Nachbestellungen in Arbeitsschritte gliedern

Verbinden Sie das Ticketsystem mit Ihren Nachbestellungen und bilden Sie Ihre Arbeitsschritte bei einer Nachbestellung in Ihrem System ab. Hierfür erstellen Sie Ticketvorlagen in denen Sie Arbeitsschritte anlegen. Bis zu 30 Arbeitsschritte sind je Vorlage möglich. Im Ticket können Sie die Kommunikation und den Fortschritt während eines Arbeitsschritts verfolgen und andere Benutzer einbinden. Die Bestellung führen Sie erst dann aus, wenn alle Schritte bearbeitet bzw. geklärt sind.

Beispiel: Wann ist die Unterteilung in Arbeitsschritte sinnvoll?
Für bei einem Hersteller bestellte Schuhe, die speziell gefertigt werden müssen, ist zunächst die Erstellung eines Musters nötig. Die Erstellung des Musters wird als 1. Arbeitsschritt angelegt (siehe weiter unten die Erläuterung der Arbeitsschritte). Anhand des Musters werden die Materialkosten berechnet. Dies stellt den 2. Arbeitsschritt dar. Für die weiteren Arbeiten werden jeweils weitere Arbeitsschritte erstellt und Zeiträume festgelegt. Die Bestellung wird erst dann ausgeführt, wenn alle Schritte bearbeitet bzw. abgeschlossen sind.
 

Vorlage mit Arbeitschritten einrichten

Erfahren Sie mehr zur Funktionsweise von Vorlagen im Bestellwesen im folgenden Videotutorial:

Vorlage erstellen

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um eine neue Vorlage einzurichten.

Vorlage einrichten:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Vorlagen.
  2. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
    → Ein neues Fenster öffnet sich.
  3. Tragen Sie einen Namen für die Vorlage ein.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Vorlage erhält eine ID und wird der Auswahl im Tab Vorlagen hinzugefügt.

Arbeitsschritt der Vorlage hinzufügen

Sie können in diesem Menü pro Vorlage bis zu 30 Arbeitsschritte erstellen. Aus den Arbeitsschritten einer Vorlage können Sie dann Tickets für eine Nachbestellung erzeugen. Dafür gibt es das Tab Ticket im Bearbeitungsmenü einer Nachbestellung.

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um einen Arbeitsschritt anzulegen.

Arbeitsschritt erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Vorlagen.
  2. Klicken Sie auf eine Vorlage, um diese zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf den Button Neuer Schritt.
    → Ein neues Fenster öffnet sich.
  4. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dabei die Erläuterungen in Tabelle 1.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.
Einstellungen zu Vorlagen
Einstellung Erläuterung
Titel Titel für einen Arbeitsschritt eintragen.
Sie können den Titel erweitern, indem Sie ein Suffix anhängen oder ein Präfix voranstellen. Sie können auch beide Einstellungen nutzen. Mithilfe der Einstellungen können Sie auf einen Blick erkennen, zu welcher Nachbestellung oder welchem Kunden.
Suffix Zwischen den Optionen Nachbestellungs-ID, Auftragsdatum und Kundenname wählen, um Information an den Titel anzuhängen.
Präfix Zwischen den Optionen Nachbestellungs-ID, Auftragsdatum und Kundenname wählen, um dem Titel Information voranzustellen.
Position Eine Position pro Arbeitsschritt wählen, um die Reihenfolge der Arbeitsschritte in der Auflistung festzulegen.
Zieltermin Zeitraum in Tagen eintragen. Daraus wird der Zieltermin für die Erledigung des Arbeitsschrittes errechnet.
Eigner Hier stehen alle für das Ticketsystem berechtigte Benutzer als Eigner zur Verfügung. Einen Eigner für den Auftragsschritt wählen. Der Eigner wird automatisch und standardmäßig im Ticket hinzugefügt. Sie können im Ticket direkt aber auch weitere Eigner hinzufügen.
Rolle Rolle des Eigners wählen. Rollen für das Ticketsystem richten Sie im Menü Einstellungen » Kunden » Ticketsystem » Grundeinstellungen ein.
Typ Typ wählen. Tickettypen erstellen Sie im Menü Einstellungen » Kunden » Ticketsystem » Grundeinstellungen
Status Status wählen. Ticketstatus sind tickettypabhängig und werden im Menü Einstellungen » Kunden » Ticketsystem » Grundeinstellungen erstellt.
Vertraulich Ja oder Nein wählen.
Ja = der Arbeitsschritt ist vertraulich und nur Kommentare können geschrieben werden. Nachrichten sind nicht möglich.
Nein = der Arbeitsschritt ist nicht vertraulich und sowohl Kommentare als auch Nachrichten können geschrieben werden.
Nachricht Nachrichten dienen der internen und externen Kommunikation, d.h. für die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten etc. Sie können damit Informationen zu einem Arbeitsschritt, über einen Stand oder Hinweise weitergeben. Eine Nachricht wird immer auch an die Ticketeigner als E-Mail geschickt. Allerdings muss dafür im Benutzerkonto des Eigners eine E-Mail-Adresse gespeichert sein.
Kommentar Kommentare dienen der internen Kommunikation und sind für Kunden und Lieferanten nicht sichtbar.

Arbeitsschritte in der Nachbestellung nutzen

Alle Arbeitsschritte einer Vorlage werden als Tickets angelegt, sobald Ticket aus Vorlage erzeugen genutzt wird. Anschließend können Sie die erzeugten Tickets bearbeiten und Nachrichten oder Kommentare verfassen.

Tickets für Arbeitsschritte erzeugen

Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um Tickets für Arbeitsschritte zu erzeugen. Der Lieferant der Nachbestellung wird automatisch im Ticket verknüpft.

Tickets für Arbeitsschritte erzeugen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Bestellwesen » Nachbestellungen.
  2. Öffnen Sie eine Nachbestellung oder legen Sie eine neue an.
  3. Wechseln Sie in das Tab Tickets.
  4. Wählen Sie eine Ticketvorlage aus dem Dropdown-Menü.
  5. Klicken Sie auf Ticket erzeugen.
    → Pro Schritt in der Vorlage wird ein Ticket erzeugt.

Die angelegten Tickets erhalten eine Ticket-ID und werden anhand dieser ID aufgelistet. Die ID wird anhand der Reihenfolge, in der die Schritte erstellt wurden, vergeben. Im Ticket wird auch die Nachbestellungs-ID z.B. so RO1234 angezeigt. RO steht hierbei für Reorder also Nachbestellung. So erkennen Sie, wenn Sie ein Ticket über das Ticketsystem öffnen ebenfalls, dass das Ticket zu einer Nachbestellung gehört.

Schritte ergänzen
Wenn später neue Schritte in einer Vorlage hinzugefügt werden, werden in der Nachbestellung nachträglich keine neuen Tickets erzeugt.

Tickets bearbeiten

In einem Ticket werden Kommentare und Nachrichten ausgetauscht. Im Tab Anhang können Dateien angehängt werden. Wird eine Nachricht gespeichert, wird diese als E-Mail direkt an den verknüpften Lieferanten geschickt. Antwortet der Lieferant auf die E-Mail, erscheint die Antwort ebenfalls als Nachricht im Ticket. Ein Kommentar ist hingegen eine interne Nachricht, die nicht an den Lieferanten geschickt wird.

Weiterhin wird die Bearbeitung der Tickets durch Status dokumentiert. Die Status sind dabei abhängig vom Typ des Tickets. Die Tickettypen und Status erlauben so Tickets für Arbeitsschritte anders einzurichten als z.B. eine Kundensupportanfrage bei einer Webshop-Bestellung.

Den E-Mail-Abruf, Tickettypen und Status richten Sie im Menü Einstellungen » Kunden » Ticketsystem ein.

Vorlage suchen

Für die Suche nach Vorlagen stehen Ihnen Filter zur Vefügung. Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um eine Vorlage zu suchen.

Vorlage suchen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Bestellwesen » Vorlagen.
  2. Geben Sie die ID, den Namen oder das Erstellungsdatum der Vorlage im Tab Filter ein.
  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Ergebnisse werden im Tab Vorlagen angezeigt.
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