaten des Kunden beim Zahlungseingang importiert und in den jeweiligen Kundendaten hinterlegt werden sollen oder nicht.
Wichtig: Da der Import und die Speicherung von Bankdaten nur mit Zustimmung des Kunden erfolgen sollte und darf, ist hier standardmäßig Nein voreingestellt. Beachten Sie die Rechtslage zu diesem Thema, ggf. auch im jeweiligen Lieferland, bevor Sie die Funktion aktivieren.

Zahlungen buchen

Zahlungen gehen entweder automatisch in Ihrem System ein oder werden manuell eingebucht. Zahlungen gehen z.B. automatisch ein, wenn Sie Schnittstellen zu externen Zahlungsanbietern nutzen. Einige Zahlungsanbieter leiten den Kunden zur Abwicklung des Zahlungsvorgangs auf die eigenen Seiten weiter. Bei anderen Anbietern werden in Ihrem Shop die Zahlungsdaten entgegengenommen und im Hintergrund an den Provider weitergeleitet. In beiden Fällen erhält plentymarkets nach erfolgter Zahlung eine Rückmeldung des Anbieters und vermerkt den Zahlungseingang direkt im Auftrag. Manuell importieren Sie z.B. Bankbuchungen für Zahlungen, die ohne Zahlungsanbieter erfolgen.

Bankbuchungen importieren

Zahlungsvorgänge bei der Zahlungsart Vorkasse und sonstigen Überweisungen fallen in Form von Bankbuchungen an. Bei diesen Zahlungsarten müssen also die auf Ihrem Konto gebuchten Zahlungen an das System gemeldet und den Aufträgen korrekt zugeordnet werden. Importieren Sie Bankbuchungen im CSV-Format in Ihr plentymarkets System. Beachten Sie dabei die Reihenfolge der Parameter, die von Ihrem Bankprogramm abhängt. Legen Sie zunächst die Spaltenreihenfolge für den Import fest.

Spaltenreihenfolge festlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
    → Das Tab Zahlungsverkehr wird angezeigt.
  2. Wechseln Sie in das Tab Bankbuchungen » Tab: Einstellungen Datenformat.
  3. Wählen Sie ein Bankkonto.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten.
    → Die Tabelle Feldbelegung wird angezeigt.
  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.
Spaltenreihenfolge festlegen
Einstellung Erläuterung
Bankkonto Standard-Konto oder Konto 2 wählen. Wenn unterschiedliche Konfigurationen benötigt werden, alternative Einrichtung für Konto 2 vornehmen.
Ab Zeile Wählen, ab welcher Zeile die Buchungsdaten importiert werden. Häufig beginnen CSV-Dateien mit einer Kopfzeile, in diesem Fall hier den Wert 2 wählen.
Inhalt Inhalt wählen und die Reihenfolge der Spalten in der CSV-Datei festlegen.

Importieren Sie anschließend Ihre Bankbuchungsdatei.

Import durchführen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
    → Das Tab Zahlungsverkehr wird angezeigt.
  2. Wechseln Sie in das Tab Bankbuchungen » Tab: Importieren.
  3. Wählen Sie das Bankkonto aus dem Dropdown-Menü.
  4. Wählen Sie das Feldtrennzeichen.
  5. Klicken Sie unter Buchungsdatei auf Durchsuchen....
    → Ein Fenster wird geöffnet.
  6. Wählen Sie die CSV-Datei.
  7. Klicken Sie Import.
    → Die Buchungsdatei wird importiert.

Sie können diesen Vorgang mehrfach wiederholen. Dabei werden Duplikate, d.h. doppelt eingelesene Datensätze, verworfen. Im Anschluss an den Import wird ein Durchlauf mit automatischer Zuordnung zu Aufträgen gestartet.

Zahlungen manuell buchen

Wenn Sie eine Zahlung oder Teilzahlung manuell im Auftrag buchen möchten, weil z.B. Ihr Kunde die Ware bei Abholung bar bezahlt hat oder weil eine Zahlung nicht in der Übersicht zu finden ist, gehen Sie wie im folgenden beschrieben vor.

Zahlung buchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den Auftrag, in dem Sie eine Zahlung buchen möchten.
    → Das Tab Übersicht wird geöffnet.
  3. Wechseln Sie in das Tab Zahlung.
  4. Klicken Sie auf Zahlung buchen.
    → Das Fenster Zahlung buchen wird geöffnet.
  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.
  6. Klicken Sie auf Zahlung buchen.
    → Die Zahlung wird gebucht und in der Zahlungsübersicht angezeigt. Die Beträge in der Kopfzeile der Übersicht werden angepasst.
Zahlungen manuell buchen
Einstellung Erläuterung
Betrag Vollen Betrag oder Teilbetrag eingeben, der gebucht werden soll.
Haben/Soll Haben oder Soll wählen. Die Auswahl richtet sich nach dem offenen Betrag. Standardmäßig ist Haben gewählt. Bei negativen offenen Beträgen, z.B. bei einer Überzahlung, ist Soll gewählt. Die Auswahl kann bei Bedarf geändert werden.
Währung Währung wählen, in der die Zahlung vorgenommen werden soll.
Wechselkurs Bei Bedarf einen von der aktuellen System-Wechselkurs-Konfiguration abweichenden Wechselkurs eingeben.
Wichtig: Wenn die Zahlung in einer anderen Währung als der für die Zahlung eingestellten Währung (Standard-Währung) gebucht werden soll, z.B. in US-Dollar, unter Währung die Option USD wählen und unter Betrag den erhaltenen Betrag eingeben.
Wenn der Wechselkurs im Menü Einstellungen » Aufträge » Zahlung » Währungen ermittelt wurde und verwendet werden soll, unter Wechselkurs nichts eingeben, da dieser Kurs automatisch angewendet wird. Die Option Wechselkurs wird nur benötigt, wenn ein anderer Wechselkurs für diese Zahlung angewendet werden soll, z.B. den Kurs zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs. In diesem Fall den zu diesem Zeitpunkt zutreffenden Wechselkurs eingeben.
Verwendungszweck Hier ist die Auftrags-ID voreingetragen, dieser Eintrag kann angepasst werden.
Zahlungseingang Datum des Zahlungseingangs wählen. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Manuell gebuchte Zahlungseingänge erkennen Sie an dem Symbol Manuelle Buchung.

Nicht buchbare Zahlungen

Es gibt Fälle, in denen Zahlungen in der Übersicht keinen Aufträgen mehr zugeordnet werden können. Das sind zum Beispiel Vormerkposten, zu denen die eigentliche Zahlung bereits gebucht wurde. Diese Zahlungen werden in der Übersicht mit Nicht verbuchbare Zahlung gekennzeichnet.

Vormerkposten

Vormerkposten sind Buchungen zu geplanten Zahlungen, die von den Banken über EBICS geliefert werden.

Vormerkposten

Unter Importiert wird der Wertstellungstag angezeigt Zu diesem Zeitpunkt erfolgt dann die Belastung des Kontos. Durch die Zahlung (Bild 2, blauer Pfeil) wird der Vormerkposten bestätigt (Bild 2, grüner Pfeil).

Zahlung und bestätigter Vormerkposten

Bei bestätigten Vormerkposten wird die Eltern-ID angezeigt, d.h. die ID der eigentlichen Zahlung.

Zahlungen zuordnen

Nach der Buchung in plentymarkets werden die Zahlungen Aufträgen über eine unscharfe Suche automatisch zugeordnet. Wenn die Zuordnung fehlschlägt, können Buchungen Aufträgen manuell zugeordnet werden. Unzugeordnete Zahlungen sind mit einem grünen Pfeil gekennzeichnet.

Ereignisaktionen für Zahlungseingänge einrichten

Der Zahlungseingang als Ereignis spielt in der Auftragsbearbeitung eine wichtige Rolle, da der Versand häufig erst nach Zahlungseingang erfolgt. In plentymarkets wechselt der Status der meisten Aufträge mit dem Eintreffen der Zahlung von Status [3] - Warten auf Zahlung in Status [5] - Freigabe Versand. Richten Sie Ereignisaktionen ein, um die Auftragsbearbeitung zu automatisieren und den Versand nach Zahlungseingang auszulösen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, unzugeordnete Zahlungseingänge zuzuordnen. Zum einen, einzelne Zahlungseingänge manuell zuzuordnen, zum anderen, mehrere Zahlungen automatisch zuzuordnen. Wie Sie die Übereinstimmungsquote für Zahlungseingänge festlegen, finden Sie unter Grundeinstellungen für Zahlungseingänge vornehmen.

Zahlungseingänge manuell zuordnen

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um Zahlungseingänge manuell zuzuordnen.

Zahlungseingang manuell zuordnen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
  2. Klicken Sie in der Zeile eines unzugeordneten Zahlungseingangs auf Zahlung zuordnen.
    → Ein Fenster wird geöffnet.
  3. Wählen Sie den Auftrag, dem die Zahlung zugeordnet werden soll.
  4. Wenn nicht automatisch ein passender Auftrag angezeigt wird, geben Sie die Auftrags-ID oder die zugehörige Rechnungsnummer in das Eingabefeld ein.
  5. Klicken Sie auf Zuordnen, um den Auftrag zuzuordnen.

Zahlungseingänge automatisch per Gruppenfunktion zuordnen

Mit der Gruppenfunktion bearbeiten Sie beliebig viele Zahlungen gleichzeitig. Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um Zahlungseingänge mit der Gruppenfunktion automatisch zuzuordnen.

Zahlungseingänge automatisch zuordnen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
  2. Filtern Sie die Zahlungseingänge, die Sie zuordnen möchten.
  3. Setzen Sie ein Häkchen bei den zuzuordnenden Zahlungseingängen.
  4. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird geöffnet.
  5. Aktivieren Sie Automatische Zuordnung.
  6. Klicken Sie auf Ausführen.
    → Die Zahlungseingänge werden zugeordnet.

Zuordnung von Zahlungseingängen aufheben

Sie können entweder nur die Zuordnung aufheben und anschließend den Zahlungseingang erneut einem Auftrag zuordnen oder die Zuordnung aufheben und den Zahlungseingang löschen. Dies ist ebenfalls im Tab Zahlung eines Auftrags möglich.

Zuordnung aufheben:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
  2. Klicken Sie in der Zeile eines zugeordneten Zahlungseingangs auf Auftragszuordnung aufheben.
    → Die Zuordnung wird aufgehoben und ein grüner Pfeil wird angezeigt.
Zuordnung aufheben und Zahlungseingang löschen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
  2. Klicken Sie in der Zeile eines zugeordneten Zahlungseingangs auf Auftragszuordnung aufheben.
    → Die Zuordnung wird aufgehoben und ein grüner Pfeil wird angezeigt.
  3. Klicken Sie am Ende der Zeile des Zahlungseingangs auf Löschen.
    → Der Zahlungseingang wird gelöscht.

Zahlungen suchen

Sie können die Suche nach Zahlungen nutzen, um Zahlungen eines Zahlungsanbieters zu prüfen oder unzugeordnete Zahlungen zu finden. Dazu steht das Tab Filter zur Verfügung.

Zahlungen suchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
  2. Wählen Sie die Filter. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.
  3. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche auszuführen.
Zahlungen suchen
Einstellung Erläuterung
Reset Auf Reset klicken, um Filter zurückzusetzen. Erneut auf Suchen klicken, um alle Zahlungseingänge anzuzeigen.
ID ID eingeben, um nach der Zahlung mit dieser ID zu suchen.
Auftrags-ID ID des Auftrags eingeben, dem eine Zahlung zugeordnet ist.
Verwendungszweck Verwendungszweck oder einen Teil des Verwendungszweck eingeben, um nach Zahlungen mit diesem Zweck zu suchen.
Kontoinhaber Kontoinhaber eingeben, um nach Zahlungen mit diesem Kontoinhaber zu suchen.
Zuordnung Zugeordnet, Unzugeordnet oder ALLE wählen.
Zugeordnet = Nur Zahlungen, die bereits einem Auftrag zugeordnet wurden, werden angezeigt.
Unzugeordnet = Nur Zahlungen, die keinem Auftrag zugeordnet wurden, werden angezeigt.
Zahlungsart Eine Zahlungsart oder ALLE wählen, um nach Zahlungen mit dieser Zahlungsart zu suchen.
S/H Haben, Soll oder ALLE wählen.
Haben = Alle Zahlungseingänge mit positivem Wert werden angezeigt.
Soll = Alle Zahlungseingänge mit negativem Wert werden angezeigt.
Status Einen Status oder ALLE wählen, um nach Zahlungen mit diesem Status zu suchen.
Transaktionstyp Einen Transaktionstyp oder ALLE wählen, um nach Zahlungen mit diesem Transaktionstyp zu suchen.
Währung Eine Währung oder ALLE wählen, um nach Zahlungen mit dieser Währung zu suchen.
Wert Operator wählen und eine Summe eingeben.
Beispiel: >= wählen und 300 als Wert eingeben, um alle Zahlungen anzuzeigen, deren Zahlbetrag gleich oder größer 300 EUR ist.
Eingangsdatum von;
Eingangsdatum bis
Datum wählen, um nach Zahlungen zu suchen, die in diesem Zeitraum eingegangen sind.
Importdatum von;
Importdatum bis
Datum wählen, um nach Zahlungen zu suchen, die in diesem Zeitraum importiert wurden.
Zuordnungsdatum von;
Zuordnungsdatum bis
Datum wählen, um nach Zahlungen zu suchen, die in diesem Zeitraum zugeordnet wurden.

Zahlungen bearbeiten

Zahlungen bearbeiten Sie entweder im Menü Zahlungsverkehr oder direkt im Auftrag. Bei zugeordneten Zahlungen ist der Auftrag über die ID neben dem gelben Pfeil in der Spalte Zuordnung verknüpft. Klicken Sie auf die ID, um den Auftrag zu öffnen. Im Auftrag finden Sie im Tab Zahlung alle mit diesem Auftrag verbundenen Zahlungen. Dort stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung wie im Menü Zahlungsverkehr. Zusätzlich können Sie direkt Zahlungen buchen.

Zahlungsinformationen abrufen

In der Übersicht im Tab Zahlung eines Auftrags werden ganz oben im Tab folgende Informationen zu den Beträgen angezeigt:

  • Gesamtbetrag = Summe des Auftrags
  • Bezahlt = Summe, die bereits bezahlt wurde
  • Offen = Summe, die noch nicht bezahlt wurde

Zahlungen aufteilen

Manuell gebuchte Zahlungseingänge, importierte Bankbuchungen sowie EBICS-Zahlungen teilen Sie im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr auf. Auf diese Weise können Sie eine Zahlung mehreren Aufträgen zuordnen. Beachten Sie, dass Vormerkposten von der Zahlungsaufteilung ausgenommen sind. Um Zahlungen aufzuteilen, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlung aufteilen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
  2. Klicken Sie in der Zeile eines Zahlungseingangs auf Zahlung aufteilen.
    → Das Fenster Zahlung aufteilen wird geöffnet und eine Liste mit allen offenen Aufträgen wird angezeigt.
  3. Filtern Sie ggf. die Aufträge.
  4. Setzen Sie Häkchen bei den Aufträgen, die Sie der Zahlung zuordnen möchten.
  5. Klicken Sie auf Ausführen.
    → Die Zahlung wird den gewählten Aufträgen zugeordnet.
Neue, zugeordnete Zahlungen in der Übersicht nach Aufteilung einer Zahlung

Nach einem Klick auf Neu laden werden neue Einträge in der Übersicht des Zahlungsverkehrs erstellt, die den zuvor gewählten Aufträgen zugeordnet sind sowie ggf. ein unzugeordneter Eintrag mit dem Restbetrag des Zahlungseingangs. Der unzugeordnete Eintrag kann wiederum gesplittet werden. Um den ursprünglichen Zahlungseingang wiederherzustellen oder zu löschen, löschen Sie zunächst alle per Splitting zugeordneten Zahlungen.

Zahlungen löschen

Um eine Zahlung aus der Übersicht zu löschen, gehen Sie wie im folgenden beschrieben vor.

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
  2. Klicken Sie in der Zeile eines Zahlungseingangs auf Löschen.
    → Das Fenster Löschen der Zahlung bestätigen wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf Zahlung löschen.
    → Die Zahlung wird gelöscht und die Übersicht aktualisiert.

Teilzahlungen bearbeiten

Es kommt vor, dass Kunden nicht die gesamte Auftragssumme zahlen. Der Eingang einer Teilzahlung führt im Auftrag zu einem Wechsel in den Status 3.3 (Versandfertig, Warten auf Zahlung). Sobald ein Auftrag komplett bezahlt ist, wechselt der Status in 4 (Versandvorbereitung, warten auf Auffüllung des Warenbestandes) oder 5 (Freigabe Versand). Richten Sie eine Ereignisaktion ein, über die Kunden automatisch per E-Mail aufgefordert werden, den Restbetrag zu entrichten.

  • Ereignisaktion einrichten
    1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
    2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
      → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.
    3. Geben Sie einen Namen ein.
    4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 5.
    5. Speichern Sie die Einstellungen.
    6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 5 vor.
    7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
    8. Speichern Sie die Einstellungen.
Ereignisaktion zum automatischen Senden von E-Mails bei Zahlungseingang
Einstellung Option Auswahl
Ereignis Zahlung: Teilzahlung  
Aktion Kunde > E-Mail versenden Auftrag: Teilzahlung erhalten;
Kunde
E-Mail-Vorlage anpassen

Passen Sie die E-Mail-Vorlage Teilzahlung erhalten mit Ihren Unternehmensdaten an, bevor Sie die Ereignisaktion einrichten. Die folgende Tabelle erläutert relevante Template-Variablen für die E-Mail-Vorlage Teilzahlung erhalten.

E-Mail-Template-Variablen für Zahlungseingänge
Template-Variablen Erläuterung
$PaidAmount Gesamtbetrag der eingegangenen Zahlungen
$OpenAmount Fehlbetrag
$InvoiceTotal Rechnungsbetrag

Überzahlungen bearbeiten

Wenn ein Auftrag überbezahlt wurde, erhält der Auftrag den Status 3.2 (In Warteposition). So können Sie vor dem Versand mit dem Kunden noch klären, wieso er zu viel bezahlt hat oder ihm den zu viel gezahlten Betrag zurück zahlen.

Zahlungseingänge auf der Startseite anzeigen

Auf der Startseite Ihres plentymarkets Backends können Sie das Element Zahlungen hinzufügen. In diesem Element finden Sie Informationen zu unzugeordneten Zahlungen sowie alle Zahlungseingänge gestern und heute. Wenn Sie auf die Anzahl der Zahlungen klicken, gelangen Sie direkt zur Übersicht über die Zahlungen. Möchten Sie dieses Element nicht auf Ihrer Startseite verwenden, gelangen Sie über Aufträge » Zahlungsverkehr und durch die Verwendung der Filter in der Suche zu den gleichen Ergebnissen.

Es empfiehlt sich, vor der Auftragsbearbeitung einen Blick auf die unzugeordneten Zahlungen zu werfen. Prüfen Sie, ob Zahlungseingänge aus Vorkasse darunter sind, die aufgrund von Betrag und Buchungstext zweifelsfrei einem Auftrag zugeordnet werden können. Dies erspart Ihren Kunden längere Wartezeiten und Ihnen unliebsame Reklamationen.

Die unzugeordneten Zahlungen sollten Sie mindestens einmal wöchentlich bearbeiten und bereinigen, damit Ihnen der Überblick im Tagesgeschäft nicht verloren geht. Wie Sie nicht zugeordnete Zahlungen und Buchungen den Aufträgen zuweisen, erfahren Sie unter Zahlungen zuordnen.

Tipp

Zahlungen von SOFORT Überweisung werden unmittelbar nach dem Zahlungsvorgang per Schnittstelle bestätigt, tauchen dann aber erneut als Bankbuchungen im System auf. Diese Bankbuchungen können Sie ohne Bedenken aus der Liste der unzugeordneten Zahlungen löschen, da den Aufträgen die Zahlung ja bereits zugewiesen wurde.

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