Warenausgang

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Der Warenausgang ist neben dem Wareneingang das zweite zentrale Ereignis Ihrer Warenwirtschaft. Nur wenn Wareneingänge und Warenausgänge korrekt gebucht werden, stimmen die im System geführten Warenbestände auch mit den tatsächlichen Lagerbeständen überein.

Hauptgrund für Warenausgänge ist das Ausliefern von Aufträgen, aber auch andere Lagerentnahmen müssen korrekt erfasst werden. Zudem bedürfen Sonderfälle wie Stornierungen, Retouren und Gewährleistungen einer besonderen Beachtung, da diese sonst systematisch Fehlbestände in Ihrem Lager erzeugen können.

Das Buchen des Warenausgangs kann manuell oder automatisch erfolgen. Das manuelle Buchen je Auftrag erfordert aber einen hohen Einzelaufwand und birgt die Gefahr, dass dieser wichtige Schritt nicht systematisch ausgeführt wird. Wenn Sie das Buchen automatisieren, wird ein Auslöser benötigt, d.h. Sie müssen wissen was bei Ihnen vor dem Warenausgang erfolgt. Geben Sie die Paketnummer ein, bevor der Warenausgang gebucht wird? Dann nutzen Sie z.B. die Eingabe einer Paketnummer als Auslöser für das Buchen des Warenausgangs. Das manuelle Buchen wird am Ende kurz vorstellen, damit Sie im Einzelfall die Aktion manuell ausführen können. Wenn beispielsweise ein Kunde Waren direkt bei Ihnen abholt, gibt es keine Paketnummer und der Auslöser fehlt. In einem solchen Fall kann das manuelle Buchen am einzelnen Auftrag sinnvoll sein.

 

Abhängigkeiten beim Buchen des Warenausgangs

Es gibt 2 Punkte, die für das Verstehen der Arbeitsweise Ihres Systems besonders wichtig sind:

  • Warenausgang buchen ist eine Aktion und kein Auftragsstatus
  • Status 7 Warenausgang gebucht lässt sich nicht umkehren

Unterschied zwischen der Aktion Warenausgang buchen und dem Status Warenausgang gebucht

Mit der Auslieferung von Aufträgen muss der Warenausgang gebucht werden, damit der Warenbestandes reduziert wird. Das Buchen des Warenausgangs ist eine Aktion und nicht nur eine Statusänderung. Die Aktion Warenausgang buchen sorgt dafür, dass der Warenbestand reduziert wird und der Status eines Auftrags in Status 7 Warenausgang gebucht wechselt. Wenn jedoch nur der Status eines Auftrags in Status 7 Warenausgang gebucht geändert wird, löst das nicht die Aktion Warenausgang buchen aus. Deshalb wird bei einem reinen Statuswechsel auch der Bestand nicht reduziert und die Bestandsführung wird fehlerhaft. da, die nicht automatisch mit der Statusänderung eines Auftrages in den Status [7] erfolgt.

Statusbereich 7 ist endgültig

Aufträge im Statusbereich 7.0 bis 7.9, bei denen der Warenausgang bereits gebucht wurde, lassen sich nicht mehr in den Status kleiner als 7.0 setzen.

Ausnahme: Wenn Sie die Buchung des Warenausgangs durch einen Klick auf zurücksetzen rückgängig machen, ist eine Statusänderung nach unten wieder möglich. Gleichzeitig erhalten Sie auch die Option, den Auftrag zu löschen, um z. B. einen neuen bzw. korrigierten Auftrag anzulegen.

Warenausgang automatisch buchen

Damit das Tagesgeschäft Ihres Online-Handels möglichst effizient und gleichzeitig fehlerlos vonstattengeht, ist es sinnvoll Routineaufgaben wie das Buchen des Warenausganges zu automatisieren. plentymarkets bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten. Wählen Sie das für Ihre Arbeitsweise am besten geeignete Vorgehen.

Warenausgang beim Erstellen der Rechnung buchen

Der Warenausgang kann automatisch beim Erstellen der Rechnung gebucht werden. Setzt man voraus, dass Sie ohne Rechnung keine Ware ausliefern, erscheint das bereits als praktikable Lösung. Allerdings ist eine Rechnung nicht in jedem Fall die Garantie für einen realen Warenausgang, denn schließlich kann vor dem Versand ein Fehler an einem Artikel festgestellt werden oder die Ware wird beim Verpacken beschädigt und daher nicht ausgeliefert. Wer sich dennoch für dieses Verfahren entscheidet, muss sicherstellen, dass nicht ausgelieferte Warenbestände in jedem Fall wieder zurückgebucht werden.

Das automatische Buchen des Warenausgangs beim Erstellen von Rechnungen erfolgt über eine Ereignisaktion, die beim Rechnungsdruck automatisch für die jeweiligen Aufträge den Warenausgang bucht. Legen Sie diese folgendermaßen an:

  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Warenausgang bei Rechnungserstellung und wählen Sie unter Ereignis die Option Dokumente > Rechnung generiert.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
    -> Die Ereignisaktion wird angelegt.
  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Warenausgang buchen hinzu.
  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  8. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 3: Buchen des Warenausgangs bei Rechnungserstellung per Ereignisaktion

Warenausgang bei Eingabe der Paketnummer buchen

Statt den Rechnungsdruck für das systematische Buchen des Warenausgangs zu nutzen, empfehlen wir Ihnen, den Warenausgang bei Eingabe der Paketnummer zu buchen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Weil die Versandaufkleber erst ganz am Ende des Fulfillment-Prozesses erstellt werden, können Sie auch tatsächlich davon ausgehen, dass alle Aufträge, zu denen ein Versandetikett mit Paketnummer vorliegt, auch wirklich auf den Versandweg gegangen sind. Außerdem können Sie das Ereignis Auftragseingabe: Paketnummer noch dafür nutzen,

  • den Auftragsstatus auf [7] Warenausgang gebucht zu ändern
    und
  • Ihrem Kunden eine Versandbestätigung per E-Mail zu schicken.

Das alles wird durch eine Ereignisaktion erledigt, die immer beim Import einer Paketnummer zu einem Auftrag die beschriebenen Aktionen ausführt. Wir zeigen Ihnen jetzt,

  1. wie Sie solch eine Ereignisaktion einrichten
    und beschreiben dann, wie Sie
  2. die Paketnummern schnell und einfach in das System übertragen können.

A) Ereignisaktion für die Buchung des Warenausgangs bei Eingabe der Paketnummer erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen » Aufträge » Ereignisaktionen.
  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Warenausgang bei Eingabe Paketnummer und wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsänderung > Paketnummer.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
    -> Die Ereignisaktion wird angelegt.
  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.
  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Warenausgang buchen hinzu.
  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.
  8. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu sichern.

Bild 4: Buchen des Warenausgangs bei Eingabe Paketnummer per Ereignisaktion

B) Import der Paketnummern:

Der schnellste und einfachste Weg, die täglich neu erzeugten Paketnummern auch täglich in Ihr System zurückzuschreiben, führt über das Untermenü Aufträge > Fulfillment > Tab: Import Paketnummern. Idealerweise haben Sie für die Auftragsbearbeitung eine Pickliste erstellt und ausgedruckt, dort bereits alle bearbeiteten Aufträge abgehakt und die kleinen Barcodestreifen Ihrer Versandetiketten neben den Auftrag geklebt.

  1. Übertragen Sie mit einem Barcodescanner jeweils den Barcode der Order-ID und die dazugehörige Paketnummer zeilenweise in das Formular.
  2. Speichern Sie das Formular, um die Einträge an das System zu übergeben.

plentymarkets hinterlegt nun zuerst die Paketnummer beim jeweiligen Auftrag und führt dann alle per Ereignisaktion damit verknüpften Aktionen (Statusänderung, E-Mail senden, Warenausgang buchen) automatisch aus. Den Erfolg können Sie anhand des Auftragsstatus leicht kontrollieren: Wenn sich nach der Eingabe der Paketnummern alle betroffenen Aufträge im Status [7] Warenausgang gebucht befinden, hat alles wie gewünscht funktioniert.

Weitere Details zur Auftragsbearbeitung finden Sie auf der Handbuchseite Fulfillment.

Warenausgang bei Stornierungen, Retouren und Gewährleistungen

Zuletzt noch einige Hinweise zu den Sonderfällen Stornierungen, Retouren sowie Gewährleistungen und ihre Auswirkungen auf die Warenbestandsführung.

Stornierungen

Wird ein Auftrag vor dem Warenausgang widerrufen, setzen Sie diesen manuell auf den Status [8] Storniert. Reservierte Warenbestände werden wieder freigegeben, ein Warenausgang erfolgt nicht.

Beachten Sie dazu das Kapitel 4 der Handbuchseite Warenbestände.

Retouren

Wird ein Auftrag nach dem Warenausgang widerrufen, wird dieser in der Regel wieder zu Ihnen zurück ins Lager gesendet. Liegt Ihnen die Rücksendung vor, öffnen Sie den betroffenen Auftrag in der Detailansicht, und wählen Sie im Tab Übersicht die Option Retoure anlegen.

Bild 5: Retoure anlegen

Wählen Sie dann im neuen Fenster der Retoure unter Einstellungen den neuen Status Retoure [9] und unter Grund der Retoure den Rücksendungsgrund aus (z. B. Nichtgefallen, Umtausch, zu spät geliefert). Unter Artikel finden Sie eine Liste aller im Rahmen des Auftrags gelieferten Artikel. Sobald dort alle vom Kunden zurückgesandten Artikel ausgewählt sind, können Sie die neue Retoure speichern.

Bild 6: Retoure: Status und Grund wählen

Retouren finden Sie mit neuer Auftrags-ID in der Auftragsübersicht wieder, die Verknüpfung zum Ursprungsauftrag (Order) wird im Tab Übersicht bei der Option Retoure-ID angezeigt. Der Warenbestand wird nicht automatisch zurückgebucht, denn die zurückgesandten Artikel könnten ja defekt oder unvollständig sein. Stellt sich nach der Prüfung des Wareneingangs heraus, dass Sie einen oder mehrere der zurückgesendeten Artikel wieder verkaufen können, müssen Sie diesen Warenbestand manuell ins System zurückbuchen.

Öffnen Sie dazu die Retoure in der Auftragsübersicht, und wählen Sie Warenbestand einbuchen, wie in der folgenden Ansicht gezeigt.

Bild 7: Retoure: Warenbestand zurückbuchen

Entscheiden Sich sich nun, ob Sie den Warenausgang mit einem einzigen Klick komplett zurücksetzen möchten, wobei dann der Warenausgang des Auftrages wirklich komplett zurückgesetzt und der vorherige Auftragsstatus wiederhergestellt wird. Im Regelfall taucht dieser Auftrag dann mit dem Status [5] wieder bei den offenen Aufträgen auf und muss sofort gesondert bearbeitet werden, um eine nochmalige Auslieferung zu verhindern.

Bild 8: Warenausgang komplett zurücksetzen ...

Sollen hingegen nur einzelne Positionen des Auftrages zurückgebucht werden, ist der Punkt Teilrückbuchung sinnvoll, wobei Sie hier die Artikel einzeln auswählen sowie die eingebuchte Menge und das Lager abweichend angeben können.

Bild 9: ... oder nur Teile davon

Gewährleistungen

Gewährleistungen sind den Retouren relativ ähnlich, denn in beiden Fällen bekommen Sie Waren eines Auftrags im Status 7 wieder zurückgesendet. Im Gegensatz zur Retoure erwarten Kunden bei einer Gewährleistung aber entweder eine neue Lieferung oder wollen den bezahlten Rechnungsbetrag erstattet bekommen (Gutschrift). Achten Sie bei den Gewährleistungen darauf, dass im Regelfall kein Wareneingang aus der Rücksendung erfolgt, aber typischerweise eine zweite Lieferung mit eigener Auftrags-ID und vor allem mit eigenem Warenausgang erfolgt.

Warenausgang manuell buchen

Warenausgang in der Auftragsübersicht buchen

Das Icon Warenausgang buchen ist in der Auftragsübersicht beim betreffenden Auftrag bei den Icons für Aktionen sichtbar, wenn der Warenausgang dieses Auftrags noch nicht gebucht wurde (siehe Bild 1). Wurde der Warenausgang bereits gebucht, wird das Icon in die Titelzeile des Auftrags verschoben und erscheint dort mit einem Haken versehen.

Beachten Sie dazu die Handbuchseite Suche.

Ein Klick auf das Icon bucht den Warenausgang mit aktuellem Tagesdatum.

Bild 1: Warenausgang per Klick auf das Icon Warenausgang in der Auftragsübersicht buchen

Warenausgang in der Auftragsbearbeitung buchen

In der Auftragsbearbeitung im Tab Einstellungen finden Sie unter Warenausgang eine Statusmeldung zum Warenausgang des Auftrags (gebucht bzw. nicht gebucht) sowie dahinter das Symbol zum Buchen des Warenausgangs (Bild 2, Pfeil). Hier können Sie auch ein vom Tagesdatum abweichendes Ausgangsdatum zur Buchung eintragen (falls der Warenausgang nachträglich gebucht werden muss).

Bild 2: Warenausgang per Klick auf das Symbol Warenausgang in der Auftragsbearbeitung buchen

Tipp

Beide vorgestellte Möglichkeiten sollten Sie aber nur in Ausnahmefällen nutzen und stattdessen das Buchen des Warenausganges automatisch über eine der nachfolgend erläuterten Möglichkeiten zeitsparend und zuverlässig vom System erledigen lassen.

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