Neuer Wareneingang

Im Menu Waren » Neuer Wareneingang erhalten Sie einen Überblick über bereits angelegte Wareneingänge und erfassen neue Wareneingänge.

 

Übernahme von Daten vorbereiten

Beim Hinzufügen der Artikel können Sie sowohl den Einkaufspreis als auch die UVP sowie den Lagerort angeben. Die UVP wird bei Freigabe eines Wareneingangs automatisch in die Variantendaten übernommen. Wenn ein Wareneingang die gleiche Variante mehrmals, jedoch mit unterschiedlichen UVPs enthält, wird bei der Freigabe die höchste UVP übernommen. Ob und wie Einkaufspreise von Wareneingängen zu den Artikeldaten übertragen werden und ob und wie ein Lagerort aus einem Wareneingang zu einem Artikel übertragen wird, legen Sie vorab fest.

Übernahme festlegen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Warenbestand » Wareneingang.
  2. Wählen Sie eine Einstellung. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.
Einstellung Erläuterung
Einkaufspreis Wählen ob und wohin der EK aus dem Wareneingang übertragen wird. Die Übertragung erfolgt bei Freigabe eines Wareneingangs.
Einkaufspreis nicht übertragen = Einkaufspreis wird nicht übertragen.
Einkaufspreis auf Varianten übertragen = Einkaufspreis wird automatisch im Tab Einstellungen einer Variante hinterlegt.
Einkaufspreis auf Varianten und Lieferant übertragen = Einkaufspreis wird automatisch im Tab Einstellungen einer Variante sowie im Tab Bestand in den Lieferantendaten hinterlegt.
Durchschnittseinkaufspreis auf Varianten übertragen = Bei jedem Wareneingang wird der durchschnittliche EK neu berechnet und angepasst, dabei werden die Einkaufspreise aller im Lager verfügbaren Bestände einer Variante zur Berechnung herangezogen. Der errechnete Mittelwert wird im Tab Einstellungen einer Variante hinterlegt.
Höchsten Einkaufspreis übertragen = Bei mehreren unterschiedlichen Einkaufspreisen wird der höchste Einkaufspreis aus dem aktuellen Wareneingang in die Variantendaten übertragen.
Niedrigsten Einkaufspreis übertragen = Bei mehreren unterschiedlichen Einkaufspreisen wird der niedrigste Einkaufspreis aus dem aktuellen Wareneingang in die Variantendaten übertragen.
Lagerort Wählen ob und wohin der Lagerort übertragen wird. Die Übertragung erfolgt bei Freigabe eines Wareneingangs.
Lagerort nicht übertragen = Lagerort wird nicht übertragen.
Lagerort auf Variante übertragen = Lagerort wird automatisch als Lagerort-Vorschlag in das Tab: Lager einer Variante übernommen. Der Lagerort wird mit jedem Wareneingang neu übertragen.
Lagerort auf Variante übertragen, wenn noch keiner oder Standard-Lagerort hinterlegt wurde = Übertragung erfolgt nur, wenn noch kein Lagerort hinterlegt wurde.

Tab. 1: Preis- und Lagerortübertragung festlegen

UVP und Preis zuordnen

Damit Sie im Wareneingang einen UVP eintragen können, müssen Sie zuordnen welcher Verkaufspreis als UVP genutzt werden soll. Außerdem können Sie wählen, welcher Verkaufspreis Ihnen im Wareneingang angezeigt wird.

UVP und Preis zuordnen:
  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Wählen Sie für UVP Preis einen Ihrer Verkaufspreise aus dem Dropdown-Menü.
  3. Wählen Sie für Preis einen Ihrer Verkaufspreise aus dem Dropdown-Menü.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.

Die Zuordnung im Menü Einstellungen » Waren » Neuer Wareneingang reicht nicht, damit ein Verkaufspreis in einer Variante angezeigt wird. Sie müssen einen Verkaufspreis auch mit einer Variante verknüpfen. Verkaufspreise legen Sie im Menü Einstellungen » Artikel » Verkaufspreise an. Wie Sie Verkaufspreise anlegen und mit Varianten verknüpfen, finden Sie auf der Handbuchseite Artikel verwalten. Auf dieser Seite erfahren Sie auch wie Sie mit der Preiskalkulation Preise für Kundenklassen uvm. errechnen lassen.

Neuen Wareneingang erfassen

Um einen Wareneingang zu buchen, benötigen Sie mindestens ein Lager und einen Lieferanten. Lieferanten legen Sie als Kunden an und ordnen ihnen den Kundentyp Lieferant zu. Außerdem muss mindestens ein Benutzer als Eigner für Wareneingänge aktiviert sein, damit der Wareneingang einem Eigner zugeordnet werden kann. Ohne Eigner kann kein Wareneingang erfasst werden. Die Eigner stehen Ihnen nach ID sortiert zur Verfügung. Wenn der eingeloggte Benutzer als Eigner möglich ist, wird er vorausgewählt.

Wareneingang erfassen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Klicken Sie auf Neuen Wareneingang.
    → Ein neues Tab wird geöffnet.
  3. Tragen Sie einen Lieferanten ein.
    → Mit der Pfeiltaste nach unten öffnen Sie eine Liste aller Lieferanten oder ab Eingabe des 3. Buchstabens werden Vorschläge eingeblendet.
  4. Wählen Sie ein Lager.
  5. Wählen Sie einen Eigner.
    → Wenn Sie als Eigner für Wareneingänge aktiviert wurden, sind Sie als eingeloggter Benutzer als Eigner vorausgewählt.
  6. Nehmen Sie weitere optionale Einstellungen vor.
  7. Klicken Sie auf Speichern, um den Wareneingang anzulegen.
    → Der Wareneingang wird in einem Tab geöffnet, erhält eine ID und den Status Erfasst. Durch einen Klick auf das Plus am Anfang der Kopfzeile des Wareneingangs, werden weitere Angaben sichtbar.

Wenn Sie den Wareneingang in einer anderen Währung als Ihrer Standard-Währung bezahlen, wird der Umrechnungskurs voreingetragen.

Alle erfassten Angaben können geändert werden. Um den Wareneingang zu vervollständigen, fügen Sie Artikel und Warenbezugskosten hinzu.

Artikel zum Wareneingang hinzufügen

Varianten eines Artikels lassen sich einzeln hinzufügen oder Sie können mehrere Varianten gleichzeitig hinzufügen. Sie können nur Varianten von Artikeln hinzufügen, die bereits angelegt sind. Wenn ein neuer Artikel geliefert wird, legen Sie den Artikel mit Varianten zunächst im Menü Artikel an. Zunächst werden Ihnen alle Artikel aller Lieferanten aufgelistet. Nutzen Sie die Suche, um Artikel einzelner Lieferanten anzuzeigen.
Wenn Sie einen Einkaufspreis für eine Variante eingetragen haben, ist dieser hier voreingetragen und kann übernommen werden. Ein Klick auf die Artikel-ID öffnet den Artikel zur Bearbeitung. Wie Sie vorgehen, um die gelieferten Artikel dem Wareneingang hinzuzufügen, wird nachfolgend beschrieben.

Varianten einzeln hinzufügen

Einzelne Varianten fügen Sie folgendermaßen hinzu. Angaben wie der Einkaufspreis und der Lagerort sind keine Pflichtangaben. Wenn Sie diese Angaben nicht pflegen möchten, überspringen Sie die Punkte in der Beschreibung.

Varianten einzeln hinzufügen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Öffnen Sie einen Wareneingang.
  3. Klicken Sie auf Artikel hinzufügen.
    → Ein Fenster zur Artikelsuche und -auswahl wird geöffnet.
  4. Tragen Sie Suchbegriffe und stellen Sie Filteroptionen ein. Beachten Sie dabei die Erläuterungen in Tabelle 2.
  5. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Artikel, die den eingegeben Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.
  6. Tragen Sie optional den Einkaufspreis ein.
  7. Tragen Sie die Menge (Pflichtangabe) ein.
    → Die Variante wird nach dem Eintragen der Menge automatisch gewählt.
  8. Wählen Sie einen Lagerort aus dem Dropdown-Menü.
    → Wenn Sie für eine Variante noch keinen Lagerort eingestellt haben, können Sie hier auch einen neuen Lagerort festlegen. Klicken Sie dafür auf Suchen.
  9. Tragen Sie optional eine UVP ein.
    → Die UVP wird nach Freigabe des Wareneingangs in die Variantendaten übernommen.
  10. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf Hinzufügen.
    → Die Variante wird dem Wareneingang hinzugefügt.
Einstellung Erläuterung
Artikeldaten Durchsucht den Artikelnamen 1 und die Meta-Keywords eines Artikels.
Barcode Filtert Barcodes wie EAN, UPC oder ISBN je nach Barcodetyp, den Sie angelegt haben.
Reset Setzt alle Filtereinstellungen zurück, sodass Ihnen alle Artikel unabhängig vom Lieferanten angezeigt werden. Nach dem Zurücksetzen muss eine Suche ausgeführt werden, damit die Auflistung sich ändert.

Tab. 2: Artikelfilter

Über Zurück zum Wareneingang gelangen Sie in die Übersicht des Wareneingangs.

Mehrere Varianten gleichzeitig hinzufügen

Wenn Sie mehrere Varianten gleichzeitig hinzufügen möchten, tragen Sie Menge und Einkaufspreis ein, wobei der Einkaufspreis keine Pflichtangabe ist. Sie können außerdem mit der Tabulatortaste ins nächste Eingabefeld wechseln. Sie können nur Varianten einer Seite hinzufügen. Beim Wechsel auf eine neue Seite wird die Liste für diese Seite geladen und die Angaben auf vorhergehenden Seiten werden verworfen.

Mehrere Varianten hinzufügen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Öffnen Sie einen Wareneingang.
  3. Klicken Sie auf Artikel hinzufügen.
    → Ein Fenster zur Artikelsuche und -auswahl wird geöffnet.
  4. Tragen Sie Suchbegriffe und stellen Sie Filteroptionen ein. Beachten Sie dabei die Erläuterungen in Tabelle 2.
  5. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Varianten, die den eingegeben Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.
  6. Tragen Sie optional den Einkaufspreis ein.
  7. Tragen Sie die Menge (Pflichtangabe) ein.
    → Die Variante wird nach dem Eintragen der Menge automatisch gewählt.
  8. Tragen Sie optional eine UVP ein.
    → Die UVP wird nach Freigabe des Wareneingangs in die Artikeldaten übernommen.
  9. Tragen Sie die Menge, den Einkaufspreis und die UVP für weitere Varianten ein.
  10. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen, der oberhalb der Artikelliste angezeigt wird.
    → Die Varianten werden dem Wareneingang hinzugefügt.

Über Zurück zum Wareneingang gelangen Sie in die Übersicht des Wareneingangs.

Wenn Sie noch einmal eine Menge der gleichen Variante hinzufügen und der Einkaufspreis sowie der Lagerort gleich sind, wird diese zur bereits vorhandenen Menge addiert. Wenn sich Einkaufspreis oder Lagerort unterscheiden, wird die Variante noch einmal aufgeführt.

Warenbezugskosten hinzufügen

Kosten, die beim Bezug der Ware anfallen, hinterlegen Sie als Warenbezugskosten.

Warenbezugskosten hinzufügen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Öffnen Sie den gewünschten Wareneingang.
  3. Klicken Sie auf das kleine Plus, um die Kopfzeile aufzuklappen.
  4. Klicken Sie auf die Münzen.
    → Ein Fenster wird geöffnet.
  5. Tragen Sie Ihre Kosten ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um die Kosten zu sichern.

Status ändern und nachvollziehen

Direkt nach dem Anlegen erhält der Wareneingang den Status Erfasst. Alle Änderungen des Status werden in der Statushistorie gespeichert. Die Statushistorie öffnen Sie über das Symbol rechts neben dem Status-Dropdown-Menü. In der Historie sehen Sie von wem, wann und über welches Medium, z.B. Client, ein Status geändert wurde.

Status ändern:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Öffnen Sie einen Wareneingang aus der Liste.
  3. Wählen Sie einen Status aus dem Dropdown-Menü.
    → Die Status In Prüfung, Fehler, Storniert und Freigegeben stehen zur Wahl.
  4. Klicken Sie auf Speichern, um den Status zu sichern.
Status Erläuterung
Erfasst Erhält jeder Wareneingang automatisch nach dem Anlegen.
In Prüfung Wenn alle Artikel, die geliefert wurden, erfasst sind und noch einmal ein Abgleich mit dem Lieferschein oder einer Bestellung erfolgt, ist dieser Status sinnvoll.
Fehler Wenn ein Wareneingang einen Fehler enthält.
Storniert Für Wareneingänge, die nicht mehr genutzt werden sollen. Wareneingänge können nicht gelöscht werden, daher bietet sich der Status storniert für fehlerhafte Wareneingänge an.
Freigegeben Die Ware wird dem Bestand hinzugefügt, d.h. sie wird für ausstehende Aufträge, neue Listings etc. berücksichtigt und deshalb wird der Wareneingang für eine weitere Bearbeitung gesperrt.
Korrektur Erlaubt einige Angaben, wie den Lieferanten, die Lieferscheinnummer etc. wieder zu bearbeiten. Der Einkaufspreis kann nicht mehr bearbeitet werden.

Tab. 3: Einstellbare Status

Wareneingang freigeben

Durch die Freigabe des Wareneingangs wird die Menge im Wareneingang dem Bestand einer Variante hinzugefügt und die UVP aus dem Wareneingang wird für die Variante übernommen. Bei unterschiedlichen UVP für eine Variante wird die höchste UVP in die Variante übernommen.
Sobald ein Wareneingang den Status Freigegeben erhält, können Varianten weder geändert noch weitere Varianten hinzugefügt werden. Auch andere Daten, wie der Lieferant, sind im Status Freigegeben nicht mehr änderbar.

Den Bestand einer Variante sehen Sie im Tab Bestand und hier im Untertab Warenbestand. Im Untertab Warenbewegung werden zusätzlich alle Warenbewegungen angezeigt, d.h. hier sehen Sie auch wenn z.B. der Einkaufspreis im Wareneingang geändert wurde. Alle Änderungen der Artikelmenge oder des Einkaufspreises in einem Wareneingang werden unabhängig vom Status des Wareneingangs als Warenbewegungen festgehalten.

Den Bestand aller Artikel und Varianten sehen Sie im Menü Waren » Warenbestände.

Notiz hinzufügen

Notizen nutzen Sie, um z.B. Informationen für Kollegen für die Nachbearbeitung zu speichern. Notizen lassen sich nicht ändern oder löschen.

Notiz hinzufügen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Öffnen Sie einen Wareneingang aus der Liste.
  3. Klicken Sie auf Notizen, den kleinen Zettel, in der ersten Zeile rechts.
    → Ein Fenster wird geöffnet.
  4. Tragen Sie einen Text ein.
    → Sie haben verschiedene Formatierungsmöglichkeiten.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um die Notiz zu sichern.
    → Gespeicherte Notizen werden im Notizen-Fenster links angezeigt.

Wareneingang ändern

Ob Sie einen Wareneingang noch ändern können oder nicht, hängt vom Status des Wareneingangs ab. In den Status Erfasst, In Prüfung, Fehler und Storniert sind Wareneingänge noch änderbar. Angaben wie z.B. Lieferant, Lieferscheinnummer und Artikelmenge lassen sich ändern. Bei Änderungen von sensiblen Daten wie Einkaufspreis und Artikelmenge wird automatisch eine Notiz angelegt. Als Autor der Notiz wird der Bearbeiter gespeichert. Freigegebene Wareneingänge können nicht mehr geändert werden. Im Status Korrektur sind die Menge und übergeordnete Angaben wie das Lager etc. wieder änderbar.

Wareneingang exportieren

Der Export erfolgt im CSV-Format. Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um einen Wareneingang zu exportieren.

Wareneingang exportieren:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Wählen Sie einen Wareneingang.
  3. Klicken Sie auf das kleine Plus, um den Kopfbereich des Wareneingangs zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf Export.
    → Die Datei wird runtergeladen.
  5. Wählen Sie beim Öffnen der Datei das Semikolon als Trennzeichen.

PDF-Beleg erstellen

Das Erstellen eines PDF-Belegs ist nur im Status Freigegeben möglich.

PDF-Beleg erstellen:
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Wählen Sie einen Wareneingang.
  3. Klicken Sie auf das kleine Plus, um den Kopfbereich des Wareneingangs zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf Beleg erstellen.
    → Die PDF-Datei wird runtergeladen.

Wareneingang suchen

Mit der Wareneingangssuche listen Sie gezielt Wareneingänge auf. Viele der Filter für die Suche beziehen sich auf Artikel und Varianten eines Artikels, d.h. mit ihnen suchen Sie Wareneingänge in denen Artikel oder Varianten mit dieser ID, Nummer oder Markierung sind. Beim Öffnen des Menüs sind standardmäßig die letzten 2 Monate als Lieferzeitraum eingestellt. Wenn Sie einen Wareneingang suchen, der weiter zurückliegt, wird er erst aufgelistet, wenn Sie die Filter zurücksetzen.

Wareneingänge suchen
  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Neuer Wareneingang.
  2. Wählen Sie die gewünschten Sucheinstellungen. Beachten Sie dabei auch die Erläuterungen in Tabelle 4.
  3. Klicken Sie auf Suchen.
Einstellung Erläuterung
Barcode Sucht Varianten mit dem eingetragenen Barcode. Barcodes können EANs, UPC, ISBN etc. sein.
Nachbestellungs-ID Sucht alle Wareneingänge in denen ein Artikel aus der Nachbestellung enthalten ist.

Tab. 4: Sucheinstellungen für Wareneingänge

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