Nachbestellungen

Im Bestellwesen geht es hauptsächlich, darum zu erkennen welche Artikel bestellt werden müssen, diese anschließend zu bestellen und den Überblick zu behalten wie weit die Bestellung ist. Um diesen Bereich effizient zu nutzen, ist es zu empfehlen, dass Sie im Vorfeld Lager angelegt und die Artikel mit Lieferanten verknüpft haben. Nachdem eine Bestellung geliefert wurde, buchen Sie diese über den Wareneingang in Ihr System.

Bestellmengenvorschlag, Sortierung und Co vorbereiten

Bevor Sie die erste Nachbestellung anlegen, legen Sie fest welcher Zeitraum für die Berechnung des Nachbestellvorschlags verwendet wird.

Bestellung vorbereiten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Grundeinstellungen.
  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dabei die Erläuterungen in Tabelle 1.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.
Vorbereitende Einstellungen für das Bestellwesen
Einstellung Erläuterung
Abverkaufszeitraum Einen Zeitraum wählen. Der Zeitraum gibt vor, welcher Zeitraum für die Berechnung des durchschnittlichen Abverkaufs berücksichtigt wird. Dieser Durchschnittsverkauf fließt in die Berechnung des Nachbestellungsvorschlags von Artikeln ein.
Voreingetragener Wert für Meldebestand/Bestellmenge Die Einstellung bestimmt wie der Bestellmengenvorschlag berechnet wird.
Sie können wählen zwischen:
Meldebestand - Nettobestand - bestellte Menge oder
(Meldebestand - Nettobestand - bestellte Menge) + (Durchschnittsverbrauch * (Wiederbeschaffungszeit + Lagerreichweite))

Berechnungsparameter Bestellmengenvorschlag:

  • Meldebestand = Bestandsmenge, bei der nachbestellt werden soll. Der Meldebestand wird im Tab Lager einer Variante eingetragen.
  • Nettobestand = Verkaufbare Menge des Lagerbestands
  • Bestellte Menge = Bereits nachbestellt, aber noch nicht geliefert
  • Durchschnittsverbrauch = Tagesdurchschnittsverkaufsmenge. Der Zeitraum, der zum Ermitteln des Tagesdurchschnitts verwendet wird, legen Sie mit dem Abverkaufszeitraum fest.
  • Wiederbeschaffungszeit = Lieferzeit eines Lieferanten. In einer Variante im Tab Lieferant wird die Lieferzeit in Tagen eingetragen.
  • Lagerreichweite = Eingetragene Lagerreichweite. Die Lagerreichweite wird pro Variante und Lager im Tab Lager einer Variante eingetragen und stellt einen Reichweitenwunsch dar, anhand dessen der Bestellmengenvorschlag ermittelt wird.
Artikelsortierung in einer Nachbestellung Ein Sortierungskriterium und zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung wählen
aufsteigend = beginnt mit dem niedrigsten Wert
absteigend = beginnt mit dem höchsten Wert
Voreingetragener Wert für Buchung/Teilmenge Zwischen 0 und der nachbestellten Bestellmenge einer Variante für den Mengenvorschlag zum Buchen einer Teillieferung wählen
Weiter unten auf dieser Seite, finden Sie alles zum Buchen einer Teillieferung.
Artikelpakete Diese Option bestimmt, wie ein Artikelpaket einer Nachbestellung hinzugefügt werden soll.
Wenn die Option auf splitten steht, werden die Basisartikel eines Artikelpakets einer Nachbestellung hinzugefügt und nicht das komplette Paket. Wenn die Option auf nicht splittensteht, wird das Artikelpaket komplett einer Nachbestellung hinzugefügt.
Wichtig: Beachten Sie bitte folgende Besonderheit für die Option nicht splitten. Wenn Sie den Wareneingang für ein Artikelpaket buchen, werden die Basisartikel des Paketes eingebucht, da es technisch nicht möglich ist, ein Artikelpaket einzubuchen.

Status für Nachbestellungen einrichten

9 Status stehen Ihnen für Nachbestellungen zur Verfügung. Die Status können in den Backend-Sprachen Deutsch und Englisch eingetragen werden. Für jeden Status ist bereits eine Standardbenennung in der Systemsprache gespeichert. Sie können auch eigene Benennungen eintragen.

Bestellstatus einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Bestellstatus.
  2. Wechseln Sie in das Tab Neue Sprache.
  3. Wählen Sie Deutsch oder Englisch aus dem Dropdown-Menü.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Sprache wird im Tab Sprache hinzugefügt und das Tab geöffnet.
  5. Öffnen Sie die Sprache.
  6. Tragen Sie eigene Benennungen für die Status ein.
  7. Speichern Sie die Einstellungen.
Standardbenennung Bestellstatus und Bearbeitungsoptionen
Standardbenennung Erläuterung
0 Offen Nachbestellung ist noch nicht abgeschickt und Artikel können hinzugefügt, entfernt oder die Anzahl geändert werden.
1 - Bestellt Nachbestellung wurde abgeschickt und Artikel können nicht mehr verändert werden. Bestellt wird beim Bestellen automatisch eingestellt.
2 - Bestätigt Der Lieferant hat den Empfang der Nachbestellung bestätigt. Nur in diesem Status kann Ware in der Nachbestellung eingebucht werden.
3 - Teilweise geliefert Nur ein Teil der nachbestellten Ware wurde geliefert. Wenn nur ein Teil der bestellten Ware gebucht wird, wird der Status automatisch eingestellt.
4 - Geliefert Alle Artikel wurden in der bestellten Anzahl geliefert. Wenn die bestellte Ware in mehreren Schritten gebucht wurde, wird der Status automatisch gesetzt, sobald Nachbestellung vollständig gebucht ist - siehe Kapitel Teilmenge einbuchen
5 - Eingebucht Wenn die komplette Nachbestellung auf einmal geliefert und eingebucht wird, wird der Status automatisch eingestellt - siehe Kapitel Ware einbuchen.
8 - Lieferung nicht möglich Lieferant kann nicht liefern.
9 - Lieferung storniert Lieferung wird durch Lieferanten storniert oder durch Sie als Händler.
Standardbenennung wiederherstellen
Wenn Sie für einen Bestellstatus wieder die Standardbenennung verwenden möchten, löschen Sie den Eintrag unter Eigene Bezeichnung und klicken Sie auf Speichern.

Dokument Nachbestellung einrichten

Wenn Sie eine Nachbestellung abschicken, wird das Dokument Nachbestellung als PDF an Ihren Lieferanten gesendet. Welche Angaben wo und wie auf dem Dokument dargestellt werden, können Sie zuvor einrichten oder Sie arbeiten zunächst mit den vorhandenen Standardeinstellungen.

Vorlage für das Nachbestellungsdokument mit Standardeinstellungen ist vorhanden

Der Bestellschein enthält Standardeinstellungen und muss deshalb nicht vorab eingerichtet werden, aber eine Anpassung an Ihr Unternehmen ist ratsam und kann jederzeit erfolgen.

Vorlagen anpassen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente » Nachbestellung
  2. Nehmen Sie Einstellungen vor.
  3. Speichern Sie die Vorlage.

Wenn Sie von Lieferanten in verschieden-sprachigen Ländern bestellen, legen Sie auch die Vorlage in verschiedenen Sprachen an.

Abschicken der Nachbestellung vorbereiten

Mithilfe einer Ereignisaktion senden Sie beim Bestellen den Bestellschein automatisch an Ihren Lieferanten. Hierfür richten Sie zunächst eine E-Mail-Vorlage ein, die den Bestellschein als PDF im Anhang enthält. Anschließend richten Sie die Ereignisaktion ein. Die Ereignisaktion wird dann beim Bestellen automatisch ausgeführt und sorgt dafür, dass Ihr Lieferant die Bestellung als PDF erhält.

E-Mail-Vorlage einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Mandant (Shop) » Standard » E-Mail » Vorlagen.
  2. Klicken Sie auf Neue E-Mail-Vorlage.
  3. Tragen Sie einen Namen ein.
    → Im Beispiel ist der Name "Bestellschein an Lieferant".
  4. Speichern Sie die Einstellungen.
  5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü PDF-Anhang die Option Nachbestellung (PDF).
  6. Wechseln Sie in das Tab E-Mail-Nachricht.
  7. Tragen Sie einen Betreff ein.

Richten Sie anschließend die Ereignisaktion für den automatischen E-Mail-Versand ein.

  • Bestellschein automatisch an Lieferanten senden:
    1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Ereignisaktionen.
    2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
      → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.
    3. Geben Sie einen Namen ein.
    4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle X.
    5. Speichern Sie die Einstellungen.
    6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle X vor.
    7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
    8. Speichern Sie die Einstellungen.
Ereignisaktion zum automatischen Senden eines Bestellscheins an Lieferanten
Einstellung Option Auswahl
Ereignis Bestellscheindruck
Filter 1 Lieferant Alle, eine Auswahl oder einzelnen Lieferanten
Filter 2 Auftragslager Alle oder eine Auswahl
Aktion E-Mail versenden > Eigene Vorlage "Bestellschein"

Artikel für die Nachbestellung identifizieren

Am einfachsten erkennen Sie Artikel, die nachbestellt werden sollten, wenn Sie den Meldebestand in plentymarkets pflegen. Der Meldebestand ist der Bestand, bei dem eine Nachbestellung notwendig oder sinnvoll ist. Sobald also der Meldebestand erreicht oder unterschritten wurde, bestellen Sie am Besten nach.
Die Höhe des Meldebestandes bestimmen Sie für jede Variante individuell.

Wenn Sie nicht mit dem Meldebestand arbeiten, haben Sie die Möglichkeit Artikel anhand des Netto-Bestands zu filtern und anschließend alle Artikel, die diesen selben Bestandswert erreicht oder unterschritten haben, zu bestellen.

Artikel für die Nachbestellung identifizieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Warenbestände
  2. Wählen Sie für den Filter Beschränkung die Option Meldebestand erreicht/unterschritten.
  3. Wählen Sie für den Filter Paket die Option Ohne.
  4. Wählen Sie für den Filter Inaktiv die Option Nein.
  5. Wählen Sie ein Lager.
  6. Klicken Sie auf Suchen.

Wenn Sie alternativ Artikel anhand des Netto-Bestands filtern möchten, nutzen Sie den Filter Warenbestand netto mit der Option <= und tragen einen Bestandswert ein. Setzen Sie außerdem den Filter Beschränkung auf Alle.

Nachbestellung anlegen

Es stehen Ihnen 4 Wege zur Verfügung, um Nachbestellungen anzulegen.
Sie können zuvor den Warenbestand prüfen und Nachbestellungen für Artikel anlegen, die den Meldebestand erreicht oder unterschritten haben. Sie können direkt aus einem Auftrag heraus, für die im Auftrag enthaltenen Artikel, eine Nachbestellung anlegen. Wenn Sie häufig Produktionsware verkaufen, können Sie so die Artikel direkt bei Ihrem Lieferanten bestellen.
Die 3. Möglichkeit ist, dass Sie eine Nachbestellung für einzelne Varianten im Datensatz eines Artikels anlegen und die 4. Möglichkeit ist, eine Nachbestellung unabhängig vom Artikel, Bestand oder Auftragslage anzulegen.

Egal auf welchem Weg Sie eine Nachbestellung anlegen, die folgenden Punkte gelten immer:

  • Nur Varianten mit einem Lieferanten und einem Lager sind bestellbar
  • Pro Lager und Lieferant wird eine eigene Nachbestellung angelegt
  • Angelegt heißt nicht, dass die Ware tatsächlich bestellt ist. So kann die Nachbestellung vor der Bestellung noch einmal geprüft werden.

Nachbestellung für Varianten mit erreichtem oder unterschrittenem Meldebestand anlegen

Auf diesem Weg bestellen Sie nur Artikel nach, die eine von Ihnen definierte Stückzahl erreicht haben. Im vorigen Kapitel wurde bereits beschrieben, wie Sie Artikel filtern, die den Meldebestand erreicht oder unterschritten haben. Die folgende Beschreibung schließt an das Filtern an.

Nachbestellung für Artikel, die den Meldebestand erreicht oder unterschritten haben, anlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Warenbestände.
  2. Führen Sie eine Suche nach Artikeln, die den Meldebestand erreicht oder untschritten haben, durch.
    → Siehe Kapitel: Artikel für die Nachbestellung identifizieren.
  3. Klicken Sie auf Vorschläge übernehmen, um den errechneten Bestellmengenvorschlag zu übernehmen.
    → Tragen Sie eventuell eigene Werte ein.
  4. Klicken Sie auf Bestellung erstellen.

Wenn Ihre Ergebnisliste mit Artikeln, die den Meldebestand erreicht oder unterschritten haben, mehrere Seiten umfasst hat, führen Sie die Suche erneut aus und bestellen Sie weitere Artikel. So lange eine Nachbestellung für den gleichen Lieferanten und das gleiche Lager offen ist, werden die Artikel der bereits vorhandenen Nachbestellung hinzugefügt.

Nachbestellung nur für Auftragspositionen anlegen

Sie können aus einem Auftrag eine Nachbestellung anlegen. Im Auftrag haben Sie dann 2 Möglichkeiten für die Nachbestellung. Sie können alle Positionen des Auftrags nachbestellen oder nur ausgewählte Positionen.

Unterschiede in der Nachbestellung beim Bestellen aller oder ausgewählter Positionen

Alle Positionen nachbestellen

Es wird eine auftragsbezogene Nachbestellung erzeugt, die alle Positionen enthält. Dieser auftragsbezogenen Nachbestellung können nur noch Artikel hinzugefügt werden, wenn die Nachbestellung selbst geöffnet wird.

Ausgewählte Positionen nachbestellen

Es wird eine auftragsbezogene Nachbestellung erzeugt, der über andere Aufträge, über die Warenbestandssuche sowie in der Nachbestellung Artikel hinzugefügt werden können.

Alle Artikel eines Auftrags nachbestellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
  2. Öffnen Sie einen Auftrag, für den Sie Ware bestellen möchten.
  3. Öffnen Sie das Tab Nachbestellung des Auftrags.
  4. Klicken Sie auf Alle Positionen nachbestellen.
    → Die Nachbestellung wird angelegt.

Alternativ wählen Sie Auftragspositionen aus und klicken auf Markierte Positionen nachbestellen.

Nachbestellung für einzelne Variante anlegen

Wenn Sie genau nur eine Variante eines Artikel bestellen möchten, bietet sich dieser Weg an.

Nachbestellung für einzelne Variante anlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.
  2. Öffnen Sie einen Artikel, für den Sie Ware bestellen möchten.
  3. Öffnen Sie die Variante, die Sie bestellen möchten.
  4. Öffnen Sie das Tab Bestand der Variante.
  5. Öffnen Sie das Untertab Warenbestand
  6. Klicken Sie auf Vorschläge übernehmen oder tragen Sie einen Wert unter Menge ein.
  7. Klicken Sie auf Bestellung erstellen.

Nachbestellung für einen Lieferanten pro Lager anlegen

Sie haben auch die Möglichkeit eine Nachbestellung für alle oder gewählte Varianten eines Lieferanten pro Lager anzulegen. Sie wählen also zunächst den Lieferanten und das Lager und fügen anschließend die Varianten hinzu.

Nachbestellung anlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Bestellwesen » Nachbestellungen.
  2. Klicken Sie auf den Button Neue Nachbestellung.
    → Das Tab Neue Nachbestellung wird geöffnet.
  3. Wählen Sie einen Lieferanten.
  4. Wählen Sie ein Lager.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Das Lager und der Lieferant sind entscheidend für die Varianten, die Sie der Nachbestellung hinzufügen können.

Um eine Variatne hinzuzufügen, wählen Sie im Bereich Artikeldaten einer Nachbestellung die Varianten aus und klicken auf. Hier die Schritte im Einzelnen:

Varianten zur Nachbestellung hinzufügen:
  1. Öffnen Sie den Bereich Artikeldaten durch einen Klick auf das Plus.
    → Das Bearbeitungsmenü wird geöffnet.
  2. Öffnen Sie das Tab Artikel hinzufügen.
    → Das Lager und der Lieferant sind als Filter eingestellt. Sie können weitere Filter wählen.
  3. Klicken Sie auf die Suchen, um die Artikel aufzulisten.
  4. Klicken Sie auf Artikel hinzufügen (Einkaufswagen), um die Variante zur Nachbestellung hinzuzufügen.
    → Wiederholen Sie diesen Schritt mit weiteren Varianten.
  5. Öffnen Sie das Tab Artikel.
  6. Tragen Sie für jede Variante den Einkaufspreis ein.
  7. Tragen Sie für jede Variante die Menge ein.
  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Nachbestellung automatisch abschicken

Nachdem Sie auf einem der zuvor beschriebenen Wege eine Nachbestellung angelegt haben, müssen Sie nun die Bestellung abschicken und lassen dabei per Ereignisaktion das Nachbestellungsdokument an den Lieferanten schicken.

PDF-Dokument Nachbestellung

Die Auswahl der Sprachvariante des Dokuments erfolgt anhand der Sprache Ihres Lieferanten. Die Sprache ist im Tab Kundendaten des Lieferanten gespeichert. Wenn in der Sprache des Lieferanten keine Vorlage eingerichtet wurde, wird die Vorlage in der Standardsprache Ihres Systems zum Erzeugen des Dokuments verwendet.

Beachten Sie dazu auch die Erklärungen auf der Handbuchseite Dokumente.

Bild 9: Grunddaten prüfen und Bestellung abschicken

Prüfen Sie zunächst noch einmal den Bereich Grunddaten und nehmen, wenn nötig, Änderungen vor. Nach der Prüfung und ggf. Korrektur der Grunddaten schicken Sie die Bestellung ab.

Bestellung abschicken:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Bestellwesen » Nachbestellungen.
  2. Wählen Sie eine Nachbestellung, die Sie abschicken möchten.
  3. Klicken Sie in der Zeile Bestellen auf Nachbestellung abschicken.
    → Der Status wechselt in Bestellt und die zuvor eingerichtete Ereignisaktion zum Senden des Bestellscheins an den Lieferanten wird ausgeführt.

Das PDF für die Nachbestellung können Sie sich über die Vorschau in der Zeile Bestellen ansehen.

Nachbestellungen suchen

Mit der Filterfunktion können Sie sowohl alle Nachbestellungen suchen und auflisten oder bestimmte Nachbestellungen gezielt finden. Sie können Nachbestellungen anhand von beliebigen Eigenschaften suchen, indem Sie einen oder auch mehrere bestimmte Parameter für die Suche einstellen.

Im Menü Nachbestellungen finden Sie Ihre Nachbestellungen absteigend anhand der Nachbestellungs-ID und so indirekt auch zeitlich sortiert.

Bild 4: Übersicht der nach Filteroptionen aufgelisteten Nachbestellungen

Beim Öffnen des Menüs werden immer alle offenen Nachbestellungen gesucht und angezeigt. Das Ergebnis können Sie durch Verändern der Filter einschränken, um so nur die gewünschten Nachbestellungen zu suchen.

Nachbestellung suchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Bestellwesen » Nachbestellungen.
    →Eine initiale Suche nach allen offenen Nachbestellungen wird ausgeführt.
  2. Wählen Sie Filter für Ihre Suche.
  3. Klicken Sie auf Suchen.
Nachbestellungsfilter
Einstellung Erläuterung
Suchen Nach Wahl der Filteroptionen wird die Suche durch Klick auf diesen Button ausgelöst und die gefundenen Nachbestellungen werden in der Übersicht Nachbestellungen aufgelistet.
Reset Eingestellte Filteroptionen zurücksetzen.
Nachbestellungs-ID Nachbestellungen anhand der Nachbestellungs-ID suchen.
Artikel-ID Nachbestellungen anhand der Artikel-ID eines in der Nachbestellung enthaltenen Artikels suchen.
Varianten-ID Nachbestellungen anhand der Varianten-ID einer in der Nachbestellung enthaltenen Variante suchen.
Variantennummer Nachbestellungen anhand der Variantennummer einer in der Nachbestellung enthaltenen Variante suchen.
Zeichen Nachbestellungen anhand des hinterlegten Händlerzeichens suchen. Das Händlerzeichen finden Sie in der jeweiligen Nachbestellung im Tab Base.
Lieferanten-Artikelnummer Nachbestellungen anhand der Lieferanten-Artikelnummer eines in der Nachbestellung enthaltenen Artikels suchen. Die Lieferanten-Artikelnummer wird für den entsprechenden Artikel im Tab: Bestand » Tab: Lieferant hinterlegt.
Lieferant Nachbestellungen anhand des Lieferanten suchen.
Artikeldaten Gezielt nach artikelbezogenen Werten suchen, wobei Suchbegriffe und Zahlenwerte gleichermaßen zulässig sind. Es werden u.a. Artikel-ID, Artikel-Nummer und Name abgefragt, nicht aber die Felder mit den Beschreibungstexten (short_description, description).
Wichtig: Bei der Suche anhand von Artikeldaten reicht es generell aus, nur den Wortstamm einzugeben. Die Suchwörter können dabei am Ende fast beliebig gekürzt werden, am Wortanfang allerdings nicht! Bei der Suche nach Artikeln mit der Bezeichnung oder Teilbezeichnung Startersets führt Starterset oder Starter oder Start zum Ziel. Eine Suche nach arterset hingegen führt zu keinem Ergebnis!
Lager Ein bestimmtes Lager wählen, wenn gewünscht wird, dass nur Warenbestände dieses Lagers gesucht werden sollen.
Eigner Nachbestellungen anhand des hinterlegten Eigners suchen. Der Eigner wird in der jeweiligen Nachbestellung im Tab Base hinterlegt.
Status Nachbestellungen anhand des aktuellen Bestellstatus suchen.
Im Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Bestellstatus sind die Namen der Status-Einträge änderbar.
Markierung Wird eine Markierung gewählt, werden nur Nachbestellungen gesucht, bei denen diese Markierung eingestellt ist.
Datum Wählen, welches Datum die Grundlage für die Suche bilden soll. Auswahl zwischen den Optionen Liefertermin (Standard), Liefertermin KW und Zahlungstermin. Die Optionen Liefertermin und Zahlungstermin werden in Zusammenhang mit den Optionen von und bis verwendet. Die Option Liefertermin KW wird im Zusammenhang mit den Optionen von KW und bis KW verwendet.
Beispiel: Wenn als Datum die Option Liefertermin gewählt wurde bei einem Zeitraum vom 15.06.2013 bis 17.06.2013, werden nur die Nachbestellungen gesucht, deren Liefertermin innerhalb dieses Zeitraums liegt.
von Startdatum aus dem Kalender wählen. Diese Option basiert auf dem Liefertermin oder Zahlungstermin (je nach Auswahl im Feld Datum).
bis Enddatum aus dem Kalender wählen. Diese Option basiert auf dem Liefertermin oder Zahlungstermin (je nach Auswahl im Feld Datum).
von KW Eine Kalenderwoche für den Beginn des gewünschten Zeitraums eintragen. Diese Option ist nur verwendbar, wenn für die Option Datum die Einstellung Liefertermin KW gewählt wurde.
bis KW Eine Kalenderwoche für das Ende des gewünschten Zeitraums eintragen. Diese Option ist nur verwendbar, wenn für die Option Datum die Einstellung Liefertermin KW gewählt wurde.
Sortierung Wählen, ob die Warenbestände nach der Artikel-ID (Standard) oder nach der Artikelnummer sortiert werden sollen.

In der Ergebnisliste erkennen Sie Nachbestellungen aus Aufträgen an einem kleinen Einkaufskorbsymbol neben dem Bestellstatus.

Nachbestellung bearbeiten

Eine angelegte Nachbestellung teilt sich in 2 Tabs, das Tab Base und das Tab Ticket. Im Tab Base einer Nachbestellung finden Sie alle Informationen zu einer Nachbestellung. Sie erhalten so auf einen Blick Informationen zu Status, Liefertermin, Lieferant etc.

Bild 6: Bearbeitung einer Nachbestellung

Tipp: Statuswechsel

Im normalen Bestellvorgang erfolgt der Statuswechsel automatisch. Sie können diesen aber auch manuell ändern.

Bestellte Artikel auflisten

Um die nachbestellten Artikel anzuzeigen, öffnen Sie die Nachbestellung und öffnen Sie unten im Tab Base den Bereich Artikeldaten.

Optionen im Bearbeitungsmodus einer Nachbestellung
Einstellung Erläuterung
Markierung Im oberen Dropdown-Menü ggf. eine Markierung wählen.
Status (0) Offen = Bestellung ist noch nicht getätigt, die Artikelpositionen können noch geändert und ergänzt werden.
(1) Bestellt = Bestellung ist getätigt, Artikelpositionen können nicht mehr bearbeitet werden.
(2) Geliefert = Bestellung ist wie bestellt eingetroffen.
(3) Teilw. geliefert = Nur Teile der Bestellung wurden geliefert.
(4) Geliefert = Ware wurde geliefert.
(5) Eingebucht = Ware wurde geliefert und eingebucht.
(8) Lieferung nicht möglich = Ware kann nicht geliefert werden.
(9) Lieferung storniert = Lieferung wurde zurückgezogen.
Eigner Hier wird der Benutzer angezeigt, der die Nachbestellung veranlasst bzw. bearbeitet hat.
Lager Lager, das den nachbestellten Artikel enthält.
Liefertermin Klicken Sie auf das Zahnrad, um das Lieferdatum zu ermitteln.
Zuerst wird geprüft, ob am jeweiligen Artikel ein Liefertermin hinterlegt ist. Sind mehrere Artikel in der Nachbestellung enthalten, wird der höchste Wert gesetzt (also der späteste Liefertermin). Sind keine Liefertermine hinterlegt, verwendet das System den beim jeweiligen Lieferanten hinterlegten Liefertermin.
Zahlungstermin Den gewünschten Zahlungstermin eintragen.
Bestellen Bestellung auslösen. Die Vorschau ermöglicht per Klick auf das Auge, das PDF-Dokument der Nachbestellung jederzeit downzuloaden. Bei Änderungen der Vorlage oder der PDF-Vorlage der Nachbestellung auf das Reload-Icon klicken, um das PDF-Dokument zu aktualisieren.
Wenn eine Bestellung bereits ausgelöst wurde, besteht die Möglichkeit, bei nachträglichen Änderungen oder wenn der Empfänger die Bestellung per E-Mail nicht erhalten hat, den Vorgang zu wiederholen. Dazu auf das Reload-Icon klicken.
Händlerzeichen Mit der Bestellbestätigung wird in der Regel eine Auftragsnummer oder ein ähnliches Händlerzeichen vergeben, das hier bei der Nachbestellung vermerkt werden kann, um später die Ware korrekt zuzuordnen.
Währung Die Währung, die beim Anlegen einer neuen Nachbestellung gewählt wurde (Kapitel 7.1), wird hier automatisch eingestellt.
Umrechnungskurs Der Umrechnungskurs, der beim Anlegen einer neuen Nachbestellung gewählt wurde, wird hier automatisch eingestellt. Den Umrechnungskurs vom System berechnen lassen: siehe Menü Einstellungen » Aufträge » Zahlung » Währungen. Wert dann nur noch kopieren und beim Anlegen einer neuen Nachbestellung hier einfügen.
Weitere Details zu Währungen siehe Handbuchseite Währungen.
Prozentualer Rabatt Hier wird der prozentuale Rabatt angezeigt, wenn dieser für den jeweiligen Lieferant hinterlegt wurde.

Abhängig vom Bestellstatus können Sie verschiedene Optionen noch ändern.

Nachbestellung bestätigen

Sie haben im Status Bestätigt einer Nachbestellung zwei Möglichkeiten: Entweder wurde die Nachbestellung vollständig geliefert, in diesem Fall können Sie die Lieferung komplett unter einer Lieferschein-Nummer einbuchen. Diese Option gilt nur für den Fall, dass die Lieferung komplett erfolgt ist. Bei Teillieferungen beachten Sie den folgenden Abschnitt über Teillieferungen.

Bild 10: Vollständig gelieferte Nachbestellung einbuchen; Lieferschein-Nummer

Vollständig gelieferte Nachbestellung einbuchen:
  1. Setzen Sie den Status auf Bestätigt.
    → Die Option Lieferung ist sichtbar.
  2. Tragen Sie die Lieferschein-Nummer der Lieferung ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Buchung wird ausgeführt.

Teillieferungen

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie Teillieferungen bearbeiten. Wenn Sie eine Teillieferung erhalten haben, können Sie diese im Status Bestätigt in den Artikeldaten in das Textfeld Teilmenge eintragen.

Teilmenge eintragen:
  1. Tragen Sie die gelieferte Teilmenge in den Artikeldaten rechts unter Teilmenge ein und klicken Sie auf Speichern.
    Der Status wechselt auf (3) Teilweise geliefert.
    Die Buchungsdetails werden aktualisiert (Bild 10, Pfeil).

Bild 11: Teilmenge gebucht

Die Teilmenge ist nun im Tab Gelieferte Artikel zur Buchung verfügbar.

Teillieferung buchen:
  1. Aktivieren Sie den Artikel (Bild 12, Pos. 1, Häkchen setzen).
  2. Tragen Sie die Lagerortnummer ein (Bild 12, Pos. 2).
  3. Tragen Sie die Lieferscheinnummer ein und klicken Sie auf das Zahnrad, um die Teillieferung mit diesen Werten zu buchen (Bild 12, Pos. 3).

Bild 12: Teilmenge; Lagerort und Lieferschein buchen

Wenn Sie zu einer Nachbestellung alle Teillieferungen erhalten und eingebucht haben, wechselt der Status von (3) Teilweise geliefert zu (4) Geliefert.

Stornierung

Sie können Artikel, die noch nicht eingebucht sind, stornieren.

Bild 13: Artikel stornieren

Artikel stornieren:
  1. Öffnen Sie im Bereich Artikeldaten das Tab Artikel.
  2. Klicken Sie bei dem Artikel, den Sie stornieren möchten, auf Löschen (Bild 13, roter Pfeil).
    → Der Artikel wird gelöscht und Sie erhalten die Meldung, dass der Artikel storniert wurde (Bild 13, oranger Pfeil).
  3. Klicken Sie auf das Tab Stornierte Artikel, um die Stornierung anzuzeigen bzw. die korrekte Buchung dort zu prüfen (Bild 14, Pfeil).

Bild 14: Stornierte Artikel im gleichnamigen Tab

Fehllieferung

Falsch gelieferte Artikel können Sie im Tab Fehllieferung buchen.

Tipp

Sollte der falsch gelieferte Artikel in Ihrem Artikelbestand nicht vorhanden sein, legen Sie diesen zunächst an.

Bild 15: Falsch gelieferten Artikel einbuchen

Fehllieferung buchen:
  1. Öffnen Sie das Tab Fehllieferung.
  2. Wählen Sie die Filteroptionen aus, beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.
  3. Klicken Sie auf die Lupe, um die Artikel aufzulisten.
  4. Wählen Sie den falsch gelieferten Artikel aus, indem Sie auf den jeweiligen Einkaufswagen klicken (Bild 15, Pfeil).
  5. Tragen Sie dann im Tab Artikel die falsch gelieferte Teilmenge ein und klicken Sie auf Speichern.
    → Die falsch gelieferte Teilmenge wird im Tab Gelieferte Artikel angezeigt.
    → Zu viel gelieferte Artikel werden im Tab Gelieferte Artikel als Überliefert angezeigt (Bild 17, Pfeil).

Bild 16: Falsch gelieferter Artikel; Teilmenge buchen

Bild 17: Falsch gelieferter Artikel; evtl. falsch gelieferte Mengen werden als überlieferte Menge angezeigt

Eingebuchte Artikel

Wenn Sie allen Artikeln von Teillieferungen oder einer kompletten Lieferung einen Lagerort zugewiesen haben sowie einen Lieferschein generiert haben, wechselt der Status zu Status (5) Ware eingebucht. Die eingebuchten Artikel befinden sich nun im Tab Eingebuchte Artikel. Unter Buchungsvorgang finden Sie die Buchungsnummer, durch Klick auf diese Nummer gelangen Sie in den Wareneingang.

Bild 18: Eingebuchte Artikel; Buchungsnummer

Nachbestellungen löschen

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um Bestellungen zu löschen.

Bestellungen löschen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Bestellungen löschen
  2. Wählen Sie unter Startzeitpunkt das Datum, ab dem Bestellungen gelöscht werden sollen.
  3. Wählen Sie unter Endzeitpunkt das Datum, bis zu dem Bestellungen gelöscht werden sollen.
  4. Wählen Sie einen Status, um nur Bestellungen in dem Status zu löschen.
  5. Klicken Sie auf Ausführen.

Vorlagen für Arbeitsschritte

Wenn im Zusammenhang mit einer Nachbestellung bestimmte Vorgänge ausgeführt werden müssen, können Sie mit Hilfe von Vorlagen bis zu 30 Arbeitsschritte erstellen, die mit einer Nachbestellung verknüpft werden und jeweils als Ticket angelegt werden. Dies ermöglicht Ihnen, die Entwicklung der Arbeitsschritte zu verfolgen und andere Benutzer in die Bearbeitung mit einzubinden.

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