von Annika Fischer
Mit eurem Onlinehandel versendet ihr eure Waren in viele Länder. Cross-Border Trading und die verschiedenen Ausprägungen des E-Commerce bieten hohe Wachstumschancen. Je größer der Umsatz wird, umso umfangreicher und komplizierter wird das Rechnungswesen und erfordert immer mehr spezifische Kenntnisse. Trotzdem lassen sich viele Gründer zunächst von ihrem Steuerberater vor Ort beraten, ohne auf die spezifischen Branchenkenntnisse des Steuerberaters zu achten.
Als E-Commerce Experten kennen wir uns bei GTK Kröger mit diesen Besonderheiten aus und wissen aus der täglichen Praxis, wie wichtig eine E-Commerce spezifische Steuerberatung für den Erfolg deines E-Commerce Business ist. Wir übernehmen immer wieder die steuerliche Beratung von Onlinehändlern, die stark gewachsen sind und deren Buchhaltungsstrukutur mit dem Wachstum nicht Schritt halten konnte. Wir müssen quasi „Erste Hilfe“ leisten.
GoBD Konformität auch im Onlinehandel zwingend
Im internationalen Versandhandel führen die hohen Umsätze zu großen Datenmengen, die auf verschiedenen Marktplätzen generiert werden. Die Buchhaltung muss dennoch den Grundsätzen der Klarheit, Übersichtlichkeit und Vollständigkeit entsprechen. Auch das Verrechnungsverbot des § 246 HGB ist zu beachten. So sollten z.B. nicht nur Auszahlungsbeträge verbucht werden, denn meist sind dort Umsätze und Gebühren verrechnet worden. Um sicherzugehen, dass alle Umsätze in die FiBu fließen und die Umsatzsteuerschuld korrekt ausgewiesen wird, haben wir bei GTK Kröger eigene Tools entwickelt, die einen automatisierten Datenabgleich zwischen Vorsystemen durchführen. Wir empfehlen eine monatliche Abstimmung der Marktplatzverrechnungskonten und der Monatsendsalden. Regelmäßig muss auch der Zahlungsabgleich zwischen Payment-Anbietern und Buchhaltung erfolgen. Die Debitoren sollten monatlich abgestimmt werden, um einen zu hohen Forderungsbestand zu vermeiden. Es kommt schon mal vor, dass wir bei neu übernommenen Mandaten aufgrund fehlender Gutschriften und Retouren mehrere 100 TEUR korrigieren müssen. Weiterhin sollte zum Ende des Monats, spätestens zum Jahresende, eine Cut-Off Prüfung erfolgen, wenn Bestellungen und Zahlungen bereits eingegangen sind, aber noch keine Lieferung erfolgt ist.
Gute Buchführungsstruktur und Umsatzsteuer Compliance sind eng verknüpft
Im Bereich der Umsatzsteuer sind wiederkehrende Probleme, dass nationale Steuersätze falsch in die WaWi-Systeme eingepflegt wurden oder grenzüberschreitender Handel gestartet wird, ohne steuerliche Beratung einzuholen. Mit Einführung des OSS Verfahrens im vergangenen Jahr hat es zwar Vereinfachungen gegeben, aber neue Fehlerquellen sind dazugekommen. Insbesondere muss durch eine gut strukturierte Buchhaltung darauf geachtet werden, dass Umsätze nicht doppelt gemeldet werden: und zwar über den OSS und zusätzlich in den nationalen Umsatzsteuererklärungen (insb. bei Amazon PAN –EU).
Gute Organisation ist notwendig für ein Multichannel Unternehmen! Das erfahren wir bei GTK Kröger in unserer E-Commerce Steuerberatung tagtäglich. Je komplexer dein Onlinehandel wird und je mehr Markplätze ihr nutzt, desto sinnvoller wird Automatisierung und Digitalisierung. Unserer Erfahrung nach reicht es nicht aus, nur ein reines Shopsystem oder Marktplatzzugänge zu haben, um die Geschäftsvorfälle im Rechnungswesen sauber abzubilden. Es bedarf eines E-Commerce spezifischen Systems wie Plentymarkets, um eine gute Datenbasis zu bekommen. So kommen die Daten komprimiert aus einem System und dadurch werden Fehlerquellen minimiert.
Als erfahrener E-Commerce Steuerberater legen wir Wert darauf, selbst über die aktuellen Entwicklungen im Bereich der Software Vorsysteme informiert zu sein, um unsere Mandaten gut beraten zu können. Auch euer Steuerberater sollte mit eurem hohem Digitalisierungsgrad Schritt halten können und modernste Technologie nutzen, um die Anforderungen an eine Buchhaltung für den Onlinehandel erfüllen zu können.
Neben den branchenspezifischen Anforderungen hat jeder Onlinehändler auch ganz individuelle Bedürfnisse, die entsprechende passende Lösungen erfordern. Durch den engen Austausch mit Vertretern der E-Commerce Branche wissen wir, was euch als E-Commerceler bewegt. In enger Zusammenarbeit mit unseren Mandanten sind wir immer ganz nah an den aktuellen Erfordernissen des Onlinegeschäfts. So können wir optimierte Lösungen und Konzepte entwickeln, die für unsere Mandanten individuell abgestimmt sind.
Wir können das, was andere versuchen und machen da weiter, wo andere aufhören!