Inventur im Online-Shop – welche Inventurarten es gibt und welche Vorteile sie bieten

Foto Heidi Pfannes
24.05.2016 08:45
von Heidi Pfannes

Du als Online-Händler bist, wie andere Kaufleute auch, zur korrekten Buchführung verpflichtet – und dazu gehört die jährliche Inventur. Du hast verschiedene Optionen, wann und wie du diese Bestandsaufnahme machst – mit jeweils unterschiedlichen Vorteilen. Wir erklären dir, welche Inventurarten es gibt und welche für wen am besten geeignet sind.

Inventur

Grundsätzlich lässt sich zwischen der sogenannten „Buchinventur“ und der „körperlichen Inventur“ unterscheiden. Die erste erfasst anhand von Kontoauszügen, Verträgen etc. alle nicht-körperlichen Gegenstände und Schulden. Bei der zweiten Variante zählst du alle Vermögensgegenstände – Waren, Maschinen, Anlagen – und notierst sie in einem Verzeichnis, dem Inventar.

1. Stichtagsinventur

Dies ist die am häufigsten verwendete Methode. Zum Bilanzstichtag – in aller Regel der 31. Dezember – erfasst du all deine Bestände und trägst sie in Inventurlisten ein. Vorlagen für solche Listen sind gewöhnlich Teil deiner Buchhaltungssoftware. Mit der vollständigen Inventur zum Bilanzstichtag weißt du genau, welche Waren tatsächlich vorhanden sind. Das ist besonders bei großen Warenbeständen und Bestellmengen von Vorteil. Mit einer genauen Übersicht über vorhandene und nicht-vorhandene Artikel kannst du deinen Kunden z. B. bestimmte Liefermengen garantieren. Nachteile der Stichtagsinventur sind der hohe Aufwand zu einem festen Termin sowie die Fehleranfälligkeit, die beim vollständigen Erfassen aller Artikel relativ hoch ist. Ein wenig zeitliche Entlastung gibt dir jedoch der Spielraum von zehn Tagen, den du vor und nach dem Stichtag hast.

2. Verlegte Inventur

Falls eine Inventur für dich mitten im Weihnachtsgeschäft nicht zu schaffen ist, kannst du sie auch bis zu drei Monate vor bzw. bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchführen. Der Bilanzstichtag gilt jedoch. Du musst also sicherstellen, dass der Bestand fortgeschrieben wird, d. h. du musst Warenzugänge und -abgänge fortlaufend verzeichnen. Für Online-Shops ist dies in der Regel kein Problem, da im ERP-System ohnehin alle Warenbewegungen nachvollziehbar sind. So kannst du dich z. B. ganz auf das umsatzstarke Weihnachtsgeschäft konzentrieren.

3. Permanente Inventur

Hierbei machst du die Bestandsaufnahme nicht an einem festen Inventurtag, sondern regelmäßig, täglich, wöchentlich oder monatlich. Das bringt dir eine Entlastung – außerdem kannst du z. B. Fehlbestände frühzeitig im Jahresverlauf erkennen und sofort darauf reagieren. Der Nachteil ist, dass du die Inventur nicht in einem Arbeitsschritt abarbeiten kannst, sondern du regelmäßig Zeit dafür einplanen musst. Mit leistungsstarken ERP-Systemen kannst du die permanente Inventur problemlos in deinen Arbeitsalltag integrieren.

4. Stichprobeninventur

Für sehr große Warenbestände eignet sich die Stichprobeninventur. Du erfasst dabei nur die hochwertigen Waren deines Lagers genau, den Rest kannst du nach dem Zufallsprinzip einer Stichprobe unterziehen und nach zugelassenen mathematisch-statistischen Verfahren hochrechnen. Diese Inventurart empfiehlt sich vor allem für große Unternehmen mit nur wenigen werthaltigen Artikeln – für die meisten Online-Shops dürfte es nicht in Frage kommen.

Inventur – mehr als lästige Pflicht

Unabhängig von der Art der Inventur ist für dich als Online-Händler wichtig, dass im Inventar z. B. auch solche Waren aufgeführt sein müssen, die noch unterwegs sind. Es gilt der Grundsatz der Vollständigkeit. Sieh die Inventur nicht als lästige Pflicht, sondern als Gelegenheit, dir einen genauen Überblick über deinen Warenbestand zu verschaffen. So kannst du deinen Kunden Lieferzeiten garantieren – und diese Verlässlichkeit und Effizienz werden sie zu schätzen wissen.

Wenn du mehr über die Inventur mit plentymarkets wissen möchtest, dann kannst du hier nachlesen, wie es geht.

Beitragsbild: inventory von Lee, CC BY-SA 2.0



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