Aufgaben

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Allgemeine Informationen zu Aufgaben

Nutzen Sie das Menü Aufgaben, um konkrete Tätigkeiten für alle Benutzer des Systems zu verwalten, z.B. "Rechnung 123 korrigieren" oder "Kunde Mustermann anrufen". Sie sehen den Fortschritt einer Aufgabe und können weitere Abläufe für Ihr Geschäft planen sowie interne Abläufe verbessern. Aufgaben lassen sich nicht nur in diesem Menü anlegen, sondern auch in Tickets, sodass Sie sich z.B. zu Kundenanfragen direkt konkrete Aufgaben anlegen können.

Konfiguration

Eine Aufgabe konfigurieren Sie nach Klick auf die betreffende Aufgabe in der Übersicht (Bild 1). Die Optionen werden in Tabelle 1 erläutert. Die ID wird automatisch vergeben und ist nicht änderbar. Wenn eine Ticket-ID hinterlegt wurde, gelangen Sie über den entsprechenden Link direkt zum Ticket.

Aufgaben und Tickets

Um Aufgaben einem Ticket zuzuordnen, muss die betreffende Aufgabe im Ticket angelegt werden. Jedes Ticket hat ein Tab Aufgaben, in dem eine Neue Aufgabe angelegt wird. Aufgaben, die im Ticket angelegt wurden, werden ebenfalls hier in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Aufgabe erstellen und bearbeiten

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie eine Aufgabe anlegen.

Bild 1: Einstellungen neue Aufgabe

Neue Aufgabe anlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Start » Aufgaben.
  2. Klicken Sie auf Neue Aufgabe.
    → Das Tab Neue Aufgabe wird geöffnet.
  3. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.
  4. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.
Einstellung Erläuterung
Titel Einen Titel eintragen, der die Aufgabe definiert und um die Aufgabe schnell wiederzufinden.
Priorität Eine Priorität wählen. Die Prioritäten reichen von 0 = grauer Stern bis 5 = zwei gelbe Sterne.
Fortschritt Einen Prozentsatz wählen, der anzeigt, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist. Der Fortschritt muss je nach Fortschreiten der Aufgabe vom jeweiligen Bearbeiter manuell angepasst werden.
Markierung Eine Markierung wählen. Die Markierung hilft, Aufgaben später wiederzufinden.
Eigner Einen Eigner wählen. Der Eigner ist sozusagen der Verantwortliche für die Aufgabe.
Beschreibung Eine Beschreibung eintragen, um genau festzulegen, was Teil der Aufgabe ist. Details zum Editor finden Sie auf der Handbuchseite Editor.

Tab. 1: Einstellungen neue Aufgabe

Aufgaben bearbeiten

Klicken Sie in der Übersicht in die Zeile der Aufgabe, um diese zu öffnen. Hier stehen Ihnen ebenfalls alle in Tabelle 1 beschriebenen Einstellungen zur Bearbeitung zur Verfügung.

Aufgabenübersicht

Die Aufgabenübersicht wird beim Öffnen des Menüs angezeigt. Wenn Sie bereits Aufgaben angelegt haben, werden alle bestehende Aufgaben in absteigender ID-Reihenfolge aufgeführt. Sie können bis zu 100 Aufgaben pro Seite anzeigen lassen.

Bild 2: Aufgaben suchen und Aufgabenübersicht

Standard-Filter zeigen eigene unerledigte Aufgaben

Durch die Standard-Einstellung der Filter Fortschritt >100% und der aktive Benutzer bei Eigner werden beim Aufruf des Menüs alle eigenen unerledigten Aufgaben gelistet. Klicken Sie auf Reset und dann auf Suchen, um die Filter zu entfernen und alle Aufgaben im System anzeigen zu lassen oder setzen Sie eigene Filter für Ihre Suche (Kapitel 3.1).

Aufgaben suchen

Nutzen Sie die Suchfilter, um auch bei einer großen Anzahl an Aufgaben den Überblick zu behalten und gezielt Aufgaben zu suchen. Für jede Einstellung, die Sie bei einer neuen Aufgabe vornehmen können, stehen Ihnen Filter zur Verfügung. Zusätzlich haben Sie Filter für Parameter wie das Erstellungsdatum oder die Aufgaben-ID.

Bild 1 zeigt das Ergebnis für eine Suche nach allen Aufgaben, bei denen eine Priorität höher als oder gleich 2 eingestellt ist. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie eine Suche ausführen.

Aufgaben suchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Start » Aufgaben.
  2. Wählen Sie die Filter entsprechend der Erläuterungen in Tabelle 2.
  3. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche auszuführen.
Filter Erläuterung
Titel/Beschreibung Einen Text eintragen, um nach diesem zu filtern. Es handelt sich um eine Volltextsuche, die den Titel und die Beschreibung der Aufgaben durchsucht. Tragen Sie mindestens 4 Zeichen für die Suche ein.
ID Eine ID eintragen, um die Aufgabe mit dieser ID zu suchen. Die Aufgaben-IDs werden automatisch vom System vergeben und sind fortlaufend.
Ticket-ID Eine Ticket-ID eintragen, um die Aufgabe(n) zu suchen, die zu diesem Ticket gehören.
Fortschritt Einen Operator und einen Fortschritt wählen. So lassen sich z.B. alle Aufgaben suchen, die bereits zu 60 % oder mehr erledigt sind.
Priorität Einen Operator und eine Priorität wählen. So lassen sich z.B. alle Aufgaben suchen, die Priorität 2 oder höher haben.
Datum der Erstellung Einen Operator und ein Datum wählen. So lassen sich z.B. alle Aufgaben suchen, die vor einem bestimmten Tag angelegt wurden.
Eigner Einen Eigner wählen, um nur die Aufgaben dieses Eigners zu suchen.
Markierung Eine Markierung wählen, um nur Aufgaben mit dieser Markierung zu suchen.

Tab. 2: Filter für Aufgaben

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